Retrouvez gratuitement la notice de l'appareil 5370 AASTRA au format PDF.
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Mettre en attente le correspondant et le reprendre sur un autre poste 28 Transférer une communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28 Appeler un second correspondant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29 Passer alternativement d’un correspondant à l’autre . . . . . . . . . . . . .29 Répondre à un second appel externe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30 • Terminer l'entrée sans la sauvegarder, retour à l'état de repos.
Chacune de ces touches permet de : • Mémoriser un numéro d’appel • programmer une faculté, une supervision, une série de codes.... • utiliser la fonction multitouche • utiliser la fonction multiligne Ces fonctions sont détaillées dans la suite du document.
Quand une liste dépasse la capacité de l’écran, une barre verticale à droite de l’écran signale la présence d’autres pages. Il faut continuer à descendre dans la liste au delà de la dernière ligne pour faire apparaître la page suivante (voir “Le navigateur”, page 11).
Une touche Fox est associée à une fonction disponible selon le contexte. La fonction est alors indiquée à l’écran, au dessus de la touche. Plusieurs contacts sont situés sous la barre horizontale marquée , c’est la raison pour laquelle il faut appuyer sur la touche exactement sous la fonction voulue. Appuyer sur la touche Fox à la position où l’affichage présente la fonction désirée. Par exemple : >>
Appuyer sur la touche Fox sous le libellé Appeler. • le correspondant sélectionné est appelé.
Remarque : si aucune touche Fox n’apparait au niveau d’une option de liste, cela signifie que l’option n’est pas offerte pour ce poste.
Attention ! Certains messages vocaux transmis par le système ne sont pas applicables à ce poste, par exemple, ceux proposant de composer "R plus code". Pour accéder aux fonctions, utilisez les touches Fox proposées par le poste et indiquées dans ce guide. Le navigateur permet de faire défiler les différentes rubriques ou fiches et d’effectuer une sélection. Vous pouvez consulter verticalement et horizontalement les diverses rubriques de menu. Touche de navigation horizontale : A gauche : reculer dans le menu. A droite : avancer dans le menu, ouvrir le menu affiché, appeler des informations de détail. Touche de navigation verticale : En bas : descendre dans une liste. • Remarque : cette touche est aussi un raccourci vers le menu «Paramètres». En haut : remonter dans une liste. • Remarque : cette touche est aussi un raccourci vers le menu «Fonctions actives»
-> La liste des rubriques de menus s’affiche. 2 - Parcourir les entrées du menu avec la touche de navigation verticale afin de sélectionner votre choix.
«Sélectionnez Renvoi et validez». Un descriptif du menu est présenté en Annexe au paragraphe “Les options du menu”, page 85 .
Le clavier alphanumérique permet de : • composer un numéro de téléphone, • de saisir les caractères du nom et/ou prénom d’un correspondant pour trouver son numéro. Les touches de numérotation sont associées aux caractères suivants. Appuyez alors sur
Appuyer sur la touche de FIN. Le poste revient à l’état de repos.
Ce document présente des codes standard d’accès aux diverses fonctions, éventuellement personnalisés par l’exploitant. Si c’est le cas, ce dernier vous indiquera les codes d’accès spécifiques qui sont à reporter dans les espaces réservés à cet effet (par exemple ; inscrire dans le cadre le code personnalisé). : code d’accès à l’extérieur 0 ou
Répondre à un appel en mode mains libres :
1 - Appuyez sur la touche verte pour prendre la ligne. -> Le poste passe en mains libres et une tonalité d’invitation à numéroter est émise.
-> Vous n’avez pas la possibilité de corriger votre saisie et l’appel est émis sans validation.
1 - Appuyez sur la touche de haut parleur -> l’écoute amplifiée est activée. Le symbole s’affiche en haut de l’afficheur. Le voyant gauche en haut du poste clignote. 2 - Raccrochez le combiné avant qu’il ne s’éteigne (temporisation de 10 à 15 secondes). -> Le mode Mains libres est activé. Le symbole apparaît en haut de l’afficheur. Remarque : dès que le voyant gauche s’éteint, le raccrochage du combiné met fin à la communication. Poursuivre la conversation avec le combiné : Décrocher le combiné. -> Le haut-parleur et le microphone Mains libres sont désactivés.
Lorsqu’un micro-casque est raccordé sur votre poste, le mode micro-casque se substitue au mode mains libres (reportez-vous au § Réglage du poste et consultez votre exploitant système qui se chargera de vous informer sur les possibilités complémentaires d’utilisation du micro-casque). Répondre à un appel en mode micro-casque : Votre poste est programmé en mode micro-casque. Lorsque votre poste sonne, ou
Le voyant associé à la touche s’allume.
Passer du mode micro-casque au mode mains libres : Vous conversez en mode micro-casque. • Appuyez sur la touche haut-parleur. -> La conversation se poursuit en mode mains libres. Passer du mode micro-casque au mode supervision : Vous conversez en mode micro-casque. • Une autre personne peut décrocher le combiné afin de superviser la communication. Le combiné peut être raccroché à tout moment. La conversation se poursuit en mode microcasque. Mettre fin à une communication : • Appuyez sur la touche rouge. -> Le correspondant est libéré. La communication est terminée et le voyant associé à la touche s’éteint. Appeler un correspondant :
-> Le numéro composé s’affiche au fur et à mesure de la saisie. Au décrochage du correspondant, vous pouvez converser en mode micro-casque.
Le mode écoute amplifiée permet d’écouter, alors que le combiné est décroché, un correspondant sur le haut-parleur et ainsi faire participer d’autres personnes à la conversation. Pendant la communication: • Appuyez sur la touche haut-parleur. -> L'écoute amplifiée est activée, s’affiche. Remarque : Vous pouvez quant à vous continuer à utiliser le combiné. Désactiver l'écoute amplifiée : • Appuyez sur la touche haut-parleur. -> L'écoute amplifiée est désactivée.
Poste au repos, un appui sur la touche haut-parleur met fin à l’utilisation de ce mode. Le symbole affiché en première ligne disparait. Remarque : ce mode peut aussi être activé dans le menu paramétrage du poste (Voir “Activer le mode interphone”, page 74). Dans le cas d’un poste en multitouches ou multiligne, le mode interphone ne fonctionne que sur le premier appel. Un correspondant interne vous appelle : Après une courte sonnerie, la communication s’établit automatiquement sans aucune manipulation. Pour appeler un correspondant interne :
Si votre correspondant a l’initiative de raccrocher, vous n’avez rien à faire, le poste revient à l’écran de repos. Si vous souhaitez raccrocher, appuyez sur la touche .
Quelque soit le mode utilisé (mode combiné, mains libres, micro-casque ou écoute amplifiée), le niveau d’écoute peut être ajusté (8 niveaux). Le réglage est mémorisé. Plus fort : • Appuyez sur la touche +.
Vous allez utiliser les touches du clavier numérique pour composer le numéro du correspondant.* Pour appeler un correspondant interne :
-> L’afficheur présente le nom du correspondant *.
A la réponse du correspondant, vous pouvez converser.
Les touches programmables de votre poste peuvent être affectées aux numéros des correspondants que vous appelez régulièrement (internes ou externes). • Appuyez sur la touche programmée. -> Le poste appelle automatiquement le correspondant. L’afficheur présente le nom du correspondant si disponible. A la réponse du correspondant, vous pouvez converser. Remarque : pour programmer une touche, reportez-vous au chapitre “Programmer une touche”, page 37.
19 -> Le poste appelle automatiquement le correspondant. L’afficheur présente le numéro appelé. A la réponse du correspondant, vous pouvez converser.
Vous souhaitez joindre la personne chargée de l’accueil téléphonique. ou
Vous pouvez aussi appuyer sur la touche Fox Standard après la prise de ligne. A la réponse de l’opératrice, vous pouvez converser.
Si des appels vous ont été adressés pendant votre absence, l’écran affiche un message indiquant le nombre d’appels reçus. • La touche Fox Voir est un raccourci vers la liste des appels en absence, • Si vous souhaitez consulter la liste des appels en absence plus tard, appuyez sur la touche Fermer. Pour consulter cette liste ultérieurement, voir au paragraphe “Consulter et appeler depuis les listes d’appels”, page 35. Le symbole sur la première ligne de l’afficheur rappellera qu’un appel est mémorisé dans la liste des appels reçus. Rappeler un correspondant :
1. Appuyer sur la touche Fox Voir. <Origine interne> -> Le correspondant est rappelé. S’il répond et qu’une conversation est établie, l’entrée est automatiquement supprimée de la liste des appels en absence. -> La touche Effacer permet de supprimer les coordonnées de cet appelant. Remarque : pour revenir à l’écran de repos sans rappeler le correspondant, appuyez sur la touche .
Vous pouvez choisir le répertoire dans lequel effectuer la recherche de votre correspondant. 1 - Appuyez sur la touche Répertoires. <Nom répertoire> 2 - Sélectionnez l’annuaire dans lequel effectuer la recherche et validez.
5 - Sélectionnez le correspondant à joindre et appuyez sur
«en rappel» sonne aussi.
Régler le volume de la sonnerie Durant la phase de sonnerie, vous pouvez adapter le niveau sonore de la sonnerie. Moins fort : • Appuyer sur la touche -. Plus fort : • Appuyer sur la touche +. Le dernier réglage est mémorisé.
-> Sans décrocher le combiné, vous pouvez converser directement en mode mains libres. Remarques : • Si votre poste est en mode interphone, vous conversez directement avec un correspondant interne sans aucune manipulation. • Un appel externe auquel on n’a pas répondu dans un temps donné, est transféré vers l’opératrice*. Si un renvoi sur non réponse a été programmé sur le poste, celui-ci prévaut sur le transfert vers l’opératrice.
Vous pouvez intercepter les communications destinées à un autre poste alors que son titulaire est absent. * . Intercepter un appel destiné à un poste de votre groupe* : Vous faites partie d’un groupe d’interception d’appels*, c’est-àdire que toutes les personnes de ce groupe peuvent rapidement récupérer les communications d’un poste qui sonne, à l’intérieur de ce même groupe. L’un des postes du groupe sonne : 1 - Décrochez le combiné ou appuyez sur
Groupe -> Vous pouvez converser avec le correspondant du poste intercepté.
L’opératrice est absente et vous voulez récupérer un appel sur sonnerie générale. 1 - Décrochez le combiné ou appuyez sur
Sonn.Gén. 4 - Composez le numéro du poste.
Remarque : si ce cas se reproduit souvent avec les mêmes postes, demandez à l’exploitant système de faire partie du même groupe d’appel.
En cours de communication Utiliser la fonction secret La communication est établie avec un correspondant et vous désirez faire un aparté sans que votre correspondant ne vous entende. Désactiver le microphone: • Appuyer sur la touche microphone. -> Le microphone est désactivé, le symbole première ligne d’écran.
• Appuyer une nouvelle fois sur la touche microphone.
La communication est établie avec un correspondant et vous désirez le mettre en attente afin de le reprendre ultérieurement sur le même poste. 1ère méthode :
La fonction garde doit être activée sur une touche programmable. Pour programmer la fonction garde, reportez-vous au chapitre “La fonction garde”, page 83 . 1 - Appuyez sur la touche programmée garde. Ce voyant se met à clignoter et votre correspondant est mis en attente. 2 - Pour reprendre votre correspondant, appuyez sur la touche Fox Reprise.
La communication est établie avec un correspondant et vous désirez poursuivre la conversation sur un poste situé dans un autre bureau.
-> Le poste revient au repos. Votre correspondant est mis en attente. • Sur le second poste : 1 - Décrochez le combiné ou appuyez sur
Parking • Composez le numéro du poste sur lequel vous avez sélectionné la fonction Parking. -> La communication avec votre correspondant est rétablie. Remarque : si une communication externe mise en attente n’est pas reprise dans un temps donné, elle est aiguillée vers l’opératrice. Un appel interne sera libéré.
Vous voulez transférer la communication vers un autre poste.
Vous pouvez attendre la réponse du correspondant appelé avant de raccrocher.
Appeler un second correspondant Vous êtes en communication avec un correspondant et vous désirez communiquer avec un second correspondant, qu’il soit interne ou externe à l’entreprise.
• Si le correspondant appelé ne répond pas, appuyez sur la touche Fox Reprise pour revenir avec le correspondant en attente. -> L’afficheur présente le numéro ou le nom des deux correspondants : - en première ligne apparait le correspondant en communication, - en deuxième ligne apparait le correspondant en attente.
Vous voulez passer successivement d’un correspondant à l’autre.
- en deuxième ligne apparait le correspondant en attente.
Répondre à un second appel externe* Vous êtes en communication avec un correspondant et vous entendez un bip sonore : un correspondant externe essaie de vous joindre ; la touche Fox Attente apparait. Vous pouvez répondre à ce 2e correspondant sans couper la communication en cours. Remarque : lorsque la fonction multitouche est programmée sur votre poste, vous pouvez utiliser les touches programmables pour gérer vos appels, qu’ils soient externes ou internes (Voir paragraphe “La fonction multitouche”, page 52).
Pour libérer un des correspondants (celui avec lequel vous conversez).
Vous récupérez le correspondant qui se trouvait en attente.
Etablir une conférence Vous désirez communiquer en même temps avec chacun des deux correspondants (facilité accordée si vous êtes à l’origine du dernier appel.
-> Une conférence à trois est établie entre vous et vos deux correspondants. Si l’un raccroche, vous restez en ligne avec l’autre.
En cours de conférence, vous désirez laisser vos deux correspondants entre eux.
Vous pouvez aussi raccrocher simplement le combiné ou appuyer sur la touche -> Les deux correspondants restent en communication. Remarque : En cas d’échec, votre poste sonne à nouveau.
Utiliser la fonction trace* : Vous souhaitez que le numéro du correspondant appelé ou appelant (interne ou externe) soit inscrit dans le journal de bord, afin d’identifier un appel malveillant, par exemple :
-> Le numéro est automatiquement mémorisé dans le journal de bord consultable par l’exploitant système. Cette fonction trace est également disponible après le raccrochage du correspondant.
Pour protéger le terminal contre tout appel ou intrusion lors d’une transmission de données :
2 - appuyez successivement sur les touches *
• Dans le cas d’une écoute discrète, raccrochez simplement le combiné.
Les numéros abrégés Il s’agit de numéros mémorisés au niveau du système*. - Le répertoire personnel vous permet d’enregistrer les numéros abrégés que vous utilisez le plus souvent (10 au maximum, numérotés de 0 à 9). - Le répertoire des numéros abrégés collectifs est accessible par l’ensemble des postes (même ceux pour qui l’accès extérieur est interdit).
1 - Appuyez sur la touche Répertoires Répertoire Modifier un numéro abrégé personnel 1 - Appuyez sur la touche Répertoires Répertoire 1 - Appuyez sur la touche Répertoires Répertoire 2 - Sélectionnez Répertoire et validez. 3 - Sélectionnez le n° abrégé à supprimer
Au repos ou déjà en communication, vous pouvez appeler un numéro abrégé collectif. 1 - Appuyez sur la touche *.
-> Le poste appelle automatiquement le numéro. A la réponse du correspondant, vous pouvez converser.
• Le dernier appel sortant effectué. Ce numéro correspond à la touche BIS . Lors de la consultation de ces listes, vous pouvez rappeler automatiquement le numéro mémorisé. Vous pouvez procéder à l'effacement d'une fiche ou de l'ensemble des fiches mémorisées. Lorsque la liste est pleine, tout nouvel appel vient effacer le plus ancien.
Menu Listes d’appels 4 - Affinez si nécessaire votre recherche en naviguant jusqu’à l’affichage du numéro que vous souhaitez rappeler. 5 - Appuyez sur la touche Fox Appeler -> L’appel est lancé. Rappel : lorsqu’un appel en absence est arrivé, une touche Fox Voir permet d’accéder directement à la liste des appels en absence .
Suivre la procédure décrite pour la consultation des listes jusqu’à la sélection du numéro que vous souhaitez supprimer.
-> La demande est prise en compte. Le poste revient à l’écran précédent.
Vous utilisez fréquemment certaines fonctions téléphoniques telles que le renvoi, la supervision, le filtrage… Les touches programmables, au nombre de 12 sur votre poste, permettent de mémoriser ces numéros ou fonctions. La touche , programmée par défaut en renvoi immédiat vers la messagerie vocale, peut être reprogrammée. La touche Fox Absence permet de la sélectionner. Remarque : si votre poste est équipé d'un module d'extension M530, vous pouvez programmer et utiliser ces touches supplémentaires de manière identique.
Quel que soit le type de programmation (numéro ou fonction), la procédure d’accès est identique. * Choisir la touche à programmer :
-> Si vous souhaitez programmer la touche la touche Fox Absence. ,
• Une touche libre est identifiée par le message «N’est pas programmé». • Si la touche est déjà programmée, la ligne indique la programmation qui lui a été attribuée. Programmer un numéro : Vous pouvez programmer le numéro d’appel d’un correspondant interne ou externe. -> Après avoir sélectionné la touche à programmer : Numérotation 1 - Sélectionnez Numérotation et validez.
Vous voulez programmer une fonction : renvoi (immédiat, sur occupation, sur non réponse ou prédéterminé), alarme, verrouillage poste, Ne Pas Déranger... -> Après avoir sélectionné la touche à programmer : Fonct. d’appel
(renvoi, alarme, verrouillage, Ne Pas Déranger...) par simple appui sur la touche programmée.
Vous voulez programmer la fonction supervision d’un autre poste -> Après avoir sélectionné la touche à programmer : Poste intercom
Vous voulez programmer la fonction supervision de votre boite vocale. Supervision Mevo
1 - Sélectionnez Supervision Mevo et validez. Ainsi, le voyant associé à la touche programmée vous informera de la présence d’un message vocal et vous pourrez accéder à votre messagerie vocale par simple appui sur la touche.
Vous voulez programmer la fonction multitouche sur votre poste afin de gérer plusieurs appels. -> Après avoir sélectionné la touche à programmer : Ligne xxxx(0)
Ainsi, chaque touche programmée vous permettra de communiquer avec différents interlocuteurs. Programmer un filtrage :
-> Cette procédure est détaillée au chapitre “La fonction filtrage” page 61. Par simple appui sur la touche d’activation et selon vos activités, vous activez ou désactivez la fonction filtrage.
Il s’agit de programmer une série de codes qui seront interprétés par le poste, déjà en cours de communication. Vous pouvez par exemple programmer la séquence d’accès à votre messagerie vocale.
1 - Sélectionnez DTMF et validez.
-> Voir une application de cette fonction au chapitre “La messagerie vocale” page 49. -> Un message confirme la programmation de la touche. L’écran revient à la liste des programmations de touches. L’état de la touche est indiqué par une coche devant DTMF. Ainsi, par simple appui sur la touche, vous donnez au poste en cours de communication, les informations attendues pour accéder au service demandé.
-> appuyez sur pour annuler et revenir à l’écran de repos.
Des étiquettes sont disponibles sur Internet sous la forme d’un document électronique. Elles permettent d’indiquer, en regard de chacune des touches, le nom du correspondant ou la fonction programmée (vous trouverez l’adresse Internet à la dernière page de ce document)..
2 - Enlevez avec précaution le couvercle transparent à côté des touches programmables. 3 - Placez l’étiquette dans l’évidement. 4 - Replacez le couvercle transparent.
Ce renvoi d’appels est rappelé sur la première ligne de l’écran au repos par le symbole dans le cas d’un renvoi immédiat ou sur occupation ou par le symbole dans le cas d’un renvoi sur non réponse.
Vous souhaitez accéder à la fonction renvoi des appels.
1 - Appuyez sur la touche Fox Menu Renvoi • Renv. non rép. : l’appel sera dirigé vers le poste indiqué lorsque vous ne répondez pas. • Renvoi prédéterminé : l’appel sera dirigé vers un poste dont le numéro est programmé par l’exploitant. <type renvoi>
Puis l’afficheur propose de préciser l’origine des appels à renvoyer.
42 • Origine interne : permet de renvoyer les appels en provenance de lignes intérieures. <origine>
4 - Sélectionnez l’option de votre choix et validez.
Vous allez maintenant choisir la destination du renvoi. Vers abonné
En cas d’erreur, corrigez à l’aide de la touche
-> L’afficheur indique que la demande a été prise en compte. • Pour renvoyer les appels vers une boîte vocale : •Sélectionnez l’option Vers mess voc et validez. • Pour renvoyer les appels vers une ligne extérieure : • Sélectionnez l’option Vers ligne ext. •Composez le numéro externe précédé du code d’accès à l’extérieur. En cas d’erreur, corrigez à l’aide de la touche c •Appuyez sur la touche Fox OK. -> L’afficheur indique que la demande a été prise en compte. • Pour renvoyer les appels vers un pager : •Sélectionnez l’option Pager et validez. Rappel : vous souhaitez sortir de la séquence en cours -> appuyez sur c pour revenir à l’écran précédent, -> appuyez sur pour annuler et revenir à l’écran de repos.
Annuler un renvoi Poste au repos, pour consulter l’état de vos renvois :
Fonctions actives 4 - Sélectionnez le type de renvoi et appuyez sur la touche Fox
-> Le message «Demande acceptée» confirme l’annulation.
Lorsqu’un type de renvoi possède un caractère répétitif, nous vous conseillons de mémoriser la fonction sur une touche programmable. Pour rappel, voici la procédure de programmation d’un renvoi. Pour plus de détails sur la programmation des touches, reportez-vous au chapitre «Les touches programmables». Programmer le renvoi :
Rappel : pour plus de facilité d’utilisation de vos touches programmées, indiquez sur l’étiquette la fonction attribuée à la touche.
Vous voulez activer le renvoi de vos appels. Renvoi.
Selon la programmation de la touche, l’afficheur invite à saisir le numéro de poste. -> La fonction renvoi est activée et la touche est allumée. D’autre part, le symbole apparaît en première ligne de l’écran au repos.
Vous voulez désactiver le renvoi de vos appels... Renvoi.
-> La fonction renvoi est désactivée et la touche s’éteint. Le symbole n’apparaît plus sur l’écran de repos.
Vous cherchez à joindre un correspondant et son poste est renvoyé. Vous pouvez forcer ce renvoi et faire sonner le poste souhaité. 1 - Appuyez successivement sur les touches
Cette fonction permet d’envoyer et recevoir des messages écrits par le biais de votre téléphone. Une option du menu lui est réservée.
Le symbole rappelle la présence de messages textes, lus ou non lus. Pour les consulter, veuillez suivre la procédure ci-dessous :
1 - Appuyez sur la touche Menu.
2 - Sélectionnez Messages et validez. Configurer et personnaliser votre boîte vocale* Vous devez appeler le système de messagerie vocale pour accéder aux menus de configuration et de personnalisation de votre boîte vocale. • Composez le numéro de la messagerie :
• La messagerie peut également être appelée depuis le Menu en sélectionnant l’option Messagerie vocale. -> Un guide vocal vous accueille et indique les diverses commandes afin d’accéder au menu principal. Nous vous conseillons dès maintenant : - de personnaliser votre code d’accès, - d’enregistrer votre nom, - d’enregistrer votre message d’accueil. Si besoin, contactez votre exploitant système pour des informations complémentaires sur l’utilisation de la messagerie.
La configuration par défaut vous permet d’activer très facilement un renvoi immédiat de tous vos appels sur la messagerie vocale en appuyant sur la touche . Le voyant associé à la touche s’allume et tous vos appels seront automatiquement orientés vers la messagerie vocale. Pour annuler ce renvoi, il suffit d’appuyer à nouveau sur la touche Vous recevez à nouveau vos appels en direct.
: par exemple, renvoi sur non réponse et éventuellement pour une seule origine d’appels. Pour modifier les paramètres de programmation de cette touche, reportez-vous au chapitre “Programmer une touche” page 37.
Lorsqu’un message est déposé dans votre boîte vocale, vous en êtes averti par la présence du symbole sur la première ligne de l’écran au repos. Le voyant de la touche programmable de supervision de votre boite vocale est allumé. Le voyant droit en haut du poste est allumé.
Remarque : vous pouvez aussi utiliser une touche programmée avec le numéro de votre messagerie vocale ou utiliser une touche programmable de supervision de votre boite vocale (voir “Programmer une supervision de votre boite vocale :” page 39). Un guide vocal vous accueille sur la messagerie vocale et vous indique les diverses commandes afin d’accéder à votre boîte vocale. Il suffit de suivre les instructions.
-> Un guide vocal indique le nombre de messages reçus ainsi que les opérations à effectuer pour écouter les messages, les effacer et gérer votre boîte vocale. Remarque : nous vous conseillons de mémoriser la séquence précédemment décrite sur une touche programmable (Voir paragraphe suivant).
Remarque : vous devez programmer autant de touches personnalisées que de nombre d'appels que vous souhaitez avoir simultanément. Exemple : pour trois appels en simultané, programmez la fonction multitouche sur trois touches.
Vous avez programmé la fonction multitouche sur au moins deux touches. Répondre à un appel :
• Appuyez sur cette touche pour parler au correspondant. -> Le voyant associé à cette touche devient fixe. L'afficheur présente l'identité de l'appelant. Remarque : pour ce premier appel, vous pouvez aussi décrocher le combiné, utiliser la touche haut-parleur ou la touche verte. La touche programmée s’allumera fixe de la même manière.
Répondre à un second appel : Si un autre correspondant essaie de vous joindre, vous entendez un Bip et le voyant d'une deuxième touche clignote. Vous avez alors deux possibilités pour gérer vos appels. 1 - en utilisant les touches Fox
-> Le voyant associé à cette touche s'allume fixe et l'afficheur présente l'identité du correspondant en cours de conversation. -> Le premier correspondant passe en attente et le voyant associé à la touche clignote rapidement. Si après avoir visualisé l'identité du second appelant, vous ne souhaitez pas répondre, vous pouvez dévier l'appel. • Appuyez sur la touche Fox Dévier, puis composez le numéro du poste sur lequel vous désirez dévier l'appel. Le voyant associé à cette touche s'éteint. Passer d’un correspondant à l’autre :
Reprend L’utilisation des touches Fox présente l’intérêt de visualiser l’identité des correspondants en attente, ce qui s’avère très utile lorsqu’on gère plusieurs appels simultanément.
2 - en utilisant les touches programmées Touche 2
-> Vous êtes mis en relation immédiate avec ce deuxième appelant. -> Cette touche s'allume fixe et l'afficheur présente l'identité du correspondant en cours de conversation. -> Le premier correspondant passe en attente et la touche associée à cet appel clignote rapidement.
-> Remarque : un poste en multitouche est visualisé libre tant qu'il y a au moins une position de disponible, c'est-à-dire une touche programmée libre. Passer d’un correspondant à l’autre : Pour passer d’un correspondant à l’autre, il suffit d’appuyer successivement sur la touche programmée qui clignote. L’utilisation des touches programmées présente l’intérêt de passer très rapidement d’un correspondant à l’autre, sans avoir à visualiser l’identité du ou des correspondants en attente, ce qui peut s’avérer délicat lorsqu’on gère plusieurs appels simultanément.
La fonction multiligne Un poste utilisé en multiligne possède plusieurs numéros d'annuaire*. Chaque numéro d'annuaire est mémorisé sur une touche programmable. Cette fonction est principalement utilisée pour programmer sur un même poste : - un numéro dit standard, que vous communiquez à tout le monde. - un numéro dit privé, que vous ne communiquez qu'à certaines personnes ; cela peut être aussi un numéro de secours. Exemples : Pour un Directeur,
- numéro filtré par son assistante. Pour une Assistante, - numéro privé pour ses propres appels, - numéro destiné à recevoir les appels filtrés du Directeur.
Vous allez procéder à la programmation d’une ligne pour chacun des deux numéros d’annuaire.
-> appuyez sur c pour revenir à l’écran précédent, -> appuyez sur pour annuler et revenir à l’écran de repos.
Votre poste est désormais programmé en multiligne. Vous pouvez utiliser les facultés attribuées à votre poste en les affectant à votre convenance aux numéros d'annuaire dont vous disposez. Chaque numéro d'annuaire peut être également programmé en multitouche (gestion des appels doubles). Vous disposez d'une boîte vocale associée à chaque numéro d'annuaire. La programmation des renvois se fait de manière indépendante et avec des codes secrets d'accès qui peuvent être différents. Il est à noter que certaines procédures décrites dans ce guide sont différentes lorsque votre poste est programmé en multiligne. Une opération supplémentaire est demandée lors de la programmation de certaines facultés : la sélection de la ligne à renvoyer par exemple, par appui sur l'une des touches programmées en multiligne. Dans tous les cas, suivez les instructions indiquées par l'afficheur.
Communiquer avec la fonction multiligne La fonction multiligne a été mémorisée sur au moins deux touches programmables de votre poste (une touche par ligne). Répondre à un appel :
• Appuyez sur cette touche programmée pour converser avec le correspondant. -> Le voyant associé à cette touche devient fixe. L'afficheur présente l'identité de l'appelant.
Si un autre correspondant essaie de vous joindre sur la seconde ligne, vous entendez un bip et le voyant d'une deuxième touche clignote. Vous avez alors deux possibilités pour gérer vos appels. 1 - en utilisant les touches Fox
-> Le voyant associé à cette touche s'allume fixe et l'afficheur présente l'identité du correspondant en cours de conversation. -> Le premier correspondant passe en attente et le voyant de la touche associé à cet appel clignote rapidement. Si après avoir visualisé l'identité du second appelant, vous ne souhaitez pas répondre, vous pouvez dévier l'appel. • Appuyez sur la touche Fox Dévier, puis composez le numéro du poste sur lequel vous désirez dévier l'appel. Le voyant associé à cette touche s'éteint. Passer d’un correspondant à l’autre :
Reprend L’utilisation des touches Fox présente l’intérêt de visualiser l’identité des correspondants en attente, ce qui s’avère très utile lorsqu’on gère plusieurs appels simultanément.
2 - en utilisant les touches programmées Ligne 2
-> Vous êtes mis en relation immédiate avec ce deuxième appelant. -> Le voyant associé à cette touche s'allume fixe et l'afficheur présente l'identité du correspondant en cours de conversation. -> Le premier correspondant passe en attente et le voyant de la touche associé à cet appel clignote rapidement.
-> Remarque : un poste en multitouche est considéré libre tant qu'il y a au moins une position de disponible, c'est-à-dire une touche programmée libre. Passer d’un correspondant à l’autre : Pour passer d’un correspondant à l’autre, il suffit d’appuyer successivement sur la touche programmée dont le voyant clignote. L’utilisation des touches programmées présente l’intérêt de passer très rapidement d’un correspondant à l’autre, sans avoir à visualiser l’identité du ou des correspondants en attente, ce qui peut s’avérer délicat lorsqu’on gère plusieurs appels simultanément.
La fonction supervision Programmer sur votre téléphone la supervision d'un ensemble de postes*, vous permet : - de connaître l'état des postes que vous supervisez (libre, appelé, occupé), - d'intercepter rapidement les appels de ces postes, - d'appeler directement ces postes.
Menu • Pour chaque poste supervisé, une touche programmable doit être programmée. • Un même poste peut être supervisé par plusieurs autres postes.
Sur votre poste, l'état du voyant associé à la touche programmée varie en fonction de l'état du poste supervisé. • Lorsque le poste supervisé est au repos, le voyant associé à la touche est éteint. • Lorsque la ligne du poste supervisé est occupée, le voyant associé à la touche est allumé. • Lorsqu'un appel arrive sur le poste supervisé, le voyant associé à la touche programmée clignote et selon la programmation un signal sonore est émis sur votre poste. Intercepter un appel : Le poste supervisé est appelé et vous souhaitez intercepter l'appel. Superv. Poste 1
Vous pouvez converser avec l'appelant. -> Le voyant associé à la touche programmée s'éteint.
Vous êtes en communication avec un correspondant et souhaitez le transférer vers le poste supervisé. Superv. Poste 2
Vous voulez appeler le titulaire du poste supervisé. Superv. Poste 1
Cette fonction permet de filtrer les appels destinés à une autre personne (exemple : Assistante/Directeur). Elle nécessite l'utilisation de deux touches programmables sur le poste "Assistante" (poste filtreur) et de deux touches programmables sur le poste "Directeur" (poste filtré) ; l'une pour activer ou désactiver le filtrage, l'autre pour superviser les appels du poste filtré.
L’écran confirme l’activation du filtrage du n° saisi.
16 - Sélectionner le mode d’avertissement sonore par lequel vous souhaitez être avisé (Silence - Bips - Sonnerie - Bip repet) et appuyez sur OK. -> L’écran confirme l’activation de la supervision du n° saisi. Vous devez procéder à la même programmation sur le poste filtré, excepté : 6 - Sélectionnez Vous êtes filtré. -> Le n° à saisir sera celui du poste filtreur. 12 - Sélectionnez Vous êtes filtré. -> Le n° à saisir sera celui du poste filtreur.
Communiquer avec la fonction filtrage Vous avez procédé à la programmation des touches en vue d’utiliser la fonction filtrage*. Activer la fonction filtrage :
• Appuyez sur la touche programmée en filtrage. -> Le voyant associé à la touche s'allume sur le poste filtré et sur le poste filtreur. -> Un message sonore est émis sur le poste qui effectue l’activation. Le symbole d’activation du filtrage est présent sur la première ligne de l’écran du poste filtré au repos.
Appeler le poste filtré : Vous voulez appeler le titulaire du poste filtré. Superv. filtré
-> Le voyant associé à la touche programmée s'allume.
Un appel destiné au poste filtré arrive. -> L’afficheur prévient que l’appel était destiné au poste filtré. • Décrochez le combiné. Vous pouvez aussi appuyer sur les touches
-> Le voyant associé à la touche programmée s'allume.
Un appel qui vous était destiné arrive sur le poste filtreur. -> Sur votre poste, le voyant associé à la touche programmée en supervision de filtrage clignote rapidement et selon la programmation, un signal sonore est émis. Superv. filtreur
-> Le voyant associé à la touche programmée s'éteint.
La touche programmée avec la fonction filtrage permet de désactiver le filtrage depuis le poste filtré ou depuis le poste filtreur. Filtrage
-> Le voyant associé à la touche programmée s'éteint sur le poste filtré et sur le poste filtreur. -> Un message sonore ainsi que l'afficheur indiquent que l'action a été validée. Remarque : la désactivation ou l'activation de la fonction filtrage sur l'un des postes (exemple filtré) est automatiquement enregistrée sur l'autre poste (exemple filtreur).
Remarque : si vous avez renvoyé vos appels, l'avertissement du rendez-vous est maintenu sur votre poste.
Vous pouvez programmer jusqu’à quatre rendez-vous.
Lorsque la demande est acceptée, l’écran au repos affiche le symbole pour rappeler qu’une alarme est activée. A l'heure du rendez-vous votre poste sonne et affiche le message "Agenda" . • Pour arrêter la sonnerie de rendez-vous, appuyez sur la touche Fox Silence. Vous pouvez aussi décrocher/raccrocher.
Programmer la fonction alarme sur une touche programmée Si cette fonction pour une heure donnée possède un caractère répétitif, vous avez la possibilité de la mémoriser sur une touche programmable et de l’activer au besoin.
Activer la fonction Alarme
-> La fonction est activée, le symbole est affiché sur l’écran au repos. L’alarme sera déclenchée à l’heure qui a été programmée. Remarque : il faudra réactiver la fonction en appuyant à nouveau sur la touche programmée associée pour que l’alarme se déclenche à nouveau à l’heure qui a été programmée. 67
La fonction «Ne pas déranger» Vous désirez, momentanément, ne pas être dérangé par la sonnerie du téléphone et donc ne plus recevoir d’appel.
Activer la fonction : Poste au repos :
4 - Sélectionnez Ne pas déranger et validez. -> Vous ne recevez plus d’appel. Le symbole s’affiche sur l’écran au repos, indiquant que le poste ne reçoit pas d’appels.
Poste au repos, l’écran affiche le symbole
3 - Sélectionnez Ne pas déranger qui est coché lorsque la fonction est activée.
4 - Appuyez sur Effacer -> La demande est acceptée.
Outrepasser la fonction «Ne pas déranger»* Vous cherchez à joindre un correspondant qui a programmé la fonction «Ne pas déranger» sur son poste. Vous pouvez forcer ce renvoi et appeler le poste souhaité. • Appuyez successivement sur les touches * composer le numéro du poste souhaité.
Si cette fonction possède un caractère répétitif, vous avez la possibilité de la mémoriser sur une touche programmable.
• Appuyez sur la touche programmée associée à la fonction. -> La touche s’allume. La fonction est activée. • Pour désactiver la fonction, il suffit d’appuyer sur la touche programmable associée à la fonction si elle est allumée. Elle s’éteint et vous recevez à nouveau des appels.
Le verrouillage du poste Cette fonction permet, lors de vos absences par exemple, d’interdire les appels externes depuis votre poste. Nota : l’accès au répertoire des noms internes reste possible. Important : avant d’activer le verrouillage de votre poste, vous devez avoir procédé à la personnalisation de votre code secret (voir § “Personnaliser le mot de passe” page 76). Sans cette personnalisation préalable, le verrouillage du poste est refusé.
Remarque : en fin de conversation, le poste revient à l’état verrouillé.
Appeler un numéro d’urgence depuis un poste verrouillé Poste verrouillé, vous pouvez appeler un numéro d’urgence. 1 - Appuyez sur la touche 1.
Si cette fonction possède un caractère répétitif, vous avez la possibilité de la mémoriser sur une touche programmable.
-> La touche s’allume. La fonction est activée. • Pour désactiver la fonction, il suffit d’appuyer sur la touche programmable associée à la fonction si elle est allumée puis de saisir son mot de passe. Elle s’éteint et le poste n’est plus verrouillé.
Réglages du poste Choisir et régler la sonnerie du poste Vous pouvez choisir la mélodie (8 mélodies différentes) et régler le niveau sonore (8 niveaux) de la sonnerie. Choisir la mélodie :
Nous vous conseillons de consulter votre exploitant système qui se chargera d’optimiser l’installation de votre micro-casque à vos besoins spécifiques. Remarque : pour avoir accès à la programmation d’un micro-casque, votre poste doit être programmé en multitouche (Voir “Programmer la fonction multitouche” page 52).
• Casque manuel : pour répondre à un appel, vous devez appuyer sur la touche haut-parleur ou sur la touche verte. <mode casque>
Le mode interphone permet de communiquer avec des correspondants internes, sans aucune manipulation.
Remarque : le mode interphone peut également être activé et désactivé en appuyant, poste au repos, sur la touche .
Menu Pour accéder à certaines fonctions (déverrouillage poste, fonction login...) un mot de passe est nécessaire. Ce code (différent du code d’accès à la messagerie) est par défaut 0000. Vous devez personnaliser ce code avant toute utilisation (pour déverrouiller le poste par exemple).
Choisir la langue du poste Menu
Ce niveau de menu donne les informations suivantes : • le numéro d’annuaire du poste, • le nom de l’utilisateur (abonné), • le système auquel le poste est raccordé : Aastra 5000 dans le cas de notre solution.
Ce menu est réservé à l’administrateur.
Pour annuler la désactivation générale :
Sur le poste utilisé provisoirement : 1 - Décrochez le combiné ou appuyez sur
- Si vous souhaitez aviser un correspondant depuis ce poste provisoire, les messages proposés sont personnalisés à votre identité.
Vous pourrez ultérieurement récupérer votre numéro d’abonné et les droits associés sur votre propre poste par une nouvelle identification.
-> L’afficheur confirme l’activation de la fonction.
Remarque : durant votre absence, votre propre poste ne peut plus être appelé. Toutefois, un autre abonné à la possibilité durant votre absence d’y récupérer ses droits ou d’effectuer des appels d’urgence.
De retour à votre bureau, vous utiliserez la même procédure
Remarque : Suite à cela, le poste utilisé momentanément dans le bureau de passage n’est plus affecté à aucun abonné et se retrouve automatiquement en poste banalisé.
Sur le poste de passage, avant de quitter les lieux :
1 - Appuyez sur la touche Fox Menu. Logout -> De retour à votre bureau, vous retrouverez vos droits d’abonné après identification. Important ! Avant de quitter un poste, nous vous recommandons de programmer un renvoi immédiat (sur la messagerie vocale par exemple), afin d’assurer la prise en charge de vos appels durant votre absence.
Vous pouvez activer ponctuellement cette fonction en cours de communication (Voir “Autres facilités en cours de communication” page 31). Pour une activation permanente de cette fonction, nous vous conseillons de consulter votre exploitant système.
La fonction garde peut être programmée sur une touche programmable, uniquement à partir du portail de gestion de l’iPBX . Si vous utilisez régulièrement cette fonction, consultez votre exploitant système qui se chargera d’effectuer la programmation. -> voir le chapitre “Mettre en attente le correspondant et le reprendre sur le même poste” page 27 pour l’utilisation de la touche.
Si votre correspondant ne répond pas ou est occupé, vous pouvez enregistrer provisoirement son numéro afin de le rappeler plus tard (même si vous composez d’autres numéros entre-temps). La fonction stockage ré-émission peut être programmée sur une touche programmable, uniquement à partir du portail de gestion de l’iPBX . Si vous utilisez régulièrement cette fonction, consultez votre exploitant système qui se chargera d’effectuer la programmation.
D'autres fonctions spécifiques, non décrites dans ce guide peuvent s'adapter à vos besoins particuliers. N'hésitez pas à consulter votre exploitant système qui vous conseillera et se chargera de la programmation nécessaire.
Le menu est accessible par la touche Fox Menu. Toutes les fonctions sont décrites dans le tableau ci-dessous. Certaines ne sont pas accessibles depuis votre poste. Demandez conseil à votre exploitant système. La dernière colonne renvoie aux pages où la fonction est détaillée. Listes d’appels
• Appels départ • mot de passe poste : permet d’annuler un verrouillage du poste et d’accéder à certaines fonctions (squatt). Le code par défaut est 0000. • code secret d’accès à la messagerie : code à 2 ou 4 chiffres permettant d’accéder à votre boîte vocale.
Il s'agit du répertoire commun des noms de correspondants externes, enregistré dans le système par l'exploitant système.
Vérifiez le cordon de raccordement à la ligne. Vérifiez que les autres postes de l’installation fonctionnent. Vérifiez le réglage du contraste de l’afficheur.
Vérifiez le cordon de raccordement au combiné. Vérifiez que les autres postes de l’installation fonctionnent. Vérifiez le réglage du volume du combiné, du haut-parleur ou du micro-casque.
Vérifiez que votre poste n'est pas verrouillé ou que vous avez composé le bon code personnel.
Vérifiez l'enregistrement de votre signature vocale ou de votre message d'accueil. Vérifiez l'activation du renvoi des appels sur votre boîte vocale.
Montage du téléphone Grâce au pied fourni, vous pouvez poser le téléphone sur le bureau ou l’accrocher sur un mur. Poste posé sur le bureau • Vous pouvez placer le téléphone à plat sur le bureau avec au choix un angle de 40° ou de 25°. Pour ce faire, le pied est encliqueté dans différentes positions à l’arrière du téléphone. - Enfoncer et encliqueter le pied selon le schéma de montage. - Raccorder le combiné : enfoncer la fiche du câble de raccordement du combiné dans la prise du combiné. Enfoncer la fiche de l’extrémité libre du câble dans la prise identifiée par le symbole téléphone sous le poste. Guider le câble à travers l’une des rainures du pied. - Raccorder le téléphone selon le paragraphe «Raccordement Aastra 5370ip» ou “Raccordement Aastra 5370”, page 91
25° • Etant donné qu’il ne reste que très peu d’espace entre les prises de raccordement à l’arrière du téléphone et la paroi de montage, un câble-ruban avec prise courte doit être utilisé pour le raccordement LAN. Demandez à votre revendeur où vous pouvez acheter un câble-ruban approprié. • Poser les vis pour la fixation du pied et monter celui-ci (Illustration A). • Raccorder le câble de l'écouteur et de raccordement au téléphone (Illustration B). Pour l’affectation du raccordement, référez-vous au chapitre «Raccordement». • Insérer le téléphone horizontalement dans le pied (Illustration C-1) et le pousser vers le bas (Illustration C-2). • Dévisser la came de support de l’écouteur (Illustrations D-1 à D-3).
Raccordement du module d'extension des touches M530 Raccordement du poste sur le module d'extension des touches M530 Note: L’adressage de l’IP et la mise en service du téléphone sont effectués par votre responsable système. Les adresses IP ainsi que d'autres informations sur votre téléphone sont disponibles dans le mode Réglages.
• Lever et retirer le câble de raccordement. • Retirer le pied avec précaution en sens inverse. Démontage d’un poste en position murale • Faire glisser avec précaution le téléphone vers le haut, en le sortant du pied. • Lever et retirer le câble de raccordement.
Vous pouvez raccorder à votre téléphone module d’extension des touches M530 de 20 touches programmables. Toutes les touches sont dotées de voyants pour la signalisation optique. Note: Déconnectez toujours le téléphone de l'alimentation avant de monter/démonter le module d'extension des touches M530.
• Fixer le module d'extension des touches M530 selon le guide de montage à droite du téléphone, jusqu'à ce qu'il s'encliquette de manière sensible et audible. • Enfoncer le connecteur du câble de liaison dans les prises d’appareil supplémentaire situées sous le téléphone et sous le module d'extension des touches. • Guider le câble de liaison à travers le délestage de câble en dessous du module d'extension des touches M530. • Enfoncer à nouveau le câble de liaison téléphonique dans la prise située sous le téléphone. Le module d'extension des touches M530 est prêt à l'emploi. • Au besoin, raccorder l’alimentation au réseau électrique.
Conseils et sécurité L'inobservation de ces prescriptions peut occasionner des dangers et violer la législation en vigueur. Connexions N'enfichez le connecteur du câble de téléphone que dans la prise prévue à cet effet. N'apportez aucune modification aux connecteurs. Maintenance Utilisez exclusivement des accessoires d'origine. Ne confiez les travaux d'installation et de maintenance qu'à un spécialiste agréé. Nettoyez votre téléphone avec un chiffon doux, légèrement humide ou antistatique. N'employez ni détergent ni d'autres produits chimiques quelconques. Effets de l’environnement N'utilisez votre téléphone que dans une plage de températures comprise entre +5 °C et environ +40 °C. Evitez les rayons du soleil et les autres sources de chaleur. Protégez votre téléphone de l'humidité, d'une forte poussière, des liquides et vapeurs corrosives. Evitez d'exposer votre téléphone à des champs électromagnétiques (moteurs électriques, appareils électroménagers). La qualité vocale pourrait s'en ressentir. Evitez les emplacements à proximité immédiate d'ordinateurs, d'appareils radio, de téléviseurs, d'appareils vidéo et d'autres téléphones afin d'éviter des perturbations. Elimination Eliminez votre téléphone et son emballage en respectant la protection de l’environnement ou renvoyez-le à votre fournisseur ou à votre centre de service. Marquage CE Il atteste de la conformité des produits aux normes applicables, conformément à la Directive R & TTE 1999/5/CE. Conformité La déclaration de conformité peut être consultée à l’adresse suivante : www.aastra.com
Votre poste vous a été livré avec un mode d'emploi succinct expliquant ses principales fonctionnalités et contenant des informations de sécurité. D’autres documents relatifs à ce poste peuvent être téléchargés depuis le site www.aastra.com. Il est de votre responsabilité de vous informer de l'étendue des fonctions et de l'emploi adéquat de l'appareil. • Vérifiez que vous avez toutes les informations utilisateur concernant votre poste, que 93
• Lisez attentivement les informations utilisateur avant de mettre votre poste en service. • Conservez ces informations en un endroit bien accessible et consultez-les si vous avez des doutes quant au maniement de l'appareil. • Ne remettez votre poste à des tiers qu’accompagné des documents utilisateur.
Ce téléphone est un appareil du système de communication Aastra 5000 et il est prévu pour être exploité sur ce système.
Notice Facile