ADVANCED REFLEXES-POSTE DE RECEPTION - Téléphone fixe ALCATEL-LUCENT - Notice d'utilisation et mode d'emploi gratuit

Type d'appareil	Téléphone de bureau
Marque	Non précisé
Modèle	Non précisé
Technologie	IP / Numérique
Fonction principale	Poste de réception
Compatible système	OmniPCX Office
Type d'écran	Non précisé
Nombre de touches programmables	Non précisé
Fonctions avancées	Réflexes avancés
Connectivité	Non précisé
Alimentation	Non précisé
Dimensions	Non précisé
Poids	Non précisé
Langues supportées	Multilingue
Utilisation recommandée	Bureautique
Garantie	Non précisé

FOIRE AUX QUESTIONS - ADVANCED REFLEXES-POSTE DE RECEPTION ALCATEL-LUCENT

Comment réinitialiser mon poste de réception ALCATEL-LUCENT Advanced Reflexes ?

Pour réinitialiser votre poste, débranchez-le de l'alimentation, attendez 10 secondes, puis rebranchez-le. Cela peut résoudre de nombreux problèmes de fonctionnement.

Pourquoi mon poste ne sonne-t-il pas lorsque je reçois un appel ?

Vérifiez que le volume de la sonnerie n'est pas réglé sur silencieux ou trop bas. Assurez-vous également que le mode 'Ne pas déranger' n'est pas activé.

Comment programmer des touches de raccourci sur mon poste ?

Pour programmer une touche de raccourci, appuyez sur la touche de programmation, sélectionnez la fonction souhaitée, puis appuyez sur la touche que vous souhaitez configurer.

Mon poste affiche un message d'erreur, que faire ?

Notez le code d'erreur affiché et consultez le manuel d'utilisation pour des informations spécifiques sur ce code. Un redémarrage du poste peut également résoudre certains problèmes.

Comment ajuster la luminosité de l'écran de mon poste ?

Accédez au menu de configuration, sélectionnez 'Paramètres de l'écran' et ajustez la luminosité selon votre préférence.

Que faire si mon poste ne se connecte pas au réseau ?

Vérifiez les câbles de connexion et assurez-vous qu'ils sont correctement branchés. Redémarrez également votre routeur et le poste.

Comment changer la langue d'affichage sur mon poste ?

Accédez au menu de configuration, sélectionnez 'Langue', puis choisissez la langue désirée dans la liste.

Comment sauvegarder mes réglages actuels ?

Accédez au menu de configuration, sélectionnez 'Sauvegarde' et suivez les instructions pour enregistrer vos réglages sur un périphérique externe.

Mon poste ne charge pas, que faire ?

Vérifiez que l'adaptateur est correctement branché et que la prise fonctionne. Si le problème persiste, essayez avec un autre adaptateur.

Comment vérifier les mises à jour du logiciel de mon poste ?

Accédez au menu de configuration, sélectionnez 'Mises à jour' et suivez les instructions pour vérifier et installer les mises à jour disponibles.

MODE D'EMPLOI ADVANCED REFLEXES-POSTE DE RECEPTION ALCATEL-LUCENT

Comment utiliser ce guide ?

Vous disposez d'un poste numérique Alcatel Advanced Reflexes (poste de réception). De grandes zones d'affichage, un navigateur et un clavier alphabétique, vous feront bénéficiaires de son ergonomie et de son confort d'utilisation.

Actions

Décrocher.

Clavier

Clavier numérique.

Raccrocher.

Clavier alphabétique.

Description d'une action ou d'un contexte.

Touche spécifique du clavier numérique.

Navigateur

Déplacer la touche de navigation vers le haut, le bas, la gauche ou la droite.

Touches audios

Écoute amplifiée.

Mains libres.

- Afficheur et touches afficheur

Réglage "moins".

Réglage "plus".

Vue partielle de l'afficheur.

Autres touches fixes

Touche fixe.

Touche afficheur.

Touchche MENU

Touches programmables et icônes

Touche d'appel.

Autres symboles utilisés

Autre alternative à la séquence d'action.

Icône associée à une touche.

Informanees

Touche préprogrammée (fonction symbolisée par son icône).

De petits icônes ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. Tous les codes implicites ou personnalisés sont présentés sans le tableau des codes figurant dans le feuillet annexe.

Accueil du client (check-in) p. 8

I.1 Enregistrer client à son arrivée. p.8

2. Consultation du client. p.10

2.1 Impression d'un ticket d'information client. p.10 2.2 Heure de réveil p. II 2.3 Ne pas déranger p.12 2.4 Crédit de taxes p.13 2.5 Check-out. p.13 2.6 Nom du client. p.14 2.7 Langue p.14 2.8 Messagerie. p.15 2.9 Numero public (SDA). p.16 2.10 Discrimination. p.16 2.11 Mot de passer p.17

3. Départ du client (check-out) p.18

3.1 Impression d'une facture téléphonique. p.18 3.2 Pré check-out p.19 3.3 Check-out p.20

Personnaliser votre application. p.22

4.1 Heure de réveil p.22 4.2 Numéro public (SDA) p.22 4.3 Langue p.23 4.4 Crédit de taxes p.23 4.5 Discrimination p.24 4.6 Unité monétaire p.24 4.7 Ne pas déranger p.25 4.8 Paramètres de taxation p.26 4.9 Temporisation de sortie p.27 4.10 Taux de TVA p.27 4.11 Écrans d'enregistrement client p.28

5.1 Indication de l'état des chambres. p.30 5.2 Consultation de l'état des chambres p.31 5.3 Édition d'un ticket de room-status. p.32 5.4 Configuration du room-status p.33

Navigateur

Permet de parcourir plusieurs pages de l'afficheur et d'y sélectionner une ligne (la ligne du bas est active implicitement).

Ligne du haut

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Ligne du bas

Touche guide

Elpermet:

d'obtenir des infos sur le poste - de programmer les touches

Voyant lumineux indiquant la présence de messages. Touche secret pour que votre correspondant ne vous entende plus. Touche raccrocher pour terminer un appel ou une programmation.

Touches audio

Haut-parleur (HP) : pour partager une conversation

pour diminuer le volume du HP ou du combiné

pour augmenter le volume du HP ou du combiné

Mains libres :

pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher

Clavier alphabétique

Protégé par un rabat, permet l'appel par le nom, la messagerie et la programmation.

Vous disposez d'une étiquette autocollante "Mémo" à placer à l'intérieur du rabat.

Touches programmables et icônes

Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels.

À chacune de ces touches sont associées des icônes :

Icônes de communication :

Appel en cours (clignotant).

Communication en cours.

Communication en attente.

Communication en garde commune.

Icônes de fonction :

Fonction activée.

Fonction nécessitant une action.

Occupation du poste ou d'une ligne.

Icons de postes de chambre :

	Ier segment 2e segment 3e segment
Allumé	Chambre occupée Poste occupé Chambre non faite
Éteint	Chambre libre Poste libre Chambre faite
Clignotant	Problème réveil Poste sonne* Problème chambre

appel interne ou externe

Touches de fonction pré-programmées d'origine :

Renvoyer les appels vers un autre destinataire.

Accéder aux différents services de messagerie.

Accéder à votre réseau personnel.

Transférer un appel vers un autre poste.

Appeler un correspondant Numéris.

Certaines autres touches ont été programmées par votre installateur en fonction de vos besoins :

Touche accédant à un service nécessitant une programmation préalable par votre installateur.

Placer les étiquettes des touches programmables

Vous disposez d'étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les touches programmables.

1. Insérez un objet à bout plat dans l'encoche (1 encoche par bloc de touches).
2. Soulevez le cache bloc de touches.
3. Glissez votre étiquette imprimée.
4. Remettez le cache en place.

Enregistrer un client à son arrivée

À l'arrivée d'un client et pour l'enregistrer, sélectionnez une chambre libre et faites :

touche

programmée

"Hôtel"

toucher correspondant à une chambre libre

doigt d'annulaire de la chambre

En fonction de l'enchaînement des écrans d'interrogation programmés vous devez :

1) renseigner les champs 'vides' (le nom du client par exemple), 2) modifier les champs qui ne correspondent pas aux valeurs par défaut (la langue par exemple). 3) valider à fur et à mesure tous les écrans du check-in.

La validation (touché OK) du dernier écran d'interrogation correspond à la sortie du CHECK-IN; la chambre est considérée occupée, un 'ticket d'information client' est automatiquement émis.

• Les écrans correspondant au check-in sont les suivants (six écrans maximum parmi huit):

Valeur/credit :

Une avance (réduction de taxes) est proposée par défaut.

Vous pouvez modifier le montant ou sélectionner 'NoPrep' (pas d'avance).

Le montant de l'avance du client est converti en nombre d'impulsions de taxes (crédit de taxes). À chaque épisode de son crédit, un signal sonore prévient le client que :

• sa communication va être coupée,
• il ne pourra plus effectuer d'autres appels externes,
• il est invité à déposer une nouvelle avance.

Nom de l'hôte :

Entrer le nom du client (8 caractères max.).

Heure de réveil :

Une heure de réveil est proposée par défaut.

Vous pouvez modifier l'heure ou sélectionner 'Efface' (pas de réveil).

NPD:

Activer (NPD) ou désactiver (NPD) la fonction 'Ne pas déranger'.

Langue:

Sélectionner la langue du client parmi les possibilités proposées.

Remarque : la langue est affectée automatiquement à la boîte vocale et au poste (si afficheur) du client.

Numéro SDA :

L'attribution d'un n° SDA au client est automatique.

Sélectionner 'Choix' pour en attribuer un autre puis le communiquer au client.

Appels externes (DISCRI) :

La ligne du client est discriminée par défaut pour l'international.

Sélectionner 'Choix' pour modifier la discrimination du poste.

Mot de passe chambre :

L'attribution d'un mot de passe au client est automatique.

Sélectionner 'Choix' pour en attribuer un autre puis le communiquer au client.

- Vous pouvez consulter et modifier les données d'un client (chambre occupée)

Après sélection de la chambre (voir ci-après), l'afficheur présente sur la première ligne les données du client occupant cette chambre :

• le nom du client
• la langue du client
• l'heure de réveil du client (s'il est programmé) et l'indication d'un éventuel problème de réveil
• l'état de sa fonction NPD (ne pas déranger)
• l'état de son avance (les signes + pour 'crédit' et - pour 'débit') et l'unité monétaire utilisée
• le segment éteint ou allumé représentant l'état de la messagerie du client (messagerie écrite, vocale et demande de rappel de la réception)
• le numéro d'annuaire de la chambre

2.1 Impression d'un ticket d'information client

touche

programmée

"Hôtel"

touche

correspondant à

la, chambre

n° d'annulaire de la chambre

Impr.

Le ticket d'information indique :

• le nom du client
• le n° de chambre
• la langue
• le mot de passe
• le n° SDA
• la discrimination du poste
• le montant global du dépôt du client (crédit de taxes)
• le montant restant à payer par le client (débit) ou à rembourser par l'hôtel (prédéduct); montant issu du dépôt effectué moins le coût des communications.
• le taux de TVA et le montant de la TVA correspondant au coût des communications
• le nombre de communications effectuées
• l'état actif ou inactif de la fonction NPD
• l'état des messageries du client (présence ou non de messages : écrites, vocales, et demande de rappel de la réception).

2.2 Heure de réveil

• Permet de modifier l'heure de réveil du client :

n° d'annuaire de la chambre

Heure de réveil

pour supprimer le réveil

- Consultation de l'état du réveil :

Plusieurs choix sont possibles :

Segment gauche de la touche de chambre :

Le segment gauche clignotant d'une touche de chambre permet de constater qu'il y a un problème de réveil.

segment clignotant

Écran de consultation de la chambre :

L'écran de consultation de la chambre permet de constater si une heure de réveil est programmée et si il y a un problème de réveil.

Example :

07:30 heures de réveil programmée, réveil activé si les ':' clignotent.

07:30 heures de réveil programmée, réveil inactif si chaque caractère ne clignote.

---: -- pas d'heure de réveil programmée et problème de réveil si tous les segments clignotent.

07:30 heures de réveil programmée et problème de réveil si tous les caractères clignotent.

États du réveil :

Appuyer sur REVEIL ; l'état du réveil est l'un des cas suivants :

activation : le réveil est activé

inactivation : le réveil est inactivé

occupé : problème, le poste était occupé durant les trois essais

non réponse : problème, le poste n'a pas répondu durant les trois essais

inaccessible : problème, le poste était inaccessible durant les trois essais

Pour alerter la réception d'un problème de réveil client, le système émet sur son poste, et de façon répétitive (environ toutes les 30 secondes), un signal sonore accompagné d'un message d'alerte.

2.3 Ne pas déranger

• Permet de modifier l'état de la fonction NPD (ne pas déranger) du client (actif ou inactif):

touche

programmée

"Hôtel"

touche correspondante

n° d'annuaire de la chambre

appuis successifs

Dans l'écran de consultation, 'NPD' = fonction activée, 'npd' = fonction inactive.

2.4 Crédit de taxes

• Permet de modifier le montant du crédit de taxes d'un client :

touche correspondant à la chambre

n° annulaire de la chambre

Crédit

montant d'un nouveau versement

Le système recalcule pour ce client le montant global de son dépôt et le solde de son montant.

2.5 Check-out

touche correspondant à la chambre

n° d'annuaire de la salle

Reportez-vous au chapitre décrivant cette fonctionnalité (départ d'un client).

- Permet de modifier le nom du client :

touche correspondant à la chambre

n° d'annulaire de la chambre

Nom

nom du client (8 caractères max.)

- Permet de modifier la langue du client :

touche correspondant à la chambre

n° d'annuaire de la salle

Lanque

Choix

appuis successifs

Messagerie

Permet de laisser une demande de rappel au client (activation de la LED message du poste):

touche

programmée

"Hôtel"

touche correspondante

n° d'annuaire de la

chambre

Messag

Choix

appuis successifs

Lecture du type de message déposé :

Permet de connaître le type de message (vocal ou écrit) déposé pour le client :

touche

programmée

"Hôtel"

touche

correspondant à

la, chambre

n° d'annulaire de

la chambre

L'afficheur indique un des libellés suivants :

Oper.

: demande de rappel

ou non

Voix

: message vocal en

attente

ou non

Texte

: message critique en

attente

ou non

2.9 Numéro public (SDA)

• Permet d'affecter un autre numéro SDA au client :

touche correspondant à la chambre

n° d'annulaire de la chambre

NumPub

Choix

appuis successifs

2.10 Discrimination

• Permet de modifier la discrimination (appel international, national, local ou interdit) affectée au poste du client :

touche correspondant à la chambre

n° d'annuaire de la chambre

Discri

Choix

appuis successifs

2.11 Mot de passe

• Permet de modifier le mot de passe affecté à un client :

touche correspondant à la chambre

n° d'annulaire de la chambre

MotDeP

Choix

appuis successifs

le système attribue un autre mot de passe

Le client peut utiliser le mot de passe pour :

• verrouiller son poste (interdire les appels extérieurs)
• établir des communications avec codes affaires protégés (utilisant ou non la substitution)
• accéder à distance à sa boîte vocale

3.1 Impression d'une facture téléphonique

touche correspondant à la chambre

n° d'annuaire de la chambre

La facture indique :

• le nom du client
• le n° de chambre
• le montant global du dépôt du client (réédition de taxes)
• le nombre de communications effectuées
• le coût total des communications
• le taux de TVA et le montant de la TVA correspondant au coût des communications
• le montant restant à payer par le client (débit) ou à rembourser par l'hôtel (réduction) ; montant issu du dépôt effectué moins le coût des communications.

3.2 Pré check-out

• Permet à un client, devant partir tout le matin par exemple, de s'acquitter de sa facture téléphonique la veille (plus d'appels départ externes possibles) tout en conservant l'ensemble des fonctionnalités programmées sur son poste (réveil, message, n° SDA, NPD,...):

touche correspondant à la chambre

n° d'annuaire de la chambre

CheOut

PreOut

Le pré check-out efface le 'reste à payer' du client.

3.3

• Permet à la réception de libérer la chambre :

touche correspondant à la chambre

n° d'annuaire de la chambre

Les paramètres de la chambre sont réinitialisés. La facture téléphonique est automatiquement imprimée.

• Conséquence d'un pré check-out/check-out sur les paramètres d'une chambre :

Check-out

Réveil /

Annulé

Message

Consé I heures

NPD /

Annulé

Renvoi /

Annulé

N° SDA

N° affecté au PO

Discrimination Pas d'appliqué externe

Pas d'appel externe

Room status

Libre/Non faite

Mot de passe /

Annulé

Nom /

N° de chambre

Reste à payer Effacé

Effacé

Analyse du tableau :

Ce symbole indique que l'état de la fonction reste inchangé par rapport à l'état précédent. Pas d'appel externe : nouvelle discrimination du poste de chambre Reste à payer : le montant restant à payer par le client (débit) ou à rembourser par l'hôtel (prix), montant issu du dépôt effectué moins le coût des communications, est effacé. Conservé l'heure : les messages non écoulés sont conservés une heure. Le check-in réinitialise la boîte vocale. Libre/non faite : la chambre prend les états 'libre' et 'non faite'. N° de chambre : le nom du client est remplacé par le numéro de chambre (mise à jour de l'annuaire).

Remarque : les fonctions Réveil, NPD et Discri retrouveront leur configuration par défaut lors du check-in.

Personnaliser votre application

Les fonctions de personnalisation permettent de définir les valeurs par défaut des différents écrans de l'application.

4.1 Heure de réveil

• Permet de définir ou non une heure de réveil par défaut :

heure de réveil par défaut

pour supprimer l'heure par défaut

4.2 Numéro public (SDA)

• Permet d'affecter ou non un numéro public (SDA) par défaut :

• Permet de sélectionner une langue par défaut :

La langue est affectée automatiquement aux boîtes vocales et aux postes (si afficheur) des clients.

4.4 Crédit de taxes

• Permet d'activer ou non le menu de 'demande d'avance' (crédits de taxes) et d'enregistrer un montant correspondant à une avance par défaut :

pour supprimer le menu

4.5 Discrimination

• Permet de définir une discrimination par défaut pour les postes de chambre (appel international, national, local ou interdit) :

4.6 Unité monétaire

• Permet de saisir l'unité monétaire utilisée dans le pays :

4.7 Ne pas déranger

• Permet d'activer ou non la fonction NPD (ne pas déranger) par défaut :

touche

programmée

"Hôtel"

appuis successifs

Paramètres de taxation

DefVal

Taxat.

Cout

Coût 1, Coût 2, Coût 3 : entre les 3 valeurs de la taxe de base. SupSer : entre le surcoût affecté aux communications établies par la réception et transférées aux postes de chambre et 'cabine'. Seuil 1, Seuil 2 : les 2 seuils de prise en compte de la 2e et 3e valeur de la taxe de base. Bip : seuil du crédit de taxe entraînant l'émission d'un bip à chaque taxe reçue.

4.9 Temporisation de sortie

• Le poste réception sort automatiquement de l'application Hôtel et passe au repos si aucune action n'est effectuée durant ce temps programmé :

• Permet d'entrer le taux de TVA du pays :

4.11 Écrans d'enregistrement client

• Permet de programmer l'ordre d'apparition de six écrans d'interrogation (six maximum parmi huit) les plus couramment utilisés lors du check-in

Note : les écrans d'interrogations non sélectionnés restent accessibles à la fin du check-in.

DefVal

CheCIn

Sui

touche

programmée

"Hôtel"

Prec

Choix

pour se positionner sur le champ à modifier

• Vous pouvez noter dans le tableau ci-dessous vos différentes personnalisations par défaut.

FONCTION		VOTRE PERSONNALISATION
Nom :
Code :
Réveil :
N° SDA :
Langue :
Crédit :
Discri :
Devise :
NPD :
Sortie :
TVA :
Taxation :	Coût 1
	Coût 2
	Coût 3
	Surcoût
	Seuil 1
	Seuil 2
	Bip
Check-in :

La fonction room status permet :

Pour le responsable de chambres :

• de renseigner la réception sur l'état des chambres.

Pour la réception :

• de changer l'état d'une chambre
• de visualiser sur le poste de réception l'état des chambres.

Déclencher un ticket ou un justificatif Room Status.

5.1 Indication de l'état des chambres

• Le responsable des chambres renseigne la réception de l'état des chambres (faite, non faite, avec ou sans problème) :

chambre faite

chambre non faite

si nécessaire, n° du problème (3 chiffres)

maximum : 000 pour annuler le

problème précédent)

Statut

touche

programmée

"Hôtel"

l'écran affiche directement : son état 'fait' ou 'non fait', le cas échéant son numéro de problème, son état 'libre' ou 'occupé'

n° d'annulaire de la chambre

Étatch

appuis successifs (faite/non faite)

RAZ pb

pour effacer le problème indiqué

Problème

pour entrer un n° de problème

Édition d'un ticket de room-status

• Un ticket ou un justificatif room status peut être imprimé automatiquement (si la fonction est programmée) lorsque la chambre change d'état :

Le champ évolution ROOM STATUS est particulier et comprend les données suivantes :

• le premier chiffre donne l'état de la 0 = chambre faitechambre:

$$ I = \text {chambre non faite} $$

• les autres chiffres (maximum 3) représentent le nombre du problème, s'il existe.

Configuration du room-status

• Permet de définir si toutes les chambres ou seulement celles occupées passent manuellement ou automatiquement (à une heure programmée) dans l'état 'non faite':

Chambres :

Statut

Global

touche

programmée

"Hôtel"

Chamb

appuis successifs

Permet de définir quelles sont les chambres concernées par le passage dans l'état 'à faire' (toutes chambres ou uniquement les chambres occupées).

Passage manuel ou automatique :

Permet de définir quelles sont les chambres concernées par le passage dans l'état 'non faite' (toutes chambres ou uniquement les chambres occupées).

touche

programmée

"Hôtel"

passage manuel

passage automatique

Vous pouvez noter dans le tableau ci-dessous les codes que vous avez attribués aux différents problèmes indiqués dans le room status :

ÉTAT DES CHAMBRES VOTRE CODE (ROOM STATUS)

Préfixe ROOM STATUS: 77

Chambre faite : 0

Chambre non faite :

Problème de :

Problème de :

Problème de :

Problème de :

Problème de :

Problème de :

Problème de :

Problème de :

Annulation problème : 000

Garantie et clauses

Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficia, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d'œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture.

Néanmoins, si la garantie légale en vigueur dans votre pays excède l'an, la garantie légale est alors seule applicable.

La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée.

Toutefois, cette garantie ne s'applique pas : en cas d'utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel, de défauts ou déterminations provoqués par l'usure naturelle, de déterminations provenant d'une cause extérieure à l'appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.), d'une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agrées par le fabricant ou le revendeur.

Déclaration de conformité

Nous, Alcatel Business Systems, déclarons que le produit Alcatel Advanced Reflexes (poste de réception) est présumé conforme aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil.

Toute modification non autorisée du produit annule cette déclaration de conformité. Une copie de l'original de cette déclaration de conformité peut être obtenue par courrier à :

Alcatel Business Systems - Technical Services - Customer Care I, route du Dr. Albert Schweitzer - F 67408 Illkirch Cedex - France

Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives suivantes :

• 89/336/CEE (compatibilité électromagnétique)
• 73/23/CEE (basse tension)
• 1999/5/CE (R&TTE)

Certaines fonctions de votre poste sont soumises à clé logicielle ou sont accessibles après programmation par votre installateur.

Copyright © Alcatel Business Systems. 2001. Tous droits réservés.

Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l'intérêt de sa clientèle, de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits.

Alcatel Business Systems - 32, avenue Kléber, F-92707 Colombes Cedex

R. C. Paris 602 033 185

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