PREMIUM RELFEXES - Téléphone fixe ALCATEL-LUCENT - Notice d'utilisation et mode d'emploi gratuit

Type de produit	Téléphone fixe numérique pour système PABX
Marque	ALCATEL-LUCENT
Modèle	Premium Reflexes
Dimensions (estimation)	Environ 200 x 200 x 100 mm
Poids (estimation)	Environ 0,9 kg
Alimentation	Par le système (RJ45) ou adaptateur secteur
Écran	Afficheur rétroéclairé avec icônes de communication
Clavier	Numérique et alphabétique complet
Fonctions principales	Mains libres, écoute amplifiée, répertoire personnel, messagerie vocale, transfert d'appels, conférence à 3, renvoi d'appels, interphonie, filtrage d'appels, verrouillage
Connexions	Prise RJ45 pour connexion au système
Entretien et nettoyage	Nettoyer avec un chiffon doux et sec. Ne pas utiliser de produits abrasifs.
Sécurité	Verrouillage du poste par mot de passe personnel (4 chiffres)
Pièces détachées et réparabilité	Contacter le service technique Alcatel pour toute réparation ou pièce.
Garantie	1 an pièces et main-d'œuvre (selon pays, garantie légale peut s'appliquer)
Informations générales	Conforme aux directives CE (89/336/CEE, 73/23/CEE, 1999/5/CE). Marquage CE.

FOIRE AUX QUESTIONS - PREMIUM RELFEXES ALCATEL-LUCENT

Comment initialiser la messagerie vocale ?

Appuyez sur la touche Messagerie, entrez le mot de passe par défaut 1515, puis enregistrez votre nom selon les instructions du guide vocal.

Comment programmer un renvoi d'appel vers un autre numéro ?

Utilisez la touche Renvoi ou le code de fonction, puis saisissez le numéro du destinataire (interne ou externe). Le renvoi s'active immédiatement.

Comment appeler un correspondant par son nom ?

Appuyez sur la touche programmée Appel par le nom, puis saisissez les premières lettres du nom. L'écran affiche les correspondants possibles. Confirmez pour appeler.

Comment enregistrer un numéro dans le répertoire personnel ?

Accédez au menu de programmation, sélectionnez Répertoire personnel, choisissez un emplacement (0-9), saisissez le label et le numéro, puis validez.

Comment mettre en place une conférence à trois ?

En communication avec un premier correspondant, appuyez sur Appel et composez le numéro du second. Une fois en communication, appuyez sur la touche Conférence pour réunir les trois participants.

Comment activer le filtrage d'appel via la messagerie vocale ?

Appuyez sur la touche Filtrage MV, entrez votre mot de passe. Lorsqu'un appelant laisse un message, vous pouvez intervenir en mode mains libres.

Comment verrouiller son poste ?

Appuyez sur la touche Verrouillage ou le code de fonction, puis entrez votre mot de passe personnel à 4 chiffres. Pour déverrouiller, répétez l'opération.

Comment régler le volume de la sonnerie ?

Depuis le menu Sonnerie, utilisez les touches +/- pour choisir le volume (1 à 7) et une mélodie parmi 8. Validez avec Fin.

Comment consulter les messages vocaux ?

Appuyez sur la touche Messagerie, entrez votre mot de passe. L'écran affiche le nombre de messages. Utilisez les touches pour écouter, sauvegarder ou effacer.

Comment transférer un appel vers un autre poste ?

En communication, appuyez sur la touche Transfert, composez le numéro du poste destinataire. Attendez que le destinataire réponde ou raccrochez pour un transfert immédiat.

MODE D'EMPLOI PREMIUM RELFEXES ALCATEL-LUCENT

En choisissant un téléphone de la gamme Reflexes, vous faites confiance à Alcatel : nous vous en remercions.

Votre poste numérique vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus conviviale.

Ergonomique, votre poste vous offre :

un combiné comportant : forme ergonomique et zone de maintien en matière couplée(1), des touches audio (écoute amplifiée, main libres ^(2), ) pour vous faciliter la vie, un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur nom(3), des touches transparentes à effet loupe(4) pour une lecture immédiate de vos programmations (appels directs, fonctions,...).

Convivial, votre poste vous propose:

un écran pour voir le numéro ou le nom de vos correspondants et guider vos programmations, des icônes de communication (5) (occupé, libre, en attente) pour vous guider dans la gestion de vos appels (passer d'un correspondant à l'autre,...), un ensemble complet de boîtiers de connexions pour transmettre des données, utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des terminaux analogiques (fax, répondeur, Minitel...) ou RNIS (PC avec carte RNIS, fax G4...).

pour le poste Premium REFLEXES uniquement :

I) Zones de matière couplée 2) Mains libres 3) Clavier alphabétique 4) Touches transparentes 5) Icônes de communication

CTI: Couplage Téléphonique/Informatique

Actions

Décrocher.

Raccrocher.

Touches audios

Écoute amplifiée.

Mains libres.

Réglage "moins".

Réglage "plus".

Afficheur

Dupond Guy

Description d'une action ou d'un contexte.

Vue partie de l'afficheur.

Touches programmables et icônes

Touche d'appel.

Autres touches fixes

Touche fixe.

Icône associée à une touche.

Touche MENU.

Touche préprogrammée (fonction symbolisée par son icône).

Clavier

Clavier numérique.

Autres symboles utilisés

Autre alternative à la séquence d'action.

Clavier alphabétique.

Informations importantes.

Touche specific du clavier numérique.

De petits icônes ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. Tous les codes implicites ou personnalisés sont présentés dans le tableau des codes figurant dans le feuillet annexe.

Découvrir votre téléphone easy. p.10

1.1 Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres). p.12 1.2 Appeler à l'extérieur de l'entreprise. p.13 1.3 Appeler à l'intérieur de l'entreprise. p.13 1.4 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l'entreprise). p.14 1.5 Appeler par votre répertoire personnel. p.15 1.6 Appeler un numéro du répertoire collectif. p.16 1.7 Recevoir un appel. p.16 1.8 Filtrage d'appel via la messagerie vocale. p.16 1.9 Rappeler le dernier numéro composé (bis). p.17 1.10 Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel. p.17 1.11 Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé. p.18 1.12 Recevoir un appel interne en interphonie. p.19 1.13 Émettre en fréquences vocales. p.19 1.14 Appeler un correspondant RNIS. p.20 1.15 Garder secrète votre identité (appel RNIS). p.21 1.16 Identifier un appelant malveillant (appel RNIS). p.21 1.17 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché). p.22 1.18 Vous isoler de votre correspondant (secret). p.22

2.1 Appeler un second correspondant. p.23 2.2 Recevoir un second appel en cours de communication p.24 2.3 Transférer un appel. p.24 2.4 Passer d'un correspondant à l'autre (va-et-vient). p.25 2.5 Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence) p.26 2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) …… p.27 2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) p.28 2.8 S'informer sur les appels en attente. p.29 2.9 Entrer en tiers dans une communication interne. p.30

3.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés. p.31 3.2 Répondre à la sonnerie générale p.31 3.3 Filtrage patron/secretaire p.32 3.4 Intercepter un appel p.32 3.5 Répondre momentanément à la place de l'opératrice... p.33 3.6 Devenir destinataire des appels d'autres postes. p.34 3.7 Groupement de postes. p.35 3.8 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) p.36 3.9 Appeler un correspondant sur son haut-parleur.... p.36 3.10 Envoyer un message écrit à un correspondant interne. p.37 3.11 Envoyer une copie d'un message vocal. p.40 3.12 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion. p.41 3.13 Diffuser un message sur les haut-parleurs d'un groupe de postes. p.42 3.14 Répondre au "bip" sonore de votre récepteur portatif p.42 3.15 Allouer une ligne extérieure. p.43

Rester en contact

4.1 Choix des appels à renvoyer p.44 4.2 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat). p.44 4.3 Renvoyer vos appels vers notre messagerie vocale.... p.45 4.4 Activer/desactiver l'assistant personnel p.46 4.5 L'assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre. p.46 4.6 Renvoyer les appels sur toute récepteur portatif de recherche de personne. p.47 4.7 Faire suivre vos appels à partir d'un autre poste. p.48 4.8 Effectuer un renvoi selectif. p.48 4.9 Renvoyer les appels de votre groupement. p.49 4.10 À votre retour, annuler tous les renvois. p.49 4.11 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation). p.50 4.12 Ne pas être dérangé p.51 4.13 À votre retour, consulter votre messagerie vocale.... p.52 4.14 Laisser un message d'absence à vos appelants internes. p.53 4.15 Consulter les messages écrits laissés en votre absence. p.54

Gérer vos coûts.

5.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients. p.56 5.2 Connaître le coût d'une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste. p.56 5.3 Imputer le coût d'une communication externe à votre Société. p.57

Votre poste s'ajuste à vos besoins.

6.1 Initialiser notre messagerie vocale. p.58 6.2 Personneliser notre accueil vocal. p.59 6.3 Modifier leur mot de passer. p.60 6.4 Choisir votre sonnerie et régler son volume.. p.60 6.5 Regler le contraste de votre écran. p.61 6.6 Choiser la langue p.61 6.7 Programmer les touches d'applé direct. p.62 6.8 Programme votre repertoire personnel.. p.62 6.9Programmer un rappel de rendez-vous. p.64 6.10 Connaître le numero de votre téléphone. p.65 6.11 Diffuser une musique d'ambiance sur votre haut-parleur p.66 6.12 Verrouiller votre poste. p.67

Découver librephone premium

Pour vous informer ou pour modifier votre programmation.

Appeler par votre répertoire personnel.

Touche secret pour que votre correspondant ne vous entende plus. Interphonie pour que votre poste réponde en automatique à un appel en absence sans que vous ayez décroché.

Touche raccrocher pour terminer un appel ou une programmation.

Touches audio

Haut-parleur (HP) : pour/partager une conversation

pour diminuer le volume du HP ou du combiné

pour augmenter le volume du HP ou du combiné

Mains libres :

pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher.

Voyant lumineux indiquant la présence de messages.

Clavier alphabétique

Protégé par un rapport, permet l'appel par le nom, la messagerie et la programmation.

Vous disposez d'une étiquette autocollante "Memo" à placer à l'intérieur du rabat.

Afficheur

Comporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la communication en cours.

Touches programmables et icônes

Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels.

À chacune de ces touches sont associées des icônes :

Icones de communication :

Appel en cours (clignotant).

Communication en cours.

Communication en attente.

Communication en garde commune.

Icônes de fonction :

Fonction activée.

Fonction nécessitant une action.

Occupation du poste ou d'une ligne.

Touches de fonction pré-programmées d'origine :

Passer d'une page de l'afficheur à l'autre.

Renvoyer les appels vers un autre destinataire.

Converser simultanément à trois (conférence).

Réémettre automatiquement le dernier numéro composé (bis).

Accéder aux différents services de messagerie.

Transférer une conversation vers un autre correspondant.

Découvrir votre téléphone easy

Afficheur. Comporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la communication en cours.

Touches programmables et diodes

Ces touches se répartissent en touches d'appel associées à des diodes de communication et en touches de fonction.

Diodes de communication

Communication en cours

-1: Réception d'un appel (clignotement).

Rappel (clignotement).

Communication en attente (clignotement).

Diodes de fonction

Fonction activée.

Certaines touches de fonction sont préprogrammées :

Envoyer les appels vers un autre destinataire.

Accéder aux différents services de messagerie.

LTA Accéder à toute réserve personnelle.

Réémettre automatiquement le dernier numéro composé (bis).

Passer d'une page de l'afficheur à l'autre.

Transférer un appel vers un autre poste.

Voyant lumineux indiquant la présence de messages ou de demandes de rappel.

Touches audio

Haut-parleur (HP) :

pour partager une conversation

pour diminuer le volume du HP ou du combiné

pour augmenter le volume du HP ou du combiné

Placer les étiquettes des touches programmables

Vous disposez d'étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les touches programmables.

1. Insérez un objet à bout plat dans l'encoche (l'encoche par bloc de touches). 2. Soulevez le cache bloc de touches. 3. Glissez votre étiquette imprimée. 4. Remettez le cache en place.

Téléphoner

1.1

Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres) *

touchedappel

n° de votre correspondant

vous êtes en position mains libres

terminer votre appel

En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l'appel.

vous êtes en communication

• Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.

Établir un appel :

touche d'appel “N° externe”

n° de votre correspondant

0155667000

votrecommunication

0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public.

Appeler à l'intérieur de l'entreprise

n° de poste

code par défaut de la fonction "Appel des opératrices"

Le nom et le n° de la personne appelée s'affiche

téléappel n° de poste

Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l'entreprise)

Dupond Buy

premières lettres du nom de vous

propose un nom suivi de son numéro

correspondant

Si le nom convient :

appeler notre correspondant

• Si le nom de votre correspondant ne vous convient pas : Vous pouvez affiner votre recherche en complétant le nom par un nouveau caractère ou en consultant les différentes propositions.

pour afficher le nom suivant ou précédent

pour afficher des informations complémentaires

pour effacer le nom affiché

Pour les postes Easy REFLEXES : cette fonction nécessite une touche programmée "Appel par le nom". Avec avoir appuyé sur cette touche :

un nom est affiché

deux premières lettres du nom de votre correspondant

envoyer l'appel si le nom convient

appui long

afficher le nom suivant ou précédent

effacer un nom affiché

• Entrez une lettre : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appui sur la touche.

un seul appui, que ce soit pour "A", "B" ou "C"

1.5

Appeler par votre réseau personnel

le système compose automatiquement le numéro

numéro de répertoire souhaité (0 à 9)

Pour programmer vis certains voir 'Programmer libre répertoire personnel'.

Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à votre répertoire personnel utiliser la touche pré-programmée :

Appeler un numéro du répertoire collectif

Votre poste a accès à un réseau collectif de numéros externes programmés.

n° abrégé

Recevoir un appel

votre poste sonne

Dupond Guy

nom ou numéro du correspondant

Pour répondre :

Filtrage d'appel via la messagerie vocale

Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message, vous pouvez entrer en communication avec elle.

• Activer le filtrage :

touche programme 'Filtrage MV'

entrer votre mot de passe

0155667000

vous entendez la personne déposer son message

mains libres pour prendre l'appel

nom ou n° de l'appelant

décrocher

pour arrêter l'écoute seulement

même touche pour arrêter l'écoute et désactiver le filtrage

1.9 Rappeler le dernier numéro composé (bis)

touche programmée ou code de la fonction "Réémission du dernier numéro (bis)"

1.10 Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel

le poste de votre correspondant ne répond pas

avant de raccrocher

touche programme "N° Temporaire"

le numéro resté mémorisé jusqu'à l'enregistrement d'un autre numéro

Rappeler ultérieurement le numéro mémorisé :

touche programmée "N° Temporaire"

Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à votre répertoire personnel, utiliser la touche pré-programmée :

1.11 Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé

correspondant interne occupé

touche programmée ou code de la fonction "Rappel automatique si poste occupé"

L'acceptation du rappel s'affiche

Pour annuler la demande de rappel :

touche programmée ou code de la fonction "Annulation d'un rappel automatique"

1.12 Recevoir un appel interne en interphonie *

Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu'un correspondant interne appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté en mode mains libres. L'afficheur indique alors l'identité de l'appelant.

La diode associée s'allume

désactivé l'interphonie

activer l'interphonie

• Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.

1.13 Émettre en fréquences vocales

En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d'un serveur vocal, d'un standard automatique ou d'un répondeur consulté à distance.

vous êtes en cours de communication

touche programmée ou code de la fonction "Supernumerotation FV"

tous les chiffres composés sont alors émis en fréquence vocale

même touche pour annuler

La fonction est automatiquement annulée avec l'arrêt de la communication.

1.14 Appeler un correspondant RNIS

l'écran affiche le n° composé

touche

n° du correspondant

programmée

"ISDN"

Pour corriger le numéro :

déplacer le curseur

Pour envoyer l'appel!

La LED associée à la touche "ISDN" reste allumée pendant la communication

• Envoyer une sous-adresse :

Il peut être nécessaire d'ajouter au numéro de son correspondant une sous-adresse de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son PC, son téléphone,...).

touche

programmée

"ISDN"

n° du correspondant

touche programme

"Adresse"

composer la

sous-adresse sur

le clavier

valider et envoyer

l'appeal

1.15 Garder secrète votre identité (appel RNIS)

Lorsque vous appelez un correspondant interne ou externe abonné RNIS, votre numéro lui est automatiquement transmis.

Il est possible de masquer votre identité avant d'envoyer votre appel.

Laissez le secret actif tant que l'icone de la touche est allumée

même touche pour annuler

1.16 Identifier un appelant malveillant (appeal RNIS)

Lors de la réception d'un appel, vous pouvez demander à l'opérateur public d'enregistrer des informations relatives à la communication (numéros des deux correspondants, date et heures de l'appel, sous-adresse,...).

vous êtes en communication

code de la fonction

Identification d'appel malveillant

L'acceptation du service s'affiche

L'utilisation de ce service nécessite un abonnement prépayé auprès de l'opérateur du réseau.

Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché)

vous êtes en communication

activer le haut-parleur

régler le volume (7 niveaux)

désactiver le haut-parleur

Vous isoler de votre correspondant (secret) *

• Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus :

en communication

La diode associée à la touche s'allume

déactiver le micro

• Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.

Appeler un second correspondant

vous êtes en communication

n° du second correspondant

nom du second correspondant

touchedappel

n° du répertoire besoin (0 à 9)

Le premier correspondant est mis en attente

Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :

touche d'appel dont l'icône clignote

En cas de fausse manoeuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant.

• Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.

Recevoir un second appel en cours de communication

• Un second correspondant recherche à vous joindre :

vous êtes en communication

Dupond Guy

nom ou n° de l'application clignotant pendant 3 secondes

touche appel dont l'icône clignote

le premier correspondant est mis en attente

Pour retrouver l'étape premier correspondant:

touche d'appel associée à l'icone

Si vous raccrochez sans répondre au second appel, votre poste sera rappelé.

Transférer un appel

• Vous pouvez transférer votre correspondant sur un autre poste :

vous êtes en communication

Le premier correspondant est mis en attente

numéro du poste

Si le destinataire du transfert répond :

si la configuration du système le permet

Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant, par une des deux possibilités indiquées ci-dessus.

Le transfert entre deux correspondants externes n'est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système).

Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la fonction “Transfert” utiliser la touche pré-programmée :

2.4 Passer d'un correspondant à l'autre (va-et-vient)

En communication, un deuxième correspondant est en attente. Pour le reprendre :

le premier correspondant est mis en attente

touche appel associée à l'icone

Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conference)

En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente :

converser à trois

annulera conférence et reprendra premier correspondant

raccrocher avec tous vos correspondants

Si à l'issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison :

Mise en garde exclusive :

Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste.

votre correspondant est mis en attente

touched'appel

- Reprendre le correspondant en garde :

touche d'appel associée à l'icone

Mise en garde commune :

Pour retrouver votre correspondant, à partir de n'importe quel poste de votre installation qui supervise la ligne.

Votre correspondant est mis en attente et perçoit la tonalité d'attente.

touche programmée

"Garde"

- Reprendre le correspondant en garde à partir de n'importe quel poste :

touche d'appel associée à l'icone

Mettre un correspondant externe en attente (parcage)

Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d'un autre poste :

vous êtes en communication

touche programme ou code de la fonction "Parcage"

votre correspondant est mis en attente et percevra la tonalité d'attente

Pour retrouver votre correspondant parqué :

touche programmée ou code de la fonction "Reprise de parcage"

n° du poste à l'origine du parcage

Si la communication mise en parcage n'est pas reprise dans un temps donné (1mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers l'opération.

S'informer sur les appels en attente

Un correspondant recherche à vous joindre :

vous êtes en communication, vous percevez un bip

bip sonore

le correspondant est mis en attente automatiquement

Dupond Guy

affichage momentané de son identité

• Vous souhaitez lui répondre tout de suite :

votre premier correspondant est mis automatiquement en attente

touche d'appel associée à l'icône

Si plusieurs appels arrivent simultanément, seul le dernier appel est affiché.

2.9 Entrer en tiers dans une communication interne

Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n'est pas "protégé", vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours :

touche

programmée

Entrée en tier

code de la fonction

Entrée en tiers

même touche pour

annuler

Se protégérer contre l'entrée de tiers :

touche programmée ou code de la fonction "Protection d'une communication"

n° de votre correspondant

La protection disparaît lorsque vous raccrochez.

3.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés

Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste :

touche programme "Sonnerie d'appel supervise"

même touche pour annuler

L'utilisation de ce service nécessite une programmation préalable de votre installateur.

3.2 Répondre à la sonnerie générale

En l'absence de l'opératrice, les appels externes qui lui sont destinés aboutissent à une sonnerie générale. Pour répondre :

touche programmée ou code de la fonction "Réponse à la sonnerie générale"

Filtrage patron/secretaire

La programmation du système permet de constituer des groupes "patron/secrétaires" permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrétaires.

Les appels du poste patron sont filtrés par la personne (secrétaire,...)

touche programme "Filtrage"

même touche pour annuler

Le filtrage est indiqué sur l'écran-afficheur du poste patron et sur les touches programmées des postes patrons et secrétaires.

Interceptor un appel

Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste.

• Si le poste qui sonne appartient au même groupe d'interception que vous :

touche programmée ou code de la fonction "Interception d'appel de groupe"

• Si le poste n'appartient pas au même groupement que vous :

touche programmée ou code de la fonction "Interception d'appel de poste"

n° du poste quionne

Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l'interception.

3.5 Répondre momentanément à la place de l'opératrice

A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l'emploi :

votre poste sonnera en même temps que le standard

touche programme "Aide opératrice"

même touche pour annuler

Un appel pour le standard sonne sur votre poste

touche programme "Aide opératrice"

Devenir destinataire des appeals d'autres postes

Chaque poste peut devenir destinataire des appels d'autres postes (8 numéros maximum par touche programmée):

votre poste sonnera en même temps que les autres

touche programmée "Pilotage d'appels"

même touche pour annuler

-Appel de postes d'un groupement :

Certains postes peuvent faire partie d'un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement.

Sortir temporairement de votre groupement de poste :

touche programmée ou code de la fonction "Sortie de groupement"

n° de votre groupement

Réintégrer votre groupement :

touche programmée ou code de la fonction "Retour dans le groupement"

n° de votre groupement

L'appartenance d'un poste à un groupement n'a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro.

Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip)

Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu'il dispose d'un récepteur portatif :

n° du correspondant

touche programmée ou code de la fonction "Recherche de personnel"

affichage de la recherche en cours

Votre correspondant peut répondre à partir de n'importe quel poste de l'entreprise.

Appeler un correspondant sur son haut-parleur

Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, "décrocher" son poste à distance :

vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (s'il possède la fonction mains libres)

Envoyer un message écrit à un correspondant interne

message

n° du poste destinataire

saisir les premières lettres du nom

Rappeler

premier message de la liste (27 au total)

faire défiler les messages

lire la totalité des messages

changer la langue du message

envoyer le message sélectionne

sortir de la messagerie

saisie des données nécessaires

effacer la saisie

envoyer le message sélectionné

Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la fonction "Message" ou "Transfert" utiliser les touches pré-programmées :

appui long

effacer la saisie

Les 27 messages sont les suivants :

I RAPPELEZ 15 REUNION LE xx xx xx (^ ) 2 RAPELEZ DEMAIN 16 REUNION LE xx xx A xx H xx ( ) 3 RAPPELEZ A xx: xx ( ) 17 ABSENT UN INSTANT 4 RAPPELEZ LE xx xx xx ( ) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE 5 RAPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx: xx (^ ) 6 APPELEZ SECRETAIRE 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx: xx (^ ) 7 JE RAPPELLERAI A xx H xx ( ) 21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (°) 8 JOIGNEZ PAR BIP 22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR 9 PASSEZ PRENDRE VOS 23 A L'EXTERIEUR, RETOUR LE TELECOPIES xx xx xx ( ) 10 PASSEZ PRENDRE VOTRE 24 JE SUIS EN SALLE N°xxxx (6) COURRIER I I VEUILLEZ ANNULER VOTRE 25 EN REUNION - NE PAS RENVOI DERANGER 12 VISITEURS EN ATTENTE 26 EN PAUSE DEJEUNER 13 VOUS ETES ATTENDU A 27 MALADE L'ACCUEIL 14 REUNION A xx : xx ( ) ( )Messages à compléter via le clavier numérique

3.11 Envoyer une copie d'un message vocal

affichage du nombre de nouveaux et d'anciens messages

mot de passer

choisir le message à copier

copier le message

n° du destinataire

nom du destinataire

valider

ajouter destinataire

enregistrer uncommentaire

envoyer le message

Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la fonction "Message" utiliser la touche pré-programmée :

Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion

mot de passer

n° du destinataire ou de la liste

nom du destinataire ou de la liste

valider

Prêt à enreg.

ajouter un destinataire

enregistrer le message

Enregistrement.

Confirmez sup

enregistrement en cours

fin de l'enregistrement

valider

réécouter le message

enregistrer un message

Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la fonction "Message" utiliser la touche pré-programmée :

Diffuser un message sur les haut-parleurs d'un groupe de postes

Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion :

parlez, vous disposez de 20 secondes

Numéro du groupe de diffusion

Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message.

Répondre au "bip" sonore de votre récepteur portatif

Vous pouvez répondre au "bip" sonore en utilisant n'importe quel poste de l'entreprise.

votre chef trop sonne

code de la fonction "Réponse à la recherche de personne"

Numéro de votre poste

Allouer une ligne extérieure

Si vous y êtes autorisé, vous pouvez transférer une ligne extérieure à un autre poste, lui permettant ainsi d'établir une communication externe.

en communication avec le correspondant interne

touche programmée "Allocation externe"

votre correspondant interne est supere au public and peut noméroter

Si vous voulez connaître le coût de la communication, appuyez sur la touche programmée "Allocation & taxation" à la place de la touche "Allocation externe" pendant l'allocation (reportez-vous au chapitre "Gérer vos coûts").

Choix des appels à renvoyer

Lors de l'activation d'un renvoi, vous pouvez désirer le type d'appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous...

afficher "7-ExtLoc" renvoyer les appels renvoyer les appels (appuis successifs) internes et externes externes

renvoyer les appels internes

valider votre choix

Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat)

Ce numéro peut être celui d'un domicile, d'un portable, d'un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d'un poste interne (opératrice, etc.).

Le renvoi et le nombre ou le nom du destinataire s'affichent

Remarque générale concernant les renvois : lors de la programmation, vous pouvez désirer le destinataire du renvoi. Toutefois, en l'absence de ce dernier, le besoin se fera lors de l'activation de la fonction.

Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre.

Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale

touche programmée ou code du type de renvoi que vous souhaitez effectuer

n° d'appel de la messagerie vocale

pour activer l'assistant personnel

pour désactiver l'assistant personnel

JKL

ABC

ABC

choisir le type de renvoi

ABC

DEF

saisir le n° d'un collège ou de votre assistante ou autre

saisir un numéro externe

saisir le n° de votre téléphone mobile ou de la téléphonie DECT

ET/OU

GHI

activer / déactiver le transfert vers le standard

Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne

Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l'entreprise :

touche programmée ou code de la fonction "Renvoi sur la recherche de personne"

l'acceptation du renvoi s'affiche

le message "4-Renvoi" s'affiche

l'acceptation du renvoi s'affiche

Vous souhaitez que vos appels vous suivent :

Vous souhaitez activer la fonction à partir du poste de destinataire du renvoi.

touche programme ou code de la fonction "Faire suivre ses appels"

n° de votre poste

le message "4-Renvoi" s'affiche

Numéro de votre poste

Effectuer un renvoi sélectif

Vous pouvez renvoyer sélectionnement vos appelents en fonction de l'identité de l'appelant :

touche programmée ou code de la fonction "Renvoi".

même touche pour annuler

L'utilisation de cette fonction nécessite la programmation préalable des listes de renvois sélections.

4.9 Renvoyer les appels de votre groupement

Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne :

touche programmée ou code de la fonction "Renvoi des appels de groupement"

n° du destinataire du renvoi

L'acceptation du renvoi s'affiche

4.10 À votre retard, annuler tous les renvois

touche programmée ou code de la fonction "Annulation de tout renvoi"

l'acceptation de l'annulation du renvoi s'affiche, votre poste redevient disponible pour tous les appels

le message "4-Renvoi" s'affiche

TUV

Vous pouvez également annuler un renvoi en programmant un autre type de renvoi.

Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation)

touche programme ou code de la fonction "Renvoi sur occupation"

n° destinataires du renvoi

l'acceptation du renvoi s'affiche

le message "4-Renvoi" s'affiche

n° du destinataire du renvoi

Ne pas être dérangé

Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel.

touche programmée ou code de la fonction "Ne pas déranger"

le message "Ne pas déranger" s'affiche

GHI

Le message "4-Renvoi" s'affiche

4.13

Le voyant lumineux indique la présence de messages.

mot de passer

affichage du nombre de nouveaux et d'anciens messages

diffusion des messages

réinitialiser le message

ABC

DEF

GHI

effacer le message

MNO

sélectionner le message de votre choix

copier le message

Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la fonction "Message" utiliser la touche pré-programmée :

Laisser un message d'absence à vos appelants internes

Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l'écran-afficheur du poste qui vous appelle.

Rappeler

touche programmée "Renvoyé texte"

premier des 27 messages

choix du message en suivant les indications données

Le choix du message se fait de la même façon que dans : 'Envoyer un message écrit à votre correspondant interne'.

Consulter les messages écrits laissés en votre absence

Le voyant lumineux indique la présence de messages.

le nombre de messages reçus s'affiche

le nom de la première personne à rappeler s'affiche

le numéro de l'émetteur du message s'affiche

afficher la date et l'heure du message

afficher le contenu du message

lire la totalité du message

rappeler la personne

effacer le message

passer au message suivant

revenir au message précédent

mettre fin à la consultation

• Le fait de rappeler la personne efface également le message.

Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la fonction "Message" utiliser la touche pré-programmée :

appui long

effacer un message affiché

Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients

Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients.

touche programmée ou code de la fonction "Code d'affaire"

n° du compte client concerné

• Pour ajouter ou modifier un code d'affaire en cours de communication :

touche programmée "Code affaire en cours de communication"

Connaître le coût d'une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste

en communication avec l'usage interne

touche programme ou code de la fonction "Rappel de taxation"

votre correspondant est mis en attente

n° externe demandé

transfert de l'appel à votre correspondant en attente

En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez :

I. lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de taxes...).

2. Imprimer un ticket de taxation.

2 mois

Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la fonction “Transfert” utiliser la touche pré-programmée :

Imputer le coût d'une communication externe à votre société *

Si vous y êtes autorisé, vous pouvez, en cas de déplacement ou à partir de votre domicile, appeler un abonné du réseau public et imputer le coût de la communication à votre Société.

n° de votre société

n° du poste et le code de contrôle

n° du réseau public

• Pour plus de détails, contacter le gestionnaire de votre système.

Initialiser votre messagerie vocale

Le voyant lumineux clignote

entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal

Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller leur téléphone.

Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la fonction "Message" utiliser la touche pré-programmée :

6.2 Personnaliser votre accueil vocal

Vous pouvez remplacer l'annonce d'accueil par défaut par une annonce personnelle.

JKL

messagerie vocale

Enregistrement...

Confirmez sup

enregistrement en cours

fin de l'enregistrement

DEF

valider

pour revenir à l'annonce par défaut

6.3 Modifier votre mot de passe

Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone.

options

mot de passer

ancien code (4 chiffres)

nouveau code (4 chiffres)

valider

Tant que votre messagerie vocale n'a pas été initialisée, le mot de passe est 1515.

6.4 Choisir votre sonnerie et régler son volume

Vous pouvez désigner la sonnerie de votre poste (8 mélodies possibles) et régler son niveau sonore (1 à 7).

le numéro et le volume de la mélodie s'affichent

appuis successifs pour désir la sonnerie (8)

appuis successifs pour désir le volume (7)

finir

Régler le contraste de votre écran

JKL

DEF

ABC

le niveau du contraste "Écran - Icône" s'affiche

appuis successifs

finir

Les niveaux de contraste proposés sont de 4 à 16.

JKL

GHI

DEF

options

langue

choix de la langue

(touche 1 ou 2)

valider votre choix

6.7 Programmer les touches d'appel direct

appuyer sur une touche programme

valeur courante de la touche sélectionnée

entrer le numéro

valider

6.8 Programmez votre répertoire personnel

Label :

n° du répertoire (0 à 9)

La valeur courante du label s'affiche

effacer la valeur actuelle

saisir un nouveau label

Le n° courant s'affiche

effacer la valeur actuelle

n° interne ou externe à enregistrer

valider

Pour les postes easy reflexes :

effacer la valeur actuelle

saisir un nouveau label

Le n° courant s'affiche

effacer la valeur actuelle

n° interne ou externe à enregistrer

valider

• Entrer un label : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs.

6.9 Programmer un rappel de rendez-vous

• Pour programmer un rappel de rendez-vous temporaire (rappel une fois dans les 24 heures suivantes):

RdU temporaire

heure du rendez-vous temporaire (2 chiffres pour les heures, 2 chiffres pour les minutes)

valider

RdU :

pour un rappel temporaire

• Pour programmer un rappel de rendez-vous permanent (rappel tous les jours à la même heure) :

rendez-vous permanent

heure du rendez-vous

valider

Diffuser une musique d'ambiance sur votre haut-parleur

Vous pouvez bénéficier de la diffusion d'une musique d'ambiance sur le haut-parleur de votre poste (selon configuration) :

poste au repos, vous entendez la musique

même touche pour annuler

La diffusion de musique s'arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès que vous avez raccroché.

6.12 Verrouiller votre poste

Ce service vous permet d'interdire l'établissement de toute communication externe ainsi que toute modification de programmation de votre poste :

touche programmée ou code de la fonction "Verrouillage/ déverrouillage"

n° de mot de passe (4 chiffres)

verrouiller donne poste

déverrouiller votre poste

n° de mot de passe (4 chiffres)

verrouiller donne poste

déverrouiller votre poste

Garantie et clauses

Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficia, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d'œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture.

Néanmoins, si la garantie légale en vigueur dans votre pays excède l'an, la garantie légale est alors seule applicable.

La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée.

Toutefois, cette garantie ne s'applique pas : en cas d'utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel, de défauts ou déteriorations provoqués par l'usure naturelle, de déteriorations provenant d'une cause extérieure à l'appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.), d'une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agrées par le fabricant ou le revendeur.

Déclaration de conformité

Nous, Alcatel Business Systems, déclarons que les produits Alcatel Premium Reflexes et Alcatel Easy Reflexes sont présumés conformes aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil.

Toute modification non autorisée des produits annule cette déclaration de conformité. Une copie de l'original de cette déclaration de conformité peut être obtenue par courrier à :

Alcatel Business Systems - Technical Services - Customer Care, 1, route du Dr. Albert Schweitzer - F 67408 Illkirch Cedex - France

Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives suivantes :

• 89/336/CEE (compatibilité électromagnétique)
• 73/23/CEE (basse tension)
• 1999/5/CE (R&TTE)

Certaines fonctions de votre poste sont soumises à clé logicielle ou sont accessibles après programmation par votre installateur.

Copyright © Alcatel Business Systems. 2001. Tous droits réservés.

Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l'intérêt de sa clientèle, de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits.

Alcatel Business Systems - 32, avenue Kleber, F-92707 Colombes Cedex R. C. Paris 602 033 185

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