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Téléchargez la notice de votre Gestion des impressions au format PDF gratuitement ! Retrouvez votre notice UNIFLOW - CANON et reprennez votre appareil électronique en main. Sur cette page sont publiés tous les documents nécessaires à l'utilisation de votre appareil UNIFLOW de la marque CANON.
Contrôler efficacement la numérisation, l'impression et la copie avec uniFLOW
uniFLOW s’intègre parfaitement aux systèmes d’informations quelle que soit la taille de l’entreprise. Des licences de 10, 50,150 ou un nombre illimité d’utilisateurs sont disponibles pour assurer l’évolutivité et la souplesse quel que soit votre type d’entreprise.
être étendue avec différents modules supplémentaires. Chaque module apporte au système de nouvelles fonctionnalités intéressantes. Il est ainsi possible d’étendre les avantages d’uniFLOW à d’autres niveaux de votre entreprise.
Microsoft SharePoint, uniFLOW est un véritable outil de gestion traitant tous les aspects de la bureautique.
Comptabilisation et audit des impressions Toutes les opérations d’impression et de copie, ainsi que les frais correspondants, peuvent faire l’objet d’un suivi et être enregistrés. Le système de rapports intégré permet à l’administrateur ou au service financier d’évaluer et de contrôler les coûts de chaque imprimante ou utilisateur de votre entreprise. Ces informations peuvent être utilisées dans le cadre d’un audit d’impression pour décider des orientations futures des achats d’imprimantes ou pour identifier les économies potentielles.
Les travaux confidentiels peuvent être traités de façon centrale sur un serveur d’impression et ne sont imprimés que si l’utilisateur s’identifie sur un périphérique. L’utilisateur peut aller sur n’importe quel appareil à n’importe quel endroit en sachant que ses travaux seront imprimés en toute sécurité. Les gaspillages financiers, aussi bien que l’impact environnemental sont également éliminés, dans la mesure où les documents non imprimés dans un délai défini sont supprimés automatiquement et ne risquent donc plus de prendre la poussière sur le bac de sortie d’imprimante.
Les imprimantes laser proches des utilisateurs sont aussi pratiques que coûteuses à exploiter. uniFLOW peut être configuré pour permettre aux utilisateurs d’imprimer de petits travaux sur les imprimantes laser, et redirigera les documents volumineux vers un périphérique multifonction Canon moins cher ou une file d’impression sécurisée. Il est aussi possible de modifier les options de finition des travaux selon certaines règles. Par exemple, les e-mails sont toujours imprimés en noir et blanc, tandis que les documents volumineux sont toujours imprimés en recto verso pour réduire les coûts et le gaspillage.
Du fait de son intégration étroite avec les matériels multifonctions Canon, uniFLOW permet de bloquer l’accès non autorisé aux périphériques. Lorsque l’accès est accordé, toutes les fonctions utilisées sur le périphérique sont enregistrées en vue de produire des rapports. Il est possible de contrôler l’accès aux différentes fonctions du périphérique en fonction du rôle de l’utilisateur. Par exemple, certains utilisateurs ne sont autorisés qu’à copier en noir et blanc, tandis que d’autres ont accès à la couleur. Pour une sécurité maximale, une image de toute copie, impression, télécopie ou numérisation réalisée sur le périphérique Canon peut être enregistrée et analysée en fonction de mots clés.
La manipulation des documents papier et des informations qu’ils contiennent constitue un élément essentiel des tâches quotidiennes des utilisateurs. uniFLOW permet de numériser des documents directement vers l’e-mail personnel, le dossier réseau personnel des utilisateurs ou des systèmes de gestion documentaire sous la forme de fichiers d’image hautement compressés. Il est possible d’extraire les informations contenues dans les documents numérisés, de façon à renseigner automatiquement les index ou pour les convertir au format voulu, tel que Microsoft Word, afin que l’utilisateur puisse l’éditer sur son ordinateur.
Les fonctionnalités fournies par un système de gestion bureautique ne sont bonnes que si les utilisateurs sont satisfaits par leurs utilisations.
Du point de vue des utilisateurs, il s’agit toujours d’appuyer sur le bouton « Imprimer ». Cependant, dès que les travaux remplissent certaines conditions, ils sont invités à les diriger vers le périphérique le plus rentable. Les conditions utilisées pour rediriger les travaux peuvent varier d’une imprimante à l’autre et inclure des critères tels que le nombre de pages, le coût du travail, la présence de couleurs ou le logiciel d’impression. L’utilisateur peut choisir de ne pas employer le périphérique le plus rentable si l’autorisation lui a été donnée par l’administrateur. Ou bien les travaux peuvent être automatiquement routés vers le périphérique le plus rentable sans donner le choix à l’utilisateur.
L'un des principaux désavantages de l'utilisation d'un périphérique multifonction par rapport à celle d'une imprimante locale est que les documents imprimés risquent d'être vus par des personnes non autorisées. uniFLOW permet de stocker les travaux sur un serveur et de les imprimer uniquement lorsque l'utilisateur est présent devant l’imprimante. File d’impression sécurisée embarquée
Lorsque l’utilisateur est prêt à libérer ses documents, il s’authentifie sur l’imprimante au moyen d’une carte de proximité, d’une carte à puce, d’une carte magnétique, d’un code confidentiel ou de son nom de compte et mot de passe utilisateur. La liste des travaux en attente est affichée sur l’écran du périphérique multifonction et il reste encore possible d’en modifier les options de finition avant d’imprimer.
6 Le coût de traitement et les économies éventuelles sont consignés dans la base de données
Système de gestion documentaire
Les utilisateurs qui choisissent d’envoyer leurs documents par e-mail procèdent de la même façon que sur un ordinateur (en raison de l’intégration native avec Microsoft Exchange). Ils sélectionnent les destinataires dans le carnet d’adresses global et le document numérisé est stocké dans leur dossier « Messages envoyés ». uniFLOW peut procéder à la reconnaissance
Microsoft Word. Il est également possible d’extraire du texte et des codes-barres à des fins d’indexation. Le document peut être fortement compressé de façon à réduire la taille de fichier et les besoins de stockage ou de bande passante. L’interaction avec l’interface de numérisation est dynamique et personnalisée en fonction de l’utilisateur. Les boutons personnels et les flux de numérisation suivent l’utilisateur quel que soit le périphérique, ce qui permet de bénéficier des mêmes services indépendamment du périphérique utilisé.
Les informations fournies par uniFLOW permettent au responsable informatique de définir les stratégies d’impression de l’entreprise. Il est alors, non seulement possible d’empêcher l’impression de documents volumineux sur de petites imprimantes laser, mais aussi de forcer les options d’impression selon des critères précis. Par exemple, le responsable peut exiger que l’impression des e-mails s’effectue en noir et blanc ou de proposer à l’utilisateur d’imprimer en recto verso au-delà d’une certaine taille.
« apprendre » les relations entre les numéros des cartes et les comptes utilisateurs, ce qui simplifie la tâche du service informatique. Pour l’environnement de numérisation, uniFLOW offre une intégration native avec Microsoft ExchangeTM, Microsoft SharePointTM et ThereforeTM. Les documents numérisés peuvent être hautement compressés, ce qui réduit l’espace de stockage nécessaire sur le serveur. Les index peuvent être fournis par l’utilisateur ou provenir directement du document au moyen de codes-barres ou de reconnaissance optique de zone (OCR).
Excel pour en faciliter leurs traitements.
Mais que se passe-t-il si ce document n'aurait pas dû être imprimé en premier lieu ?
Les périphériques multifonctions euxmêmes permettent de mémoriser les détails de connexion des utilisateurs, ce qui leur permet d’accéder à certaines fonctions, telles que la copie, en cas de panne réseau.
Point de vue du service financier. uniFLOW permet de suivre tous les coûts, les économies et l'impact environnemental de l'impression, de la copie, de la télécopie et de la numérisation.
Le suivi des coûts ne constitue que l'un des aspects financiers d'uniFLOW. Toutes les économies résultant de l'installation d'uniFLOW sont également enregistrées, ce qui permet de mesurer le véritable retour sur investissement. Par exemple, des économies peuvent être réalisées en dirigeant un travail vers une imprimante moins coûteuse ou en supprimant un travail d'impression sécurisé qui n'a pas été imprimé.
Chaque imprimante peut être associée à différents profils de prix, ce qui permet de suivre les coûts par utilisateur ainsi que les coûts d’impression internes. Il est aussi possible de limiter le nombre d’impressions des utilisateurs en fonction du budget alloué. L’autorisation des responsables peut être requise avant l’impression de documents volumineux ou onéreux. Des centres de coût hiérarchisés peuvent être associés aux travaux d’impression et de copie, en s’assurant que le budget correct est facturé pour les travaux.
également être calculées, pour évaluer l'argent gaspillé par les utilisateurs qui n'exploitent pas tous les avantages de l'infrastructure d'impression.
Les rapports d’aide décisionnelle peuvent indiquer l’état actuel de l’environnement d’impression et présentent une analyse de tendances avec le détail d’utilisation. Les informations environnementales, telles que la quantité d’arbres sauvés grâce à l’impression recto verso sont également présentés dans les rapports d’aide décisionnelle. Il est également possible d'ajouter des rapports personnalisés si des informations supplémentaires sont nécessaires.
Notice Facile