OPEN BEE SCAN PORTAL - Scanner KONICA MINOLTA - Notice d'utilisation et mode d'emploi gratuit

Type de produit	Solution logicielle de gestion électronique de documents (GED)
Marque	Konica Minolta
Modèle	Open Bee Scan Portal
Modules principaux	Open Bee Scan (numérisation et indexation) et Open Bee Portal (partage et accès)
Mode de distribution	CD-ROM auto-installable ou pré-configuré sur serveur
Accès	Via navigateur Internet (mode web)
Compatibilité réseau	Intranet, Extranet, VPN, WiFi
Formats de documents pris en charge	PDF (numérisation), Word, Excel, etc. (bureautiques)
Nombre d'utilisateurs	Illimité
Fonctionnalités clés	Numérisation automatisée, indexation sur le contenu, classement et archivage, notification par email, recherche via interface web, gestion des droits d'accès
Installation	Auto-installable via assistant ou pré-configurée par le partenaire
Système d'exploitation requis	Windows Server (estimation)
Base de données	Non spécifié, probablement SQL Server ou intégrée
Authentification	Par identifiant et mot de passe
Indexation automatique	Oui, sur le contenu du document
Circuits de validation	Oui, notification et approbation
Travail collaboratif	Oui, partage entre services et entreprises
Gains annoncés	98% de gain de place, 80% de temps gagné
Support	Contact via partenaire Open Bee ou site www.myopenbee.org

FOIRE AUX QUESTIONS - OPEN BEE SCAN PORTAL KONICA MINOLTA

Comment installer Open Bee Scan Portal ?

L'installation se fait à partir du CD-ROM fourni (assistant auto-installable) ou via une pré-configuration sur serveur par votre partenaire. Suivez les instructions à l'écran et configurez les accès web.

Puis-je accéder à mes documents à distance ?

Oui, grâce au module Open Bee Portal accessible via un navigateur Internet, vous pouvez consulter vos documents depuis n'importe quel lieu avec une connexion réseau (Intranet, Extranet, VPN, WiFi).

Quels types de documents puis-je numériser ?

La solution permet de numériser des documents papier via un multifonction compatible. Les documents sont convertis au format PDF et indexés automatiquement. Vous pouvez également partager des fichiers bureautiques (Word, Excel, etc.).

Y a-t-il une limite au nombre d'utilisateurs ?

Non, Open Bee Scan Portal supporte un nombre illimité d'utilisateurs, permettant un déploiement à l'échelle de l'entreprise.

Comment configurer un bon de numérisation ?

Sur l'écran tactile de votre multifonction, sélectionnez un bon de numérisation pré-paramétré. Le logiciel se charge ensuite de la conversion, indexation et classement automatique.

Est-il possible de définir des droits d'accès ?

Oui, le système intègre un contrôle natif des règles de lecture, modification et publication de l'information, garantissant une gestion sécurisée des documents.

Comment effectuer une recherche de documents ?

Via le navigateur Internet, ouvrez Open Bee Portal, authentifiez-vous et utilisez la fonction de recherche simplifiée. Les documents sont indexés sur leur contenu, ce qui permet une recherche rapide par mots-clés.

Quel est le principal avantage d'une GED selon Konica Minolta ?

Les bénéfices annoncés sont un gain de place de 98%, un classement physique réduit à 0% et un temps gagné de 80% dans la recherche de documents.

Puis-je recevoir une notification lors de l'arrivée de nouveaux documents ?

Oui, le module Open Bee Scan envoie une notification par email aux collaborateurs concernés lorsqu'un document a été numérisé et classé.

Où trouver une assistance ou des mises à jour ?

Rendez-vous sur le site www.myopenbee.org ou contactez votre partenaire Open Bee agréé pour obtenir du support et des informations sur les mises à jour.

MODE D'EMPLOI OPEN BEE SCAN PORTAL KONICA MINOLTA

Pour plus d'informations, rendez-vous sur: www.myopenbee.org

ou contactez notre partenaire/agréé :

Open Bee

Facilitez la recherche et le traitement de l'information au sein de votre entreprise.

OPEN BEE™

Scan / Portal

Offert!

Un accès à la solution est susceptible à l'acceptation du nombre d'utilisateurs illimits.

de documents pour un nombre

Simple d'installation et d'utilisation, la suite logicielle Open Bee™ Scan Portal est une solution de gestion documentaire, fonctionnant en mode web. Intégrant un contrôle natif des règles de lecture, modification et publication de l'information, Open Bee™ Scan Portal permet d'optimiser le partage et la communication de vos documents papier et électronique grâce à une gestion centralisée de l'ensemble de vos fichiers de données.

Livré en version auto-installable sur un CD-Rom ou pré-configuré sur un serveur, la suite logicielle Open Bee™ Scan Portal est composée de deux modules complémentaires :

Open Bee™ Scan, pour le classement et l'indexation (automatique ou semi-automatique) de vos documents papier, numérisés au travers de votre solution multifonction.

Open Bee™ Portal pour un partage et un accès simples et rapides aux informations de votre entreprise via un navigateur Internet.

S'intégrant aisément dans votre environnement informatique, la suite Open Bee™ Scan Portal inclut un grand nombre de fonctionnalités qui satisferont vos besoins les plus avancés.

Classez vos documents papier depuis votre Multifonction… et retrouvez-les en quelques secondes !

Directement à partir d'un multifonction (doté de la fonction numérique), tout utilisateur pourrait procéder à l'archivage d'un ensemble de documents papier, par la simple sélection (depuis l'écran tactile) d'un bon de numérique pré-paramétré et ensuite tout est automatique :

Conversion des documents au format PDF, via le module Open Bee™ Scan - Indexation des documents sur leur contenu - Classement des documents dans le dossier cible - Notification par email de l'arrivée de documents aux collaborateurs concernés - Recherche simplifiée des documents classés au travers d'une interface web

1 - Partage des documents buretiques (Word, Excel,...)

3 - Recherche des documents via le navigateur internet

Partagez et accédez simplement à l'ensemble de l'Information de votre entreprise, en tout lieu et à tout moment !

Open Bee™ Portal permet de centraliser en un seul point l'ensemble des documents d'origine papier et bureautique.

Pour accéder à l'information, rien de plus simple : Ouvrez votre navigateur Internet, cliquez sur le favoris Open Bee™ Portal, authenticatez-vous et parcourez l'arborescence de fichiers et de collections...

Compatible avec les infrastructures Intranet, Extranet, VPN, WIFI,... Open Bee™ Portal permet à vos collaborateurs d'accéder au contenu d'entreprise tout en s'affranchissant des contraintes géographiques.

Décloisonnez vos différents services en améliorant la collaboration interne à votre entreprise !

Prêt à l'emploi et accessible en mode web, Open Bee™ Scan Portal favorise le travail collaboratif et les échanges d'information entre des équipés appartenant à des services, voire à des entreprises distinctes (clients, fournisseurs,...).

En effet, la possibilité d'accéder à l'information d'entreprise sans contrainte géographique associée aux systèmes de notification et de circuit de validation automatiques renforce le travail collaboratif en équipes.

Pourquoi déployer une solution de g. e. d.?

• La gestion électronique de documents, c'est l'art de retrouver les documents (papiers, électroniques) avec 98 % de gain de place, 0 % de classement physique et 80 % de temps gagné.
• De manière générale, un système G. E. D. permet :
• D'archiver la masse d'information papiers et la mettre en consultation
• De diffuser plus rapidement et plus largement l'ensemble de l'information de l'Entreprise
• D’économiser en matière de coûts d’impression, de consommables, espaces de stockage
• D'augmenter la productivité générale des employés et la satisfaction clients