BENTO 2 - Base de données FILEMAKER - Notice d'utilisation et mode d'emploi gratuit

MODE D'EMPLOI BENTO 2 FILEMAKER

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À propos de ce manuel Ressources supplémentaires

Créer une nouvelle bibliothèque vierge

Création d'une bibliothèque par importation Suppression d'enregistrements d'une bibliothèque Suppression d'une bibliothèque Consulter un formulaire et un tableau en même temps Création d'enregistrements en vue formulaire Modification d'enregistrements en vue formulaire Duplication d'enregistrements en vue formulaire Suppression d'enregistrements en vue formulaire Création de formulaires Suppression de formulaires Duplication de formulaires Attribution d'un nouveau nom aux formulaires Ajout de champs à un formulaire Navigation entre les champs Déplacement de champs et d'objets dans les formulaires Redimensionnement de champs et d'objets Suppression de champs d'un formulaire Personnalisation de la présentation des formulaires

Création d'enregistrements en vue tableau Modification d'enregistrements en vue tableau Duplication d'enregistrements en vue tableau Suppression d'enregistrements en vue tableau Tri d'enregistrements Gestion des champs et des colonnes en vue tableau Traitement global des données d'une colonne

Utilisation du volet des champs

Gestion des champs de liste Gestion des champs Média

Impression de données

Utilisation du rappel de sauvegarde Modification du rappel de sauvegarde Création d'un fichier de sauvegarde Restauration à partir d'un fichier de sauvegarde Utilisation conjointe de Time Machine et de Bento

Bento a été conçu pour Mac OS X. La fenêtre Bento présente des fonctions qui vous paraîtront familières si vous utilisez déjà le Carnet d'adresses, iCal, Keynote ou iTunes.

Regroupement des informations

Avec Bento, vous pouvez centraliser vos données essentielles et ainsi mieux vous organiser. Vous pouvez gérer vos contacts, coordonner des événements, effectuer le suivi de projets, classer les tâches selon leur priorité, et bien davantage encore. Imaginons, par exemple, que vous soyez propriétaire d'un club de vacances et que vous planifiiez des événements pour celui-ci. Les informations de contact des membres du club sont répertoriées dans votre application Carnet d'adresses et quelques événements figurent également dans le calendrier de votre application iCal. Vous suivez par ailleurs certaines dépenses liées aux membres à l'aide d'une feuille de calcul. Pour gérer l'ensemble de ces informations de manière centralisée, vous pouvez recourir à Bento.

Utilisation des données du Carnet d'adresses

Au démarrage de Bento, la fenêtre d'accueil est affichée ; elle vous montre comment commencer à utiliser l'application. En faisant vos premiers pas avec Bento, vous pouvez constater que la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento comporte les enregistrements de contact de l'application Carnet d'adresses.

Un contact dans l'application Carnet d'adresses.

Affichez tous les enregistrements en vue tableau en cliquant sur Tableau.

Affichez vos données dans plusieurs vues formulaire. Bento vous propose les formulaires Aperçu et Détails.

Le même contact dans la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento.

Le même événement dans la bibliothèque Événements iCal de Bento.

Préface Bienvenue dans Bento

Planification d'événements dans laquelle vous indiquerez les événements en rapport avec votre club de vacances.

Préface Bienvenue dans Bento

à gérer les projets pour votre club de vacances. Bibliothèques

Numbers ou Excel, puis importez ce fichier dans Bento. Bento crée les champs nécessaires au stockage des données ainsi que les enregistrements pour chaque ligne de données dans le fichier.

Importation des données de la feuille de calcul dans une bibliothèque Bento.

Préface Bienvenue dans Bento

événement qui se déroulera dans votre club de vacances. Tous les membres de l'équipe figurent dans la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento, mais vous aimeriez créer un groupe plus restreint composé seulement de ces personnes et non de l'ensemble des contacts stockés dans la bibliothèque. La solution consiste à créer une collection. La procédure de création d'une collection est aussi simple que celle d'un groupe dans le Carnet d'adresses ou d'une liste de lecture dans iTunes. Ouvrez la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento en vue tableau. Sélectionnez les enregistrements relatifs aux membres de l'équipe et choisissez l'option de menu Sélection, puis Nouvelle collection; vous pouvez également faire glisser les enregistrements sélectionnés vers le volet des bibliothèques.

Faites glisser les enregistrements sélectionnés vers le volet des

Nommez la collection « Membres de l'équipe » ; Bento la crée.

Préface Bienvenue dans Bento

L'utilisation de bibliothèques en vue de la gestion de vos informations

Chapitre 2, « Utilisation des bibliothèques » page 33

L'utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal pour visualiser les données des applications

Carnet d'adresses et iCal

Chapitre 3, « Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal » page 39

La création d'un sous-ensemble d'enregistrements provenant d'une bibliothèque

Le Guide de l'utilisateur de Bento est le présent document PDF ; il contient des informations détaillées concernant l'utilisation de Bento. Pour ouvrir ce Guide de l'utilisateur : Choisissez Aide > Guide de l'utilisateur de Bento.

Aide de l'application

Pour obtenir de l'assistance depuis Bento, sélectionnez Aide > Aide Bento. Vous pouvez rechercher une rubrique particulière dans le sommaire ou saisir une question dans le champ de recherche.

Pour visualiser une démonstration de l'utilisation de Bento, consultez les didacticiels.

2 Cliquez sur le lien renvoyant au site Web de Bento.

Pour en savoir plus sur les options de support offertes aux utilisateurs de Bento, reportez-vous aux informations de service et de support. Pour consulter les informations de service et de support : Choisissez Aide > Service et support.

Préface Bienvenue dans Bento

Lorsque vous lancez Bento pour la première fois, vous pouvez utiliser la fenêtre d'accueil pour apprendre à vous servir de Bento, pour afficher les enregistrements du

Carnet d'adresses et d'iCal dans Bento, et pour créer votre première bibliothèque.

Pour apprécier la simplicité d'utilisation de l'application, visualisez la démonstration vidéo de Bento.

Vous pouvez afficher dans Bento les informations du Carnet d'adresses et d'iCal et utiliser les données dans d'autres bibliothèques. Bento stocke les informations dans des bibliothèques. Lorsque vous utilisez Bento pour la première fois, vous pouvez commencer par créer une bibliothèque. Après avoir examiné toutes les possibilités offertes par la fenêtre d'accueil, cliquez sur ce bouton afin de commencer à utiliser Bento.

Conseil : Vous pouvez décider d'afficher la fenêtre d'accueil à chaque démarrage de

Bento. Si vous estimez que cela n'est pas nécessaire, choisissez Bento > Préférences et désélectionnez l'option Afficher la fenêtre d'accueil.

Désactivez cette case si vous ne souhaitez pas afficher la fenêtre d'accueil au démarrage.

Chapitre 1 Présentation de Bento

Volet des Bibliothèques

Zone d'enregistrements

La bibliothèque Projets, dans laquelle sont stockées les données relatives aux projets, est une bibliothèque test qui comporte des exemples de données. Vous avez la possibilité de créer d'autres bibliothèques pour y stocker d'autres catégories de données. Pour ajouter une bibliothèque au volet des bibliothèques, cliquez sur le bouton Nouvelle bibliothèque. Voir Chapitre 2, « Utilisation des bibliothèques » page 33. 1 Une collection est un ensemble d'enregistrements provenant d'une bibliothèque. Elle est similaire à un groupe dans Carnet d'adresses ou à une liste de lecture dans iTunes. Elle inclut les enregistrements de sa bibliothèque parent. Un enregistrement de la bibliothèque peut faire partie de plusieurs collections. Par exemple, une connaissance peut être à la fois l'un de vos amis et l'un de vos collègues. Si vous disposez d'une collection nommée « Amis » et d'une autre collection nommée « Collègues », vous pouvez ajouter l'enregistrement correspondant à ce contact aux deux collections dans la bibliothèque Carnet d'adresses. Pour ajouter une collection au volet des bibliothèques, cliquez sur le bouton Nouvelle collection.

La bibliothèque Carnet d'adresses comporte les informations de contact de l'application

Carnet d'adresses de Mac OS X; elle vous évite donc de devoir saisir à nouveau vos données de contact. Lorsque vous entrez de nouveaux contacts dans le Carnet d'adresses ou dans Bento, les informations sont enregistrées dans les deux applications. Voir « Bibliothèque Carnet d'adresses » page 40.

Chapitre 1 Présentation de Bento

Lorsque vous entrez de nouveaux événements dans iCal ou dans Bento, les informations sont enregistrées dans les deux applications.

Voir « Bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal » page 43. Bibliothèque Tâches iCal La bibliothèque Tâches iCal comprend les informations relatives aux tâches d'iCal. Vous pouvez employer lesdites tâches dans vos bibliothèques et collections Bento. Vous pouvez, par exemple, afficher les tâches iCal liées à un projet spécifique en créant une relation avec les tâches iCal stockées dans une bibliothèque Projets. Lorsque vous entrez des tâches dans iCal ou des enregistrements de tâche dans Bento, les informations sont enregistrées dans les deux applications. Voir « Bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal » page 43. Collections Si vous souhaitez constituer un sous-ensemble d'enregistrements à partir d'une bibliothèque, vous pouvez créer une collection. Il existe deux sortes de collections : 1 Pour former une collection, vous devez ajouter à une nouvelle des enregistrements provenant de la bibliothèque. La procédure de création d'une collection est aussi simple que celle d'une liste de lecture dans iTunes. Sélectionnez les enregistrements voulus dans la bibliothèque, choisissez l'option de menu Sélection, puis Nouvelle collection à partir de la sélection; vous pouvez également faire glisser les enregistrements sélectionnés vers le volet des bibliothèques. 1 Pour former une collection intelligente, définissez les critères à lui appliquer. Les enregistrements répondant à ces derniers seront regroupés dans la collection intelligente. Voir Chapitre 4, « Utilisation des collections » page 47.

Sélectionnez le modèle de bibliothèque qui correspond le mieux à la catégorie de données à stocker.

Voir « Création d'une bibliothèque à l'aide des modèles Bento » page 35.

Chapitre 1 Présentation de Bento

1 La vue formulaire contient quant à elle les champs issus d'un enregistrement unique ; différentes présentations sont disponibles et vous pouvez les personnaliser en utilisant de magnifiques thèmes. 1 La vue fractionnée présente l'enregistrement sélectionné à la fois dans un tableau et dans un formulaire en même temps. Dans la vue tableau, chaque enregistrement constitue une ligne du tableau.

La vue formulaire présente les champs d'un enregistrement unique.

La vue fractionnée vous permet de voir un enregistrement dans une ligne d'un tableau et sur une page en même temps.

1 Disposer celles-ci dans l'ordre qui vous convient. 1 Trier les enregistrements en sélectionnant une colonne donnée. 1 Analyser les données à l'aide d'une ligne récapitulative. Voir Chapitre 6, « Utilisation de la vue tableau » page 63. Vue formulaire Pour afficher un seul enregistrement à la fois, utilisez la vue formulaire. En vue formulaire, il vous est possible de créer plusieurs formulaires pour chaque collection ou bibliothèque, en attribuant à chacun d'eux un nom différent. Par exemple, vous pouvez créer dans la bibliothèque Carnet d'adresses un formulaire qui répertorie les dates d'anniversaire et vous permet de garder la trace des cartes de voeux ou des cadeaux que vous avez envoyés. Vous pouvez personnaliser les formulaires de diverses façons et en particulier : 1 Sélectionner les champs que vous souhaitez afficher. 1 Agencer les champs dans le formulaire. 1 Modifier leur taille. 1 Employer des thèmes afin de changer l'apparence du formulaire. Voir Chapitre 5, « Utilisation de la vue formulaire » page 53. Vue fractionnée Pour voir l'enregistrement sélectionné à la fois dans un tableau et dans un formulaire en même temps, utilisez la vue fractionnée.

Chapitre 1 Présentation de Bento

1 Pour afficher les enregistrements dans une vue de type feuille de calcul, cliquez sur le bouton Tableau. 1 Si vous préférez afficher un seul enregistrement à la fois, dans une page, cliquez sur l'un des boutons de vue formulaire. Dans l'exemple ci-dessous, deux boutons de vue formulaire sont fournis : « Aperçu » et « Détails ». Vous pouvez afficher autant de vues formulaire que vous le désirez. 1 Cliquez sur pour afficher ou masquer les enregistrements à la fois dans un tableau et dans un formulaire en même temps. 1 Pour parcourir les enregistrements d'une bibliothèque ou d'une collection, cliquez sur les boutons Enregistrement précédent et Enregistrement suivant (boutons fléchés). Pour atteindre le premier enregistrement, cliquez sur le bouton Enregistrement précédent tout en appuyant sur la touche Option. Pour atteindre le dernier enregistrement, utilisez la touche Option et le bouton Enregistrement suivant.

Enregistrement précédent

1 Pour rechercher un ensemble d'enregistrements, faites appel à la recherche avancée, qui consiste à définir des valeurs et des critères de recherche pour des champs spécifiques.

Pour utiliser le champ Recherche : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou collection voulue. 2 Saisissez une chaîne de texte dans le champ Recherche.

Chapitre 1 Présentation de Bento

4 Cliquez sur Rechercher.

Bento lance la recherche et affiche les enregistrements correspondants.

1 Pour enregistrer ceux-ci en tant que collection intelligente, cliquez sur Enregistrer. Voir « À propos des collections intelligentes » page 49. 1 Pour fermer le panneau de recherche avancée, cliquez sur le signe X situé en regard de « Recherche avancée » ou employez la combinaison de touches Commande-F. Une fois le panneau fermé, Bento affiche l'ensemble des enregistrements.

Chapitre 1 Présentation de Bento

1 Le volet des champs vous permet, en vue formulaire, d'ajouter des champs au formulaire actif en faisant glisser un nom de champ avec vers le formulaire. 1 En vue tableau, le volet des champs permet de sélectionner les colonnes à afficher. 1 En vue fractionnée, le volet des champs indique les champs qui peuvent être ajoutés au formulaire actif ou qui peuvent être affichés en vue tableau. Vue tableau

Pour afficher un champ non coché dans une colonne à la vue tableau, sélectionnez-le.

Ces champs sont déjà présents dans le formulaire actif.

Faites glisser ces champs pour les ajouter au formulaire actif.

Voir « Utilisation du volet des champs » page 84.

1 La bibliothèque Événements iCal, qui comporte les événements de l'application iCal 1 La bibliothèque Tâches iCal, qui comporte les tâches de l'application iCal. Pour obtenir des informations concernant ces bibliothèques, voir Chapitre 3, « Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal » page 39. Vous pouvez également créer des bibliothèques pour stocker vos données : 1 Par le biais de la boîte de dialogue Nouvelle bibliothèque 1 En important des données provenant d'un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules), séparées par une tabulation (TAB), Numbers, Excel ou modèle de bibliothèque Le présent chapitre vous explique comment organiser et gérer vos informations à l'aide de bibliothèques.

À propos des bibliothèques

Bento stocke les informations dans des bibliothèques. Les bibliothèques sont constituées d'enregistrements et sont déterminées par les champs figurant dans les enregistrements. Par exemple, la bibliothèque Carnet d'adresses contient des enregistrements de contacts. Ceux-ci se composent des champs employés pour stocker les informations relatives aux contacts et mettre à jour l'application Carnet d'adresses ; il peut s'agir notamment des noms, des numéros de téléphone et des adresses. De même, la bibliothèque Projets inclut des enregistrements dont les champs servent à gérer les projets (statut du projet, dates de début et de fin et membres de l'équipe, par exemple). Dans Bento, les enregistrements d'une bibliothèque peuvent être affichés de plusieurs façons : 1 La vue formulaire présente les champs d'un enregistrement unique. Chaque page détaille un seul enregistrement, par exemple un enregistrement de contact de la bibliothèque Carnet d'adresses. Plusieurs vues formulaire peuvent être disponibles pour la bibliothèque. Voir Chapitre 5, « Utilisation de la vue formulaire » page 53. 1 La vue tableau présente les enregistrements dans un tableau, par exemple la liste des contacts de la bibliothèque Carnet d'adresses. Chaque ligne du tableau représente un enregistrement particulier de la bibliothèque. Voir Chapitre 6, « Utilisation de la vue tableau » page 63. 1 La vue fractionnée présente un enregistrement à la fois dans un tableau et dans un formulaire en même temps. Dans ce chapitre, nous allons à présent nous intéresser aux méthodes de création et d'utilisation des bibliothèques : 1 Vous pouvez créer des bibliothèques personnalisées en vous basant sur des modèles. Voir la section suivante : “Création d'une bibliothèque à l'aide des modèles Bento.” 1 Vous pouvez en outre créer une bibliothèque en important vos propres données. Voir « Importation de données dans Bento » page 94.

(inventaire ou liste de matériel, par exemple) ?

Bento possède des modèles de bibliothèque composés de champs grâce auxquels vous pouvez gérer des catégories d'informations données. Ces modèles associent également des thèmes préconçus aux vues formulaire. Pour créer la bibliothèque dont vous avez besoin sans perdre de temps, il vous suffit de sélectionner le modèle de bibliothèque le mieux adapté au type d'informations que vous souhaitez gérer. Si aucun modèle ne semble convenir aux informations à stocker, vous pouvez utiliser le modèle « Vierge » pour créer la bibliothèque de votre choix. Une fois la bibliothèque créée, vous avez la possibilité de personnaliser la vue formulaire en ajoutant ou supprimant des champs et en changeant de thème. Conseil : Si vous voulez inclure dans Bento des informations provenant d'une autre application, voir « Importation de données dans Bento » page 94.

Chapitre 2 Utilisation des bibliothèques

Si aucun des modèles ne vous convient, sélectionnez « Vierge ». Avec la bibliothèque

Vierge, vous êtes libre de créer vous-même tous les champs. 3 Attribuez un nom à la nouvelle bibliothèque, puis cliquez sur Choisir. Bento crée la bibliothèque et l'ouvre en vue formulaire. Si vous avez sélectionné un modèle différent du modèle « Vierge », vérifiez les champs définis pour la nouvelle bibliothèque. 1 Si vous êtes satisfait des champs et vues formulaire proposés pour celle-ci, vous pouvez commencer à ajouter des enregistrements et à entrer des informations. Voir « Modification d'enregistrements en vue formulaire » page 55. 1 Dans le cas contraire, vous pouvez ajouter des champs supplémentaires afin de personnaliser la bibliothèque. Voir « Ajout de champs à un formulaire » page 57. 1 Si certains des champs définis vous paraissent inutiles, supprimez-les. Voir « Suppression de champs d'un formulaire » page 59. 1 Pour modifier la disposition des champs dans la vue formulaire, voir « Personnalisation de la présentation des formulaires » page 59. 1 Si vous voulez modifier la présentation de cette vue, vous pouvez sélectionner un autre thème. Voir « Personnalisation de la présentation des formulaires » page 59. Si vous utilisez une bibliothèque qui a été créée sur la base du modèle « Vierge », la vue par défaut est un formulaire sans titre composé des champs par défaut et auquel a été appliqué le thème de bibliothèque par défaut. Pour renommer le formulaire, y ajouter des champs ou personnaliser sa présentation, double-cliquez sur son nom dans la barre de navigation. Pour plus d'informations, voir Chapitre 5, « Utilisation de la vue formulaire » page 53.

Créer une nouvelle bibliothèque vierge

Il est possible de créer une bibliothèque vierge, et ce de manière rapide puis d'y ajouter des données de la même manière que vous le feriez dans un tableau type feuille de calcul. Pour créer une nouvelle bibliothèque vierge : 1 Sélectionnez Fichier> Nouvelle bibliothèque vierge. Bento crée une bibliothèque avec un nom par défaut et l'ouvre en vue tableau. 2 Double-cliquez le nom de la bibliothèque pour la renommer.

Chapitre 2 Utilisation des bibliothèques

Si vous voulez inclure dans Bento des informations provenant d'une autre application, vous devez créer une bibliothèque et des enregistrements au sein de cette dernière en important lesdites informations. Voir « Importation de données dans Bento » page 94.

Suppression d'enregistrements d'une bibliothèque

Pour supprimer des enregistrements d'une bibliothèque : 1 Sélectionnez la bibliothèque concernée. 2 Sélectionnez les enregistrements et appuyez sur la combinaison de touches Commande-Supprimer. Lorsque vous appuyez sur la combinaison de touches Commande-Supprimer, les enregistrements sont supprimés définitivement de la bibliothèque et de toute collection ou liste d'enregistrements associés dans lesquels ils figurent.

Suppression d'une bibliothèque

Pour supprimer une bibliothèque : Sélectionnez la bibliothèque et appuyez sur la touche Supprimer. Cette opération a pour effet de supprimer la bibliothèque ainsi que tous les enregistrements qu'elle contient. Les champs Liste d'enregistrements associés d'autres bibliothèques connexes sont également supprimés. Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer les bibliothèques Carnet d'adresses, Événements iCal et Tâches iCal. Pour savoir comment masquer ces dernières, voir « Affichage des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal » page 39.

Chapitre 2 Utilisation des bibliothèques

1 la bibliothèque Carnet d'adresses, qui comporte les données de l'application Carnet d'adresses ;

1 la bibliothèque Événements iCal, qui comporte les événements de l'application iCal 1 la bibliothèque Tâches iCal, qui comporte les tâches de l'application iCal. Dans ce chapitre, nous verrons comment utiliser ces bibliothèques pour organiser les informations relatives aux contacts, aux événements et aux tâches et comment ajouter les informations de ces bibliothèques à vos propres bibliothèques.

Affichage des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal

Bento possède trois bibliothèques par défaut : Carnet d'adresses, Événements iCal et Tâches iCal. Les données des applications Carnet d'adresses et iCal sont visibles dans Bento même lorsque celles-ci ne sont pas exécutées. L'affichage des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal est facultatif. Lorsque vous lancez Bento pour la première fois, ces bibliothèques sont affichées par défaut. Si vous désactivez leur affichage dans Bento, les enregistrements qu'elles contiennent n'apparaissent plus dans Bento, mais demeurent visibles dans les applications Carnet d'adresses et iCal.

Affichage des données de l'application Carnet d'adresses

Pour afficher les données du Carnet d'adresses dans Bento: 1 Dans Bento, choisissez Fichier > Configuration du Carnet d'adresses et d'iCal. 2 Sélectionnez l'option Afficher les données du Carnet d'adresses dans Bento. Pour désactiver l'affichage des données du Carnet d'adresses dans Bento: 1 Dans Bento, choisissez Fichier > Configuration du Carnet d'adresses et d'iCal. 2 Désélectionnez l'option Afficher les données du Carnet d'adresses dans Bento. Une fois que vous avez cliqué sur OK, la bibliothèque Carnet d'adresses disparaît dans Bento. Si des champs Liste d'enregistrements associés reposent sur la bibliothèque Carnet d'adresses, ils ne sont plus visibles dès lors que vous désactivez l'affichage de cette bibliothèque.

Affichage des données de l'application iCal

Pour afficher les données d'iCal dans Bento : 1 Dans Bento, choisissez Fichier > Configuration du Carnet d'adresses et d'iCal. 2 Sélectionnez l'option Afficher les données iCal dans Bento. Pour désactiver l'affichage des données d'iCal dans Bento: 1 Dans Bento, choisissez Fichier > Configuration du Carnet d'adresses et d'iCal. 2 Désélectionnez l'option Afficher les données iCal dans Bento. Une fois que vous avez cliqué sur OK, les bibliothèques iCal disparaissent dans Bento. Si des champs Liste d'enregistrements associés reposent sur les bibliothèques iCal, ils ne sont plus visibles dès lors que vous désactivez l'affichage de ces bibliothèques.

Bibliothèque Carnet d'adresses

Par défaut, Bento affiche les informations et groupes de contacts de l'application Carnet d'adresses de Mac OS X. Lorsque vous modifiez les enregistrements de la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento, en réalité, vous mettez à jour ces enregistrements dans l'application du même nom. Vous pouvez, à l'aide de la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento, modifier les données de toute application ou de tout périphérique synchronisé avec l'application Carnet d'adresses.

1 Si vous ajoutez un enregistrement à la bibliothèque Carnet d'adresses, celui-ci est en fait ajouté à l'application du même nom. 1 De même, si vous supprimez un enregistrement de la bibliothèque Carnet d'adresses, celui-ci est en fait supprimé de l'application du même nom. 1 Pour chacun des groupes que vous créez dans l'application Carnet d'adresses, Bento crée une collection dans la bibliothèque Carnet d'adresses. 1 Pour chacune des collections que vous créez dans la bibliothèque Carnet d'adresses, l'application du même nom crée un groupe de Carnet d'adresses. Si vous supprimez une collection dans la bibliothèque Carnet d'adresses, le groupe correspondant dans le Carnet d'adresses est lui aussi supprimé. De même, si vous supprimez un groupe dans l'application Carnet d'adresses, la collection correspondante dans la bibliothèque du même nom est supprimée.

La bibliothèque Carnet d'adresses comporte les informations de contact de l'application Carnet d'adresses.

Carnet d'adresses se présentent sous la forme de collections dans Bento.

Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal

Remarque : Bento n'affiche pas les groupes intelligents issus de l'application Carnet d'adresses. Et inversement, les collections intelligentes de la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento ne sont pas ajoutées à l'application du même nom.

Champs de Bento donnant lieu à la mise à jour de l'application

Carnet d'adresses Les champs de la bibliothèque Carnet d'adresses qui donnent lieu à la mise à jour des informations de l'application du même nom sont indiqués dans le tableau ci-dessous. Adresse : Domicile, Travail, Autre Liste d'adresses Date de naissance Entreprise Chapitre 7, « Utilisation des champs ».) Les champs personnalisés que vous avez pu définir dans l'application Carnet d'adresses ne sont pas non plus affichés dans la bibliothèque Carnet d'adresses dans Bento.

Résolution des problèmes liés aux mises à jour du Carnet d'adresses

Cette section expose certains problèmes fréquemment rencontrés lors de l'affichage des données de l'application Carnet d'adresses. 1 Pourquoi mes groupes intelligents de l'application Carnet d'adresses n'apparaissent-ils pas dans Bento? Bento n'affiche pas les groupes intelligents du Carnet d'adresses car il ne dispose pas des critères qui ont été utilisés pour leur création.

Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal

être transmis à l'application Carnet d'adresses car ils font référence à des champs disponibles uniquement dans Bento.

Autres points relatifs au Carnet d'adresses

1 Lors de la création d'un fichier de sauvegarde Bento, les données de l'application Carnet d'adresses ne sont pas incluses dans ce dernier. Pour sauvegarder ces données, utilisez l'application Carnet d'adresses. Si vous ajoutez des champs à la bibliothèque Carnet d'adresses, les informations qu'ils comportent sont incluses dans le fichier de sauvegarde Bento. Pour obtenir des informations concernant la création d'un fichier de sauvegarde Bento, voir Chapitre 9, « Sauvegarde et restauration de données » page 107. 1 Vous pouvez procéder à des importations et exportations de données dans la bibliothèque Carnet d'adresses. Les enregistrements importés dans la bibliothèque Carnet d'adresses donnent lieu à la mise à jour de l'application du même nom. Pour obtenir des informations sur l'importation et l'exportation, voir Chapitre 8, « Importation, exportation et impression » page 91.

Bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal iCal est une application pratique qui vous permet d'assurer le suivi des événements et de vos tâches.

Par défaut, Bento extrait les informations de calendrier de l'application iCal et met à jour les données des bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal en fonction des modifications apportées à iCal. Par ailleurs, toute modification effectuée dans Bento est également répercutée dans l'application iCal.

Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal

Vous pouvez utiliser les enregistrements des bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal de la même manière que les enregistrements de n'importe quelle autre bibliothèque ou collection de Bento. La seule différence réside dans le fait que les modifications apportées à ces bibliothèques sont répercutées dans l'application iCal. Remarque : Bento n'affiche pas dans l'application iCal les informations figurant dans les calendriers auxquels vous êtes abonné.

Champs d'événement de Bento donnant lieu à la mise à jour de l'application iCal

Les champs suivants de la bibliothèque Événements iCal de Bento entraînent la mise à jour de l'application iCal. 1 Toute la journée 1 Calendrier 1 Date de fin

Il vous est possible d'ajouter d'autres champs aux enregistrements d'événement dans Bento, mais ceux-ci ne seront pas inclus dans l'application iCal. Pour obtenir des informations concernant l'ajout de champs, voir Chapitre 7, « Utilisation des champs ».

Champs de tâche de Bento donnant lieu à la mise à jour de l'application iCal

Les champs suivants de la bibliothèque Tâches iCal de Bento entraînent la mise à jour de l'application iCal. 1 Calendrier 1 Date de finalisation 1 Échéance 1 Remarque Résolution des problèmes liés aux mises à jour d'iCal Cette section expose certains problèmes fréquemment rencontrés lors de l'affichage des données de l'application iCal. 1 Pourquoi les collections des bibliothèques Événements iCal ou Tâches iCal n'apparaissent-elles pas dans l'application iCal? L'application iCal n'est pas en mesure d'afficher un sous-ensemble d'événements ou de tâches provenant d'un calendrier spécifique.

Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal

1 Comment créer un calendrier dans Bento ?

Les calendriers que vous créez dans l'application iCal peuvent être sélectionnés pour devenir des calendriers dans Bento. Vous ne pouvez pas créer un calendrier directement dans Bento.

Autres remarques concernant iCal

1 Lors de la création d'un fichier de sauvegarde Bento, les données de l'application iCal ne sont pas incluses dans ce dernier. Pour sauvegarder ces données, utilisez l'application iCal. Si vous ajoutez des champs aux bibliothèques iCal, les informations qu'ils comportent sont incluses dans le fichier de sauvegarde Bento. Pour obtenir des informations concernant la création d'un fichier de sauvegarde Bento, voir Chapitre 9, « Sauvegarde et restauration de données » page 107. 1 Vous pouvez procéder à des importations et exportations de données dans les bibliothèques iCal. Les enregistrements importés dans ces bibliothèques donnent lieu à la mise à jour de l'application iCal. Pour obtenir des informations sur l'importation et l'exportation, voir Chapitre 8, « Importation, exportation et impression » page 91.

Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal

À propos des collections Une collection est un ensemble d'enregistrements provenant d'une bibliothèque. Vous pouvez créer une collection pour : 1 générer un ensemble d'enregistrements dans un but spécifique. Vous pouvez par exemple créer une collection regroupant les personnes invitées à un événement donné. 1 trier les enregistrements dans un autre ordre. Vous pouvez par exemple créer une collection destinée à trier vos contacts suivant leur nom. 1 exporter les données de quelques enregistrements (ceux de la collection ainsi créée) plutôt que de l'ensemble des enregistrements de la bibliothèque. Une collection Bento est semblable à une liste de lecture iTunes. Si vous avez eu l'occasion d'utiliser iTunes, vous savez combien il est commode de créer une liste de lecture pour compiler vos chansons et vos vidéos. Dans Bento, les collections sont elles aussi très pratiques, car elles permettent de regrouper certains enregistrements d'une bibliothèque.

Une collection inclut les enregistrements d'une seule bibliothèque. Par exemple, vous pouvez regrouper certains enregistrements de la bibliothèque Carnet d'adresses dans une collection de Carnet d'adresses dénommée Vendeurs. Cette collection Vendeurs ne pourra pas contenir d'enregistrements provenant d'une autre bibliothèque.

«DVD» qui comporte une collection «Films préférés» et une collection «Classiques», vous pouvez inclure un enregistrement dans les deux collections à la fois. Deux sortes de collections sont disponibles : 1 collections 1 collection intelligente Pour créer une collection simple, sélectionnez les enregistrements à inclure dans celle-ci, puis choisissez, dans l'option de menu Nouvelle collection à partir de la sélection; vous pouvez également faire glisser les enregistrements sélectionnés vers une collection existante ou vers le volet des bibliothèques. Les collections intelligentes sont créées selon des critères que vous définissez. Elles sont mises à jour lorsque le contenu de la bibliothèque est modifié. Les enregistrements répondant aux critères définis sont inclus dans la collection intelligente.

Création de collections

Lorsque vous voulez établir une liste d'enregistrements particulière, vous pouvez créer une collection. Pour créer une collection : 1 Sélectionnez la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez créer une collection. 2 Cliquez sur

ou choisissez Fichier > Nouvelle collection.

3 Attribuez un nom à la collection, puis appuyez sur la touche Retour.

4 Sélectionnez de nouveau la bibliothèque choisie à l'étape 1. 5 Pour afficher la bibliothèque en vue tableau, cliquez sur Tableau dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue tableau.

Chapitre 4 Utilisation des collections

Ajouter à la collection. Pour sélectionner plusieurs enregistrements, appuyez sur la touche Commande ou Maj et, tout en la maintenant enfoncée, cliquez sur les enregistrements souhaités. Conseil : Pour créer rapidement une collection regroupant les enregistrements que vous avez choisis, commencez par sélectionner lesdits enregistrements, puis cliquez sur Fichier > Nouvelle collection à partir de la sélection ou faites glisser les enregistrements vers un emplacement vide du volet des bibliothèques.

Suppression d'enregistrements d'une collection

Pour supprimer des enregistrements d'une collection : 1 Sélectionnez la collection concernée. 2 Sélectionnez les enregistrements et appuyez sur la combinaison de touches Commande-Supprimer. Si vous cliquez sur Effacer de la collection, les enregistrements sont supprimés de la collection, mais demeurent dans la bibliothèque associée. En revanche, si vous cliquez sur Supprimer, ils sont définitivement supprimés à la fois de la bibliothèque et de la collection.

Suppression d'une collection

Pour supprimer une collection : Sélectionnez la collection et appuyez sur la touche Supprimer. Les enregistrements sont supprimés de la collection, mais pas de la bibliothèque. Remarque : Si vous supprimez une bibliothèque ou une collection sur laquelle sont basées une ou plusieurs listes d'enregistrements associés, ces dernières sont également supprimées.

À propos des collections intelligentes

Lorsque vous voulez regrouper des enregistrements qui répondent aux critères de votre choix, créez une collection intelligente. Les collections intelligentes présentent tous les enregistrements correspondant aux critères définis.

Chapitre 4 Utilisation des collections

Étant donné qu'une collection intelligente constitue un ensemble d'enregistrements correspondant à des critères définis, elle se distingue d'une collection simple sur les points suivants : 1 Vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer manuellement des enregistrements dans les collections intelligentes. Pour supprimer certains enregistrements de la collection intelligente, vous devez modifier les critères ou bien les valeurs des enregistrements afin que celles-ci ne soient plus conformes aux critères. 1 Vous pouvez créer des collections intelligentes dans la bibliothèque Carnet d'adresses, mais celles-ci n'apparaîtront pas dans l'application du même nom. 1 Vous pouvez créer des collections intelligentes dans les bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal, mais celles-ci n'apparaîtront pas dans l'application iCal. 1 Vous ne pouvez pas importer des enregistrements dans une collection intelligente.

Création de collections intelligentes

Vous pouvez créer une collection intelligente qui a pour fonction d'ajouter ou de supprimer des enregistrements dans une collection en fonction des critères que vous définissez. Pour créer une collection intelligente : 1 Sélectionnez Fichier > Nouvelle collection intelligente. 2 Attribuez un nom à la collection intelligente, puis appuyez sur la touche Retour. Indiquez les critères à appliquer à la collection intelligente à l'aide des menus contextuels et des champs de saisie. Cliquez sur pour ajouter des critères supplémentaires.

Chapitre 4 Utilisation des collections

2 Modifiez, ajoutez ou supprimez des critères à l'aide des menus contextuels et des champs de saisie. 3 Cliquez sur Rechercher afin de vérifier que les nouveaux critères renvoient effectivement les enregistrements escomptés. 4 Cliquez sur Enregistrer. Remarque : Pour annuler les modifications que vous avez apportées aux critères, cliquez sur un autre élément dans le volet des bibliothèques.

Chapitre 4 Utilisation des collections

À propos des formulaires En vue formulaire, il vous est possible de créer et de gérer des formulaires affichant chacun, dans une page, un seul enregistrement de bibliothèque ou de collection. Vous pouvez, par exemple, afficher un contact de la bibliothèque Carnet d'adresses ou une tâche de la bibliothèque Tâches iCal.

Le même enregistrement, affiché dans une autre vue formulaire dans laquelle les champs sont organisés différemment

Un enregistrement affiché dans une vue formulaire donnée

Avec les formulaires, vous pouvez visualiser les champs qui s'appliquent à chacun des enregistrements. Il est possible de créer et d'utiliser plusieurs formulaires, ou pages, pour afficher différentes sortes d'informations sur l'enregistrement.

Chapitre 6, « Utilisation de la vue tableau ». Dans les formulaires, les enregistrements issus d'autres bibliothèques ou collections peuvent aussi être affichés dans les champs Liste d'enregistrements associés. Par exemple, vous pouvez afficher une liste de gens qui assistent à un événement sur un formulaire dans la bibliothèque Événements iCal. Voir « Création de champs Liste d'enregistrements associés » page 80.

Consulter un formulaire et un tableau en même temps

Vous pouvez consulter un enregistrement sélectionné à la fois dans un tableau et dans un formulaire en même temps. Sélectionnez l'enregistrement puis choisissez Présentation > Vue fractionnée.

Création d'enregistrements en vue formulaire

Vous pouvez créer des enregistrements soit en vue formulaire, soit en vue tableau. Voir « Création d'enregistrements en vue tableau » page 65 pour des instructions sur la vue tableau. Pour créer un enregistrement pour une bibliothèque ou une collection : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection à laquelle vous souhaitez ajouter un enregistrement. 2 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire . 3 Choisissez Enregistrements > Nouvel enregistrement. 4 Entrez des valeurs dans les champs. 5 Dans un même enregistrement, pour atteindre le champ suivant, utilisez la touche de tabulation. Pour revenir au champ précédent, utilisez la combinaison de touches Maj-Tab. Conseil : Pour créer rapidement un enregistrement, maintenez la touche Contrôle enfoncée et cliquez sur une zone vierge du formulaire et choisissez Nouvel enregistrement dans le menu contextuel.

1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection comportant l'enregistrement à modifier. 2 Accédez à l'enregistrement souhaité. Pour vous déplacer entre les champs, utilisez les touches Tab ou Maj-Tab. 3 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 4 Cliquez sur le champ que vous désirez changer, modifiez les données, puis cliquez en dehors du champ ou utilisez la touche de tabulation pour enregistrer la modification.

Ajout de la date et de l'heure actuelles à un champ

Lors de la modification d'un enregistrement, vous pouvez ajouter la date et l'heure actuelles à un champ de date, d'heure ou de texte. Pour ajouter la date et l'heure actuelles à un champ : 1 Cliquez sur le champ de date, d'heure ou de texte. 2 Choisissez Insérer > Date et heure actuelles. Si le champ est de type

L'élément affiché est

1 Accédez à l'enregistrement que vous voulez dupliquer. 2 Choisissez Enregistrements > Dupliquer l'enregistrement.

Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire

Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.

3 Sélectionnez l'enregistrement. 4 Choisissez Enregistrements > Supprimer l'enregistrement ou utilisez la combinaison de touches Commande-Supprimer. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer. Pour supprimer un enregistrement sélectionné d'une collection : 1 Sélectionnez la collection concernée. 2 Accédez à l'enregistrement que vous voulez supprimer. 3 Choisissez Enregistrements > Effacer l'enregistrement. Si vous cliquez sur Effacer de la collection, l'enregistrement est supprimé de la collection, mais demeure dans la bibliothèque associée. En revanche, si vous cliquez sur Supprimer, il est définitivement supprimé à la fois de la bibliothèque et de la collection. Remarque : Si vous supprimez un enregistrement de la bibliothèque Carnet d'adresses, celui-ci est également supprimé de l'application du même nom. Si vous supprimez un enregistrement de la bibliothèque Événements iCal ou Tâches iCal, celui-ci est également supprimé de l'application iCal.

Création de formulaires

Pour créer un formulaire : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection à laquelle vous souhaitez ajouter un formulaire. 2 Cliquez sur dans la barre de navigation ou choisissez Formulaires > Nouveau formulaire . Dans la boîte de dialogue Nom du formulaire, indiquez un nom, puis cliquez sur OK. 3 Ajoutez des champs au formulaire vierge. Voir « Ajout de champs à un formulaire » page 57. 4 Créez des enregistrements. Voir « Création d'enregistrements en vue formulaire » page 54.

1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection de laquelle vous souhaitez supprimer un formulaire. 2 Cliquez sur dans la barre de navigation ou choisissez Formulaires > Supprimer le formulaire. S'il n'y a qu'un seul formulaire, vous ne pouvez pas le supprimer.

Duplication de formulaires

Pour dupliquer un formulaire : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Choisissez Formulaires > Dupliquer le formulaire.

Attribution d'un nouveau nom aux formulaires

Pour renommer un formulaire : 1 Dans la partie supérieure de la fenêtre, double-cliquez sur le nom du formulaire. 2 Dans la boîte de dialogue Nom du formulaire, indiquez un nouveau nom, puis cliquez sur OK.

Ajout de champs à un formulaire

Pour ajouter un champ à un formulaire : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou collection voulue. 2 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 3 Faites glisser un champ du volet des champs vers l'emplacement souhaité dans le formulaire. Pour déplacer un champ, voir « Déplacement de champs et d'objets dans les formulaires » page 58 : Pour redimensionner un champ, voir « Redimensionnement de champs et d'objets » page 58. Pour créer un champ, cliquez sur Insérer > Nouveau champ. Voir « Création de champs » page 76.

Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire

2 Choisissez un formulaire. 3 Cliquez sur un champ, puis appuyez sur la touche de tabulation afin de vous déplacer vers le suivant et dans la même colonne si vous avez ajouté un separateur de colonnes. Pour revenir au champ précédent, utilisez la combinaison de touches Maj-Tab. Remarque : Pour permettre à la touche de tabulation de naviguer vers tous les réglages, assurez-vous d'avoir sélectionné « tous les réglages » dans les préférences Mac OS X Clavier et Souris (onglet Raccourcis clavier).

Déplacement de champs et d'objets dans les formulaires

Pour déplacer un champ ou un objet : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Déplacez votre souris près de l'étiquette du champ ou des bords du champ ou de l'objet. Quand le curseur devient une main, cliquez pour sélectionner le champ ou l'objet, puis faites-le glisser vers son nouvel emplacement. Dans Bento, il est possible de faire glisser les champs au-dessus, au-dessous, à côté ou entre d'autres objets d'un formulaire. Pour déplacer plusieurs champs ou objets : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Tout en maintenant la touche Commande ou Maj enfoncée, cliquez sur plusieurs champs ou objets pour les sélectionner. Conseil : Pour rapidement sélectionner plusieurs champs et objets, cliquez sur une partie vide du formulaire et tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé faitesla glisser sur les éléments désirés.

Redimensionnement de champs et d'objets

Tous les champs et objets peuvent être redimensionnés. Pour redimensionner un champ : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Sélectionnez le champ ou objet voulu.

1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Sélectionnez le champ, puis appuyez sur la touche Supprimer ou faites glisser le champ en dehors du formulaire. Les données du champ restent dans Bento même si ce dernier n'est plus visible dans le formulaire.

Personnalisation de la présentation des formulaires

Vous avez la possibilité de modifier la présentation d'un formulaire, et ce de manière rapide.

Changement de thème

Vous pouvez à tout moment changer le thème (couleurs, disposition et attributs de texte coordonnés) d'un formulaire. Par exemple, vous pouvez utiliser un thème de couleur claire pour l'impression des enregistrements. Pour changer de thème dans un formulaire: 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Choisissez Formulaires > Choisir Thème. 3 Sélectionnez un thème dans le Sélectionneur de thème puis cliquez sur OK. Un effet d'entraînement est visible durant le changement de thème. Si vous ne voulez pas d'effet d'entraînement, choisissez Bento > Préférences, puis désélectionnez l'option « Afficher l'animation ». Si vous voulez avoir un aperçu d'un thème avant de l'appliquer à votre formulaire, cliquez sur Essayez-le.

Modification de la largeur des colonnes

Il vous est possible de modifier la largeur des colonnes. Vous pouvez les élargir afin d'y insérer des champs plus longs ou augmenter l'espace entre les colonnes. Pour modifier la largeur d'une colonne : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.

Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire

Changement de position et de taille des étiquettes

Vous pouvez changer la position des étiquettes de champs dans un formulaire. Pour changer la position des étiquettes adjacentes aux champs : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Cliquez sur Formulaires > Étiquettes. 3 Sélectionnez Au-dessus ou À côté. Pour modifier la taille du texte inclus dans les étiquettes : 1 Cliquez sur Formulaires > Étiquettes . 2 Sélectionnez Petite, Moyenne, ou Grande.

Modification de la taille du texte

Vous pouvez modifier la taille du texte figurant dans les champs. Pour modifier la taille du texte inclus dans les champs : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Sélectionnez les champs voulus. 3 Cliquez sur Formulaires > Taille du texte . 4 Choisissez une taille dans la liste fournie : La plus petite, Petite, Moyenne, Grande, La plus grande.

Modification de l'ombres des champs

Vous pouvez modifier le degré d'ombres en fond des champs. Pour modifier l'ombres des champs : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Sélectionnez les champs voulus. 3 Cliquez sur Formulaires > Ombres . 4 Choisissez un degré d'ombres : Aucun, Clair, ou Foncé.

Pour aligner les bords droits des champs :

1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Dans une colonne, sélectionnez les champs dont vous souhaitez aligner les bords droits. Tout en maintenant la touche Commande ou Maj enfoncée, cliquez sur plusieurs champs pour les sélectionner. Conseil : Pour rapidement aligner les bords droits de plusieurs champs, cliquez sur une partie vide du formulaire et tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé faites-la glisser sur les éléments désirés. 3 Cliquez sur Formulaires > Aligner les bords droits .

Ajout de zones de texte

Pour pouvoir inclure du texte, par exemple un titre, dans votre formulaire, il vous faut ajouter une zone de texte. Pour ajouter une zone de texte : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Cliquez sur Insérer > Zone de texte. Une zone sans titre est insérée au bas de la dernière colonne. 3 Faites-la glisser vers l'emplacement souhaité, double-cliquez à l'intérieur, puis entrez votre texte.

Ajout de séparateurs horizontaux

Un séparateur horizontal est l'un des objets que vous pouvez ajouter à un formulaire. Les séparateurs permettent d'organiser visuellement le contenu des formulaires puisque certains éléments sont placés au-dessus et d'autres en dessous. Le type de séparateur horizontal utilisé dépend du thème appliqué au formulaire. Vous pouvez modifier sa largeur, mais pas sa hauteur. Pour ajouter un séparateur horizontal : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Cliquez sur Insérer > Séparateur horizontal. 3 Faites glisser le séparateur horizontal vers l'emplacement souhaité dans le formulaire.

Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire

Pour ajouter un separateur de colonnes : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Cliquez sur Insérer > Separateur de colonnes. 3 Faites glisser le separateur de colonnes vers l'emplacement souhaité dans le formulaire.

Pour que les différents éléments d'un formulaire ne se touchent pas, utilisez un espace. Vous pouvez, par exemple, ajouter un espace pour séparer des groupes de champs. Durant l'édition du formulaire, vous pouvez modifier la largeur, la hauteur et l'ombres de l'espace. Pour ajouter un espace : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Cliquez sur Insérer > Espace. 3 Faites glisser l'espace vers l'emplacement souhaité dans le formulaire. Pour modifier sa largeur ou sa hauteur, faites glisser, respectivement, son bord droit ou son bord inférieur. 4 Cliquez sur Formulaires > Ombres. 5 Choisissez un degré d'ombres.

À propos de la vue tableau En vue tableau, les enregistrements constituent les lignes et les champs les colonnes (format similaire à une feuille de calcul).

1 choisir les champs à afficher sous forme de colonnes

1 trier les enregistrements en ordre croissant ou décroissant avec les commandes de triage du menu contextuel en-tête de colonne 1 dupliquer un ou plusieurs enregistrements 1 supprimer plusieurs enregistrements

1 sélectionner et faire glisser plusieurs enregistrements pour créer des nouvelles collections dans une bibliothèque En vue tableau, les champs Média et les champs de liste suivants ne sont pas visibles : adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, compte IM, URL, liste d'enregistrements associés, liste de fichiers et liste de messages. Voir « Gestion des champs Média » page 88 et « Champs de liste » page 75.

Consulter un formulaire et un tableau en même temps

Vous pouvez consulter un enregistrement sélectionné à la fois dans un tableau et dans un formulaire en même temps. Sélectionnez l'enregistrement puis choisissez Présentation > Vue fractionnée.

Réglage de la taille du texte en vue tableau

Il est possible de modifier la taille du texte pour afficher les enregistrements en vue tableau. Pour modifier la taille du texte utilisée en vue tableau : 1 Choisissez Bento > Préférences. 2 Pour « Texte de vue tableau », sélectionnez Petite ou Grande.

Sélection d'enregistrements en vue tableau

Pour sélectionner un enregistrement en vue tableau : Cliquez sur un numéro de ligne. Pour sélectionner plusieurs enregistrements en vue tableau : Cliquez sur un numéro de ligne, puis tout en maintenant la touche Maj enfoncée, cliquez sur la dernière ligne que vous voulez inclure dans la sélection. Vous pouvez aussi maintenir la touche Commande enfoncée et cliquez sur chaque ligne que vous voulez inclure dans la sélection.

Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau

Pour créer un enregistrement pour une bibliothèque ou une collection : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection à laquelle vous souhaitez ajouter un enregistrement. 2 En vue tableau, choisissez Enregistrements > Nouvel enregistrement. Vous pouvez aussi cliquer dans la dernière ligne vide et entrer votre texte. Le nombre d'enregistrements indiqué au bas de la fenêtre augmente. 3 Entrez des données dans les colonnes. Si vous entrez des données dans la dernière colonne, Bento crée a nouveau champ avec Champ comme nom par défaut. 4 Dans un même enregistrement, pour atteindre le champ suivant, utilisez la touche de tabulation. Pour revenir au champ précédent, utilisez la combinaison de touches Maj-Tab. Pour ajouter les enregistrements existants à une autre collection de la même bibliothèque : Sélectionnez les enregistrements, cliquez sur Édition > Ajouter à, puis choisissez une collection dans la liste. Les enregistrements sélectionnés sont alors ajoutés à celle-ci.

Modification d'enregistrements en vue tableau

Pour modifier un enregistrement : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection comportant l'enregistrement à modifier. 2 Double-cliquez sur un champ (une cellule du tableau). Dans un même enregistrement, pour atteindre le champ suivant, utilisez la touche de tabulation. Pour revenir au champ précédent, utilisez la combinaison de touches Maj-Tab. Utilisez la combinaison de touches Commande-Retour pour insérer un saut de ligne dans un champ texte.

Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau

Pour copier des données : 1 Vous avez le choix suivant : 1 Dans Bento, sélectionnez une ou plusieurs lignes de données en cliquant le numéro de ligne. Pour sélectionner des lignes adjacentes, sélectionnez-en une, puis tout en maintenant la touche Maj enfoncée, sélectionnez des lignes adjacentes. Pour sélectionner des lignes non-adjacentes, maintenez la touche Commande enfoncée tout en sélectionnant les lignes en question. 1 Faites glisser un bloc sélectionné de données d'une application de type feuille de calcul vers Bento. Remarque : Dans votre application de type feuille de calcul, il est possible que vous deviez préalablement transformer des lignes de cellules en colonnes ou des colonnes en lignes avant de copier des données. 2 Choisissez Édition > Copier. Bento copie les données sélectionnées dans le presse-papiers. Pour coller des données : 1 Cliquez dans une cellule. 2 Choisissez Édition > Coller. Bento crée autant d'enregistrements et de colonnes supplémentaires que nécessaire. Remarque : Lorsque vous collez des données dans des champs existants, Bento colle le plus de valeurs possible. Les données sont rejetées si elles ne peuvent pas être collées dans un certain type de champ. Pour coller des données dans des nouvelles colonnes : 1 Cliquez n'importe quelle cellule dans la première colonne vide suivant la dernière colonne de données. 2 Choisissez Édition > Coller. Bento crée autant de nouveaux champs texte et d'enregistrements supplémentaires que nécessaire.

Si vous avez dupliqué un enregistrement dans une collection, l'enregistrement est créé dans la bibliothèque parent et affiché dans la collection.

Suppression d'enregistrements en vue tableau

Pour supprimer de façon définitive des enregistrements d'une bibliothèque que vous avez sélectionnés : 1 Sélectionnez la bibliothèque concernée. 2 Choisissez les enregistrements, puis cliquez sur Enregistrements > Supprimer les enregistrements sélectionnés ou utilisez la combinaison de touches Commande-Supprimer. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer. Pour supprimer de façon définitive des enregistrements d'une collection que vous avez sélectionnés : 1 Sélectionnez la collection concernée. 2 Choisissez les enregistrements, puis cliquez sur Enregistrements > Supprimer les enregistrements sélectionnés ou utilisez la combinaison de touches Commande-Supprimer. Dans la boîte de dialogue, si vous cliquez sur Supprimer , les enregistrements sont définitivement supprimés à la fois de la bibliothèque et de la collection. Si vous cliquez sur Effacer de la collection , ils sont effacés de la collection, mais demeurent dans la bibliothèque.

Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau

Si vous désirez trier plus de deux champs, triez d'abord en fonction du champ le moins important puis triez en fonction du ou des champs plus importants. Par exemple, pour trier des enregistrements en fonction du nom et du prénom, triez d'abord en fonction du champ prénom, puis en fonction du champ nom.

Gestion des champs et des colonnes en vue tableau

Création d'enregistrements en vue tableau Pour créer un champ en vue tableau : 1 Dans des bibliothèques vierges, le premier champ est automatiquement créé avec Nouveau champ comme nom par défaut. 2 Double-cliquez l'en-tête de colonne et entrez un nouveau nom de champ, puis appuyez sur la touche Retour. 3 Entrez des données dans les champs. Bento crée un champ texte par défaut. Vous pouvez modifier le type de champ. Voir« Modification du type de champ » page 69. 4 Appuyez sur la touche Tab pour créer un autre champ où vous pouvez continuer à entrer des données dans le même enregistrement. 5 Répétez les opérations 2 à 4 pour créer autant de champs que vous le désirez.

Ajout d'enregistrements en vue tableau

Pour ajouter un champ avant ou après une colonne : 1 Cliquez sur sur un en-tête de colonne. 2 Choisissez Ajouter un champ avant ou Ajouter un champ après. Une nouvelle colonne dont le nom par défaut est Champ est insérée avant ou après la colonne actuelle. 3 Modifiez le nom du champ.

Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau

1 Cliquez sur sur un en-tête de colonne. 2 Choisissez Modifier le champ. 3 Modifiez le nom du champ ou définissez les options.

Duplication des champs

Pour dupliquer un champ : 1 Cliquez sur sur un en-tête de colonne. 2 Choisissez Dupliquer le champ.

Modification du type de champ

Vous pouvez modifier le type de champ. Pour plus d'informations, voir « Modification de type d'un champ existant » page 85. Pour modifier le type de champ : 1 Cliquez sur sur un en-tête de colonne. 2 Choisissez Modifier, puis sélectionnez un type de champ dans la liste.

Affichage ou masquage des colonnes

Pour masquer les colonnes : 1 Cliquez sur sur un en-tête de colonne. 2 Choisissez Masquer le champ.

Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau

Pour afficher ces champs, cochez les cases correspondantes.

Conseil : Pour afficher plus de données, cachez le volet des bibliothèques et des champs. Choisissez Présentation > Masquer le volet Bibliothèques & Champs.

Effacement d'enregistrements en vue tableau

Pour effacer un champ en vue tableau : 1 Cliquez sur sur un en-tête de colonne. 2 Choisissez Supprimer le champ. 3 Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer. Les champs et leurs données sont effacés définitivement de la bibliothèque.

Réorganisation des colonnes

Pour réorganiser une colonne : Faites glisser l'en-tête de la colonne vers la gauche ou la droite jusqu'à son nouvel emplacement. Pour déplacer la colonne, faites glisser son en-tête.

Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau

Au niveau de l'en-tête, faites glisser le bord de la colonne jusqu'à ce que vous obteniez la largeur souhaitée. Pour redimensionner la colonne, faites glisser son bord au niveau de l'en-tête.

Remplissage automatique des colonnes

Bento vous permet d'ajouter ou de remplacer automatiquement des enregistrements sous les champs sélectionnés avec le contenu d'une ou de plusieurs lignes. Pour remplir des champs automatiquement : 1 Sélectionnez au moins un champ dans au moins un enregistrement. 2 Faites glisser la poignée de remplissage pour copier les valeurs des champs vers le bas aussi loin que vous le désirez.

Poignée de remplissage

Traitement global des données d'une colonne

La ligne récapitulative permet de facilement réaliser certaines opérations de base sur les valeurs d'une colonne et afficher les résultats. Elle est située au bas de la vue tableau et au bas des champs Liste d'enregistrements associés. Pour afficher ou masquer la ligne récapitulative, sélectionnez Présentation > Afficher la ligne récapitulative ou Masquer la ligne récapitulative. Selon le type de champ, les fonctions ci-après sont disponibles. Nom

Compteur automatique et Calcul (lorsque le résultat est un nombre, un montant en devise ou une durée). Vous pouvez en outre exécuter les fonctions Minimum et Maximum sur les champs Date et Heure. Pour calculer la valeur globale des éléments d'une colonne : Dans la colonne voulue, cliquez sur la ligne récapitulative et choisissez une fonction dans le menu contextuel. Le nom de la fonction et les résultats apparaissent sur la ligne récapitulative.

Pour calculer le total des montants de la colonne Budget, choisissez

Somme sur la ligne récapitulative.

Lorsque vous effectuez une recherche simple ou avancée, le montant total est recalculé en fonction des enregistrements trouvés.

Ce chapitre décrit la fonction des types de champ et explique comment créer et modifier les champs, utiliser le volet des champs et gérer les champs Liste de fichiers, de messages et Média.

À propos des champs

Chaque bibliothèque contient un ensemble de champs. Chaque champ permet de stocker un type de données particulier. L'enregistrement illustré ci-dessous comporte plusieurs champs. Le champ Nom du projet inclut du texte. Les champs Début et Fin incluent des dates. Les champs Statut et Priorité contiennent des menus contextuels répertoriant diverses options. Le champ Budget indique un montant. Le champ Vendeurs contient une liste de fournisseurs ayant travaillé sur un projet particulier. Le champ Numéro de téléphone stocke les numéros de téléphone. Vous pouvez insérer un champ que vous avez créé dans plusieurs formulaires d'une même bibliothèque ou collection.

Vous pouvez envoyer un e-mail, établir un itinéraire vers l'adresse du champ sélectionné ou afficher un numéro de téléphone en plus gros depuis les champs adresse, adresse e-mail, compte IM, numéro de téléphone et URL.

Dans Bento, vous avez la possibilité de créer les types de champ ci-dessous :

Pour stocker des données numériques** Pour un choix de type oui/non

Pour stocker des fichiers image, vidéo et audio

Pour afficher des e-mails, des notes et des articles RSS de l'application Mac OS X Mail

*** Le champ URL ne prend pas en charge les adresses URL comportant des caractères japonais.

Pour obtenir la liste des types de champ dans lesquels vous pouvez importer des données, voir « Types de champ pris en charge pour l'importation » page 99.

Champs de liste Lorsque vous créez des champs Adresse, Numéro de téléphone, Adresse e-mail, URL et Compte IM, Bento génère un champ de liste associé, dans lequel vous pouvez inclure plusieurs adresses, numéros de téléphone, etc. pour un même enregistrement. Lorsque vous entrez des données dans l'un de ces types de champ, Bento affiche des données identiques dans le champ de liste associé.

Chapitre 7 Utilisation des champs

Dans le formulaire 2, Bento affiche dans le champ Liste de numéros de téléphone les données que vous avez saisies dans les champs Numéro de téléphone.

Il vous est possible d'importer et d'exporter les valeurs figurant dans les champs standard (par exemple, « Numéro de téléphone du domicile » dans le formulaire illustré ci-dessus), mais pas d'importer ou d'exporter les valeurs figurant dans les champs de liste. Vous pouvez afficher les valeurs stockées dans les champs Liste de fichiers en vue formulaire, mais pas en vue tableau.

Pour créer tout type de champ, à l'exception des champs Calcul, Liste de fichiers et de messages, et Liste d'enregistrements associés, suivez la procédure ci-dessous. Pour plus d'informations sur ces types de champ, voir « Création de champs Calcul » page 77, « Création de champs Liste de fichiers » page 78, « Création de champs Liste de messages » page 79 et « Création de champs Liste d'enregistrements associés » page 80. Pour créer des champs : 1 Cliquez sur Insérer > Nouveau champ. 2 Choisissez un type de champ. 3 Attribuez un nom au champ.

Chapitre 7 Utilisation des champs

5 Cliquez sur « Créer et continuer » ou appuyez sur Commande-Entrée. 6 Pour créer des champs supplémentaires, répétez les opérations 2 à 5. 7 Cliquez sur Fermer. Les champs sont ajoutés au volet des champs. 8 Ajoutez ou affichez des champs dans le volet des champs. Opération à effectuer dans le volet des champs

Ajouter un champ à un formulaire en vue formulaire ou fractionnée

Sélectionnez la case à cocher du champ.

Remarque : En vue tableau, les champs Média et les champs de liste suivants ne sont pas visibles : adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, compte IM, URL, liste d'enregistrements associés et liste de fichiers.

Une fois que vous avez créé un champ, vous pouvez y saisir des données, enregistrement par enregistrement.

Création de champs Calcul

Pour créer un champ Calcul : 1 Cliquez sur Insérer > Nouveau champ. 2 Choisissez Calcul. 3 Cliquez sur Continuer. 4 Attribuez un nom au champ. 5 Élaborez une formule de calcul. Élément à ajouter

Opération à effectuer

Référence à un champ

Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur le nom d'un champ.

Opérateur mathématique ou de texte

Cliquez sur le bouton correspondant à un opérateur ou entrez un opérateur dans la formule.

6 Cliquez sur Créer. Le nouveau champ est ajouté au volet des champs. Conseil : Si vous n'avez pas l'habitude de créer des formules de calcul, cliquez sur Afficher des exemples afin de consulter des exemples et de vous exercer.

Création de champs Liste de fichiers

Un champ Liste de fichiers vous permet de stocker une liste d'alias renvoyant à des fichiers ou dossiers sur votre ordinateur. Chaque alias comporte un chemin d'accès à un fichier ou dossier spécifique situé à un emplacement donné sur votre disque dur. Si vous déplacez ou renommez un fichier ou un dossier auquel fait référence un alias, celui-ci n'est plus valide. Pour pouvoir ouvrir ce fichier ou dossier, vous devez alors soit y accéder directement, soit supprimer l'alias de la liste. Vous pouvez ouvrir rapidement les fichiers ou les applications inclus dans les champs Liste de fichiers. Par exemple, vous pouvez stocker dans l'enregistrement relatif à un candidat à un poste le curriculum vitae de ce dernier au format PDF. Pour obtenir un aperçu des fichiers stockés dans les champs Liste de fichiers, utilisez Aperçu rapide. Voir « Aperçu des fichiers avec Aperçu rapide » page 87. Pour créer un champ Liste de fichiers et y ajouter des fichiers : 1 Cliquez sur Insérer > Nouveau champ. 2 Choisissez Liste de fichiers. 3 Attribuez un nom au champ. 4 Cliquez sur Créer, puis sur Fermer. Le nouveau champ est ajouté au volet des champs.

Chapitre 7 Utilisation des champs

Remarque : Vous pouvez afficher les champs Liste de fichiers en vue formulaire, mais pas en vue tableau. 6 Dans le coin inférieur gauche du tableau correspondant au champ Liste de fichiers, cliquez sur ou sélectionnez Insérer > Fichier. 7 Dans la boîte de dialogue Ouvrir, recherchez le fichier à inclure dans le champ Liste de fichiers, puis cliquez sur Sélectionner. Vous pouvez également faire glisser les fichiers du Finder vers le champ Liste de fichiers. 8 Cliquez sur ou double-cliquez sur un alias dans le champ Liste de fichiers pour ouvrir le fichier auquel il fait référence.

Création de champs Liste de messages

Un champ Liste de messages vous permet de stocker des alias renvoyant à des messages Mac OS X Mail, des notes et des articles RSS associés à un enregistrement en particulier. Par exemple, vous pouvez tenir un journal de la correspondance associée à un projet ou un événement. Pour créer un champ Liste de messages : 1 Cliquez sur Insérer > Nouveau champ. 2 Choisissez Liste de messages. 3 Attribuez un nom au champ. 4 Cliquez sur Créer, puis sur Fermer. Le nouveau champ est ajouté au volet des champs. 5 En vue formulaire, faites glisser le champ vers un formulaire. Voir « Ajout de champs à un formulaire » page 57. Remarque : Vous pouvez afficher les champs Liste de messages en vue formulaire, mais pas en vue tableau. 6 Ajout d'éléments Mac OS X Mail (messages, notes et articles RSS) au champ. Voir « Ajout d'éléments Mac OS X Mail à un champ Liste de messages » page 86.

Chapitre 7 Utilisation des champs

Par exemple, si vous avez créé une bibliothèque Projets en vue de gérer l'organisation d'une fête à l'occasion des vacances et avez choisi de faire figurer certains fournisseurs sur un formulaire, vous pouvez créer un champ Liste d'enregistrements associés pour afficher les fournisseurs engagés pour la fourniture des équipements de la fête. Ces enregistrements proviennent de la collection Vendeurs dans la bibliothèque Carnet d'adresses. Si vous ajoutez un enregistrement à la liste d'enregistrements associés, celui-ci apparaît dans ce champ, mais est en réalité stocké dans la collection Vendeurs.

1. Faites glisser la collection Vendeurs vers le formulaire Projets.

2. Bento crée un champ Liste d'enregistrements associés dans le formulaire.

4 Attribuez un nom au champ. 5 Choisissez la source de données appropriée dans la liste. Il ne peut être utilisé qu'un seul exemplaire de la source de données pour une bibliothèque donnée. La source de données peut être une bibliothèque, une collection ou une collection intelligente. Si vous sélectionnez une bibliothèque, vous avez la possibilité d'ajouter n'importe lequel de ses enregistrements au champ Liste d'enregistrements associés. Si vous sélectionnez une collection, vous ne pouvez y ajouter que les enregistrements issus de cette collection. 6 Cliquez sur Créer, puis sur Fermer. Le nouveau champ est ajouté au volet des champs. 7 Faites glisser le champ vers le formulaire souhaité. Un champ Liste d'enregistrements associés vide doté d'en-têtes de colonne apparaît.

En-têtes de colonne

Champ Liste d'enregistrements associés

pour afficher les enregistrements de la source de données que vous

8 Cliquez sur avez indiquée à l'étape 5. Si la source de données est une collection intelligente, est désactivé puisqu'il est impossible d'ajouter des enregistrements à une collection intelligente.

Chapitre 7 Utilisation des champs

1 Pour supprimer un enregistrement de la liste d'enregistrements associés, cliquez sur . Cette opération ne fait que supprimer l'enregistrement de la liste d'enregistrements associés. Celui-ci demeure dans la source de données (bibliothèque ou collection) sur laquelle repose cette liste. 1 Si vous supprimez une bibliothèque ou une collection sur laquelle est basée une liste d'enregistrements associés, le champ Liste d'enregistrements associés est lui aussi supprimé. 1 Si un enregistrement qui apparaît dans une liste d'enregistrements associés est effacé de sa source de données, il l'est également de toutes les listes d'enregistrements associés dans lesquelles il figurait. Utilisation de la bibliothèque Carnet d'adresses ou iCal comme source de données Vous pouvez créer des listes d'enregistrements associés comprenant des enregistrements issus de la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento ou d'une collection Carnet d'adresses. Si vous ajoutez des enregistrements de la bibliothèque Carnet d'adresses à la liste d'enregistrements associés et les modifiez, en fait, vous mettez à jour ces données dans l'application Carnet d'adresses. Si vous supprimez un enregistrement de contact de l'application Carnet d'adresses, celui-ci est supprimé de toutes les listes d'enregistrements associés dans lesquelles il figurait dans Bento. Vous pouvez créer des listes d'enregistrements associés comprenant des enregistrements issus des bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal de Bento. Si vous modifiez un enregistrement de la bibliothèque Événements iCal ou Tâches iCal dans une liste d'enregistrements associés, en fait, vous mettez à jour ces données dans l'application iCal.

Chapitre 7 Utilisation des champs

Pour rechercher des enregistrements associés : 1 Cliquez sur un enregistrement dans un champ Liste d'enregistrements associés. 2 Cliquez sur pour accéder à l'enregistrement dans sa bibliothèque ou collection et afficher ses détails. Vous pouvez modifier l'enregistrement affiché. 3 Lors de la recherche d'enregistrements dans des listes d'enregistrements associés différentes, accédez rapidement au dernier enregistrement associé affiché en cliquant . Cependant, Bento n'assure plus le suivi des enregistrements associés affichés si vous sélectionnez un élément dans le volet des bibliothèques et disparaît.

Chapitre 7 Utilisation des champs

Ce champ n'a pas été ajouté au formulaire actif.

Ce champ est affiché dans la vue tableau.

Ce champ a été ajouté au formulaire actif.

Aucune case à cocher n'est associée à ce champ de liste car celui-ci ne peut pas être affiché dans la vue tableau.

Dans le volet des champs, vous pouvez :

1 créer un champ en cliquant sur 1 faire glisser un champ avec

. vers un formulaire.

1 cocher la case correspondant à un champ pour afficher celui-ci dans la vue tableau.

1 double-cliquer sur les noms des champs afin de les renommer et de modifier les paramètres. Certains champs sont verrouillés et signalés par l'icône . Vous ne pouvez pas les renommer ni modifier leurs paramètres, car ils sont communs aux applications Carnet d'adresses et iCal ou sont réservés par Bento. 1 dupliquer un champ en cliquant sur

Chapitre 7 Utilisation des champs

Rue, Ville et Pays) et les champs Date de création et Date de modification. Remarque : Dans le volet des champs de la vue tableau, aucune case à cocher n'est associée aux champs Média ni à aucun des champs de liste (adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, compte IM, URL, liste d'enregistrements associés, liste de fichiers et liste de messages), car ces champs ne peuvent pas être affichés dans la vue tableau.

Modification de type d'un champ existant

Vous pouvez modifier le type de plusieurs champs. Voir le tableau ci-après.

Type initial : Pour envoyer un e-mail : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Cliquez sur Si

en regard du champ Adresse e-mail.

apparaît, l'adresse e-mail n'est pas valide.

3 L'application de messagerie par défaut est lancée et elle affiche un e-mail vide préadressé au nom apparaissant dans le champ Adresse e-mail.

4 Rédigez votre message et envoyez-le.

Ajout d'éléments Mac OS X Mail à un champ Liste de messages

Les champs Liste de messages vous permettent de stocker des alias renvoyant à des messages Mac OS X Mail, des notes et des articles RSS associés à un enregistrement en particulier. Pour des instructions sur la façon de créer des champs Liste de messages, voir « Création de champs Liste de messages » page 79. Pour ajouter des messages Mac OS X Mail, des notes ou des articles RSS à un champ Liste de messages : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Dans le coin inférieur gauche du champ Liste de messages, cliquez sur l'application Mac OS X Mail.

3 Dans Mac OS X Mail, sélectionnez un dossier contenant des messages, des notes ou des articles RSS.

4 Faites glisser un ou plusieurs éléments vers le champ Liste de messages, . Conseil : Cliquez sur pour afficher les champs pour le champ Liste de messages dans le volet des champs. Pour ouvrir les éléments dans Mac OS X Mail, voir « Ouverture des fichiers stockés dans les champs Liste de fichiers et Liste de messages » ci-dessous.

Chapitre 7 Utilisation des champs

Lorsque vous parcourez les enregistrements, il vous est possible d'ouvrir rapidement les fichiers ou les applications inclus dans les champs Liste de fichiers ainsi que les messages Mac OS X Mail, les notes et les articles RSS inclus dans les champs Liste de messages. Pour ouvrir des fichiers stockés dans un champ Liste de fichiers ou un champ Liste de messages : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Choisissez un ou plusieurs éléments dans le champ Liste de fichiers ou dans le champ Liste de messages. 3 Cliquez sur

ou double-cliquez sur les fichiers à ouvrir.

4 L'application associée à chaque élément démarre et elle affiche leurs contenus.

Par exemple, si vous double-cliquez sur un fichier PDF et un fichier vidéo QuickTime, les applications Aperçu et QuickTime Player de Mac OS X démarrent et elles affichent le fichier PDF ainsi que le fichier vidéo QuickTime. Si vous double-cliquez un message e-mail, une note ou un article RSS, l'application Mac OS X Mail démarre et elle affiche l'élément Mac OS X Mail.

Aperçu des fichiers avec Aperçu rapide

Utilisez Aperçu rapide pour afficher rapidement le contenu d'un élément dans un champ Liste de fichiers ou Liste de messages sans l'ouvrir. Pour avoir un aperçu d'un fichier : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Choisissez un ou plusieurs éléments dans un champ Liste de fichiers ou Liste de messages. 3 Cliquez sur

ou appuyez sur la barre d'espacement .

Le contenu affiché dépend du type de fichier. S'il s'agit d'une image, vous en verrez une vignette. S'il s'agit d'un document texte, vous pourrez le lire et le faire défiler.

Utilisez les boutons le long du bas de la fenêtre pour passer d'un élément à un autre.

Chapitre 7 Utilisation des champs

Si vous ajoutez un fichier audio que vous avez acheté dans l'iTunes Store, il se peut que vous deviez entrer le nom et le mot de passe associés au compte que vous avez utilisé pour effectuer cet achat. Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter des fichiers vidéo achetés dans l'iTunes Store.

Si votre ordinateur est muni d'un appareil photo interne ou externe iSight, vous pouvez l'utiliser pour prendre des photos que vous insérerez ensuite dans vos formulaires. Pour prendre une photo : 1 Cliquez sur un champ Média vide. Pour obtenir des informations concernant la création d'un champ Média, voir « Création de champs » page 76. 2 Cliquez sur

Conseil : Pour sauvegarder une photo, exportez-la. Pour plus d'informations, voir « Exportation d'images » page 90.

Ajout de fichiers multimédia

Vous pouvez ajouter des fichiers audio, image et vidéo aux champs Média dans chaque enregistrement. Les fichiers image contiennent des images provenant d'Internet ou d'autres applications. Pour ajouter un fichier multimédia : 1 Cliquez sur le champ Média. 2 Faites glisser un fichier de données du Finder, d'iPhoto ou d'iTunes vers le champ Média ou cliquez sur pour choisir un fichier. A l'exception des fichiers iTunes, lorsque vous ajoutez un fichier de données, Bento le copie dans le fichier bento.bentodb. Lorsque vous ajoutez un fichier iTunes à un champ Média, Bento crée un alias renvoyant au fichier.

Chapitre 7 Utilisation des champs

Option et maintenez-la enfoncée après avoir fait glisser le fichier de données vers le champ Média. Une flèche apparaît sur la vignette. Bento crée un alias comportant un chemin d'accès à un fichier spécifique situé à un emplacement donné sur votre disque dur. Si vous utilisez un alias qui fait référence au fichier de données d'origine et que vous déplaciez ou renommiez ce fichier, l'alias n'est plus valide. 3 Sélectionnez l'image que vous désirez ajouter dans la boîte de dialogue ouverte, puis cliquez sur Ouvrir.

Lecture d'un fichier vidéo ou audio

La lecture d'un fichier vidéo ou audio dans Bento est semblable à celle d'un fichier de même type dans QuickTime Player. Pour lire un fichier de séquence ou audio : 1 Cliquez sur le champ Média. 2 Cliquez sur

dans la bande de défilement.

Faites glisser le curseur vers le haut ou vers le bas afin de régler le volume. de nouveau. Pour

3 Pour arrêter la lecture du fichier vidéo ou audio, cliquez sur suspendre la lecture du fichier de séquence ou audio, cliquez sur .

Positionnement d'images

Vous pouvez déplacer une image dans n'importe quelle direction dans un champ Média. Pour positionner une image : 1 Cliquez sur le champ Média. 2 Faites glisser l'image à l'intérieur du champ. Si vous faites glisser l'image en dehors du champ de vision, cliquez sur ramener dans le champ de vision.

Redimensionnement d'images

Vous avez la possibilité de redimensionner une image à l'intérieur du champ Média ou bien de l'ajuster à ce champ. Pour redimensionner une image : 1 Cliquez sur le champ Média. 2 Faites glisser la barre de zoom afin d'effectuer un zoom avant ou arrière sur l'image.

pour ajuster l'image à la taille exacte du champ.

Chapitre 7 Utilisation des champs

1 Cliquez sur le champ Média. 2 Cliquez sur . 3 Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, recherchez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier image. 4 Indiquez un nom, puis cliquez sur Enregistrer.

Suppression de fichiers Média

Lorsque vous supprimez un fichier Média d'un enregistrement, celui-ci est supprimé de manière définitive de la bibliothèque associée et des collections qu'elle contient. Pour supprimer le contenu d'un champ Média : 1 Cliquez sur le champ Média. 2 Appuyez sur la touche Supprimer ou sélectionnez Édition > Effacer.

Vous pouvez, par exemple, importer des fichiers CSV créés dans des tableurs, exportés d'autres bases de données ou téléchargés à partir de sites Web d'établissements bancaires ou financiers.

Si vous devez partager vos données Bento, vous pouvez les exporter sous la forme d'un fichier CSV, TAB, Numbers, Excel 2008 ou modèle de bibliothèque. Il est possible d'exporter des enregistrements d'une bibliothèque ou d'une collection, de même qu'un groupe d'enregistrements renvoyés par la fonction de recherche (simple ou avancée). Si vous créez une bibliothèque avec des formulaires que vous voulez donner à un autre utilisateur Bento, il vous est possible de l'exporter comme modèle de bibliothèque. Dans Bento, tant les informations des vues formulaire, tableau et vue fractionnée que les résultats renvoyés par la fonction de recherche (simple et avancée) peuvent être imprimés.

Pour des résultats optimaux lors de l'importation de données dans Bento, suivez les directives ci-dessous : 1 Exportez les données issues de l'application tierce en tant que fichier CSV ou TAB. 1 Si votre feuille de calcul Excel contient plusieurs tableaux, décomposez-la en plusieurs feuilles de calcul, chacune correspondant à un tableau et assurez-vous que les en-têtes de colonnes soient sur la première ligne. 1 Vérifiez si le fichier CSV ou TAB comprend une ligne qui représente les en-têtes de colonne. Bento peut employer les valeurs de cette ligne comme noms de champ durant l'importation des informations dans une nouvelle bibliothèque. Dans Bento, ces noms de champ apparaissent sous la forme d'étiquettes en vue formulaire et d'en-têtes de colonne en vue tableau. 1 Notez l'ordre des champs dans le fichier CSV ou TAB. Si ce dernier n'inclut pas de ligne avec les en-têtes de colonne, vous pouvez vous référer à vos notes pour nommer les champs de façon manuelle au moment de son importation. 1 ClarisWorks et AppleWorks créent des fichiers séparés par une tabulation lorsque vous sélectionnez l'option Texte ASCII dans la boîte de dialogue Enregistrer sous. Assurez-vous de bien ajouter l'extension TAB au nom du fichier sauvé dans AppleWorks 6 que vous désirez importer dans Bento. Par exemple, un fichier AppleWorks nommé « Mes_données », devra être sauvegardé sous le nom « Mes_données.tab » pour que Bento le considère en tant que fichier TAB. Correction de fichiers CSV Si vous n'arrivez pas à importer un fichier CSV, ouvrez-le dans un éditeur de texte et procédez comme suit : 1 Lorsque les valeurs des champs comportent des virgules intégrées, vous pouvez les indiquer entre guillemets doubles. Exemple : "10.000 donateurs" 1 Lorsque les valeurs des champs sont précédées ou suivies d'espaces, vous pouvez les indiquer entre guillemets doubles.

Exemple de fichier CSV (valeurs séparées par des virgules)

Chapitre 8 Importation, exportation et impression

Si les informations que vous importez ne figurent pas déjà dans une bibliothèque existante, vous pouvez créer une bibliothèque lors de l'importation du fichier.

Sélectionnez un fichier.

Les options affichées ici dépendent du format du fichier sélectionné.

Attribuez un nom à la nouvelle bibliothèque.

Cliquez sur le type de champ désiré pour le définir. Si vous ne souhaitez pas créer de champ, sélectionnez Ne pas créer.

Naviguez avec les flèches jusqu'à la ligne qui contient les en-têtes de colonne, puis sélectionnez la case

Utiliser les valeurs de cet enregistrement comme noms de colonne.

1 Pour des fichiers .csv, .tab, ou .tsv, cliquez sur Cliquez sur le format, puis choisissez

Séparé par des virgules, Séparé par des points-virgules, ou Séparé par une tabulation. 1 Pour les fichiers Numbers, utilisez les menus contextuels pour sélectionner une feuille puis un tableau. 1 Pour les fichiers Excel, utilisez les menus contextuels pour sélectionner une feuille de travail. 3 Dans la section Choisir une cible, sélectionnez Nouvelle bibliothèque et entrez un nom unique pour la bibliothèque. 4 Indiquez si le fichier comporte une ligne dont les valeurs seront utilisées comme noms de champ. 1 Si le fichier contient effectivement une ligne d'en-têtes de colonne, cliquez sur les boutons fléchés afin d'y accéder et cochez la case Utiliser les valeurs de cet enregistrement comme noms de colonne. Bento emploie alors les valeurs de cette ligne en tant que noms de champ. 1 Si le fichier ne contient pas de ligne d'en-têtes de colonne, désactivez la case Utiliser les valeurs de cet enregistrement comme noms de colonne. Bento assigne des noms par défaut à chaque nouveau champ. Pour choisir un autre nom, double-cliquez sur le nom du champ et saisissez un nom unique. 5 Bento utilise par défaut le type Texte pour les champs. Pour choisir un autre type, cliquez sur le menu contextuel et sélectionnez un nouveau type de champ. 1 Si vous ne souhaitez pas importer l'une des colonnes, cliquez sur le menu contextuel et choisissez Ne pas créer. 1 Pour obtenir des informations sur les types de champ pris en charge pour l'importation, voir « Types de champ pris en charge pour l'importation » page 99. 6 Cliquez sur Importer. À l'issue de l'importation, Bento ouvre les enregistrements en vue tableau, formulaire, ou fractionnée.

Chapitre 8 Importation, exportation et impression

Vous pouvez en outre importer un fichier dans une collection. Lorsque vous choisissez une collection comme cible de l'importation, Bento crée des enregistrements dans la bibliothèque comprenant cette collection, puis les ajoute à la collection.

Sélectionnez un fichier.

Les options affichées ici dépendent du format du fichier sélectionné.

Cliquez sur la flèche et sélectionnez un nom de champ pour mapper manuellement les champs paramétrés sur

Naviguez avec les flèches jusqu'à la ligne qui contient les en-têtes de colonne, puis sélectionnez la case

Utiliser les valeurs de cet enregistrement comme noms de colonne.

Pour importer des données dans une bibliothèque ou une collection existante :

1 Cliquez sur Fichier > Importer > Fichier. 2 Cliquez sur Choisir et sélectionnez le fichier à importer dans l'un des formats suivants : .csv, .tab, .tsv, .numbers, .xls, .xlsx.

1 Pour les fichiers Numbers, utilisez les menus contextuels pour sélectionner une feuille puis un tableau. 1 Pour les fichiers Excel, utilisez les menus contextuels pour sélectionner une feuille de travail. 3 Dans la section Choisir une cible, sélectionnez la bibliothèque ou collection dans laquelle vous voulez inclure les données. Dans l'exemple ci-dessus, la bibliothèque « Carnet d'adresses » est utilisée comme bibliothèque cible. 4 Indiquez si le fichier comporte une ligne dont les valeurs seront employées comme en-têtes de colonne. 1 Si le fichier contient effectivement une ligne d'en-têtes de colonne, cliquez sur les boutons fléchés afin d'y accéder et cochez la case Utiliser les valeurs de cet enregistrement comme noms de colonne. Bento lit les en-têtes de colonne dans le fichier CSV et tente de les mettre en correspondance avec les noms de champ déjà définis dans la bibliothèque ou collection que vous avez sélectionnée. Lorsque les en-têtes et les noms de champ correspondent parfaitement, Bento les mappe. S'ils sont différents, Bento paramètre le nom du champ sur Ne pas importer et vous devez mapper manuellement les champs sur les colonnes. Vous pouvez aussi mapper de façon manuelle les valeurs d'enregistrement que Bento a associées. 1 Si le fichier ne contient pas de ligne d'en-têtes de colonne, désactivez la case Utiliser les valeurs de cet enregistrement comme noms de colonne. En l'absence d'en-têtes de colonne, Bento n'est pas en mesure de mapper les valeurs d'enregistrement sur les en-têtes de colonne. L'application paramètre les en-têtes sur Ne pas importer et il vous appartient de mapper manuellement les champs sur les colonnes. 5 Si le nom du nouveau champ correspond à un en-tête de colonne du fichier, Bento mappe les valeurs d'enregistrement de cette colonne sur le champ. Dans le cas contraire, vous pouvez mapper les valeurs de la colonne sur le nouveau champ de façon manuelle. Pour les valeurs de l'enregistrement définies sur Ne pas importer, cliquez sur le menu contextuel et sélectionnez l'en-tête de colonne ou la valeur de l'enregistrement et mappez-les manuellement ceux-ci sur le nom de champ adjacent. 6 S'il n'existe aucun champ que vous pouvez mapper avec un champ donné, vous pouvez en créer un. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter un champ. Bento ouvre la boîte de dialogue Créer un champ pour vous permettre d'ajouter un champ à la bibliothèque.

Chapitre 8 Importation, exportation et impression

Importation d'un modèle de bibliothèque Un modèle de bibliothèque contient tous les formulaires, collections, collections intelligentes, les réglages en vue tableau ainsi que les bibliothèques associées (si elles existent) d'une bibliothèque exportée mais aucun enregistrement.

Sélectionnez un modèle de bibliothèque.

Pour importer un modèle de bibliothèque :

1 Cliquez sur Fichier > Importer > Modèle. 2 Sélectionnez un modèle de bibliothèque. 3 Cliquez sur Ouvrir. 4 Bento ajoute la bibliothèque, les collections ainsi que les collections intelligentes contenues dans le modèle de bibliothèque au volet des bibliothèques. Si le modèle de bibliothèque contient plusieurs bibliothèques, elles sont toutes ajoutées au volet des bibliothèques à l'exception des bibliothèques par défaut (Carnet d’adresses, Événements iCal et Tâches iCal). En ce qui concerne les bibliothèques par défaut, tous les champs qui avaient été ajoutés sont importés.

Chapitre 8 Importation, exportation et impression

Numbers, Excel) vers le volet des bibliothèques dans Bento. 1 Faites glisser un modèle de bibliothèque ou un fichier de données (format texte, Numbers, Excel) vers une bibliothèque ou collection spécifique du volet des bibliothèques dans Bento. 1 Faites glisser un modèle de bibliothèque ou un fichier de données (format texte, Numbers, Excel) vers l'icône de l'application Bento.

Types de champ pris en charge pour l'importation

Vous pouvez effectuer une importation dans les champs des types suivants : texte, choix, case à cocher, nombre, classement, devise, heure, date, durée, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, URL et compte IM. Type de champ

Données pouvant être importées

texte choix adresse numéro de téléphone

1 lorsque la case est cochée, 0 lorsqu'elle ne l'est pas Vrai lorsque la case est cochée, Faux lorsqu'elle ne l'est pas Oui lorsque la case est cochée, Non lorsqu'elle ne l'est pas

Remarque : Ces formats dépendent des réglages actuels de la date du système. durée

Texte précisant une durée en semaines, jours, heures, minutes et secondes. Les abréviations suivantes peuvent être utilisées :

1 s pour les semaines ; 1 j pour les jours ; 1 h pour les heures ; 1 min pour les minutes ; 1 $$s pour les secondes. Par exemple, les indications de durée suivantes sont toutes valides : 1 8 jours, 5 heures ; 1 8j,5h ; 1 $$8j5h. Pour plus d'informations sur les types de champ, voir Chapitre 7, « Utilisation des champs » page 73. Remarque : Le message «Certaines valeurs de certains enregistrements ne peuvent pas être importées» signifie qu'au moins une valeur de l'enregistrement n'est pas valide pour le type de champ sélectionné pour l'importation. Par exemple, vous ne pouvez pas importer un texte dans un champ Nombre ou un champ Date. Modifiez le type du fichier afin qu'il corresponde aux données ou bien poursuivez l'importation. Si vous optez pour cette dernière solution, les valeurs invalides ne seront pas importées. Vous avez également la possibilité de modifier le contenu du fichier ou d'importer les données dans un champ texte. Les champs texte acceptent toutes les valeurs.

Chapitre 8 Importation, exportation et impression

Uniquement les champs affichés dans la vue tableau. 1 Pour Texte, choisissez Séparé par des virgules (.csv), Séparé par des points-virgules (.csv), ou Séparé par une tabulation (.tab). 5 Cliquez sur Suivant, puis indiquez le nom et l'emplacement du fichier. Bento exporte les données affichées en vue tableau des champs de la bibliothèque, collection ou collection intelligente vers un fichier portant le nom défini.

Exportation des résultats d'une recherche simple ou avancée

Si vous souhaitez exporter un sous-ensemble d'enregistrements, vous pouvez faire appel à la fonction de recherche (simple ou avancée) de manière à déterminer ce sous-ensemble au sein d'une bibliothèque ou d'une collection, puis exporter les enregistrements du sous-ensemble. Pour exporter un sous-ensemble d'enregistrements : 1 Déterminez le sous-ensemble d'enregistrements voulu à l'aide du champ de recherche ou de la fonction de recherche avancée. Voir « Champ Recherche et recherche avancée » page 29. 1 Avec le champ de recherche, l'ensemble d'enregistrements correspondant aux critères s'affiche à mesure que vous saisissez la chaîne à rechercher. 1 Avec la fonction de recherche avancée, cliquez sur Rechercher pour afficher l'ensemble d'enregistrements répondant aux critères. 2 Répétez les opérations 2 à 5 dans « Exportation des données d'une bibliothèque, collection ou collection intelligente » page 101.

1 Faites glisser l'icône représentant une bibliothèque ou une collection du volet des bibliothèques dans Bento vers le bureau ou vers un dossier d'une fenêtre du Finder.

Bento exporte les données des champs de tous les enregistrements de la bibliothèque ou de la collection vers un fichier qu'il nomme de la même manière que la bibliothèque ou la collection. Le format de fichier correspond au réglage actuel Exporter Format défini dans la boîte de dialogue Préférences.

Sélectionnez un format pour les fichiers exportés en les faisant glisser vers le Finder.

Remarques relatives à l'exportation de types de fichier particuliers

Il est impossible d'exporter : 1 le contenu des champs Liste d'adresses, Liste de numéros de téléphone, Liste d'adresses e-mail, Liste d'URLs, Liste de comptes IM ou Liste de messages. En revanche, les données des champs Adresse, Numéro de téléphone, Adresse e-mail, URL et Compte IM affichées en vue tableau peuvent être exportées. 1 les informations affichées dans un champ Liste d'enregistrements associés. 1 les alias de fichiers stockés dans les champs Liste de fichiers. 1 Les fichiers vidéo et audio que vous avez ajoutés aux champs Média. Pour l'exportation des images, voir « Exportation d'images » page 90.

Chapitre 8 Importation, exportation et impression

Lorsque vous imprimez les enregistrements d'une bibliothèque ou d'une collection, le résultat de l'impression diffère selon la vue dans laquelle les enregistrements sont ouverts. En vue fractionnée, l'emplacement du curseur au moment de l'impression détermine l'apparence des enregistrements imprimés.

Pour imprimer les enregistrements d'une bibliothèque ou collection : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection comportant les données à imprimer. 2 Choisissez la vue formulaire ou tableau contenant les champs à imprimer. 3 Cliquez sur Fichier > Imprimer. 4 Indiquez les options d'impression. 1 Pour imprimer seulement l'enregistrement actif (en vue formulaire) ou tous les enregistrements sélectionnés (en vue tableau), choisissez l'option Enregistrements sélectionnés uniquement. 1 Pour imprimer l'intégralité des enregistrements de la bibliothèque ou collection actuelle, sélectionnez Tous les enregistrements affichés. 1 Pour imprimer sans le fond en vue formulaire ou sans les couleurs d'alternance de lignes en vue tableau, sélectionnez Ne pas imprimer le fond. Cette option imprime en noir et blanc sans aucune couleur de fond pour des économies d'encre. 1 Lors de l'impression de données en vue tableau, pour faire tenir les colonnes sur une seule page, sélectionnez l'option Ajuster en largeur. 1 Lors de l'impression de données en vue formulaire, pour imprimer un enregistrement par page, sélectionnez l'option Imprimer un enregistrement par page. 1 Choisissez d'autres options pour inclure, par exemple, la bannière titre, les numéros de page ou la date et l'heure.

Impression des résultats d'une recherche simple ou avancée

Si vous souhaitez imprimer un sous-ensemble d'enregistrements, vous pouvez faire appel à la fonction de recherche (simple ou avancée) de manière à déterminer ce sous-ensemble au sein d'une bibliothèque ou d'une collection, puis imprimer les enregistrements du sous-ensemble. Pour imprimer un sous-ensemble d'enregistrements : 1 Déterminez le sous-ensemble d'enregistrements voulu à l'aide du champ de recherche ou de la fonction de recherche avancée. Voir « Champ Recherche et recherche avancée » page 29.

2 Cliquez sur Fichier > Imprimer. 3 Indiquez quels enregistrements du sous-ensemble imprimer. 1 Pour imprimer seulement l'enregistrement actif (en vue formulaire) ou tous les enregistrements sélectionnés (en vue tableau), choisissez l'option Enregistrements sélectionnés uniquement. 1 Pour imprimer la totalité des enregistrements du sous-ensemble actuel, sélectionnez Tous les enregistrements affichés.

Impression d'étiquettes d'adresses

Lorsque vous modifiez les enregistrements de contact de la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento, les données de l'application Carnet d'adresses sont mises à jour. Pour imprimer des étiquettes d'adresses : 1 Ouvrez l'application Carnet d'adresses. 2 Dans l'application, sélectionnez, dans la colonne Groupe, l'option Toutes ou bien un groupe ou choisissez les contacts spécifiques que vous voulez imprimer. Tout en maintenant la touche Commande ou Maj enfoncée, cliquez sur plusieurs contacts pour les sélectionner. 3 Cliquez sur Fichier > Imprimer. 4 Dans le menu contextuel Style, choisissez Étiquettes d'adresses, puis définissez les options d'impression. 1 Onglet Marges : Choisissez un type d'étiquette dans les menus contextuels Page. Sélectionnez Personnaliser pour définir les marges des pages et le blanc de fond entre les étiquettes et indiquer le nombre d'étiquettes à imprimer sur chaque page. 1 Onglet Étiquette : Dans le menu contextuel Adresses, choisissez les adresses à utiliser. Dans le menu contextuel Imprimer, sélectionnez l'ordre dans lequel les étiquettes doivent être imprimées. Pour ajouter à celles-ci un petit graphique, cliquez sur le bouton Définir l'image. Cliquez sur le bouton Définir la police pour modifier la police. Pour plus d'informations, voir l'aide de l'application Carnet d'adresses.

Chapitre 8 Importation, exportation et impression

à utiliser ; il vous suffit d'indiquer un nom et un emplacement pour le fichier de sauvegarde. La commande de restauration est tout aussi simple d'utilisation ; vous n'avez qu'à sélectionner le fichier de sauvegarde à partir duquel vous souhaitez restaurer les données. Il est recommandé de sauvegarder régulièrement vos données. Dans cette optique, Bento peut vous envoyer un rappel facultatif vous incitant à sauvegarder vos données de temps à autre. Remarque : Les fonctions de sauvegarde et de restauration s'appliquent à toutes les données figurant dans Bento. Si vous voulez enregistrer les données d'une bibliothèque ou collection spécifique, utilisez la fonction d'exportation décrite à la section « Exportation de données issues de Bento » page 101. Pour sauvegarder et restaurer vos données Bento, vous pouvez en outre faire appel à la technologie de l'application Mac OS X appelée Time Machine. Conseil : Pour enregistrer une copie de votre fichier de sauvegarde, copiez-le à un autre endroit, par exemple sur un disque dur externe ou un CD.

À propos des fichiers de sauvegarde Bento

Lors de la création d'un fichier de sauvegarde Bento, vous générez en fait une copie des données stockées dans Bento. Le fichier de sauvegarde contient les données figurant dans les bibliothèques et collections au moment de l'exécution de la commande de sauvegarde. Important : Le fichier de sauvegarde Bento ne comprend pas les données des applications Carnet d'adresses et iCal. Il vous est conseillé de sauvegarder ces données lors des sauvegardes de vos données Bento. 1 Pour créer une sauvegarde des données du Carnet d'adresses, utilisez la fonction d'archivage de l'application. 1 Pour créer une sauvegarde des données iCal, utilisez la fonction de sauvegarde de l'application iCal. Cependant, si vous ajoutez des champs aux enregistrements de la bibliothèque Carnet d'adresses, Événements iCal ou Tâches iCal, les informations qu'ils comportent sont incluses dans le fichier de sauvegarde Bento. Sauvegarde de divers types de champ Lorsque vous sauvegardez des champs Liste de fichiers, Média ou Liste d'enregistrements associés, tenez compte des points ci-dessous.

Chapitre 9 Sauvegarde et restauration de données

Utilisation du rappel de sauvegarde

Par défaut, Bento vous rappelle de créer un fichier de sauvegarde chaque semaine.

Pour créer un fichier de sauvegarde Bento à partir de la boîte de dialogue du rappel de sauvegarde :

1 Cliquez sur Sauvegarder. 2 Dans la boîte de dialogue qui apparaît, conservez le nom et l'emplacement par défaut ou entrez un nom et un emplacement différents pour le fichier de sauvegarde.

Modification du rappel de sauvegarde

Vous avez la possibilité de modifier la fréquence d'envoi par défaut du rappel de sauvegarde ou de désactiver ce dernier. Pour activer le rappel de sauvegarde ou modifier sa fréquence d'envoi : 1 Choisissez Bento > Préférences. 2 Sélectionnez l'option Afficher un rappel pour la sauvegarde et définissez la fréquence d'envoi de rappels de sauvegarde de vos données. Un rappel peut être envoyé chaque semaine ou chaque mois. Pour désactiver le rappel de sauvegarde : 1 Choisissez Bento > Préférences. 2 Désélectionnez la case à cocher Afficher un rappel pour la sauvegarde.

Chapitre 9 Sauvegarde et restauration de données

1 Sélectionnez Fichier > Sauvegarder les données de Bento. 2 Conservez le nom et l'emplacement par défaut ou entrez un nom et un emplacement différents pour le fichier de sauvegarde. 3 Cliquez sur Enregistrer. 4 (Facultatif) Si vous affichez les données des applications Carnet d'adresses et iCal dans Bento, il vous est conseillé de les sauvegarder ensuite dans ces applications. En effet, le fichier de sauvegarde Bento n'inclut pas lesdites données.

Restauration à partir d'un fichier de sauvegarde

Lorsque vous restaurez des données à partir d'un fichier de sauvegarde Bento, les données figurant dans Bento sont remplacées par le contenu du fichier de sauvegarde. Les ajouts éventuels que vous avez pu effectuer dans Bento depuis la création de ce fichier sont perdus. Les enregistrements qui avaient été supprimés sont récupérés. Pour restaurer des données à partir d'un fichier de sauvegarde : 1 (Facultatif) Si vous affichez les données des applications Carnet d'adresses et iCal dans Bento, il vous est conseillé de d'abord les restaurer à partir des fichiers de sauvegarde (iCal) ou archives (Carnet d'adresses) de ces applications. En effet, le fichier de sauvegarde Bento n'inclut pas lesdites données. 2 Sélectionnez Fichier > Revenir à la sauvegarde Bento et recherchez le fichier de sauvegarde. 3 Cliquez sur Ouvrir. 4 Lorsque Bento affiche une boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Continuer. Bento charge le contenu du fichier de sauvegarde Bento.

Chapitre 9 Sauvegarde et restauration de données

Time Machine pour restaurer les données Bento telles qu'elles se présentaient au moment précis d'une sauvegarde spécifique. Lorsque vous restaurez des données à partir d'une sauvegarde Time Machine, les données figurant dans Bento sont remplacées par le contenu du fichier de sauvegarde. Pour définir les options de Time Machine : 1 Dans le menu Apple, choisissez Préférences Système, puis cliquez sur Time Machine. 2 Dans les préférences de Time Machine, basculez sur Activé et choisissez un disque de sauvegarde. 3 Assurez-vous que le dossier Bibliothèque de l'utilisateur est sauvegardé par Time Machine (Par défaut, Time Machine sauvegarde tout votre disque dur.) Pour restaurer les données Bento à l'aide de Time Machine : 1 Quitter Bento. 2 (Facultatif) Si vous affichez les données des applications Carnet d'adresses et iCal dans Bento, restaurez-les d'abord à partir des fichiers de sauvegarde de ces applications. En effet, le fichier de sauvegarde Bento n'inclut pas lesdites données. 3 Ouvrez une fenêtre du Finder et accédez au dossier Bibliothèque de Bento : Bibliothèque/Application Support/Bento/ 4 Ouvrez Time Machine à partir du Dock ou du dossier Applications. 5 Parcourez les sauvegardes créées par Time Machine en vous aidant des flèches ou de la timeline sur le côté droit de l'écran. 6 Une fois que vous avez trouvé la date à utiliser pour la restauration des données, sélectionnez le fichier bento.bentodb et cliquez sur Restaurer. 7 Cliquez sur Remplacer dans la boîte de dialogue de confirmation. Le fichier bento.bentodb restauré est copié dans le dossier Bibliothèque/Application Support/Bento/ et toutes les données présentes dans Bento sont remplacées. 8 Ouvrez Bento. Bento charge le contenu du fichier bento.bentodb restauré.

Chapitre 9 Sauvegarde et restauration de données

Pour effectuer une action, appuyez sur les touches de raccourci dans l'ordre indiqué.

Remarque : Pour pouvoir accéder au champ suivant (à l'aide de la touche de tabulation) et au champ précédent (à l'aide de Maj-Tab) en vues formulaire et tableau, vous devez définir l'option «tous les réglages» pour activer l'accès au clavier complet. Pour activer l'accès au clavier complet avec l'option « tous les réglages » : 1 Ouvrez Préférences Système (dans le menu Apple, choisissez Préférences Système). 2 Ouvrez Clavier et souris. 3 Cliquez sur l'onglet Raccourcis clavier. 4 Sous Accès au clavier complet, sélectionnez « Tous les réglages ».

Avec des champs déjà sélectionnés, maintenez la touche Maj ou Commande enfoncée, puis cliquez sur les éléments à ajouter ou supprimer des champs sélectionnés.

Sélectionner tous les champs.

Sauvegarder et passer à la cellule suivante

Accéder à la cellule inférieure

Accéder au champ suivant

Étendre la sélection vers le haut

Maj-flèche vers le haut

Étendre la sélection vers le bas

Maj-flèche vers le bas

Quand des enregistrements sont sélectionnés Sélectionner un enregistrement

Cliquez sur le numéro de ligne. Tout l'enregistrement est sélectionné.

Sélectionner plusieurs enregistrements

Sélectionnez un enregistrement, appuyez sur la touche Maj, puis, tout en la maintenant enfoncée, cliquez sur un autre enregistrement; tous les enregistrements situés entre ces deux enregistrements sont alors sélectionnés.

Après avoir défini une sélection d'enregistrements, tout en appuyant sur la touche Commande, cliquez sur un enregistrement non sélectionné pour l'ajouter à la sélection ou sur un enregistrement sélectionné pour le supprimer de la sélection.

Accéder à l'enregistrement supérieur

Flèche vers le haut

Accéder à l'enregistrement inférieur

Gestion des enregistrements

Commande-A Désélectionner tout le texte du champ modifié

Accéder à la zone précédente de la fenêtre principale

Contrôle-Option-flèche vers la gauche

Afficher ou masquer la ligne récapitulative