OCE PRISMAARCHIVE - Système de gestion documentaire CANON - Notice d'utilisation et mode d'emploi gratuit

Type de produit	Système de gestion documentaire
Caractéristiques techniques principales	Gestion de documents numériques, archivage, recherche et récupération de données
Alimentation électrique	Non applicable (logiciel)
Dimensions approximatives	Non applicable (logiciel)
Poids	Non applicable (logiciel)
Compatibilités	Compatible avec les systèmes d'exploitation Windows et macOS
Fonctions principales	Archivage de documents, indexation, recherche avancée, gestion des flux de travail
Entretien et nettoyage	Pas d'entretien matériel requis, mise à jour régulière du logiciel recommandée
Pièces détachées et réparabilité	Non applicable (logiciel)
Sécurité	Chiffrement des données, gestion des accès utilisateurs, sauvegardes régulières
Informations générales utiles	Solution idéale pour les entreprises cherchant à optimiser la gestion de leurs documents et à réduire les coûts d'archivage

FOIRE AUX QUESTIONS - OCE PRISMAARCHIVE CANON

Comment installer le logiciel CANON OCE PRISMAARCHIVE ?

Pour installer le logiciel, téléchargez le fichier d'installation depuis le site officiel de Canon, exécutez le fichier et suivez les instructions à l'écran.

Quels sont les systèmes d'exploitation compatibles avec CANON OCE PRISMAARCHIVE ?

CANON OCE PRISMAARCHIVE est compatible avec Windows 10, Windows 8.1 et Windows Server 2016. Veuillez vérifier les mises à jour pour d'autres versions.

Comment résoudre un problème de connexion avec l'imprimante ?

Vérifiez que l'imprimante est allumée et connectée au même réseau que votre ordinateur. Redémarrez l'imprimante et l'ordinateur si nécessaire.

Que faire si le logiciel ne s'ouvre pas ?

Assurez-vous que votre système d'exploitation est à jour. Essayez de réinstaller le logiciel ou de vérifier les permissions d'accès.

Comment récupérer des fichiers supprimés dans CANON OCE PRISMAARCHIVE ?

Utilisez la fonction de récupération de fichiers dans le logiciel si elle est disponible. Sinon, vérifiez si vous avez une sauvegarde de vos données.

Comment mettre à jour le logiciel CANON OCE PRISMAARCHIVE ?

Visitez le site officiel de Canon pour télécharger la dernière version du logiciel. Suivez les instructions d'installation pour mettre à jour.

Que faire si le programme plante régulièrement ?

Essayez de désinstaller puis de réinstaller le logiciel. Vérifiez également si votre ordinateur répond aux exigences minimales du système.

Le logiciel ne reconnaît pas mon imprimante, que faire ?

Vérifiez que l'imprimante est correctement installée et que les pilotes sont à jour. Vous pouvez également essayer de redémarrer l'imprimante et l'ordinateur.

Comment contacter le support technique de Canon ?

Vous pouvez contacter le support technique de Canon via leur site web, par téléphone, ou par email en précisant votre problème.

MODE D'EMPLOI OCE PRISMAARCHIVE CANON

Une solution d'archivage pour tous types de documents

Océ PRISMAarchive automatise et accélère l'archivage des fichiers numérisés, des fichiers natifs et des travaux d'impression. Très flexible, il prend en charge tous types de flux de données et permet aux utilisateurs d'accéder rapidement aux documents archivés. Si vous le souhaitez, les utilisateurs peuvent eux aussi consulter ces données, et ce en toute sécurité grâce aux outils de sécurisation intégrés. De plus, vous pouvez publier vos documents sur CD ou DVD. Océ PRISMAarchive donne accès à toutes ses fonctionnalités via une interface graphique intuitive, conviviale, entièrement accessible depuis le Web.

Automatisez et accélérez votre processus d'archivage

Grâce à la puissance d'Océ PRISMAarchive, le traitement de votre flux documentaire est accéléré. Vous pouvez :

Automatiser le processus d'archivage de vos documents, travailler de façon plus productive et vous assurer d'un retour sur investissement optimal - Accélérez votre processus d'archivage en utilisant la barre d'outils intégrée à Microsoft® Office et Adobe® Acrobat, ou des répertoires d'acquisition (hot folders), ou la fonction d'archivage via le Web ou encore l'interface de ligne de commande Réaliser des demandes de travaux de réimpression de haute qualité, identiques au travail d'impression d'origine, sans aucune re préparation de document

Bénéficiez d'une solution flexible

Océ PRISMAarchive simplifie l'archivage d'une grande diversité de données. Vous pouvez :

• Acquérir une solution pérenne, le historiel est un système ouvert qui s'appuie sur une base de données conforme aux standards de l'industrie
• Archiver vos documents en format natif et PDF standard, grâce à la conversion PDF Adobe intégrée au logiciel
• Stocker vos documents AFP haut ou très haut volume avec Océ PRISMAarchive, au format natif

Accédez facilement et selon vos besoins aux documents archivés

Ce logiciel d'archivage vous permet d'autoriser l'accès qui convient aux utilisateurs qui en ont besoin. Grâce aux différentes fonctionnalités de recherche disponibles, vous pouvez :

Autoriser certain(e)s employé(e)s à accéder rapidement à vos documents archivés, pour visualisation ou impression, via transet ou Internet. Définir différents niveaux de droits d'accès à vos données et documents, tout en réservant leur confidentialité. Mettre à disposition des utilisateurs internes ou externes les fonctionnalités de visualisation et de réimpression à partir d'une interface Web, avec les niveaux de sécurité requis.

• Spécifier vos critères d'indexation et de recherche, par auteur, date, client, référence, etc., pour garantir un accès rapide aux données. Les documents peuvent être également recherchés sur leur contenu, au moyen de la fonction de recherche en mode "texte intégral"

Développez votre offre de services

Avec Océ PRISMAarchive, vous pouvez également publier vos documents archivés sur CD/DVD. Ceux-ci intègrent un moteur de recherche basé sur une interface Web qui permet aux utilisateurs de retrouver des documents lorsqu'ils sont hors connexion. La recherche peut également être réalisée en mode "pseudo".

Une solution d'archivage pour différents environnements

Océ PRISMAarchive s'intègre en souplesse à vos différents environnements, ainsi qu'à la suite logicielle Océ PRISMA® afin de répondre à vos besoins. Il vous suffit de décider de quelle manière vous pouvez l'utiliser : outil d'archivage de fichiers numérisés, outil d'archivage et de réimpression accessible aux utilisateurs depuis le Web, outil d'archivage et de préparation en interne, ou outil d'archivage de référence et de réimpression locale. De conception modulaire, Océ PRISMAarchive fonctionne également de manière autonome.

Dans toutes les configurations, vous pouvez aussi archiver directement au moyen de la barre d'outils (plug-in) d'archivage intégrée à Microsoft® Office ou Adobe® Acrobat.

Option 1: numérisation vers archive

Avec Océ PRISMAarchive, vous pouvez :

Organiser des archives numériques regroupant l'ensemble de vos documents numérisés, facilement consultables par les utilisateurs et/ou vos clients via Internet. Publier vos documents sur CD/DVD avec moteur de recherche intégré et base sur une interface Web. Cette option peut être proposée comme nouveau service.

Vous pouvez ainsi offrir de la valeur ajoutée pour vos utilisateurs et étendre vos offres de services

• Indexer facilement des fichiers numérisés vers les archives, de manière automatisée, au moyen des outils suivants:
• Le panneau de commande interactif des périphériques multifonctions Océ et non Océ, pour archiver automatiquement des fichiers TIFF ou PDF avec indexation automatique
• L'option logicielle Océ PRISMAscan Convert, pour archiver des documents numérisés au format TIFF, PDF ou PDF recherche, pour l'indexation en mode "texte intégral", avec séparation de documents et reconnaissance de code-barres via le moteur d'OCR intégré ABBYY FineReader. Utiliser la solution DOKuStar® comme outil de lecture automatique de document (LAD) pour indexer et archiver les fichiers TIFF dans Océ PRISMAarchive.

Océ prismaaccess/prepare2

Océ PRISMAarchive offre une interopérabilité parfaite avec les logiciels Océ Doc Works et Océ PRISMAaccess/prepare. Avec ces solutions de préparation et de production de travaux, vous pouvez archiver vos travaux récurrents, y compris leurs bons de travail et les ressources associées. Cette fonctionnalité d'archivage peut être utilisée comme système de commande d'impression ou de réimpression à la demande pour, par exemple, des manuels d'utilisation, des notices techniques ou des supports de cours.

En combinaison avec le logiciel Océ DPconvert, vous pouvez migrer aisément les archives de réimpression RDO.

Vous pouvez choisir cette fonctionnalité non seulement pour la réimpression à la demande, mais aussi pour la constitution d'archives prêtes à l'emploi. Océ PRISMA archiveagit alors en tant que portail pour l'organisation de vos flux prépresse et de vos flux prépresse.

Option 3 : archives de référence et de réimpression locale

Vous pouvez également archiver des documents bureautiques ou éditiques... Par exemple, ce système a pour avantage de permettre aux agents des centres d'appels de visualiser les factures telles qu'elles sont reçues par les clients, et non de disposer uniquement d'aperçus ERP limités.

Cette solution peut être mise en œuvre avec les logiciels suivants :

Avec le système d'Output Management Océ PRISMAsatellite®, vous pouvez archiver vos travaux d'impression au format PDF avec les métadonnées associées pour une recherche plus efficace. Avec le serveur Océ PRISMA production®, vous pouvez archiver, rechercher et réimprimer vos travaux d'impression en environnement AFP. Vous pouvez effectuer des recherches structurées et visualiser les documents individuellement. Avec le système Océ PRISMA production® Host, vous pouvez archiver tous vos travaux d'impression en environnement AFP avec les ressources associées (polices et fonds de page) et les données d'index.

Option 4 : solution automatique

Utilisée de manière autonome, Océ PRISMAarchive permet d'archiver n'importe quel type de données au format natif, sous réserve de la présence d'un outil de visualisation adapté sur le poste client préalablement en charge les données, ou d'un convertisseur central au niveau du serveur. Les données peuvent être transmises à Océ PRISMAarchive via des répertoires d'acquisition (personnalisés), une interface ligne de commande ou l'interface Web d'un navigateur.

Pour l'archivage des documents Microsoft Office ou PDF, une barre d'outils (plug-in) est disponible, qui crée un bouton permettant d'archiver directement les documents à partir des applications Microsoft Office ou Adobe Acrobat. Avec le convertisseur PDF Adobe intégré, les documents bureautiques peuvent être archivés au format PDF et/ou natif.

En tant que solution autonome ouverte aux standards du marché, Océ PRISMAarchive peut également être utilisée avec des applications tierces pour répondre aux 3 fonctionnalités précédemment décrites. Pour plus d'informations, veuillez contacter votre interlocuteur technico-commercial Océ.

Choisissez le nombre d'utilisateurs et le volume de stockage des données

Océ PRISMAarchive est évolutif. Il fonctionne à partir d'une base de données conforme aux standards de l'industrie, donc permet les migrations et les évolutions futures de votre organisation.

Choisissez ce dont vous avez besoin à présent et prévoyez les évolutions futures. Soyez assuré(e) de toute la puissance de votre solution dès que vous en aurez besoin.

• Choisissez le nombre d'archives dont vous avez besoin, par type de données (données imprimées, numérisées, fichiers natifs, etc.) ou par type d'application, par exemple des documents bureautiques ou transactionnels
• Sélectionnez le nombre d'utilisateurs susceptibles d'accéder simultanément au système d'archivage
• Choisissez la capacité de stockage des données
• Optez pour la fonction OCR et automatisez l'archivage et l'indexation en fonction du volume mensuel à traiter, ou indexez manuellement vos données numérisées - "Archivez maintenant, indexez plus tard"

Spécifications techniques

Des intégrations standard peuvent être réalisées entre Océ PRISMA archive et les produits Océ ou logiciels de la suite Océ PRISMA suivants :

Systèmes multifonctions Océ et non Océ équipés de la fonction de numérotation Océ Doc Works Océ PRISMAaccess/prepare Océ PRISMAsatellite for Office Océ PRISMAsatellite for ERP Option Océ PRISMAscan Convert DOKuStar Océ PRISMAproduction Host Océ PRISMAproduction Server Océ Document Designer Advanced

D'autres interfacages avec des applications tierces ou des produits non Océ peuvent être créés au cas par cas.

L'interface de stockage ouverte d'Océ PRISMAarchive permet l'interfacage avec des systèmes de stockage autre que NTFS, tels que par exemple EMC² - Centra.

Océ prismarchive

Océ aide les bâtisseurs de notre monde. En tout point du globe, nombre d'entreprises de fabrication, d'architecture, d'ingénierie et de construction utilisent des solutions d'impression et de gestion de documents techniques Océ. Chaque semaine, des millions de documents transactionnels - tels que relevés de comptes bancaires, factures... - sont produits sur des systèmes d'impression haute et très haute vitesses Océ. Et partout dans le monde, dans les entreprises et administrations, des personnes utilisent des systèmes de production documentaire Océ. Océ s'illustre également dans des secteurs aussi divers que la publication à la demande, la production numérique de journaux, l'impression d'affiches couleur grand format, afin de permettre aux professionnels de se désigner "Au-delà de l'Ordinaire" en matière d'impression et de gestion documentaire.

Pour plus d'informations sur les produits et services Océ, visitez le site :

www.oce.com/fr

Les illustrations et spécifications ne correspondant pas nécessairement à la livraison standard sur tous les marchés. Océ se réserve le droit de modifier toutes spécifications sans notification.

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