4059 - Téléphone IP ALCATEL-LUCENT - Notice d'utilisation et mode d'emploi gratuit

MODE D'EMPLOI 4059 ALCATEL-LUCENT

Toute autre marque citée est la propriété de la société qui l’a déposée. Ce manuel a été mis à jour pour la version R5.1.2

Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives communautaires suivantes :

- 89/336/CEE (Compatibilité électromagnétique) - 73/23/CEE (Sécurité Basse Tension) Cette console permet également à l’opératrice de prendre en charge la responsabilité d’une partie de la gestion du système. L’opératrice peut, entre autres : -

faire basculer le système d’un état de fonctionnement classique à un état configuré pour une réduction d’activité (la nuit par exemple),

L’application fonctionne dans les environnements d’exploitation Microsoft Windows 2000 (à partir de la version 4.014.9 de la 4059) et Windows XP (à partir de la version 4.015.0).

Elle comporte une partie logicielle, un clavier spécifique , une souris et un combiné (ou casque) audio.

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Sur ce clavier, toutes les touches non identiques à celles d’un clavier PC standard sont utilisées par l’application 4059. Ces touches permettent de traiter immédiatement les appels, même si l’on travaille sur une autre application ou que l’application et/ou le PC sont hors service.

A chaque touche MAC correspond une fonction particulière. Une LED est associée à chaque touche du clavier dédiée au traitement des appels. La LED allumée signale à l’opératrice que la touche associée est disponible pour toute opération. Certaines touches PC standard peuvent également servir au traitement des appels.

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Cette touche est également appelée touche de basculement d’applications. Son fonctionnement diffère si l’application 4059 est démarrée sur le PC.

- Application 4059 non démarrée sur le PC : la touche permet de basculer le clavier vers le PC ou vers le TA MAC (OmniPCX). Si la LED de la touche est rouge, le clavier est dédié au TA MAC (voir § 1.3.6 : Fonctionnement en aveugle). Si cette LED est éteinte, le clavier est dédié au PC. - Application 4059 démarrée sur le PC : la touche permet de basculer de la fenêtre 4059 à une autre application du PC (et vice-versa). . Note : s’assurer que dans la configuration de l’affichage, l’option Activation 4059 : Par la touche de changement d’application est bien sélectionnée (voir chapitre Gestion à partir de la console opératrice - § Aspect et affichage des fenêtres)

Touches de traitement des appels

Ouvre l’annuaire personnel de la console (pour le configurer, voir chapitre Gestion à partir de la console opératrice - § Programmation du répertoire individuel). Libération : stoppe l’intervention de l’opératrice sur un appel. Réponse à un appel interne. Réémission d’un numéro, à partir de la liste des 10 derniers appels sortants. Va-et-vient entre deux communications. Mise en garde/transfert : place une communication en attente (ou transfert d’une communication). Annule le double appel : retour à l’appel principal. Appel : appel du poste sélectionné.

Augmentation du volume sonore.

En cas de coupure de courant affectant le PC, ou lorsque l’application 4059 n’a pas été démarrée sur le PC, les appels peuvent être traités via le clavier MAC.

Les possibilités de ce mode dégradé sont réduites. Seules les manipulations simples de nécessitant pas la fenêtre sont accessibles, comme : -

répondre aux appels,

Si le PC n’est plus alimenté, mais que l’application 4059 était active au moment de la coupure de courant : s’assurer que la touche

est allumée (en appuyant dessus au besoin)

Si le PC n’est plus alimenté et que l’application 4059 n’était pas active active au moment de la est allumée (en appuyant dessus au besoin) coupure de courant, s’assurer que la touche et appuyer sur la touche S4 pour mettre la fonction opératrice en service (vérifier que la LED renvoi de nuit du clavier est bien éteinte). Appuyer sur la touche S1 pour mettre la fonction opératrice hors service (la LED renvoi de nuit du clavier est verte).

Les appels entrants sont signalés par une sonnerie et/ou par le clignotement d’une ou plusieurs touches. Les numéros des appels sortants sont composés sur le pavé numérique du clavier.

Le menu Aide de la fenêtre permet d’accéder à :

La barre de titre standard Windows se situe tout en haut de la fenêtre. Elle indique le nom de l’application et le nom de l’utilisateur autorisé.

La barre de menus se situe juste en dessous de la barre de titre. Elle permet d’accéder aux différentes fonctions de l’application.

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Il est possible de dimensionner et de réagencer les fenêtres de ces champs pour une meilleure organisation de l’écran (voir chapitre Gestion à partir de la console opératrice - § Aspect et affichage des fenêtres).

La couleur de la barre de titre individuelle de ces deux champ indique s’ils sont actifs. La navigation d’une sous-fenêtre à l’autre se fait par la souris ou la touche Tab du clavier. A l’intérieur d’un même champ, si le nombre d’icônes ou de touches programmables est trop important pour être affiché, plusieurs pages sont créées. Naviguer à l’aide des touches PgUp ou PgDn pour accéder aux pages suivantes.

Icônes de supervision

Pour la configuration de ces icônes, voir chapitre Gestion à partir de la console opératrice - § Icônes de supervision. Les icônes de supervision indiquent l’état des postes, des joncteurs et des faisceaux. Un maximum de 8 icônes de supervision peut être affiché sur une même console. Pour afficher plus d’icônes, installer l’application 4059 BLF.

Double-cliquer sur une icône pour l’activer. Pour connaître sa fonction et son état (et afficher un champ d’aide), pointer le curseur de la souris sur une icône.

Un équipement non configuré dans l’OmniPCX (ou situé sur un autre noeud OmniPCX que la console opératrice) est représenté par l’icône détaillée ci-dessous.

. La signification des autres icônes est

La console opératrice ne supervise que les équipements situés sur le même noeud qu’elle.

Groupe de poste partiellement occupé (icône verte devant et jaune derrière).

Un joncteur est une ligne téléphonique entre deux installations. Il relie deux OmniPCX ou un OmniPCX et un autre PABX. Joncteur libre (icône verte). Joncteur occupé (icône jaune). Joncteur mis hors service Hardware ou Software (icône rouge). S’il y a plus de 8 fonctions programmées , utiliser les touches du clavier PgUp ou PgDn pour visualiser les autre touches programmables. Note : à chaque nouvelle page, bien que les touches affichées présentent des fonctions différentes, leur ordre correspond aux touches du clavier F1 à F8.

Chaque icône a une signification particulière : en marche. opératrice absente. Lorsqu’une console n’est pas utilisée et que l’opératrice n’a pas répondu aux appels pendant un certain temps, la console passe automatiquement en mode absent. service de jour. service de nuit.

état des icônes de supervision (activées ou non). mode mains-libres. secret désactivé - micro activé. haut-parleur. réponse automatique. transfert automatique.

évoluent en fonction du traitement de l’appel.

Signification des icônes d’état du poste à appeler : au repos (raccroché).

Note : le champ d’informations sur l’appel en cours est en couleurs tandis que celui sur l’appelant principal est grisé.

Six touches de fonction sont proposées à l’opératrice. Ces fonctions propres au traitement des appels s’exécutent exclusivement à l’aide des touches numérotées de S1 à S6 (sur la fenêtre ou sur le clavier MAC).

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Les touches et du clavier correspondent aux touches et

à l’écran. Elles servent à passer d’une page à l’autre dans le cas où plus de six fonctions sont programmées.

Ce champ, situé en bas de la fenêtre Alcatel 4059, Indique la date et l’heure du PC. Note : l’opératrice peut changer l’heure et la date sur son PC. Elle doit être autorisée par l’administrateur système pour les modifier sur l’OmniPCX Enterprise. En cas de différence entre l’heure du PC et celle de l’OmniPCX, au démarrage de l’application, une boîte de dialogue invite l’opératrice à contacter l’administrateur système pour rectifier cette différence.

(grisée) de la barre d’état.

Pour rendre la console opérationnelle, sélectionner l’option En marche du menu Opérateur.

La console devient active, comme indiqué par le changement de couleurs de l’icône

Note : pour une description complète des icônes de la barre d’état, voir chapitre Introduction à la console opératrice 4059 - § Barre d’état.

Pour établir l’appel : une fois le numéro composé, appuyer sur la touche

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Le répertoire individuel (programmable depuis la console 4059, voir chapitre Gestion à partir de la console opératrice - § Programmation du répertoire individuel) permet de sélectionner directement un usager par une touche, sans avoir à composer le numéro de ce correspondant au clavier.

Note : le numéro appelé peut être interne, abrégé ou externe.

L’appel par le répertoire individuel peut se faire à partir de la position repos du poste opérateur ou en double appel.

Pour accéder au répertoire appuyer sur la touche

Sélectionner le nom à appeler et cliquer sur Recomposer. Appuyer sur la touche

Pour fermer la fenêtre de recherche sans composer de numéro, cliquer sur la touche Escape du clavier).

S2 ou taper sur la touche S2 du clavier MAC.

Pour une recherche par nom et prénom, saisissez les premières lettres du nom et du prénom, puis cliquer sur Nom-Pré S4 ou taper sur la touche S4 du clavier MAC.

Pour passer d’un champ à l’autre, utiliser la souris ou la touche Tab du clavier.

Si plusieurs noms apparaissent, sélectionner le nom désiré. Si le nom désiré n’apparaît pas, saisir une ou plusieurs lettres supplémentaires. Les flèches verticales du clavier permettent de sélectionner l’un ou l’autre des noms proposés. La flèche (horizontale) de droite permet de visualiser les détails complémentaires concernant un correspondant

(tels que saisis dans les annuaires LDAP et ODBC). Cliquer sur l’intitulé d’une colonne pour trier les correspondants par ordre alphabétique, ou par numéro de téléphone.

(ou appuyer sur la touche Entrée du clavier) pour composer le numéro sélectionné. Ceci ferme la fenêtre de recherche d’annuaire. Pour fermer la fenêtre de recherche sans composer de numéro, cliquer sur appuyer sur la touche Escape du clavier).

par l’effacement de tout marquage à l’écran.

Le poste ne sonne pas tant que l’opératrice n’a pas appuyé sur la touche

Cette exploitation particulière de la console permet de toujours atteindre l’usager demandé.

Si ce dernier décroche, il perçoit une musique de garde (ou la tonalité correspondante) lui signalant qu’il est réservé et que tout appel départ lui est refusé.

Le poste appelé est libre

Le champ de traitement des appels affiche :

déclenche la sonnerie du poste,

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Le champ de traitement des appels affiche :

L’opératrice peut utiliser :

- A partir de cet écran l’évolution est identique à celle décrite dans l’appel d’un poste libre.

Lorsqu’un poste est occupé, la console opératrice peut lui envoyer un message de rappel en cliquant sur la touche de fonction Rappel. Le correspondant est notifié de l’arrivée d’un message pendant sa communication (diode clignotante). En lisant ce message ce correspondant peut activer le rappel vers l’opératrice. Cet appel est traité comme un appel arrivée classique.

L’usager s’excuse

Quand un usager a la possibilité de laisser un message d’excuse en cas de non réponse, l’opératrice peut lire son message dès qu’elle sélectionne cet usager. Pour appeler le poste malgré la demande de l’utilisateur, appuyer sur la touche

Le champ de traitement des appels indique le destinataire du renvoi et l’entité à laquelle il appartient, puis le poste appelé (initiateur du renvoi) et son numéro. Il indique aussi l’état du poste vers lequel le poste appelé est renvoyé :

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Le champ de traitement des appels indique le poste appelé (initiateur du renvoi), puis le destinataire du renvoi et son numéro. Il indique aussi l’état du poste vers lequel le poste appelé est renvoyé :

L’opératrice peut utiliser :

- Réponse aux appels Lorsqu’un appel est présenté sur la console, il est signalé : -

par une sonnerie (en fonction de la configuration du système),

par l’allumage des diodes des touches de prise de ligne

par l’apparition d’une icône dans le compteurs des appels (voir chapitre Introduction à la console opératrice 4059 - § Compteurs d’appels).

Pour répondre à un appel dès qu’il arrive, appuyer sur la touche l’appel). Pour libérer la communication, appuyer sur la touche

(ou double cliquer sur

Si la liste n’est pas visible à l’écran : -

Note : la liste des appels en attente s’affiche en fonction de la configuration système.

Par défaut, le premier appel est sélectionné. Si besoin est, utiliser les touches PgUp et PgDn pour afficher l’appel auquel répondre en priorité.

Pour répondre à cet appel, double-cliquer sur son libellé, ou utiliser le clavier comme suit :

S’il s’agit d’un appel à l’attention du groupe d’opératrices (lorsque plusieurs opératrices traitent les appels sur une même installation), la touche

La console signale cet appel en attente urgente par : -

une sonnerie sur la console opératrice,

la diode de la touche de prise de ligne

l’affichage de la mention Appel en attente dans le champ des appels suivants,

Les appels en arrivée sont alors traités comme si la console était en mode nuit. Pour remettre la console en service, procéder comme indiqué § 2.2 : Mise en service (état) de la console.

Si la console opératrice n’est pas en conversation et que l’appel n’est pas repris avant la fin de la temporisation, la sonnerie est activée pour indiquer que l’appel est en rappel. Le compteur d’attentes passe en Urgent.

Pour reprendre le premier appel mis en garde, appuyer sur la touche

Pour reprendre un autre appel mis en garde, procéder comme indiqué § 2.6.2 : Choisir à quel appel répondre d’abord.

Composer un numéro à partir du pavé numérique du clavier ou utiliser une autre méthode (voir § 2.3 : Méthodes pour appeler un numéro) pour appeler un deuxième correspondant. Le premier appel est en conversation, le deuxième appel (s’il s’agit d’un appel interne) est réservé (voir § 2.4.1 : Réservation (blocage) du poste usager interne).

. Le premier correspondant est mis en garde. Le deuxième est en conversation avec la console.

Appuyer à nouveau sur la touche pour mettre le deuxième correspondant en garde.

Le premier correspondant est en conversation avec la console.

Cette manoeuvre peut être répétée autant de fois que nécessaire.

Au bas de l’écran, la touche de fonction Interv permet d’entrer en tiers dans la conversation. Appuyer sur cette touche, ou sur la touche S correspondante sur le clavier MAC. Interv devient Interv. Les deux correspondants sont avertis de la présence La touche de l’opératrice par un bip sonore. Pour mettre fin à cette entrée en tiers, appuyer sur la touche correspondante sur le clavier MAC.

A partir de cet état, deux possibilités se présentent :

Le transfert automatique permet de transférer un appel vers un usager libre immédiatement après la numérotation de l’usager, sans avoir à effectuer d’autre manipulations.

. Les deux correspondants sont en conversation et la console

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Transfert vers une conférence sur rendez-vous L’opératrice (qui ne peut pas participer à une conférence programmée) peut rajouter un correspondant si le circuit de conférence n’est pas saturé. L’opératrice peut aussi réserver un circuit de conférence pour rajouter les différents participants (29 maximum) à cette conférence sur rendez-vous (également appelée conférence à N). Pendant ces manoeuvres d’acheminement à une conférence, l’opératrice ne peut plus répondre aux appels internes ou externes. Par contre, les compteurs d’attentes normales et urgentes sont mis à jour par les appels en arrivée. Si un correspondant externe se retrouve seul dans la conférence, après une temporisation, il est renvoyé à la console opératrice. Par contre, si un autre correspondant le rejoint dans la conférence, cette temporisation est annulée et la conférence démarre.

Insertion du premier correspondant

Après réponse de l’usager, appuyer sur la touche CfProg pour connecter ce correspondant à la conférence.

Note : le total des caractères du message ne peut pas dépasser 127 caractères.

Cliquer sur Envoyer.

Pour connaître la fonction des touches pré-programmées, cliquer le bouton droit de la souris dans la fenêtre Touches programmables (voir chapitre Introduction à la console opératrice 4059 - § Touches programmables). Cette boîte de dialogue permet de choisir une touche parmi la liste des touches programmables, de programmer le type d’élément associé et de définir des commentaires. Exemple :

Un nouvel appui sur la touche provoque l’entrée en tiers de l’opératrice. Un autre appui lui fait quitter l’entrée en tiers et relance la supervision.

Supervision de faisceau

Cette fonction permet à l’opérateur de surveiller l’occupation d’un faisceau. Dans le cas où il reste des joncteurs libres, l’appui sur cette touche correspond à une prise simple sans numérotation d’un joncteur externe de ce faisceau supervisé. L’opératrice peut configurer une icône de supervision (voir chapitre Gestion à partir de la console opératrice - § Icônes de supervision) pour que cette icône indique en temps réel l’état du faisceau supervisé.

Supervision de joncteur hors service

Cette fonction est destinée à alerter l’opératrice du mauvais fonctionnement d’un joncteur (pas de tonalité à la prise). En appuyant sur la touche, l’affichage indique le numéro de la terminaison ou des terminaisons défectueuses. La terminaison peut être isolée du faisceau (voir chapitre Gestion à partir de la console opératrice - § Mise hors service d’une ligne extérieure défectueuse). L’opératrice peut configurer une icône de supervision (voir chapitre Gestion à partir de la console opératrice - § Icônes de supervision) pour que cette icône indique en temps réel l’état du faisceau supervisé.

Le code secret de la console est modifiable par l’administrateur système uniquement.

Certaines fonctions, ne sont accessibles qu’après saisie du code de la console. L’icône signale les fonctions qui demandent ce code. Dès que l’opératrice demande à accéder à l’exploitation que l’administrateur a configuré Autorisé avec code opératrice, une fenêtre est affichée demandant le mot de passe. Un boîte de dialogue demande de saisir le mot de passe. S’il est correct, la fonction est automatiquement activée. Les fonctions inaccessibles sont signalées par l’icône

La fenêtre indique le nom d’utilisateur du PC et les dates et heures de début et de fin de connexion à une session de la console 4059.

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Pour que l’opératrice ait accès à une langue particulière, son choix doit correspondre à une langue programmée par l’administrateur.

Pour accéder au répertoire de la console :

Cliquer sur Effacer pour effacer le nom sélectionné du répertoire individuel.

Cliquer sur Recomposer pour composer le numéro du correspondant sélectionné et fermer la fenêtre. Cliquer sur Fermer pour fermer la fenêtre sans recomposer un numéro.

Configuration des annuaires

Dans le menu Options, sélectionner Annuaire, puis Configuration des annuaires... :

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Cette option permet de définir quels sont les annuaires utilisés lors d’une recherche via le clavier (voir chapitre Exploitation de la console opératrice - § Appel via le clavier).

Dans le menu Options, sélectionner Annuaire, puis Appel par nom :

Cliquer sur Appel par nom... :

A partir de la console opératrice, il est possible de programmer des rappels de rendez-vous sur les postes internes de l’installation. A l’heure dite, le poste interne est sonné et un guide vocal informe l’usager qu’il s’agit d’un rappel de rendez-vous. Dans le menu Extension, cliquer sur Prog. de rendez-vous... :

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Pour supprimer un rendez-vous programmé depuis la console :

L’opératrice peut envoyer des mini-messages (messages de type texte) aux usagers internes. Un certain nombre de messages sont enregistrés par défaut dans le système. Pour envoyer un mini-message, voir chapitre Exploitation de la console opératrice - § Mini-messagerie. Pour créer des messages spécifiques à l’avance et pouvoir les envoyer d’un seul clic : 1.

Cliquer sur Effacer pour effacer le message sélectionné dans la liste.

Cliquer sur Fermer enregistrer et fermer la fenêtre.

Affectation des touches programmables et des icônes de supervision

Dans le menu Option, cliquer sur Touches programmables... (ou placer le curseur de la souris sur la fenêtre des touches programmables, cliquer sur le bouton droit et sélectionner Configuration). Exemple :

Pour sortir du menu, appuyer sur le bouton Annuler.

Dans le menu Option, cliquer sur Champ des icônes de supervision... (ou placer le curseur de la souris sur la fenêtre des icônes de supervision, cliquer sur le bouton droit et sélectionner Configuration). Exemple :

Pour sortir du menu, cliquer sur Annuler.

Réservation de faisceau

La console opératrice peut réserver un ou plusieurs faisceaux (analogiques) pour toujours pouvoir accéder à l’extérieur. Dans le menu Extension, sélectionner Mode Service (ou appuyer sur la touche F10). Double-cliquer ensuite sur Faisceaux.

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Cette fenêtre visualise l’ensemble des faisceaux. Chaque faisceau de la liste est décrit par :

un indicateur de réservation (une icône si réservé, blanc autrement),

La fonction entraide entre les opératrices permet aux autres opératrices de traiter les appels en surnombre sur une même console.

La console 4059 permet d’activer cette fonction et de choisir à partir de combien d’appels les débordements vers les autres opératrices seront effectifs. Dans le menu Extension, sélectionner Mode Service (ou appuyer sur la touche F10). Sélectionner Trafic.

Double cliquer sur cette fonction fait ouvrir la fenêtre suivante :

Sélectionner le type de recherche.

Pour supprimer un renvoi, choisir Pas de renvoi actif dans la liste ou appuyer sur RAZ. Cliquer sur Appliquer pour enregistrer les modifications. Cliquer sur Fermer pour fermer la fenêtre.

Dans le menu Extension, sélectionner Mode Service (ou appuyer sur la touche F10).

SélectionnerTaxation.

Ces informations étant de nature sensible, il est recommendé que l’administrateur système limite leur accès par un mot de passe. Double cliquer sur Rapport financier. Dans les champs appropriés, entrer la date de début et de fin du rapport à créer. Cliquer sur Imprimer pour imprimer le rapport.

Observation des usagers

Cette fonction permet de créer des filtres pour surveiller les coûts générés par certains postes. La surveillance se fait par usager ou par groupe d’usagers. Certains appels particuliers (excédant une durée x ou d’un coût y) peuvent également être surveillés.

Par coût et durée : pour surveiller les appels en fonction de leur coût et de leur durée.

Tous les appels : pour surveiller tous les appels.

Cette fonction n’est disponible que si le filtre défini § 4.13.3.1 : Options d’observation, est Par durée ou Par coût et durée.

Dans le menu Extension, sélectionner Mode Service (ou appuyer sur la touche F10).

Sélectionner DECT (ou PWT selon le pays de l’installation).

Double cliquer sur Qui pour saisir le numéro IPUI (International Portable User Identification).