OMNIPCX 4400 - Système de téléphonie ALCATEL-LUCENT - Notice d'utilisation et mode d'emploi gratuit

Type de produit	Système de téléphonie d'entreprise (PBX)
Marque	ALCATEL-LUCENT
Modèle	OMNIPCX 4400
Dimensions (L x H x P)	19 pouces (48,26 cm) × 3U (13,34 cm) × 30 cm environ
Poids	Environ 10 kg
Alimentation	48 V DC (courant continu)
Fonctions principales	Gestion des appels, filtrage patron/secrétaire, messagerie entre postes, renvoi d'appels, supervision, écoute discrète
Postes compatibles	Alcatel Advanced/4034
Types de filtrage	Filtrage par numéros prioritaires ou numéros à filtrer, filtrage RNIS
Nombre de touches de filtrage	Plusieurs touches possibles, une seule table active à la fois
Messagerie écrite	Messages prédéfinis (11) entre postes Alcatel Advanced/4034
Supervision	État du poste patron et secrétaire via icônes sur l'afficheur
Configuration patron/secrétaire	Plusieurs patrons et secrétaires possibles, avec secrétaire de remplacement
Entretien et nettoyage	Nettoyer l'extérieur avec un chiffon doux et sec ; vérifier les connexions périodiquement
Sécurité	Installation et maintenance réservées à un professionnel qualifié
Pièces détachées et réparabilité	Pièces disponibles auprès du fabricant ; réparation par technicien agréé
Informations générales	Date de sortie : vers 2000 ; fabricant : Alcatel-Lucent

FOIRE AUX QUESTIONS - OMNIPCX 4400 ALCATEL-LUCENT

Comment activer le filtrage des appels sur le poste patron ?

Appuyez sur la touche Filtrage puis sur la touche Appel secrétaire correspondant à la secrétaire de votre choix. Validez pour activer le filtrage. Désactivez-le de la même manière.

Que faire si je veux filtrer un appel RNIS spécifique ?

Appuyez sur Filtrage puis sur RNIS. Le numéro RNIS en cours est alors filtré selon les règles de la table active.

Comment mon secrétaire peut-il m'envoyer un message écrit ?

Depuis son poste, le secrétaire sélectionne un message prédéfini via la touche afficheur, puis valide. Les messages sont visibles sur l'écran du poste patron, libre ou occupé. Cette fonction nécessite deux postes Alcatel Advanced/4034.

Puis-je intercepter un appel filtré avant que mon secrétaire ne décroche ?

Oui, lorsque l'icône d'appel filtré apparaît sur votre afficheur, appuyez sur Supervision puis sur IntApp pour intercepter la communication.

Comment écouter discrètement une communication filtrée ?

Lorsque votre secrétaire est en communication, appuyez sur Écoute. Votre micro est inhibé. Pour sortir de ce mode, appuyez à nouveau sur Écoute.

Que signifie l'icône avec un carré vide sur le poste secrétaire de remplacement ?

L'icône éteinte signifie que la fonction de remplacement n'est pas activée. L'icône allumée [ ] indique que la fonction est activée et que le poste patron est libre ou en sonnerie.

Comment signaler mon absence en tant que secrétaire principale ?

Appuyez sur la touche Secret. Absente puis validez. Les appels filtrés seront alors dirigés vers la secrétaire de remplacement si elle existe, sinon le filtrage est suspendu.

Puis-je utiliser plusieurs tables de filtrage simultanément ?

Non, vous ne pouvez activer qu'une table à la fois : soit une table de numéros prioritaires, soit une table de numéros à filtrer. L'activation de la table prioritaire annule l'autre.

Comment annuler l'écoute discrète en cours ?

Si vous êtes secrétaire et que le patron est en écoute discrète, appuyez sur la touche Ecoute pour supprimer cette écoute. Le patron en sera informé.

Quels postes sont recommandés pour utiliser toutes les fonctions ?

Les postes Alcatel Advanced/4034 sont recommandés pour une exploitation optimale des services de filtrage et messagerie.

MODE D'EMPLOI OMNIPCX 4400 ALCATEL-LUCENT

Symboles utilisés dans la documentation

L'action "appuyez sur" est symbolisée par

Les touches afficheur sont symbolisées par Affich

Les touches spécifiques au filtrage, programmées par l'installateur, sont symbolisées par

L'ensemble de filtrage patron/secretaire est une configuration particulière d'au moins deux postes multilignes, offrant des exploitations spécifiques supplémentaires par l'intermédiaire de touches programmables affectées d'une fonction déterminée.

La configuration patron/secrétaire peut composer plusieurs postes patron, plusieurs postes secrétaire et un poste "secrétaire de remplacement".

Pour une exploitation optimale des services proposés, nous vous conseillons d'utiliser des postes Alcatel Advanced/4034.

Note : Les fonctions décrites sont spécifiques à l'ensemble de filtrage patron/secretaire.

Reportez-vous au guide d'utilisation de votre poste pour les fonctions téléphoniques proposées par l'Alcatel OmniPCX 4400.

Note : La disponibilité de certaines fonctions décrites dans ce guide peut dépendre de la version ou de la configuration de votre système. En cas de doute, consultez le responsable de votre installation.

Vos appels

Appeler la secrétaire 8

Répondre à un message de votre sécurité. 8

Poste secrétariat principal 9

Appeler votre patron 9

Supervisor le filtrage 9

Gérer le filtrage 10

Envoyer un message écrit à votre patron. 10

Mettre un correspondant en attente 11

Mettre le poste patron en renvoi immédiat 12

Annuler l'écoute discrète 12

Poste secrétariat de remplacement 12

Supervisor l'état du poste secrétaire. 14

Activer le filtrage des appels 14

Activer le filtrage "RNIS" 16

Intercepteur d'un appel filtré. 16

Écouter "discrètement" une communication filtrée 16

Poste secretaire principale 17 Supervisor l'état du poste patron 17 Poste secretaire de remplacement 17 Supervisor l'état du poste patron 17

En votre absence

Poste secrétairé principale 20 Signaler vérification absence 20 Poste secrétairé de remplacement 20 Glossaire 21

Appeler la sécurité

Pour appeler directement votre secrétaire, ou pour répondre à son appel,

Appel secrétaire

Nota : si vous travailliez avec plusieurs secrétaires, vous pouvez disposer d'une touche pour chacune d'elle.

Répondre à un message de votre sécurité*

Poste au repos ou en cours de communication, vous pouvez répondre à un message émis par votre sécurité.

L'écran afficheur propose 5 messages réponses parmi les 11 prédéfinis. Appuyez sur la touche afficheur correspondant à celui que vous souhaitez envoyer.

Les 11 messages possibles sont :

Occupé : Je suis occupé - Attent : 2 mn SVP - Absent : Je suis absent - Entrez : Dites-lui d'entrer - Jerap : Jerappellerai

Il rap : Qu'il rappelle SVP - Passez : Passez-le moi SVP - JViens : Je viens - Annul : Annulez SVP - 2mnSVP : 2 mn SVP - Retour : Faites pour le moyen

• La messagerie n'est disponible qu'entre deux postes Alcatel Advanced/4034.

Appeler votre patron

Pour appeler directement votre patron ou pour reprendre son appel, Appel patron

Note : si vous travailliez avec plusieurs patrons, vous pouvez disposer d'une touche pour chaque patron.

Supervisor le filtrage

Vous pouvez superviser les touches de filtrage du ou des postes patron. Pour chaque touche de filtrage, vous disposez d'une touche de supervision.

Les icônes associées aux touches de supervision sont :

icône éteinte : touche de filtrage supervisée non active,

: touche de filtrage supervisée active - les appels filtrés vous sont destinés,

: touche de filtrage supervisée active - les appels filtrés sont destinés à une autre sécurité.

Gérer le filtrage

Pour activer la touche de filtrage du poste patron et devenir destinataire des appels filtrés, appuyez sur la touche de supervision du filtrage correspondante.

Pour désactiver la touche de filtrage du poste patron, que vous soyez ou non destinataire des appels filtrés, appuyez sur la touche de supervision correspondante.

Envoyer un message écrit à votre patron

Vous pouvez envoyer un message prédéfini ou à compléter sur l'écran-afficheur du poste patron, que celui-ci soit libre ou occupé.

Poste au repos ou en cours de communication,

Sélectionnez le message en appuyant sur la touche afficheur correspondante.

Pour transmettre le message, Valide Pour sortir du mode message,

Pour faire défiler les différents messages prédéfinis ou à compléter, Suivt Pour effacer le dernier caractère saisi, Gomme

• La messagerie n'est disponible qu'entre deux postes Alcatel Advanced/4034.

Mettre un correspondant en attente

Votre patron a activé la touche de filtrage. Vous prenez un appel filtré.

Pour demander à votre patron s'il souhaite prendre l'appel, Appel patron Votre correspondant est automatiquement mis en attente.

Pour transférer la communication, Transf puis appuyez sur la touche de ligne correspondante à l'appel en attente.

Pour reprendre la communication sans la transférer, appuyez sur la touche de ligne correspondante.

Mettre le poste patron en renvoi immédiat

Poste au repos, [i] puis Appel patron

Pour annuler le renvoi, composez le code de la fonction "Annulation de renvoi à distance" (voir le tableau des codes) puis composez le numéro du poste renvoyé.

Note: Le renvoi peut être directement annulé par le patron, en composant le code de la fonction "Annulation renvoi".

Annuler l'écoute discrète

Vous prenez un appel filtré et votre patron se met en écoute discrète.

Votre afficheur vous l'indique alors.

Pour supprimer l'écoute discrète, écoute

POSTE Secretaire de remplacement

Les fonctions d'appel de ce poste sont identiques à celles du poste secrétaire principale (voir p.9).

Toutefois, la gestion du filtrage n'est possible que si la secrétaire principale est déclarée absente.

Supervisor l'état du poste secrétaire

L'icône associée à Appel secrétaire permet de superviser l'état du poste de votre secrétaire.

Icone éteinte : poste libre ou en sonnerie

: secrétaire appelle

: secrétaire occupée

secrétaire principale absence

secrétaire remplacement présente

: secrétaire principale et de remplacement absentes

Activer le filtrage des appels

Une touche de filtrage vous permet de renvoyer les appels qui vous sont destinés vers un poste secrétariat. Si celle-ci est présente, l'icone est associée à la touche de filtrage utilisée.

Si la secrétaire principale et la secrétaire de remplacement sont absentes, l'icone

apparaît et vos appels vous arrivent directement.

A chaque touche de filtrage est associée une table de filtrage (définie par l'installateur). Cette dernière peut contenir, soit des numéros prioritaires, soit des numéros à filtrer.

Vous pouvez disposer de plusieurs touches de filtrage mais vous ne pouvez pas activer une table des nombres prioritaires et une table des nombres à filtrer. L'activation de la table de nombres prioritaires annule le filtrage par la table des nombres à filtrer.

Pour activer le filtrage, Filtrage puis

• Si vous disposez d'une table de nombres prioritaires, leurs correspondants identifiés dans cette table peuvent vous appeler directement.
• Si vous disposez d'une table de nombres à filtrer, leurs appels de correspondants identifiés dans cette table seront renvoyés vers la sécurité.

Pour désactiver le filtrage, Filtrage puis

Note : si vous travailliez avec plusieurs secrétaires, Filtrage puis Appel secrétaire correspondant à la sécurité de votre choix et pour valider.

Note : si vous disposez d'une ou plusieurs lignes privées, le filtrage peut être sélectif (uniquement sur le numéro principal) ou non sélectif (numéro principal et lignes privées) selon la configuration.

Activer le filtrage "RNIS

Vous pouvez filtrer un numéro Numéris particulier.

Filtrage puis RNIS ; le numéro du correspondant Numéris qui est enregistré suit les règles de filtrage.

Note : quand le filtrage n'est pas activé, RNIS s'utilise comme une touche de répertoire.

Interceptor un appel filtré

Lorsqu'un appel filtré arrive chez la secrétaire, l'icone apparait sur l'écran afficheur.

Quand notre secrétaire décroche, l'icone [3] signale l'occupation.

Pour intercepter l'appoint avant que la sécurité ne décroche, Supervision Pour intercepter la communication, IntApp

Écouter "discrètement" une communication filtrée

Lorsque vous secrétaire est en communication, Écoutez; vous entrez en écoute discrète et votre micro est inhibé.

Pour sortir de ce mode,

Supervisor l'état du poste patron

L'icône associée Appel patron permet de superviser l'état du poste :

icône éteinte : poste libre ou en sonnerie

: patron appelle

: patron occupé

filtrage activé*

• Si vous ne possédez pas de touche de supervision du filtrage

Supervisor l'état du poste patron

Les icônes spécifiques au poste de remplacement sont :

icône éteinte : fonction de remplacement non activée

[ ] : fonction de remplacement activée, poste patron libre ou en sonnerie

Les icônes "patron appelle", "patron occupé" et "filtrage activé" sont identiques à celles du poste secrétariat principal.

Signaler votre absence

Pour signaler votre absence à votre patron, [Secrét. Absente] puis [

S'il existe une sécurité de remplacement, (icone [ ] [ ]), les appelés destinés à la sécurité principale lui parviendront.

Sinon (icone), la fonction de filtrage est suspendue ; votre patron reçoit directement les appels qui lui sont destinés.

Pour reprendre votre poste, Secrétaire Absente /puis

POSTE Secretaire de remplacement

La procédure pour signaler votre absence est identique à celle utilisée par le poste secrétariat principal (voir p.20).

ECOUTE Discrete:

Cette écoute, signalée uniquement à la sécurité, permet au patron, micro inhibé, d'entrer en écoute lorsque la sécurité est en communication.

Filtrage patron/secretaire:

Ce service, offert à des tandems "patron/secretaire", permet de diriger les appels destinés au poste patron vers un ou plusieurs postes secretaire.

Le poste patron peut disposer d'une ou plusieurs lignes dites "privées", car elles peuvent être dissociées du nombre principal au niveau du filtrage.

Réseau public numérique français, également appelé RNIS (Réseau Numérique à Intégration de Services).

NUMERO FiltRE :

Ce nombre est renvoyé automatiquement vers la secrétaire.

Seuls, ces numéros peuvent joindre le poste patron lorsque le filtrage est activé.

POSTE Secretaire de remplacement/poste secretaire principale:

Lorsque la sécurité principale est déclarée absente, les appels sont dirigés vers le poste secrétaire de remplacement. Les fonctions de ce poste sont identiques à celles du poste secrétaire principale.

Ensemble de services particuliers (filtrage, renvoi) entre un poste patron et un ou plusieurs postes secrétaires.

Une touche avec icône permet à la sécurité de signaler ou d'activer depuis son poste le filtrage sur le poste patron.

Notes personnelles

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3BA 19815 FRAB Ed.01 - Imprimé par HBD IMPRIMEURS PARIS

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