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L’utilisateur autorisé peut utiliser le logiciel sur un réseau local pourvu qu’il soit titulaire d’une licence ou qu’il soit du nombre des utilisateurs autorisés qui a été porté à la connaissance de Juris Concept inc. et qui figure sur la facture d’achat du produit.
Tout mauvais fonctionnement du logiciel pourra être soumis à Juris Concept inc. et sera corrigé dans la mesure où l’information transmise permet une telle correction. Juris Concept inc. s’engage à remplacer sans frais toute disquette ou CD-Rom défectueux retourné. Aucune garantie ou indemnité n’est offerte au titulaire de licence ou à l’utilisateur si le service relatif au produit est interrompu, notamment dans le but de mettre à jour son contenu, d’assurer la maintenance et/ou l’implantation de logiciels ou celle du matériel. En aucun cas Juris Concept inc. ne peut être tenu responsable des dommages directs, indirects ou fortuits consécutifs à l’utilisation ou à l’incapacité d’utiliser le logiciel et la documentation destinée à l’utilisateur. En aucun cas la responsabilité de Juris Concept inc. ne peut dépasser le montant que le titulaire de licence a déboursé pour ce produit.
Documentation. L’utilisateur a le droit de réaliser une (1) seule copie de sauvegarde du Logiciel. La législation sur les droits d’auteur interdit l’établissement de copies supplémentaires pour quelque raison que ce soit. Toute autre forme de reproduction du Logiciel et de la Documentation est expressément interdite. IV
Présentation de Juris Concept Pour les nouveaux utilisateurs Installation en réseau Activation du logiciel
Fonctions du logiciel – généralités 2.1 L’affichage des transactions dans un ordre donné L’ajout d’une transaction La modification d’une transaction La validation d’une transaction L’annulation d’une transaction La saisie des données Le déplacement du curseur La saisie des dates La saisie des numéros de téléphone La saisie des codes postaux La saisie des numéros d’assurance sociale L’utilisation des listes Recherche dans une liste Recherche directe lors de la saisie Impression des rapports Destination des rapports Sauvegarder ou créer une copie d’un rapport
Implantation du logiciel Les étapes de l’implantation Mise à jour des informations relatives à votre bureau Mise à jour des préférences générales du bureau Inscription des employés et tarification Inscription des clients et ouverture des dossiers actifs Inscription des comptes à recevoir à la date de conversion Inscription des montants détenus en fidéicommis à la date de conversion 3.3.7 Logiciel de comptabilité et comptes d’intégration
1•1 Activation du contrôle d’accès Démarrage de la comptabilité générale intégrée Activation du module de comptabilité générale intégrée Activation du grand livre Vérification et ajustement du plan comptable Inscription des comptes à payer à la date de conversion Inscription des dépôts et des chèques en circulation Inscription des soldes de la balance de vérification à la date de conversion
Module des clients 4.1 Modifier le tarif général utilisé dans les dossiers d’un employé Préférences de l’employé Traitement de texte Gestion des clients Identification du client Identification Corporatif Préférences du client Gestion des dossiers Généralité Ouverture d’un dossier Options de facturation d’un dossier Informations disponibles sur un dossier Gestion de plusieurs parties adverses Options de la fenêtre de gestion des dossiers Fonctions juridiques de la fenêtre de gestion des dossiers Options disponibles à partir de la barre d’outil Recherche des conflits d’intérêts et la liste des dossiers Gestion des interventions Saisie des interventions Note associée à une intervention Feuilles de temps Saisie des interventions en lot Feuille de temps journalière Interdire la modification des travaux en cours Codes d’interventions Regroupement des déboursés Rapports des interventions enregistrées Rappels, échéances, choses à faire Description générale Activer le module de gestion des rappels Gestion des rappels Agenda de cour Calcul des délais Facturation
Préparation de la facture Imprimer une copie de la facture Annuler une facture Facturation d’un dossier général Facturation provisoire Note de crédit Préférences Gestion des encaissements Enregistrement d’un bordereau de dépôt Répartition des encaissements Options et rapports du bordereau de dépôt Inscription d’un chèque sans provision : Enregistrement d’un paiement supérieur au solde à recevoir Vérifier la répartition des encaissements Annuler la répartition des paiements Mauvaises créances et provision pour mauvaises créances Radiation d’un compte à recevoir Provision pour mauvaises créances Radier un compte à recevoir provisionné Avis de retard ou état de compte Avis de retard versus État de compte Impression des avis Traitement des intérêts Rapports de gestion du module des clients
Gestion des comptes en fidéicommis 5.1 Le bordereau de dépôt Enregistrement d’un bordereau de dépôt Détruire un bordereau de dépôt Modifier le contenu d’un bordereau de dépôt Impression d’un bordereau de dépôt Corriger l’imputation d’un montant Enregistrement des retraits Facturation et avances sur comptes d’honoraires Rapports de gestion des comptes en fidéicommis Journal général des transactions Analyse du compte de grand livre Liste des montants détenus en fidéicommis Registre des comptes en fidéicommis Conciliation bancaire Impression des chèques Compte d’intégration
Attribution des numéros de compte Comptes bancaires Comptes de déboursés facturables à vos clients Comptes d’intégration Module général Ajouter une écriture au journal général Modifier une écriture du journal général Afficher toutes les écritures du module de comptabilité générale Écritures récurrentes Impression des chèques Module clients Mise à jour comptable des transactions du module clients Module fournisseurs Comptes d’intégration Gestion des fournisseurs Achats Annuler une transaction d’achat Inscrire un crédit d’un fournisseur Achats-déboursés facturables aux clients Écritures récurrentes Déboursés Annuler une transaction de déboursés Répartition des paiements aux fournisseurs Vérifier la répartition des paiements pour tous les fournisseurs Impression des chèques Rapports du module fournisseurs Épuration des transactions du module fournisseurs Rapports financiers Vérification et contrôle de l’intégrité de vos données Conciliation bancaire Fermer une période Balance de vérification État des résultats Bilan Journal général Grand livre Modifier un des modèles de document proposés Créer un nouveau modèle de document Rendre le document disponible dans Juris Concept Gérer le contenu des documents Sommaire des opérations à effectuer pour… Modifier un modèle de document Ajouter une lettre Ajouter un nouveau modèle de document Gestion documentaire Recherche d’un document du répertoire JCCourrier à partir d’un dossier :
Fermeture des dossiers Épuration des données en lot Épuration des données d’un dossier Épuration des données comptables L’épuration des transactions du module des fournisseurs L’épuration des transactions du module général Contrôle d’accès Activation du contrôle d’accès Attribution des mots de passe Gestion des profils
9•2 Générer un formulaire de procédure civile Le traitement des annexes Développer vos propres formulaires à partir de ceux déjà proposés 10.3.3 Créer un formulaire de procédure civile 10.4 Modifier le contenu du formulaire 10.4.1 Modifier le modèle Word proposé
Dès le premier jour de l’installation du logiciel, vous pourrez mettre fin à votre système actuel de gestion du temps. À elle seule, cette économie financera l’acquisition de ce logiciel sur une période relativement courte. Vous bénéficierez de : •
Malgré tous les efforts déployés pour que ce produit réponde parfaitement à vos besoins, il peut arriver que certaines erreurs se soient glissées. Nous vous invitons à nous signaler toute imprécision sur le plan de la documentation ou tout commentaire susceptible d’améliorer la fonctionnalité du logiciel. Soyez assuré que nous apporterons une attention particulière à vos suggestions. Les coordonnées de Juris Concept sont accessibles en sélectionnant l’option À propos de Juris Concept du menu Aide.
Notre service à la clientèle est accessible : du lundi au vendredi, de 9:00 h à 12:00 h et de 13:00 h à 17:00 h. En dehors des heures ouvrables, notre service de messagerie vocale est accessible en tout temps. Téléphone : ( 418 ) 659 - 7272 Téléphone sans frais : 1( 888 ) 692 - 1050 Télécopieur : ( 418 ) 659 - 7910 info@jurisconcept.qc.ca www.jurisconcept.qc.ca
Juris Concept, ce répertoire est différent de votre ancienne version ( habituellement c : \ jconcept ). La création d’un nouveau répertoire vous permettra de conserver une copie intégrale de votre ancienne version pour consultation ultérieure, s’il y a lieu.
Studio, est effectuée par le personnel de Juris Concept. Communiquez avec le service à la clientèle de Juris Concept au 1-888-692-1050, pour planifier la conversion de vos données et pour de plus amples informations.
Procédez à l’installation de la version Studio sur le poste serveur, selon les instructions précédentes.
Introduction Cliquez sur le bouton Détruire pour éliminer de la base de données, la transaction apparaissant à l’écran
Trouver pour effectuer une recherche.
Lorsque vous sélectionnez le bouton Trouver d’une fenêtre, le curseur se positionne sur la première rubrique pour laquelle il est possible d’effectuer une recherche. Après avoir initié la recherche à l’aide de cette fonction, la touche Tab vous permettra d’identifier toutes les rubriques admissibles.
Par exemple, après avoir trouvé un client en effectuant une recherche par un numéro, le bouton Suivant afficherait les numéros suivants en ordre numérique. Une recherche sur le nom afficherait les clients en ordre alphabétique.
Sélectionnez le bouton OK pour confirmer une transaction.
Fonctions du logiciel – généralités
Le programme utilise la date du jour de votre ordinateur. Lors de la saisie d’une date, par exemple, le 31 janvier 2004, il suffit d’inscrire 31 et d’appuyer sur la touche Tab. Le programme utilisera la date de votre système et complétera pour 31/01/04. Vous pouvez également saisir la date selon le format JJ/MM/AAAA.
La saisie d’un numéro de téléphone tel que 6597272 ou 4186597272 suivi de la touche Tab convertira ces numéros comme suit : 659-7272 ou ( 418 ) 659-7272.
Dans cet exemple, pour sélectionner un numéro de client, il suffit d’effectuer un double-clique sur la ligne appropriée. Vous pouvez sélectionner plusieurs lignes contiguës en utilisant également la touche Majuscules ou plusieurs lignes non contiguës en utilisant la touche Ctrl. Ces fonctions s’appliquent dans la plupart des fenêtres.
Il est possible d’accéder directement à une ligne en saisissant les premières lettres de la ligne recherchée. Cette méthode fonctionne bien si vous connaissez les premières lettres de la ligne recherchée. Par contre, elle comporte des limites importantes lorsque vous devez sélectionner cette ligne parmi 20 000 ou 30 000 lignes, par exemple.
Fonctions du logiciel – généralités
Vous pouvez trier chaque liste selon les titres d’en-tête. Pour ce faire vous n’avez qu’à cliquer sur le titre en question.
Lorsque vous devez effectuer la saisie d’un numéro de client ou d’un dossier, vous pouvez accélérer une recherche en inscrivant les premiers caractères dans la rubrique du n° de client ou du n° de dossier. À titre d’exemple, lors de la saisie d’une intervention, vous pourriez inscrire les lettres Tre dans l’espace réservé au numéro de dossier et appuyez sur la touche Tab. La liste résultante ne présenterait que les dossiers incluant les caractères saisis pour de la recherche.
Les rapports par dossier présentent le détail de tous les dossiers pour un client donné Les rapports par employé ou par associé présentent l’information avec sous-totaux pour chaque employé. Sélectionnez le rapport désiré dans les menus disponibles dans la fenêtre et les options de tri et de sélection s’afficheront selon le rapport choisi.
Vous pouvez demander l’impression de tous les rapports soit à l’écran ou à l’imprimante. Lorsqu’un rapport est imprimé à l’écran, il peut toujours être redirigé vers l’imprimante en sélectionnant l’icône de l’imprimante dans l’en-tête du rapport.
Fonctions du logiciel – généralités
à recevoir au moment de l’implantation ( date de conversion ) et inscrivez-les dans les meilleurs délais.
Complétez les informations contenues dans chaque onglet. Ces informations seront utilisées lors de l’impression de tous vos documents.
Implantation du logiciel
Dans le menu Juris Concept, sélectionnez Préférences. Une préférence est une option offerte par le logiciel afin de permettre à l’usager de préciser sa préférence concernant un aspect de son fonctionnement. Par exemple, le logiciel permet d’effectuer la saisie du temps en minutes ( 30 ) ou en dixième d’heure ( .5 ). Ce chapitre présente chacune des préférences offertes par le programme.
Demandez l’impression des sept modèles, en sélectionnant le bouton Aperçu et indiquez votre préférence. Format de la date : Vous pouvez choisir d’imprimer ou pas le nom de la ville sur la facture. Numéro de facture: L’impression d’un numéro sur les factures n’est pas obligatoire. Pour un meilleur contrôle financier, il est cependant recommandé de toujours numéroter vos factures. Vous pouvez néanmoins choisir de ne pas imprimer le numéro de facture pour vos factures présentant un total à zéro, en sélectionnant l’option Ne pas imprimer le numéro lorsque le montant de la facture est nul.
Implantation du logiciel
Impression d’une facture ou d’une note de crédit lorsque vous acceptez une facture. Cette option vous évite ainsi de retourner dans le menu principal et de sélectionner à nouveau Facture. Lors de la facturation, vous pouvez désactiver le retour automatique dans la fenêtre Impression d’une facture ou d’une note de crédit, en cliquant sur le X pour la fermer. Marges: Chaque modèle de facture utilise des marges différentes. Vous devez procéder aux ajustements appropriés jusqu’à satisfaction. Lettre de transmission de la facture: Le processus de facturation permet de générer, à l’aide de votre traitement de texte, un projet de lettre de transmission. Les numéros mentionnés correspondent aux projets de lettres que vous avez développés selon qu’il s’agit d’un client francophone ou anglophone. Voir le chapitre 8 : Gestion documentaire et interface traitement de texte
Voir chapitre 8 : Gestion documentaire et interface traitement de texte. Documents par défaut : Le processus de facturation permet d’imprimer quatre documents, dont certains peuvent s’avérer moins utile pour vous. Votre préférence sera prise en considération lors du démarrage du processus de facturation.
Implantation du logiciel
Mentionner les intérêts exigibles. Message concernant les taxes : Ce message s’imprime sur les modèles de facture nos 1, 2, 3 et 5.
Tri des listes : Le programme vous offre toujours la possibilité d’accéder à une liste pour faciliter la recherche d’un client ou d’un dossier. Indiquez ici votre préférence en ce qui a trait au tri des listes au démarrage du programme. En cours d’utilisation, vous pourrez modifier le tri proposé au besoin. Il est recommandé d’exclure les dossiers fermés des listes pour faciliter vos recherches.
Implantation du logiciel
Voir 4.1 : Gestion des employés.
Implantation du logiciel
RD13 et RE11 ( Comptes à recevoir chronologique, par dossier ou par associé ) et sur l’état de compte en modifiant le nombre de jours apparaissant à cette fenêtre.
15-01-00 ou 15-01-2000. Format des nombres : Lors de la saisie des transactions, le point est utilisé comme séparateur de décimales. Lors de l’impression des rapports, les nombres peuvent s’imprimer sous la forme 1 234 567,56 ( français ) ou 1,234,567.56 ( anglais ), selon la préférence de l’utilisateur.
Préférences : Le programme vous offre la possibilité d’inclure les intervenants au dossier dans la liste d’envoi de groupe, et d’exclure ceux des clients inactifs et ceux des dossiers fermés.
Enregistrez tous les employés du bureau et les tarifs couramment utilisés. Voir 4.1.2 : Employés et tarification.
Voir 4.2 : Gestion des clients et 4.3 : Gestion des dossiers.
La prochaine étape consiste à reproduire fidèlement la liste de vos comptes recevables à la date de conversion. Une fonction spéciale est disponible pour faciliter cette saisie. NOTE : Cette fonction n’est plus disponible si la date de conversion est antérieure à l’année en cours.
à recevoir selon l’ordre chronologique dès l’implantation du logiciel.
Reporter la liste… afin de mettre les transactions à jour dans chacun des dossiers. Vous pouvez reprendre cette opération et corriger vos inscriptions jusqu’à satisfaction complète. Pour détruire une 3•17 Implantation du logiciel
L’inscription des soldes en fidéicommis consiste simplement à enregistrer, à la date de conversion, un dépôt au compte bancaire approprié. Tous vos comptes en fidéicommis doivent être inscrits pour compléter cette opération.
Indiquez ici la portion du montant détenu à titre d’avance sur comptes d’honoraires
• 3•18 Vérifiez le résultat de votre saisie en demandant l’impression de la liste des montants détenus en fidéicommis, bouton Fidéicommis de la fenêtre principale, menu Rapports, option Liste des montants détenus en fidéicommis. Voir le chapitre 5 : Gestion des comptes en fidéicommis.
Vous pouvez ignorer cette étape si vous disposez du module de comptabilité générale intégrée de Juris Concept. Le programme de base permet de transférer les transactions comptables du module clients vers les logiciels Simple comptable, Dynacom, Avantage et Fortune 1000. Pour ce faire, il vous faut indiquer votre préférence quant au logiciel comptable que vous utilisez et préciser les numéros du grand livre que le logiciel devra utiliser afin d’enregistrer les transactions comptables dans votre logiciel de comptabilité. Voir menu Juris Concept logiciel de comptabilité.
Implantation du logiciel Faciliter la saisie par l’utilisation d’un code abrégé. Par exemple, CTC pour Conversation téléphonique avec le client ;
Le programme de base peut générer toute sorte de documents, sans aucune restriction, en fusionnant les informations de votre base de données avec votre logiciel de traitement de texte. La sélection du logiciel s’effectue à partir du menu Juris Concept, Gestion documentaire,
Le programme détectera l’emplacement automatiquement lors de la fusion. 3•20
Il vous suffira alors d’un double-clique sur le document approprié pour le consulter, sans quitter le logiciel. Vous pourrez consulter tous les documents, quelque soit le logiciel avec lequel ils auront été créés. Pour ce faire, le programme doit gérer lui-même la création des répertoires de sauvegarde de vos documents selon une structure de répertoires imposée, afin d’accéder à la liste des documents qui y sont enregistrés. Pour activer cette fonction, il suffit de sélectionner l’option de création automatique et d’identifier le répertoire de sauvegarde par défaut dans lequel Juris Concept créera les sous-répertoires de vos dossiers. Pour activer cette fonction, il suffit de sélectionner l’option de création automatique et d’identifier le répertoire de sauvegarde par défaut dans lequel Juris Concept créera les sous-répertoires de vos dossiers.
Les employés utilisant un autre poste que celui du serveur auront également accès aux documents localisés sur le serveur. Pour ces derniers, le programme effectuera la lecture du contenu du répertoire \ \ Serveur \ c \ JCCourrier. 3•21 Implantation du logiciel
( bouton droit de votre souris ) vous permet de définir votre structure de classement par défaut.
Tous vos documents devront, par la suite, être sauvegardés dans le répertoire portant le numéro du dossier.
Le numéro et le nom de la partie adverse du dossier
Dorénavant si vous utilisez un des sept modèles de factures de Juris Concept, le programme conservera une copie identique de la facture ( sous forme d’image ) dans le répertoire prévu à cette fin. Dans l’exemple ci-haut décrit, le programme conserverait une copie de la facture dans le répertoire Administration de chaque dossier. La fusion des données avec un modèle Word Sélectionnez l’onglet Fusion : Le fichier de données permettant la fusion à partir d’un document modèle Microsoft Word, est situé par défaut sur le disque dur de l’usager à l’emplacement C : \ donnees.tex.
Il est recommandé de toujours activer le contrôle d’accès même si vous êtes le seul à utiliser le programme. Chaque employé devrait se voir attribuer un mot de passe unique. L’utilisation d’un mot de passe unique permettra de prendre en considération certaines préférences de l’employé. Voir 9.4 : Contrôle d’accès.
Implantation du logiciel Vous pourrez accéder au module de comptabilité générale en cliquant sur ce bouton.
à l’implantation. Le processus permet de valider votre exercice financier et la date de conversion. Si vous disposiez du module de base depuis un certain temps et que vous avez par la suite, ajoutez le module de comptabilité générale, le processus permet de :
Le programme initial propose un plan comptable ( charte de comptes ) que vous devez vérifier, analyser et adapter selon vos besoins. Nous recommandons de consulter votre expert comptable si vous n’êtes pas familier avec cette opération. Il est important, à ce stade-ci, de vous assurer de la conformité des comptes d’intégration qui seront utilisés par le module Clients et le module Fournisseurs. Pour imprimer le plan comptable initial, sélectionnez le bouton Grand livre de la fenêtre de comptabilité et le menu Options et Rapports.
Créez d’abord une fiche pour chacun des fournisseurs concernés. Puis inscrivez vos comptes à payer en ajoutant une transaction d’achat, répondant aux exigences suivantes : 3•25 Implantation du logiciel
Rapports de la fenêtre Journal des Achats. Pour corriger une inscription erronée, détruisez la transaction concernée puis en ajouter une nouvelle.
Cliquez sur ce bouton pour effectuer la conciliation bancaire de la fenêtre du menu de comptabilité et sélectionnez le compte bancaire.
L’opération suivante consiste à enregistrer les soldes de départ pour tous les autres comptes de grand livre. Ces soldes sont indiqués sur la balance de vérification de votre ancien système de comptabilité à la date de conversion.
Implantation du logiciel
Pour ajouter un employé, sélectionnez le bouton Ajouter et complétez les informations demandées.
Ce code est obligatoirement constitué de deux caractères, habituellement les initiales de l’employé. Il est important de compléter correctement toutes les informations concernant un employé. Ces données seront par la suite disponibles pour générer toute sorte de documents à l’aide de l’interface traitement de texte du logiciel.
Lorsqu’il s’agit de la fiche employé d’une ressource professionnelle, cette référence à sa secrétaire pourra être utilisée lors de la génération de documents. Par exemple, une page couverture pour la transmission d’un document par télécopieur pourrait mentionner automatiquement : Expéditeur : Associé En cas de problèmes de transmission, communiquez avec Coordonnées de la secrétaire.
Lors de la création de la fiche de l’employé, nous vous recommandons d’inscrire également tous les tarifs susceptibles d’être utilisés par ce dernier. Pour ajouter un tarif, il suffit d’accéder à la fiche de l’employé et de cliquer dans la rubrique Code.
Le code de tarification est obligatoirement constitué du code de l’employé ( ex. : PL ) suivi d’un numéro séquentiel pouvant varier de 1 à 99. Indiquez le tarif horaire associé au code de tarification et appuyez sur la touche Tab pour ajouter un autre code, si requis. 4•3 Module des clients
Par exemple, il serait possible de remplacer le tarif généralement utilisé par Paul Latourelle PL1 : 100,00 $/h par le tarif PL2 : 125,00 $/h dans tous les dossiers ou il est impliqué, à titre d’associé. Le programme remplacera alors le tarif PL1 par PL2 dans tous les dossiers actifs ( non-fermés ).
Affichage des rappels au démarrage Par défaut, le programme affiche au démarrage, les rappels de tous les employés. En sélectionnant cette option pour un employé, la liste initiale ne contiendra que les rappels inscrits 4•4
S’il s’agit d’un employé effectuant la saisie de son temps luimême, nous recommandons la feuille de temps permettant la saisie journalière des interventions. Si au contraire, l’employé effectue la saisie du temps de plusieurs personnes, la feuille de temps permettant la saisie en lot est recommandée.
Le programme vous offre la possibilité de transférer les informations des contacts de l’employé vers un répertoire indépendant Juris Concept, ou directement dans le répertoire principal de Outlook. Voir le chapitre 9 : Utilitaires.
Par défaut, le programme d’interface avec votre traitement de texte utilise le chemin d’accès standard prévu à l’option Logiciel de traitement de texte du menu Juris Concept. Lorsque le logiciel d’un employé est différent de celui utilisé par le bureau ou lorsque les paramètres d’installation diffèrent, cette option permet de générer les documents en fonction de l’installation particulière de l’employé.
Les informations relatives à un client sont uniques et demeureront disponibles pour tous les dossiers de ce client.
Le programme utilise un système de numérotation des clients très strict. Il est nécessaire de décider dès le démarrage du nombre de caractères de vos numéros et vous n’aurez plus la possibilité de modifier votre choix après la saisie de vos premiers clients. Le programme peut gérer une numérotation à 4, 5 ou 6 caractères alphanumériques. Le programme initial prévoit une gestion à 4 chiffres mais l’onglet Général de l’option Préférences du menu Juris Concept vous permet de modifier ce choix.
Le nom et l’adresse de vos clients seront plus tard utilisés par différentes fonctions du logiciel ( facturation, état de compte, fusion de documents…). Il est donc important de respecter les règles suivantes : 4•7 Module des clients
Le programme vous offre la possibilité de créer vos propres codes pour distinguer ou classifier chacun de vos clients. Ce code sera plus tard utilisé pour la production de certains rapports de gestion. Pour ajouter un Code client, sélectionnez la ligne de la liste Éditer et vous accéderez à la fenêtre suivante :
Le N° de fournisseur est le numéro que vous a octroyé votre client à titre de fournisseur. Ce numéro est indiqué dans l’objet de la facture lors de la facturation.
Actionnariat et administrateurs Le programme vous offre la possibilité d’indiquer les coordonnées et les titres des administrateurs, ainsi que ceux des actionnaires de la société.
Envoi de souhaits Cette option permet de préciser le nom des employés qui seront invités à signer la carte de souhaits transmise au client. Le rapport RE20 présente ce résultat par associé
Le programme vous permet d’effectuer un envoi électronique à tous les clients dont l’option est sélectionnée. Voir 9.1 : Envoi de courriels
La Gendarmerie Royale du Canada nécessite une facturation particulière. En sélectionnant l’option Facturation spéciale pour la Gendarmerie Royale du Canada le programme produira un document spécifique pour la facturation à la GRC. Par défaut, le programme considère nécessaire de transmettre un avis de retard ou un état de compte à tous les clients. Si vous souhaitez exclure un client du processus d’émission des avis, il suffit de désélectionner l’option Avis de retard indiqué au tableau précédent. L’option Mentionner les intérêts permettra de mentionner sur les avis le montant des intérêts dus, sans toutefois les facturer et les porter aux comptes recevables du client. La 4•11 Module des clients
Liste des choses à faire dans ce dossier
Le numéro de dossier Un numéro de dossier est obligatoirement constitué du numéro de client suivi d’un suffixe pouvant accepter 14 positions alphanumériques. Par exemple, les dossiers du client 5487 peuvent prendre la forme de 5487-3 ou 5487-ABC500. Nous vous recommandons d’utiliser un suffixe numérique. Le programme proposera alors le numéro suivant de ce client 5487-4 lors de l’ouverture de son prochain dossier. Le numéro de dossier est généré automatiquement par le regroupement du numéro de client et du suffixe.
Ajouter pour saisir les informations.
Le programme original propose une codification correspondant aux principaux champs d’activités juridiques. Ces codes peuvent être adaptés en fonction des préférences du bureau. Voir 4.3.6 : Options de la fenêtre de gestion des dossiers – Gestion de la codification des dossiers. 4•13 Module des clients
Inscrivez l’objet du dossier ou le nom de la partie adverse. Ce texte se répétera dans l’objet de tous les documents générés par le programme. Sélectionnez l’étude légale du procureur de la partie adverse.
Voir la section 4.3.8 : Options disponibles à partir de la barre d’outil – Gestion des sociétés. Inscrivez le nom du procureur de la partie adverse ou du représentant de l’étude légale. Le numéro de dossier du représentant de la partie adverse pourra s’imprimer sur tous les documents qui lui seront adressés. Vous pouvez également inscrire plusieurs parties adverses ou intervenants au dossier. Cette fonction est expliquée plus loin dans ce chapitre. Si votre dossier est inscrit à la cour, indiquez le numéro du dossier de la cour. Ce numéro sera plus tard utilisé pour générer vos procédures.
Sélectionnez la langue de travail du représentant du client. Par défaut, le programme affiche la langue de travail inscrite lors de la création de la fiche du client. Le programme imprimera la facture, la lettre de transmission de la facture et l’état de compte en tenant compte du choix de la langue prévu au dossier. 4•14
Le statut de Dossier général est particulier et offrira la possibilité de facturer tous les travaux en cours des dossiers d’un client en une seule facture. Voir 4.6.7 : Facturation d’un dossier général.
La fenêtre dossier vous offre également une possibilité de développer une deuxième codification adaptée à votre pratique. Sélectionnez la ligne Éditer pour ajouter ou modifier un code existant.
Ce code permet d’identifier l’associé responsable du dossier et le tarif convenu avec le client. Appuyez sur la touche Tab pour obtenir la liste des tarifs inscrits au système. Le code de tarification est obligatoire.
Sélectionnez le mode de facturation convenu avec le client. Le programme propose trois modes de facturation : À taux horaire, à forfait ou Aide juridique.
En sélectionnant Taux horaire, le programme comptabilisera le temps et les honoraires d’un dossier selon le tarif spécifié à la saisie des interventions. Des ajustements, à la hausse ou à la baisse, seront possibles au moment de la facturation.
En choisissant À forfait, le programme comptabilisera le temps mais ne retiendra aucun montant d’honoraires facturables lors de la saisie des interventions puisque, dans ces cas, le montant à facturer ne sera établi ou connu qu’au moment de la facturation. Le programme conservera tout de même une information sur les honoraires qui auraient été générés si ce dossier était facturé au taux horaire, de 4•15 Module des clients
Impression de rapports Sélectionnez l’une des imprimantes selon votre besoin. Impression de l’état de compte du dossier. Impression du détail des transactions financières du dossier. Impression du projet de facture du dossier.
Paramètres d’impression de la facture. Par défaut, le programme considère que vous facturerez les taxes sur les services rendus dans ce dossier. Il se peut cependant, dans le cas d’un client autochtone notamment, que votre client n’ait pas à assumer ces taxes. En annulant la sélection des taxes, le programme considérera toutes les interventions inscrites dans ce dossier comme non admissibles au calcul des taxes. Pour annuler la sélection automatique des taxes, il suffit d’effacer les taux apparaissant à la fenêtre de l’onglet Taxes, du sous-menu Info Bureau du menu Juris Concept. Voir le chapitre 3 : Implantation du logiciel
Vous pouvez personnaliser la présentation de la facture d’un client en fonction de ses exigences particulières. Par défaut, la facture présente le solde précédent et le nouveau montant à payer. Si vous préférez ne pas rappeler continuellement à vos clients le montant qui vous est dû, vous devez sélectionner l’option Ne pas imprimer le solde précédent.
À l’ouverture d’un dossier, le programme applique les préférences générales du bureau.
Sélectionnez la touche Retour ou le bouton OK pour sauvegarder cet enregistrement. 4•17 Module des clients
Donne accès aux informations disponibles sur le client. Vous pouvez mettre ces données à jour à partir de cette fenêtre.
Cliquez ici pour modifier le tarif horaire des interventions non facturées du dossier.
Dossier. Ce bouton accessible à partir de l’onglet Intervenants. Par défaut, la fenêtre affiche la partie adverse au dossier afin de vous permettre de compléter certaines informations manquantes lors de la création du dossier.
Ajouter pour inscrire un nouvel intervenant.
Cette option permet de ne pas afficher les dossiers fermés lorsque vous consultez les données de vos dossiers.
Le programme vous permet de créer deux systèmes de codification de vos dossiers.
( chiffres d’affaires, travaux en cours…). Par défaut le programme propose une codification couvrant les principaux champs d’activités juridiques. L’effet + ou est utilisé dans le cadre du rapport d’analyse des dossiers fermés au cours d’une période RE24, pour les contentieux de compagnie d’assurances. Tel que mentionné précédemment, la fenêtre dossier vous propose également la possibilité de développer une deuxième codification adaptée à votre pratique.
Cette fonction permet de transférer une ou plusieurs interventions non facturées appartenant à un dossier vers un autre dossier. Identifiez le dossier vers lequel vous souhaitez transférer vos interventions. Le programme modifiera le numéro de dossier et effectuera la mise à jour des informations cumulées à chacun des dossiers.
Il permet aussi d’effectuer le calcul des taxes sur un montant dont les taxes sont incluses.
Certaines fonctions sont disponibles à partir du menu Fonctions juridiques de la fenêtre principale.
Cette fonction permet de calculer un montant d’intérêts basé sur les taux d’intérêts légaux applicables aux fins de calcul de l’indemnité additionnelle ( Loi sur le ministère du Revenu [ L.R.Q., c. M-31 ], article 28 ). 4•23 Module des clients
Tout comme la fonction précédente, celle-ci permet de calculer les différents délais en matière familiale, et d’inscrire les rappels au dossier. Voir 4.5.5 : Calcul des délais.
Cette fonction est utilisée par les contentieux des villes pour calculer les différents délais en matière de réclamation, au niveau des dates de recours et de prescription, et d’inscrire les rappels au dossier. Voir 4.5.5 : Calcul des délais.
Plus tard, vous pourrez éliminer les dossiers fermés de votre base de données en procédant à une épuration des transactions. Voir 9.2 : Épuration des données du module clients et 3.3.2 : Mise à jour des préférences générales du bureau – Fermeture des dossiers.
Générer un document et gestion documentaire
Le programme utilise les modèles développés à l’aide de votre traitement de texte et les fonctions de fusion pour transmettre l’information provenant de la base de données.
Si vous sauvegardez vos documents dans les répertoires créés automatiquement par le programme, ces derniers sont listés dans la partie inférieure gauche de la fenêtre. Il suffit de double-cliquer sur le document pour le consulter. Voir le chapitre 8 : Gestion documentaire et interface traitement de texte. 4•27 Module des clients
Il s’agit d’une fonction vous permettant d’obtenir la liste de tous les dossiers. Lorsqu’un client potentiel est également inscrit comme partie adverse dans un dossier, il peut y avoir conflit d’intérêts et vous devrez peut-être refuser ce client. La fonction Recherche de la liste des dossiers permet d’identifier tous les dossiers dans lesquels on retrouve l’expression recherchée, soit dans le nom du client, soit dans le nom de la partie adverse au dossier. Dans le but de réduire les possibilités d’erreur de recherche, le programme élimine les accents et converti les lettres minuscules en lettres majuscules. Par exemple, si l’expression recherchée était « trem », le programme afficherait la liste suivante. Option de recherche : inscrivez l’expression recherchée et appuyez sur la touche Tab.
Une intervention appartient obligatoirement à l’une des catégories suivantes:
• la saisie directe d’une intervention • la saisie en lot • la saisie journalière dans une feuille de temps
Le bouton Interventions de la fenêtre principale vous donne accès à la fenêtre de gestion des interventions. Cette option est recommandée pour apporter des modifications à une intervention existante.
Inscrivez un montant avant ou après taxes et appuyez sur la touche Tab pour effectuer le calcul.
Cliquez sur le bouton Ajouter pour enregistrer l’ajout d’une intervention. Le curseur se positionnera sur le numéro de dossier.
Ce numéro est géré par le programme et apparaîtra sur différents rapports dans le but de faciliter la recherche d’une intervention, pour consultation ou pour correction.
Celui-ci est obligatoire. Pour accéder à la liste des dossiers, inscrivez une expression et / ou appuyez sur la touche Tab et 4•30
Voir 4.4.6 : Interdire la modification des travaux en cours.
Le code d’intervention est obligatoire. Il permet, dans un premier temps, de simplifier le travail de saisie en affichant le texte qui lui est associé dans la rubrique Description, et dans la langue de travail de votre client, tel qu’indiquée à son dossier. Dans un second temps, le programme applique automatiquement les paramètres associés au code d’intervention, à savoir : • • • à inscrire avant les taxes.
Inscrivez le temps, en minutes ou en dixième d’heure, selon la préférence spécifiée à l’option Préférences du menu Juris Concept, onglet Travaux en cours.
Par défaut, le programme propose le tarif de l’associé prévu à l’ouverture du dossier du client. Vous pouvez modifier le tarif proposé ou accéder à la liste des tarifs inscrits en appuyant sur la touche Tab lorsque la rubrique est vide.
L’utilisation d’un mot de passe unique pour chaque employé permet au programme d’identifier l’utilisateur en cours. Le programme affiche alors la feuille de temps sélectionnée dans la fiche de l’employé. Voir 4.1.5 : Préférences de l’employé
Dans ce cas, la sélection découle de celle prévue dans les préférences générales du bureau, accessibles à partir du menu Juris Concept, option Préférences, onglet Travaux en cours. Voir 3.3.2 : Mise à jour des préférences générales du bureau.
Déboursés ou la rubrique Honoraires. Cette liste d’interventions sera conservée en mémoire jusqu’à ce que vous sélectionniez le bouton Reporter. Vous pouvez quitter cette fenêtre pour effectuer d’autres tâches et y revenir plus tard pour compléter votre feuille de temps. Vous pouvez modifier le contenu d’une inscription en sélectionnant la ligne concernée. N’oubliez pas d’utiliser la touche Tab pour confirmer le changement. Le bouton Détruire ne détruira que les lignes sélectionnées. Afin de prévenir la perte des informations, un message vous préviendra si vous tentez de quitter le programme avant d’avoir reporter vos inscriptions.
Cette feuille de temps est recommandée pour tous les utilisateurs effectuant eux-mêmes la saisie de leur temps. Lorsque le contrôle d’accès est activé, l’employé accède à sa journée en cours dès l’ouverture de la fenêtre. 4•35 Module des clients
Le bouton Ok permet de sauvegarder les modifications apportées pour cette journée. Aucune modification ou destruction n’est acceptée concernant une intervention effectuée dans un dossier fermé ou lorsqu’elle a fait l’objet d’une facture.
Lorsque vous avez complété les états financiers d’une période ( semaine, mois ou année ) vous souhaiterez certainement qu’aucun employé ne modifie une fiche de temps déjà inscrite et antérieure à la date de fin de votre période. Vous pouvez interdire l’accès aux travaux en cours si vous disposez vous-mêmes des droits reconnus au Gestionnaire du système. Le programme considère en effet que tout employé ayant accès aux Préférences générales du bureau dispose d’un haut niveau d’autorisation et peut, de ce fait, interdire la modification des travaux en cours avant une date qu’il spécifie.
Voir chapitre 9.4 : Contrôle d’accès.
Possibilité de 600 caractères. Si certains de vos clients sont anglophones, inscrivez également une description en anglais. Le programme sélectionnera le texte approprié selon la langue spécifiée au dossier du client.
Le programme proposera le montant associé au code seulement dans les deux éventualités suivantes : •
à chaque intervention, nous vous suggérons simplement d’inscrire un code vide et une description vide en spécifiant les paramètres applicables dans ce cas ( disons, honoraires facturables et taxables ). Le programme acceptera alors une inscription sans code mais appliquera, par défaut, les paramètres programmés. 4•38
Vous pouvez regrouper toutes les interventions saisies sous un même code lors de la facturation, en sélectionnant cette option.
Voir 4.4.8 : Regroupement des déboursés. Vous avez aussi la possibilité de majorer le montant des déboursés lors de la facturation.
Certains types de déboursés, tels les interurbains et les photocopies, peuvent générer une multitude de transactions que vous ne souhaitez pas voir listées sur la facture que vous transmettrez au client. Pour regrouper ces transactions, vous devez en effectuer la saisie à partir d’une fenêtre prévue à cette fin. Le menu Édition et Rapports de la fenêtre Interventions vous donne accès à cette fonction Regrouper des déboursés.
Chapitre 4 à regrouper et cliquer sur le bouton Reporter pour enregistrer. Le programme créera automatiquement une intervention correspondant au code utilisé et regroupera le détail de vos inscriptions jusqu’à que cette intervention soit facturée. Vous pouvez obtenir le détail des déboursés regroupés dans une intervention en cliquant sur le bouton Rapport ou en consultant le numéro de l’intervention à partir de la fenêtre Interventions.
En cliquant sur ce bouton ou en sélectionnant Détail des
Options et Rapports de la fenêtre Gestion des interventions, vous aurez accès au détail des déboursés qui ont été regroupés dans une intervention.
Vous pouvez imprimer le rapport détaillé ou sommaire des interventions inscrites, par jour, par code de travail et par numéro de mémo, pour une période donnée ou pour une suite numérique de transactions. Ce rapport est utile surtout pour vérifier les données saisies.
Cette fonction vous permet de : • • •
Code de procédure civile, en vigueur depuis janvier 2003 ; Gérer les prescriptions ;
Le module de gestion des rappels permet de gérer Les choses à faire dans un dossier et d’en distinguer facilement l’importance ( délai de prescription ) ou la nature ( rappel courant, agenda de cour ), selon un code de couleur. Ce module vous permettra notamment : •
De gérer l’agenda de la cour ; De gérer les délais de prescription ; D’inscrire tout autre rappel. Module des clients
Chapitre 4 Pour activer cette option, il vous suffit d’indiquer un nombre de jours, supérieur à 0, à partir duquel vous souhaitez être avisé à l’avance. Cette liste apparaîtra dorénavant chaque fois que vous démarrerez le logiciel. Les rappels inscrits en rouge concernent des délais de prescription, alors que les rappels inscrits en bleu réfèrent à l’agenda de cour.
Veuillez noter que cette possibilité n’existe pas si le contrôle des accès n’est pas activé.
Le programme changera le statut de ce rappel pour Inactif. Le rappel sera conservé dans la base de données, mais ne sera plus affiché dans la liste. Celui-ci peut-être activé de nouveau, en sélectionnant l’option Afficher tous les rappels, et en sélectionnant avec le bouton droit de la souris, Activer ce rappel. 4•43 Module des clients
Sélectionnez un rappel de la liste. Cliquer sur le bouton droit de la souris et choisissez Éditer… Cette fonction permet de modifier les informations du rappel, à l’exception du numéro de dossier. Vous pouvez reporter le rappel en sélectionnant une date du calendrier ou simplement l’attribuer à un autre employé.
Sélectionnez un rappel de la liste en utilisant le bouton droit de la souris et choisissez Ajouter… Dans le cas d’un ajout, vous devez inscrire le numéro de dossier selon la procédure usuelle. Dans le présent exemple, le programme ajoutera un rappel de prescription en rouge daté du 12-05-04 et il créera automatiquement un autre rappel régulier en noir daté du 07-05-04 avec la description suivante : Rappel : Délai de prescription le 12-05-04.
N’imprimera que les rappels concernés, à une date spécifiée par l’usager. Notez que le menu contextuel de gestion des rappels est également disponible à partir de la liste des choses à faire de la fenêtre Dossier.
L’agenda de cour permet de visualiser rapidement l’ensemble des démarches prévues au tribunal pour une journée en particulier.
Cliquez dans le texte à modifier et appuyez sur la touche Tab de votre clavier. Pour confirmer l’ajout ou la modification d’une entrée, cliquez sur le bouton OK ou appuyez sur la touche Retour de votre clavier. Notez que tous les rappels inscrits ou à inscrire à votre agenda de cour peuvent également être gérés à partir de la liste de démarrage, tel qu’expliqué précédemment.
La réforme du Code de procédure civile, effective depuis janvier 2003, impose l’obligation de respecter une période maximale de 180 jours à partir de la date de la requête introductive d’instance. Au cours de cette période, vous devez également respecter plusieurs délais ou dates de déchéance afin de vous conformer aux exigences de la réforme. Votre fenêtre de gestion des dossiers offre un nouveau menu intitulé Fonctions juridiques vous donnant accès à deux modes de calcul des délais selon qu’il s’agisse d’une procédure en matière familiale ou d’une autre.
Inscrire les rappels, le programme inscrira automatiquement quatre rappels pour les dates indiquées.
Afin d’assurer le respect de ces délais, vous souhaiterez sans doute avoir accès à votre dossier quelques jours avant l’expiration du délai. Vous pouvez indiquer ce nombre de jours pour chacun des délais et le programme créera quatre autres rappels qui faciliteront votre suivi. Examiner maintenant la fiche dossier et vous verrez que tous les rappels sont maintenant visibles à la consultation du dossier.
Vous pouvez demander un projet de facturation à partir de la fiche d’un dossier ou plusieurs projets à la fois, Rapport par dossier / Menu Travaux en cours / RD05. Pour sélectionner les travaux en cours antérieurs à cette date.
établi que lors de la préparation de la facture finale. Dans ce cas, le projet de facturation vous fournira le total des heures et des honoraires générés de manière à vous permettre d’évaluer la rentabilité de votre dossier. En cliquant sur ce bouton de la fenêtre principale vous débuterez le processus de facturation. Cette option vous donne plusieurs possibilité d’effectuer :
Facturation des interventions inscrites au dossier.
Pour réduire la facturation effectuer dans un dossier.
Pour facturer un montant forfaitaire sans égard aux les interventions inscrites au dossier.
Cette option du compte en fidéicommis présente la liste de tous les retraits autorisés résultant de la facture transmise au client.
Le processus de facturation vous donne accès à quatre rapports. Par défaut, la sélection proposée correspond à celle privilégiée par le bureau et peut-être modifiée au besoin.
La facture client, quant à elle, s’imprimera en tenant compte des options d’impression sélectionnées. Il est important de noter que seule l’impression de la facture client permet de facturer les interventions et de générer les écritures comptables appropriées.
La lettre de transmission est générée à l’aide de votre traitement de texte. La facture dossier, la facture client et la lettre de transmission seront imprimées dans la langue de travail spécifiée au dossier du client.
Plusieurs options vous permettent de modifier le contenu de la facture que vous expédierez à votre client.
Sélectionnez maintenant le bouton OK et le programme affichera la liste des interventions facturables en tenant compte des critères spécifiés.
Vous pouvez modifier, à partir de cette fenêtre, la date, le texte et la sélection des taxes applicables. Le montant des déboursés, des honoraires et le code de l’employé ne peuvent cependant être modifiés qu’en accédant à la transaction à partir de la fenêtre des interventions. Par défaut, le programme sélectionne tous les travaux en cours inscrits. Il suffit de dé-sélectionner une ligne pour la retirer de la facture. Dans ces cas, les lignes non facturées demeureront dans vos travaux en cours et pourront être facturées ultérieurement.
Lors de l’affichage des transactions, le programme ajoute une dernière ligne que vous pouvez utiliser pour ajuster le montant des honoraires ou des déboursés. L’utilisation de la touche Tab permet d’ajouter le nombre de lignes nécessaires à l’ajustement du compte. Vous pourriez, par exemple, utiliser plus d’une ligne pour imputer une réduction d’honoraires à plusieurs employés de manière à ce que les statistiques de chaque employé reflètent adéquatement l’impact d’un redressement à la baisse ou à la hausse.
Sélection manuelle, une intervention de redressement s’affichera pour le regroupement des déboursés et / ou des honoraires.
Celui-ci peut être modifié ou simplement enlevé en dé-sélectionnant l’option.
Le texte proposé correspond à celui spécifié également dans vos préférences et peut-être modifié au besoin. Voir 3.3.2 : Mise à jour des préférences générales du bureau.
Le programme vous propose enfin d’imprimer la facture en se référant à la sélection que vous avez effectuée dans vos préférences. Dans ce cas-ci, le quatrième modèle de ceux de Juris Concept est proposé. Par ailleurs, lorsqu’un besoin particulier se présente et que le modèle sélectionné ne peut y répondre, vous pourriez simplement décider 4•54
Si vous aviez demandé l’impression de la facture client ( seul rapport permettant d’effectuer la transaction comptable de facturation ) le logiciel affichera le message suivant : Jusque là, le processus est réversible. Vous pouvez refuser et reprendre l’impression autant de fois que vous le désirez. Par contre, si vous acceptez, le logiciel créera les transactions comptables appropriées et retirera des travaux en cours toutes les interventions ayant fait l’objet de la facture.
Lorsque vous accepté la facture client, le programme sauvegarde une copie de votre facture dans votre système de gestion documentaire. Cette copie est sauvegardée uniquement si vous avez activé votre module de gestion documentaire, et que vous utilisez un des sept modèles de facture de Juris Concept. Si vous choisissez de facturer avec votre logiciel de traitement de texte, vous devrez enregistrer la facture dans le sous-répertoire Administration du dossier du client dans le répertoire JCCourrier, comme pour tout autre document que vous enregistrez avec votre logiciel de traitement de texte.
Lors de la consultation du dossier, double-cliquez sur le document pour imprimer la facture
Sélectionnez la ligne correspondant à la facture que vous souhaitez annuler.
Annuler le montant de la facture sans détruire la transaction apparaissant au détail financier du dossier. La prochaine facture, si vous devez la reprendre, portera un nouveau numéro ;
Le modèle de facture utilisé sera différent du modèle habituel et ne peut être modifié, ni imprimé à l’aide de votre traitement de texte.
Sélectionnez l’option Note de crédit et la facture client, inscrivez le numéro du dossier concerné et sélectionnez le bouton OK pour accéder à la fenêtre suivante :
De même, en sélectionnant les options de taxes, le logiciel générera les écritures appropriées afin de vous permettre de récupérer les taxes initialement facturées au client.
Voir 4.3.3 : Options de facturation d’un dossier. Cette sélection demeure facultative et l’usager peut toujours modifier ce qui lui est proposé au moment de la facturation.
Le programme distingue deux types de transactions d’encaissement déposé à l’un ou l’autre de vos comptes bancaires. •
Encaissements accessible à partir de la fenêtre principale.
Ce chapitre ne concerne que les dépôts en provenance de vos clients.
Les comptes bancaires apparaissant dans la liste correspondent aux comptes du grand livre identifiés comme compte bancaire dans votre plan comptable. Voir 6.2 : Comptes de grand livre et le plan comptable pour modifier le contenu de cette liste de compte. Si vous possédez plus d’un compte bancaire, sélectionnez la ligne correspondant au compte dans lequel vous effectuerez votre dépôt et sélectionnez le bouton Continuer pour accéder à la fenêtre d’enregistrement de votre bordereau de dépôt.
Le programme permet d’inscrire, en une seule opération, l’ensemble des paiements reçus de vos clients à une date donnée. Cette fonction vise en fait à reproduire le contenu du bordereau de dépôt que votre institution bancaire vous demande de compléter. Il est important de vous préoccupez de maintenir cette conformité du bordereau de dépôt avec celui de l’institution. Si vous disposez du module CGI, le programme créera une seule transaction comptable correspondant au montant du dépôt, ce qui facilitera grandement la réalisation de vos conciliations bancaires puisque les montants correspondront à ceux mentionnés sur votre relevé bancaire.
Une date antérieure à l’année financière en cours ou à la date de conversion ou postérieure à la date du jour sera refusée. De même, si vous avez déjà effectué la conciliation bancaire du mois concerné, un message vous en informera et vous demandera de corriger la date inscrite.
Voir 4.7.5 : Enregistrement d’un paiement supérieur au solde à recevoir.
Inscrivez tout commentaire pertinent pour la consultation ultérieure des transactions financières du dossier. Lorsque vous quitterez la rubrique Commentaires à l’aide de la touche Tab, le programme considérera la transaction complète, ajoutera une ligne à votre bordereau de dépôt et vous pourrez débuter la saisie des informations du prochain paiement.
Pour modifier le contenu d’une ligne, sélectionnez la ligne et le programme affichera les données correspondantes. Les changements seront conservés uniquement lorsque vous quitterez à nouveau la rubrique Commentaire et vous pourrez alors débuter la saisie de la prochaine ligne. Sélectionnez le bouton OK pour confirmer votre acceptation du bordereau de dépôt. Chacun des paiements composant votre bordereau doit maintenant être réparti ou appliqué à la ou aux factures du client. Après avoir confirmé l’enregistrement de votre bordereau, le programme vous proposera d’effectuer la Répartition des encaissements.
La répartition des encaissements consiste à identifier les factures du client payées avec son paiement.
Par contre, si des paiements antérieurs ont été déposés sans que la répartition soit effectuée correctement, le logiciel calcule le total des crédits non répartis à ce jour et vous incite à régulariser la situation de ce dossier.
Pour effectuer la répartition, vous devez indiquer dans cette colonne la portion du paiement applicable à chacune des factures listées. En utilisant la touche Tab, le programme met à jour automatiquement le Montant payé jusqu’à concurrence du Montant dû. Vous pouvez modifier le montant payé à votre convenance. Il est important de constater que les transactions négatives ( radiation pour mauvaises créances, note de crédit) doivent être réparties au tout début du processus. Dans ces cas, le logiciel met à jour automatiquement le montant payé d’une transaction négative et ajoute ce montant au total des crédits à répartir. La répartition des encaissements d’un dossier est complétée lorsque le Total à répartir est égal au total de la colonne Montant payé. Cliquez alors sur le bouton OK et le programme affichera les transactions du dossier suivant.
Lorsque vous avez accepté le bordereau de dépôt, le menu Options et Rapports de la fenêtre vous offre la possibilité de détruire une ligne du dépôt. La transaction inscrite dans l’historique financier du dossier sera également détruite.
Le menu Options et Rapport de la fenêtre, vous permet d’imprimer le détail de toutes les transactions financières en ordre chronologique d’un dossier depuis sa création.
Le menu Options et Rapports de la fenêtre vous offre la possibilité de consulter ces informations. Sélectionnez d’abord la ligne correspondant au dossier dans votre bordereau.
Cette fonction est accessible à partir du menu Options et Rapports de la fenêtre Encaissements. Notez que le programme vérifiera tous les dossiers et n’affichera que ceux 4•65 Module des clients
Vous pouvez corriger le montant, s’il s’agit d’une erreur ou sélectionner une des options suivantes :
Dans ce cas, le programme inscrira le montant saisi, ce qui aura pour effet de générer un compte à recevoir négatif. La prochaine facture prendra en compte ce surplus reçu du client et le Total à payer sera réduit d’autant.
Le programme vous permet d’expédier des états de compte à vos clients en mentionnant une charge d’intérêts sans que ceux-ci aient été réellement facturés et ajoutés au compte à recevoir du dossier. Si le surplus est attribuable aux intérêts mentionnés sur l’état de compte, cette option créera automatiquement une transaction de Revenus d’intérêts. Ce faisant, le solde à recevoir du dossier deviendra nul après l’enregistrement du bordereau de dépôt.
Cliquez sur ce bouton pour accéder à la fenêtre Comptes à recevoir – détail des transactions d’un dossier.
Dans le menu Édition sélectionnez Vérifier la répartition des encaissements dans ce dossier.
Reprendre la répartition. Le programme vous permettra de reprendre la répartition d’un paiement ou de tous les paiements du dossier.
Le programme vous permettra d’annuler la répartition d’un paiement ou de tous les paiements du dossier. Vous devrez reprendre la répartition selon la procédure décrite précédemment.
Si vous arrivez à la conclusion qu’un de vos clients ne paiera pas le solde qui vous est dû et que ce solde doit être éliminé de votre liste de comptes à recevoir, vous devez Radier le compte à recevoir et inscrire le montant au poste de dépenses – Mauvaises créances. Par contre, si vous croyez qu’il y a un risque seulement de ne pas obtenir le paiement de votre client, vous devrez plutôt inscrire une provision pour mauvaises créances. Une provision vous permet de conserver le compte à recevoir et de continuer à expédier à votre client un état de compte dans l’espoir d’un recouvrement prochain. Dans les deux cas, l’opération inscrira une dépense de mauvaises créances. Toutefois, seule la radiation du compte à recevoir vous permettra de récupérer les taxes perçues et remises aux gouvernements. Il est important de comprendre cet aspect comptable avant de procéder. 4•69 Module des clients
N° de dossier Appuyez sur la touche Tab pour accéder à la liste des dossiers et effectuez votre sélection. Le montant à recevoir s’affichera à gauche de la fenêtre. Par défaut, le programme sélectionne l’option Radiation.
Inscrivez la date et appuyez sur la touche Tab. Une date antérieure à l’année en cours ou à la date de conversion, comme une date postérieure à la date du jour, sera refusée.
à zéro la provision inscrite au dossier, selon la procédure expliquée au paragraphe précédent.
Cet avis est une lettre générée à l’aide de votre traitement de texte et adressée à votre client concernant un seul de ses dossiers à la fois. Si votre client possède plusieurs dossiers ayant un solde dû, cette méthode implique que vous devrez lui transmettre une lettre pour chacun de ses dossiers. Lors de la génération de ces lettres, le programme met à jour automatiquement les informations relatives au solde dû, aux intérêts calculés et au nouveau solde du dossier. Le texte de votre lettre peut ainsi être personnalisé, sans aucune restriction, en insérant les rubriques de fusion appropriées. Voir le chapitre 8 : Interface traitement de texte et fusion.
Il offre l’avantage de regrouper tous les dossiers d’un client en un même document et présente un répartition du total dû pour ce client selon l’ancienneté des comptes ( 30-60-90120 jours ). Bien qu’il ne soit pas possible de modifier la pré4•73 Module des clients
Toutes les transactions postérieures à cette date seront ignorées.
En sélectionnant cette option, l’état de compte ne fera aucune mention des factures payées.
Dans ce cas, l’état de compte listera les factures, les notes de crédit et les paiements reçus, en ordre chronologique, sans égard au résultat de la répartition.
Permet d’inclure dans l’état de compte tous les dossiers du client même si aucun compte à recevoir n’existe dans certains dossiers.
Qu’il s’agisse d’un avis de retard ou d’un état de compte, le logiciel calculera le montant des intérêts exigibles dans un dossier selon le taux indiqué et la période allouée sans facturer ces intérêts. Il est important ici de réaliser que la men4•75 Module des clients
Comme la plupart des clients ne paient pas ces frais, cette procédure vous évite d’inscrire une note de crédit lorsque vous recevez le paiement de ceux-ci.
Confirmer les paramètres retenus en sélectionnant le bouton OK, et le programme affiche la liste de tous les dossiers répondant aux critères spécifiés.
Cette colonne présente le nombre de jours écoulés depuis l’envoi du dernier état de compte.
Vous pourriez, par exemple, obtenir différentes listes de vos comptes à recevoir en sélectionnant les rapports : RC08
• Conciliation bancaire des comptes en fidéicommis • Journal général et Grand livre • Liste des chèques à effectuer 4•79 Module des clients
Le logiciel vous permettra de rencontrer aisément les critères d’inspection professionnelle tout en simplifiant et en réduisant au minimum les efforts de l’usager à cet égard. Évidemment, vous devrez enregistrer vos dépôts et vos retraits avec diligence de manière à ce que le logiciel dispose toujours d’une information complète et validée, surtout au moment de l’émission de vos factures. Toute transaction au compte en fidéicommis doit être associée à un dossier. Ainsi, sans effort additionnel, vous pourrez toujours obtenir le détail des transactions reliées à un dossier, obtenir une analyse du compte en fidéicommis pour une période donnée ou effectuer vote conciliation bancaire en quelques minutes et selon les règles du Barreau. 5•1
Cliquez sur le bouton
à la fenêtre de gestion des comptes.
Il est, de ce fait, inutile de gérer deux comptes en fidéicommis simplement pour distinguer la nature des montants que vous percevez de ou pour vos clients. Pour ajouter un compte en fidéicommis, cliquez sur le bouton Ajouter.
Le numéro doit se situer entre 6000 et 6999. Inscrivez le nom du compte à votre institution. Si vous souhaitez effectuer la conciliation bancaire de ce compte, sélectionnez simplement l’option prévue à cette fin. 5•2
Habituellement, les relevés bancaires des institutions présentent les transactions inscrites jusqu’à la fin du mois.
Le programme permet d’exercer un suivi des dépôts à terme détenus pour un client de manière à présenter une image complète des sommes détenues en fidéicommis lors de la consultation des informations financières du dossier. Pour effectuer un tel suivi, vous devez ajouter un compte en fidéicommis, conformément aux instructions précédentes.
Il suffit maintenant de sélectionner un compte Dépôts à terme et d’utiliser les fonctions Dépôts ou Retraits pour réaliser ce suivi.
Le programme permet d’inscrire, en une seule opération, l’ensemble des montants que vous percevez de ou pour vos clients à une date donnée. Cette fonction vise en fait à reproduire le contenu du bordereau de dépôt que votre institution bancaire vous demande de compléter. 5•3 Gestion des comptes en fidéicommis
La date doit correspondre, idéalement, à la date du dépôt effectué à l’institution financière. Vous devez également inscrire la date de réception du chèque, pour répondre aux exigences du Barreau. Indiquez le numéro du dossier ou appuyez sur la touche Tab pour obtenir la liste des dossiers. Le montant doit correspondre au montant du chèque apparaissant sur le bordereau de dépôt, de manière à préserver la conformité des deux bordereaux. Appuyez sur la touche Tab et le programme vous invite à identifier, s’il y a lieu, la portion du montant déposé que vous pourrez utiliser plus tard pour rembourser votre prochain compte d’honoraires. 5•4
Si le total du dépôt figurant à l’écran est conforme à celui de l’institution financière, sélectionnez le bouton OK pour confirmer l’enregistrement de ce dépôt.
Le logiciel permet d’annuler un bordereau de dépôt et les transactions associées au dossier. Il est important de réaliser que le logiciel ne détruira aucune des transactions inscrites au dossier, l’annulation ne consistant qu’à mettre à zéro le montant de la transaction de manière à conserver un suivi au dossier.
Dépôt annulé, 200.00 17-03-2004, de manière à maintenir un historique complet des transactions réalisées au compte en fidéicommis dans chaque dossier.
Vous pouvez modifier ou ajouter une ou plusieurs lignes composant le bordereau de dépôt. Vous ne pouvez pas, cependant, détruire une transaction. Dans ce cas, vous Gestion des comptes en fidéicommis
Chapitre 5 Pour imprimer un bordereau de dépôt, cliquez sur ce bouton.
Cette transaction n’affecte en rien le total des montants détenus en fidéicommis.
Dans le cas d’un retrait à titre d’avance sur compte d’honoraire, vous avez la possibilité d’inscrire pour plusieurs dossiers, et d’émettre un seul chèque. La date doit correspondre à la date effective de votre retrait. Le programme exerce un suivi séquentiel des numéros de chèque pour chaque compte bancaire. Vous pouvez modifier le numéro proposé mais un message vous préviendra si le numéro a déjà été utilisé. Inscrivez le numéro du dossier ou appuyez sur la touche Tab pour accéder à la liste des dossiers. Le logiciel affichera le solde inscrit à ce dossier dans le compte bancaire concerné. 5•7 Gestion des comptes en fidéicommis
à la fenêtre suivante.
Inscrivez un commentaire approprié pour votre suivi et appuyez sur la touche Tab. Le logiciel ajoutera une ligne à la liste et vous pourrez débuter la saisie d’une nouvelle ligne. Lorsque vous aurez complété l’inscription des dossiers faisant l’objet du retrait, sélectionnez le bouton OK pour identifier le bénéficiaire.
Sélectionnez l’option Autre pour inscrire un autre bénéficiaire.
Le processus de facturation permet d’indiquer au client, sur sa facture, le montant de l’avance reçue à titre d’honoraires que vous retirerez du compte en fidéicommis en réduction du total facturé.
Le menu Rapports vous offre la possibilité d’accéder aux rapports suivants :
Gestion des comptes en fidéicommis
Ce rapport peut être comparé au registre manuel que le Barreau exige et présente, pour chaque dossier, le détail des transactions en fidéicommis. Ce rapport est accessible à partir de la fonction Rapports par dossier RD23 – Registre des comptes en fidéicommis. 5•11 Gestion des comptes en fidéicommis
Cette opération devrait être effectuée à chaque mois, sur réception du relevé bancaire de l’institution. Ce bouton, accessible à partir de la fenêtre de gestion des comptes en fidéicommis, vous invite d’abord à sélectionner le compte bancaire et la période à concilier.
• les retraits et les dépôts en circulations de la période précédente ; • les transactions de la période en cours.
Si vous effectuez votre conciliation bancaire pour la première fois ou si vous reprenez la conciliation d’une période précédente, vous devrez modifier vous-même le solde de l’encaisse du début. À partir des données de votre relevé bancaire, double-cliquez sur une ligne pour indiquer au logiciel que cette transaction est effectivement passée à la banque.
Ce montant est mis à jour automatiquement en fonction des transactions encaissées ou en circulation. Votre conciliation bancaire sera complétée lorsque le montant figurant sur votre relevé de banque correspondra au solde en banque indiqué à l’écran. Sélectionnez maintenant le bouton Imprimer pour conserver votre sélection et / ou obtenir le rapport de conciliation bancaire. Ce dernier présentera : •
Particularité de la conciliation bancaire d’un compte en fidéicommis Le Barreau du Québec exige que la totalité des montants détenus en fidéicommis corresponde au solde enregistré à la banque. La conciliation bancaire sera conforme aux exigences du Barreau si le solde encaisse de la fin est égal au total de la liste des montants détenus en fidéicommis apparaissant sur le rapport. En cas de divergence, vous devrez retirer le surplus ou déposer le manque au compte bancaire.
Gestion des comptes en fidéicommis
Si vous avez activé l’option d’impression des chèques, le logiciel vous proposera d’imprimer le chèque après chaque transaction de retrait. Le talon de chacun des chèques imprimés présentera le détail des dossiers et des montants affectés par ce retrait.
Gestion des comptes en fidéicommis
( fenêtre principale )
La version originale du logiciel propose un plan comptable applicable aux études légales. Avant de modifier le plan comptable proposé, il est important que vous compreniez les types de comptes que le logiciel utilise pour produire vos états financiers ainsi que le système de numérotation utilisé pour assurer l’organisation logique du plan comptable.
Ce bouton de la fenêtre de comptabilité vous donne accès à la fenêtre de gestion de votre plan comptable. Le programme produit vos états financiers conformément aux types de comptes utilisés dans votre plan comptable. Par exemple, la section ACTIF d’un bilan prendrait la forme suivante si vous utilisiez les types de comptes ci-après mentionnés.
Comptabilité générale intégrée Passif, l’Avoir, les Revenus et les Dépenses. Chacune de ces sections est prédéfinie dans le logiciel et ne peut être modifiée par l’usager.
Une section peut-être subdivisée en plusieurs groupes de manière à améliorer la présentation et la compréhension de vos états financiers. Il est obligatoire de terminer un en-tête de groupe par un Total de groupe.
Ces types de comptes sont utilisés pour l’inscription de toutes transactions comptables. Les soldes des comptes de gauche s’affichent dans la colonne de gauche de vos états financiers.
Les comptes de gauche sont utilisés pour améliorer la présentation et faciliter la lecture de vos états financiers. Par 6•4 Une série de comptes de gauche doit obligatoirement se terminer par un compte de type sous-total gauche.
Pour assurer une présentation logique de vos états financiers, le logiciel utilise une numérotation particulière pour chacune des cinq sections de vos états financiers. Comptes d’actif Comptes de passif Comptes d’avoir Comptes de revenus Comptes de dépenses
2000 à 2999 3000 à 3999 4000 à 4999 5000 à 5999
Comptes bancaires Compte d’intégration des avances aux comptes en fidéicommis
Cette option donne accès aux informations sur le compte bancaire, permet la conciliation bancaire et l’impression des chèques.
( 5000 à 5999 ). Le choix de la section dans laquelle ces déboursés seront présentés doit être établit en concertation avec votre expert comptable. L’objectif poursuivi ici est de pouvoir effectuer une comparaison ou un contrôle des déboursés que vous encourez pour vos clients versus ceux qui leur sont effectivement facturés. Par exemple, l’utilisation de la section ACTIF pourrait permettre une présentation similaire à ce qui suit :
- Achat * Représente le total des déboursés facturés à partir du module Client ** L’écart entre les deux représente la somme toujours inscrite en travaux en cours.
Banque XXX Banque YYY Total banque Comptes à recevoir Déboursés encourus pour clients Déboursés facturés aux clients Solde déboursés à facturer Avances à recevoir Total actif à court terme Immobilisations Équipements informatiques Amort. Cumul. informatiques Comptes à payer parce que le programme dispose déjà de cette information par le biais des comptes d’intégration du module Fournisseurs. Le programme comporte plusieurs comptes d’intégration que les fenêtres de transactions peuvent automatiquement mettre à jour lorsque vous traitez une écriture. Vous pouvez ajouter, modifier ou détruire tous les comptes d’intégration proposés dans la version originale du logiciel, sauf le compte 3600 Bénéfices nets.
Menu Options et Rapports de la fenêtre Grand Livre
Comptabilité générale intégrée à la section AVOIR de vos états financiers.
Ce bouton de la fenêtre de comptabilité vous donne accès au détail des transactions d’un dossier client. Sélectionnez Comptes d’intégration du module clients dans le menu Édition de la fenêtre À recevoir, pour afficher le module des comptes d’intégration des clients.
• la facturation ; • les encaissements ; • les notes de crédits ou escomptes alloués à vos clients ; • les revenus d’intérêts ; • les mauvaises créances et la provision pour mauvaises créances Les comptes d’intégration des revenus de déboursés judiciaires ou extrajudiciaires peuvent appartenir à la section ACTIF 1000-1999 ou REVENUS 4000-4999 selon les recommandations de votre expert comptable.
Sélectionnez le module des comptes d’intégration des fournisseurs dans le menu Options et Rapports de la fenêtre Fournisseur. 6•9 Comptabilité générale intégrée Inscrivez une description de la transaction et appuyez sur Tab pour accéder au compte de grand livre. 6•11 Comptabilité générale intégrée
Lorsque les montants de la transaction sont en équilibre ( total des débits et des crédits ), le bouton OK vous permet de confirmer l’enregistrement. NOTE : La liste des comptes de grand livre exclut les comptes d’intégration utilisés pour vos comptes à recevoir et vos comptes à payer. Seules les transactions réalisées à partir des modules Fournisseurs et Clients peuvent affecter ces comptes d’intégration.
Le programme vous permet de modifier une écriture comptable. S’il s’agit d’une transaction du module Fournisseurs ( CP… ) ou Clients ( CR… ), un message vous avisera que cette transaction devrait être corrigée à partir des modules d’origine.
Il faut donc être conscient des implications possibles de telles modifications, notamment au niveau de la concordance des soldes apparaissant à l’auxiliaire et ceux de vos états financiers.
Rapports. Écriture provenant du module Clients
Les transactions sont affichées dans un ordre chronologique, de la date d’échéance la plus proche à la date la plus éloignée. Sélectionnez l’écriture souhaitée et le bouton OK. Le programme se placera en mode Ajouter et affichera les données de l’écriture sauvegardée. Vous pouvez modifier le contenu proposé, sans restriction.
Comptabilité générale intégrée Dans cet exemple, nous avons utiliser le compte 2160 Salaires à payer pour enregistrer l’écriture des salaires.
La date de mise à jour ne peut excéder la date du jour ou la date de fin de l’exercice financier en cours. À la fin d’année financière, vous pourrez poursuivre les activités usuelles, réalisées à partir du module clients mais le report des transactions comptable ne pourra s’effectuer qu’après avoir procédé à la fermeture de l’année financière. Les transactions faisant l’objet de la mise à jour sont : • les factures et les notes de crédit ; • les mauvaises créances ; • les revenus d’intérêts.
Le module fournisseurs comprend : • la gestion des fournisseurs ; • les achats ; • les déboursés.
1100 ; Cliquez sur ce bouton de la fenêtre principale de comptabilité et inscrivez chaque fournisseur en accordant une attention spéciale aux points suivants : •
à la TVQ active ou désactive le calcul des taxes que le logiciel exécute lors de l’enregistrement des achats de ce fournisseur ;
L’utilitaire du calcul des taxes s’affiche automatiquement pour faciliter le calcul de ceux-ci.
Facture : Le n° de facture du fournisseur.
Sélectionnez cette case à cocher si vous effectuez le paiement de cet achat immédiatement et la rubrique Chèque s’affichera. Le programme effectue un suivi séquentiel des numéros de chèques pour chacun des comptes bancaires. Vous pouvez aussi modifier le numéro proposé. Un message vous préviendra si le numéro a déjà été utilisé.
Si vous avez sélectionné l’option Achat au comptant, la rubrique chèque s’affichera. Tel que mentionné précédemment, le programme exerce un suivi séquentiel de vos numéros pour chacun des comptes bancaires.
6•20 à conserver la suite séquentielle des numéros de transaction comptable. L’annulation d’une transaction d’achat sera refusée si des paiements ont déjà été enregistrés contre cet achat. Pour annuler une telle transaction, vous devrez d’abord annuler tous les déboursés associés à cet achat.
Le montant de la facture est réparti dans les différents dossiers, vous permettant de créer les interventions facturables aux clients.
Lorsque la transaction d’achat affecte un des comptes de grand livre nécessitant une répartition à vos dossiers clients, comme dans cet exemple, le programme vous invite à identifier les dossiers concernés et le montant. Placez votre curseur dans la rubrique Dossier de la partie du tableau Déboursés facturables au client afin de ventiler le montant de la facture du fournisseur dans les différents dossiers clients. Comme toujours, l’utilisation de la touche Tab vous permettra d’ajouter le nombre de dossiers requis. Lors du report de votre transaction d’achat, le logiciel créera une intervention facturable pour chacun des dossiers listés. Lorsque l’ensemble du montant est réparti dans les dossiers clients, sélectionnez le bouton OK pour confirmer l’ajout de la transaction.
éloignée. Sélectionnez l’écriture souhaitée et cliquez sur le bouton OK. Le logiciel se placera en mode Ajouter et affichera les données de l’écriture sauvegardée. Vous pouvez modifier le contenu proposé, sans restriction. Pour supprimer une écriture récurrente, sélectionnez la ligne correspondante et cliquez sur ce bouton.
Comptabilité générale intégrée Vous utilisez la fenêtre du journal des déboursés puis le bouton Déboursés lorsque vous désirez payer une ou plusieurs factures inscrites aux comptes à payer lors de l’enregistrement de la facture d’achat. Cliquez sur ce bouton de la fenêtre principale de la comptabilité puis sur le bouton Ajouter pour enregistrer l’inscription d’un déboursé. Sélectionnez par la suite le compte bancaire et cliquez sur le bouton Continuer pour accéder au journal des déboursés.
Le programme effectue un suivi séquentiel des numéros de chèques pour chacun des comptes bancaires. Vous pouvez aussi modifier le numéro proposé. Un message vous préviendra si le numéro a déjà été utilisé.
Une date antérieure à l’année financière en cours sera refusée. Une date postérieure à la date du jour sera cependant acceptée afin de vous permettre d’imprimer vos chèques post- datés.
Voir 6.3.5 : Impression des chèques.
Vous pouvez annuler une transaction de déboursés en sélectionnant le bouton Détruire. Notez cependant, que le logiciel annulera les montants de la transaction de déboursés, sans détruire la transaction comptable de manière à conserver la suite séquentielle des numéros de transaction comptable.
Lorsque le montant total de vos comptes à payer apparaissant sur ce rapport diffère de celui apparaissant au compte Comptes à payer de votre bilan, l’erreur résulte probablement d’une répartition inadéquate des paiements effectués à vos fournisseurs. Vous devez, dans ce cas, identifier le ou les fournisseurs présentant un écart. Pour vous faciliter cette tâche, imprimer le rapport Comptes fournisseurs à une date donnée et comparer les montants de chaque rapport.
NOTE IMPORTANTE : Lorsque vous reprenez la répartition de tous les paiements d’un fournisseur, le programme enregistre la nouvelle répartition en date du jour. Le rapport chronologique ne sera plus disponible avant cette date.
Le rapport chronologique des comptes à payer utilise l’information provenant de la répartition de vos déboursés pour déterminer l’âge de vos comptes à payer. Une répartition incomplète au niveau de certains fournisseurs entraînerait une divergence entre les différents rapports du logiciel sur les comptes à payer et le rapport chronologique. En cas de divergence, vous pouvez vérifier la répartition des déboursés pour tous les fournisseurs en sélectionnant l’option Vérifier la répartition des paiements par facture du menu Options et Rapports de la fenêtre Déboursés, selon la procédure décrite précédemment.
Impression des chèques, sélectionnez le menu Options et Rapports de la fenêtre Déboursés et l’option Impression des chèques aux fournisseurs. Sélectionnez l’option Imprimer les chèques… et le modèle de chèque approprié. Si vous ne connaissez pas le modèle de vos chèques, faites imprimer chacun des modèles disponibles en prenant soin d’ajuster les marges au besoin. Si aucun modèle ne correspond au format de vos chèques, transmettez un original à Juris Concept et votre 6•29 Comptabilité générale intégrée
Tel qu’expliqué précédemment, vous pouvez enregistrer vos paiements à une date postérieure à la date du jour de manière à permettre l’impression des chèques à partir de la fenêtre Déboursés. Cette option est aussi disponible si vous effectuez votre paiement lors de l’inscription de la facture d’achat.
Vous pouvez obtenir, à la date désirée, la liste de vos comptes à payer de 0 à 30 jours, de 30 à 60 jours, de 60 à 90 jours, de 90 à 120 jours, et de 120 jours et plus. Il est possible que ce rapport ne soit plus disponible à une date antérieure si vous avez dû reprendre la répartition des paiements d’un fournisseur.
Vous pouvez obtenir, à la date désirée, la liste de tous vos comptes à payer.
Ces rapports affichent les écritures comptables réalisées à partir de la fenêtre Achats ou Déboursés au cours d’une période spécifiée par l’usager. Les rapports sont présentés sous forme d’écritures de journal général, et la sélection des rapports est effectuée selon la date ou le numéro de la transaction.
Comptabilité générale intégrée Détail chronologique des achats et des déboursés par fournisseur Ce rapport présente la liste des achats et la répartition des paiements enregistrés sur chaque facture d’achat du fournisseur, de 0 à 30 jours, de 30 à 60 jours, de 60 à 90 jours, de 90 à 120 jours, et de 120 jours et plus.
Notez que tous les rapports financiers du module fournisseurs sont disponibles à partir du début de l’année financière en cours jusqu’à la date du jour.
Cet outil vous permet d’afficher les transactions des achats ou des déboursés des années antérieures.
Le menu Options et Rapports de la fenêtre Fournisseurs ou Journal des déboursés ou Journal des achats vous donne accès à la fonction permettant l’épuration des transactions du module Fournisseurs.
à partir d’une nouvelle lecture des transactions inscrites au cours de la période demandée, ce qui vous permet d’obtenir, en tout temps, vos rapports financiers au jour spécifié. Lorsque vous aurez complété vos états financiers intérimaires à votre satisfaction, vous pourrez alors décider d’interdire l’inscription ou la modification de toute transaction comptable inscrite au cours de la période vérifiée et complétée. Ce point est discuté ci-après.
Avant de produire vos états financiers intérimaires ou en fin d’année financière, il est important de procéder à certains contrôles visant à valider les informations financières du logiciel. Les étapes proposées sont les suivantes : 1. La conciliation de tous vos comptes bancaires doit être effectuée ; 2. Assurez-vous de l’équilibre de la balance de vérification ; 3. Assurez-vous de la conformité des soldes selon les auxiliaires ( comptes à recevoir et comptes à payer ) et des montants figurant au bilan ; 4. Imprimez les rapports financiers ; 5. Et finalement, empêchez toute nouvelle transaction au cours d’une période complétée. Heureusement, le logiciel offre une fonction permettant d’effectuer ces vérifications pour vous. Vous devrez bien sûr,
Cette opération devrait être effectuée à chaque mois, sur réception du relevé bancaire de l’institution et avant de produire vos états financiers mensuels. Ce bouton, accessible à partir de la fenêtre principale de la comptabilité, vous invite d’abord à sélectionner le compte bancaire et la période à concilier.
Voir 6.2 : Comptes de grand livre et le plan comptable. Le programme propose la période suivant votre dernière conciliation bancaire. Vous pouvez reprendre la conciliation d’une période antérieure en modifiant les dates de début et de fin. Cliquez sur Continuer pour accéder à la liste des transactions de la période. Le contenu de la liste inclut : • les retraits et les dépôts en circulation de la période précédente ; • les transactions de la période en cours.
Comptabilité générale intégrée
Ce montant est mis à jour automatiquement en fonction des transactions encaissées ou en circulation. Votre conciliation bancaire sera complétée lorsque le montant figurant sur votre relevé de banque correspondra au solde en banque indiqué à l’écran. Sélectionnez maintenant le bouton Imprimer pour conserver votre sélection et / ou obtenir le rapport de conciliation bancaire. Ce dernier présentera : • la liste des dépôts et des retraits de la période en cours ; • la liste des dépôts et retraits en circulation ; • un sommaire de la conciliation. Le logiciel vous demandera de confirmer votre acceptation du rapport. En cas de refus, votre sélection des transactions encaissées et non encaissées sera conservée et vous pourrez reprendre le processus jusqu’à complète satisfaction.
Ce rapport est disponible en tout temps, au cours de la période se situant entre le début de l’année financière en cours jusqu’à la date de la dernière mise à jour des transactions comptables. Ce rapport vous assure de l’équilibre de toutes vos transactions comptables lorsqu’il y a concordance entre le total des débits et des crédits.
L’état des résultats présente les revenus, les dépenses et le bénéfice net d’une société, pour une période spécifiée par l’usager.
Comptabilité générale intégrée • du module général dont les numéros débutent par JG. Vous pouvez également demander ce rapport sur la base des numéros de transactions ou uniquement pour les transactions du module du Journal général.
Comptabilité générale intégrée Inscrivez la date de fin de la période désirée et sélectionnez le bouton Suivant pour continuer. L’exemple ci-dessous indique, pour la période sélectionnée, que la conciliation bancaire n’a pas été effectuée pour l’un des comptes bancaires.
Le programme compare le résultat du rapport RD 10 Comptes à recevoir à une date donnée et celui apparaissant au bilan.
En cas de divergence : •
Le programme compare le résultat du rapport chronologique des comptes à payer par fournisseur et celui apparaissant au bilan. En cas de divergence : •
6•41 à recevoir. Le programme compare le résultat du rapport RD14 – Comptes à recevoir et provision pour mauvaises créances et celui apparaissant au bilan. En cas de divergence, un message vous préviendra de l’écart constaté et vous aurez le choix de poursuivre sans procéder aux corrections. Cette tolérance est justifiable par le fait que certains préféreront gérer cette provision globalement plutôt qu’au niveau de chaque dossier.
• l’état des résultats • l’état des résultats comparé à l’année précédente.
À la fin de ce processus, si toutes les validations ont été effectuées avec succès, le logiciel vous proposera de procéder à la fermeture de la période.
Transactions postérieures à la date de fin de votre année financière Le logiciel permet l’ajout de certaines transactions dans une année financière ultérieure ( facturation, encaissements, achats, déboursés ) sans que vous ayez à procéder à la fermeture de l’année financière en cours. Il est donc possible de poursuivre vos opérations régulières même si vous n’avez pas effectué votre changement d’année financière. Toutefois, plusieurs rapports financiers ne seront pas disponibles dans l’année ultérieure tant et aussi longtemps que vous n’aurez pas procédé à la fermeture de l’année financière en cours.
Comptabilité générale intégrée Notez cependant, que si vous disposez d’une copie de vos données, vous pourrez toujours imprimer à nouveau ces rapports en accédant à la base de données de l’année antérieure.
• les écritures du Journal général ( JG… ) • les écritures comptables de la fidéicommis ( FI… ) • les écritures comptables du module clients ( CR… ) Les écritures comptables du module fournisseurs peuvent faire l’objet d’une épuration à partir du module fournisseurs seulement. Voir 6.5.14 : Épuration Fournisseurs. du
Ce rapport, accessible à partir de la fenêtre principale, présente le détail de chaque transaction et, à la fin, un sommaire de variation enregistrée pour chacun des comptes d’intégration utilisés.
Si vous utilisez un logiciel comptable non supporté par Juris Concept, vous pourriez alors simplement refléter l’impact financier d’une période en inscrivant une seule transaction manuelle à votre logiciel comptable. Le sommaire présenté à la fin du rapport Journal général présente une écriture en équilibre détaillant la variation de chaque compte d’intégration affecté au cours de la période.
Le nom du répertoire ou des sous-répertoires ne peut excéder huit caractères. Les comptes de grand livre sont composés de cinq chiffres.
Les comptes de grand livre sont composés de six chiffres.
Vous devez préciser l’emplacement du répertoire IMPORT de Fortune 1000. Habituellement, ce dernier se trouve sous le répertoire racine F1000.DTA\IMPORT. Les comptes de grand livre sont composés de quatre ou cinq chiffres.
Logiciels comptables externes Pour débuter la procédure de transfert, reprenez l’impression détaillée du journal général en sélectionnant, cette fois-ci, l’option Fichier de transfert pour comptabilité et la destination Fichier. La procédure de transfert varie selon le logiciel utilisé.
Jcaccpac.txt et cliquez sur OK pour démarrer l’importation.
Un message d’erreur sera généré et simple comptable refusera l’importation si : • Solution : Vérifiez vos numéros de grand livre et reprenez la procédure d’importation ;
Logiciels comptables externes Solution : Modifiez le numéro du compte d’intégration de Juris Concept.
Ce transfert est très simple à effectuer. Dans les faits, le programme Juris Concept transfère lui-même les données du journal général dans le journal général de DYNACOM ou AVANTAGE, sans aucune manipulation de la part de l’usager. Contrairement à Simple comptable, où les données ne peuvent être modifiées une fois transférées, ces logiciels vous donnent la possibilité d’examiner le résultat du transfert et d’effectuer certaines corrections, si requis. Avant de réaliser votre premier transfert, vous devez vous assurer que les comptes d’intégration utilisés par le logiciel Juris Concept sont conformes à ceux de votre logiciel comptable. Voir 7.2 : Sélection du logiciel de comptabilité et comptes d’intégration. Vous devez enfin vous assurer que votre logiciel comptable soit fermé avant de débuter le transfert. Le transfert s’effectue selon la procédure suivante : •
Examinez maintenant les données dans le journal général de DYNACOM ou les Écritures supplémentaires de AVANTAGE.
Logiciels comptables externes Essentiellement, les opérations sont les suivantes :
L’option Gestion documentaire du menu Juris Concept vous donne accès à la fenêtre suivante.
– Toutes les versions, quelle que soit la version de votre logiciel Word. Le programme détectera l’emplacement automatiquement lors de la fusion. 8•2
Vous pouvez modifier l’emplacement de sauvegarde du fichier de données si l’accès au disque C : des usagers comporte des restrictions.
20 Code du bureau au palais de justice
2014, rue Jean-Talon Nord, bureau 280 133, Édifice du boulevard Case postale 1234 Codification du dossier
Partie demanderesse Juridiction de la cour Client Partie demanderesse ( maj. ) Note au dossier Numéro de référence du client Juridiction de la cour ( majuscules ) Représentant du client Titre du représentant Nom de l’assuré
DISTRICT DE MONTRÉAL Greffe de Montréal COUR SUPÉRIEURE PARTIE DEMANDERESSE 1234-2 COUR SUPÉRIEURE Richard Laforce Étude du procureur
Nous vous serions gré de nous faire parvenir votre paiement dans les meilleurs délais. Espérant le tout à votre entière satisfaction, je vous prie d’accepter, , l’expression de mes sentiments les meilleurs. Notre compte d’honoraires Dossier : 5487-3
Défendeur GAUTHIER, PLAMONDON, LAROCHELLE Rémy Larochelle 2014, rue Jean-Talon Nord, bureau 280 121 Intérêts mentionnés sur les avis 122 Nouveau solde
Numéro de la facture Contenu de la section Honoraires Total de la section Honoraires Total du temps de la facture
TTTT88C8D8 U8U8UUBU8 Initiales de l’associé Téléphone de l’associé Courrier électronique de l’associé Adresse de l’associé Masculin= Féminin=e Tarif de l’associé
Initiales de la secrétaire Téléphone de la secrétaire Courrier électronique de la secrétaire
KARINE SAVARD KS NOM DE LA PERSONNE RAISONNABLE MAJEUR INTIMÉ 270 271 Adresse de l’événement
Gestion documentaire et interface traitement de texte
Par exemple, vous sélectionnerez le bouton Rapports par client de la fenêtre principale pour transmettre une lettre à tous vos clients, dans ce cas, un avis de déménagement à tous les clients actifs.
Vous pourrez plus tard créer tous les modèles que vous souhaitez. Les modèles de document sont toujours localisés dans le répertoire \Jcsource\Winword du répertoire d’installation du serveur, habituellement C :\JCStudio.
Dans ce cas, nous souhaitons modifier le modèle utilisé pour les lettres. Sélectionnez la catégorie Lettres, le document Lettre au client – français et cliquez sur le bouton Lettres et procédures 8•11 Gestion documentaire et interface traitement de texte
Ce modèle de lettre a été modifié en fonction des commentaires précédents.
Insérer les champs de fusion de Word et vous obtiendrez la liste de tous les champs disponibles. Le numéro des champs de fusion correspond à ceux apparaissant dans le document de référence Toutes les rubriques de ce dossier imprimé précédemment.
Gestion documentaire et interface traitement de texte
Chapitre 8 Un document modèle ou un document de fusion est toujours associé à la source de données qu’il utilisera pour générer le nouveau document. Dans notre cas, le fichier de données associé aux documents est toujours c :\donnees.tex localisé sur l’ordinateur de l’usager.
Il existe deux moyens simples de créer vos modèles. Le premier consiste simplement à modifier un modèle existant et à le sauvegarder sous un autre nom. Un autre moyen très facile consiste à utiliser un document Word régulier pour le convertir en un document de fusion ou modèle.
Supposons que vous souhaitiez développer une page couverture pour l’expédition de documents télécopiés au procureur au dossier. Vous avez probablement déjà développé ce document dans votre traitement de texte. • Insérons maintenant les champs de fusion dans votre document original. Pour ce faire, vous devez d’abord en faire un document de fusion. •
Outils, et Assistant Fusion et publipostage… ;
Insérer un champ de fusion.
Votre modèle est maintenant près pour la fusion mais Juris Concept requiert quelques informations additionnelles pour générer votre document.
8•15 Gestion documentaire et interface traitement de texte
Nous savons également qu’un modèle, par exemple le fichier Lettre.doc, devrait permettre de générer toutes vos lettres, quelqu’en soit le contenu. Dans la mesure ou la forme d’un document vous convient, Juris Concept vous permet de gérer le contenu des documents et ainsi, de générer, par exemple, une multitude de lettres types en utilisant toujours le même modèle.
à la fenêtre suivante : Sélectionnez ce bouton pour gérer votre classification.
Pour faciliter la gestion de vos documents, vous pouvez définir votre propre classification. La version initiale propose quatre catégories.
Pour modifier le contenu d’un document, sélectionnez d’abord le document et le bouton Lettres et procédures pour accéder à la fenêtre suivante :
Gestion documentaire et interface traitement de texte
Lettre.doc comme toutes les autres lettres. Vous pouvez modifier le contenu proposé ou simplement ajouter une autre lettre si le contenu doit être différent.
Pour identifier la catégorie du document.
Identification du document.
S’applique à l’identification du document.
S’applique aux lettres, en règle générale.
Lorsque sélectionné, ce document est disponible pour l’émission des avis de retard. Voir 4.9.2 : Impression des avis. 8•18
Voir 3.3.10 : Activation de la fonction Gestion documentaire. À chaque fois que vous ajouterez un nouveau dossier, le programme créera automatiquement vos répertoires selon la structure de classement prévue pour votre bureau. Le programme créera alors tous les répertoires selon les modèles suivants :
être sauvegardés dans le répertoire portant le numéro du dossier
Le programme vous permet d’effectuer la recherche d’un document à partir de l’arborescence du répertoire JCCourrier du dossier.
Rechercher. L’adresse d’enregistrement du document s’affichera à la fenêtre.
Gestion documentaire et interface traitement de texte
Cette fonction s’avérera particulièrement utile lorsque vous voudrez transmettre un message particulier ou répétitif à plusieurs clients. Les principales caractéristiques de cette fonction sont les suivantes : •
Récupérer… du menu Édition. Double-cliquez sur la ligne de votre message pour effectuer la sélection. Un fichier HTML permet l’envoi d’un message mieux présenté puisque ce format permet de mettre à profit certaines fonctionnalités ( police, gras, souligné, couleur… ) de Word. Autrement, votre message sera transmis en format texte brut. Vous pouvez créer un fichier HTML à l’aide de Microsoft Word. Il suffit de sauvegarder votre document en format HTML.
Le nom de l’expéditeur peut être modifié en cliquant sur la liste Expéditeur. Il est donc possible d’envoyer un courriel au nom du bureau ou en son propre nom. Il est aussi possible de diriger les réponses au courriel à une adresse différente de la vôtre, en cliquant sur la liste Adresse de retour.
Utilitaires À la manière du fonctionnement général des listes dans le logiciel, il suffit d’inscrire une expression contenue dans le nom du client ou son adresse de courriel pour que le programme affiche la liste des clients contenant l’expression recherchée seulement. Lorsque l’expression est unique, le programme inscrit le nom directement sans afficher la liste. Cliquez sur ce bouton pour transmettre le message à tous les destinataires.
Le but premier de cette fonction est de faciliter l’envoi de courriel à plusieurs clients en utilisant les informations inscrites dans votre base de données.
Le programme peut effectuer une sélection automatique des clients.
Le programme permet d’épurer les transactions d’un dossier lorsque ce dossier est fermé depuis au moins deux ans. En fait, le programme conserve toujours les données de l’année en cours et celles de l’exercice précédent de manière à toujours permettre la production de certains rapports sur une période de deux ans. Il est recommandé de procéder à l’épuration des données caduques à tous les ans. De ce fait, le programme évitera le traitement de vos anciennes données et la production de vos rapports de gestion s’effectuera plus efficacement. La plupart des usagers craignent de perdre accès à une information potentiellement utile, et évite, de ce fait, de procéder à l’épuration. Afin de pallier à cette possibilité, il est recommandé de prendre une copie de sécurité de vos données sous un nom évocateur, pour une éventuelle consultation. Par exemple : C :\jcstudio\donnees avant épuration du 30 avril 04.df1 Le cas échéant, il vous sera toujours possible de consulter vos données simplement en changeant la base de données à partir du menu Juris Concept.
Cliquez sur le bouton Construire la liste des dossiers à épurer pour accéder à la fenêtre suivante. Cette fenêtre affiche la liste de tous les dossiers répondant aux critères de l’épuration. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs dossiers. Pour chaque dossier, le programme affiche le nombre de transactions à épurer. À la fin du processus, vous aurez la possibilité d’imprimer la liste des dossiers épurés.
Utilitaires Options – Épurer les données de ce dossier. Voir 4.3.6 : Options de la fenêtre de gestion des dossiers.
Si vous disposez du module de comptabilité générale intégrée, vous pouvez également procéder à l’épuration des transactions comptables. Cette opération peut-être effectuée en tout temps pendant l’année financière mais il est recommandé de le faire après votre changement d’année financière. Dans ce cas, le processus d’épuration s’effectue en deux volets :
Voir 6.5.14 : Épuration des transactions du module fournisseur.
Cette option est accessible à partir du menu Utilitaires de la fenêtre principale de la comptabilité.
Administrateur. Ce profil permet d’accéder à toutes les fonctions du logiciel. Le profil Administrateur est automatiquement attribué à l’utilisateur portant le n° 1. D’autres utilisateurs pourraient également se voir attribué le profil Administrateur.
Pour des raisons de sécurité, le logiciel vous offre la possibilité d’obliger tous vos employés à modifier leur mot de passe selon le nombre de jours que vous aurez préalablement déterminé, par le menu Juris Concept, Préférences, onglet Sécurité.
Vous devez choisir le profil auquel vous voulez ajouter des autorisations dans la liste des profils. Par défaut, après la création, un nouveau profil devient automatiquement le profil courant.
A : Accorde un accès complet aux fonctions d’une fenêtre. C : Restreint l’accès à la consultation seulement. E : Concerne les informations financières nominatives. Lorsque sélectionnée, cette option limite l’employé à la consultation des données le concernant. Pour modifier le type d’accès, cliquez dans la case appropriée dans la liste des fonctions autorisées.
Il existe trois techniques pour supprimer des autorisations. Dans la liste des fonctions autorisées pour le profil, sélectionnez les lignes que vous voulez supprimer, et :
Toutes les données du logiciel sont regroupées dans un fichier de données portant l’extension .df1, habituellement jconcept.df1. Il est recommandé de consulter votre fournisseur informatique pour choisir votre logiciel de copie de sauvegarde. 9•13 Utilitaires
Cette liste permet de choisir les champs à exporter du fichier sélectionné.
Cette liste permet de sélectionner le format d’exportation.
Cette liste est constituée de cinq colonnes pour vous aider à mieux identifier les données que vous voulez exporter. Voici une description de chaque colonne : Champ : Brève description des données d’un champ. Type : Format du champ, date, caractère, numérique... Sous Type : Renseignements supplémentaires sur le format d’un champ. Longueur Max. : Longueur maximale ( en nombre de caractères ) qu’un champ peut contenir. Valeur : Un exemple, tiré de votre base de données, du contenu de ce champ. Fonctionnement de la liste des champs :
• Sélectionner les lignes à déplacer, puis glisser les lignes à l’endroit désiré dans la liste.
• Sélectionner à nouveau, dans la liste des fichiers, le fichier que vous voulez exporter. 9•15 Utilitaires
Me Payette avec celles du client telles qu’elles sont inscrites dans votre base de données. En plus de vous donner accès à une expertise reconnue par le milieu juridique, le FPCE vous permettra également de développer votre pratique en vous inspirant des formulaires et des textes proposés par Me Payette. Les formulaires, une fois transférés dans votre Banque de formulaires, pourront être modifiés tant par la forme que par le contenu afin de refléter votre spécialisation. Sélectionnez la zone Formulaire de procédure civile de la fenêtre principale pour accéder à la liste des formulaires disponibles.
Code de procédure civile. L’ordre des formulaires présentés dans la liste initiale correspond à celui du manuel de Me Payette. Vous pouvez modifier le classement des formulaires en cliquant sur l’en-tête de chaque colonne.
Pour générer un formulaire, il faut d’abord l’identifier parmi les 500 formulaires disponibles. Vous pouvez effectuer une recherche sur un article ou sur une expression à partir de l’une ou de l’autre des rubriques prévues à cette fin.
La première rubrique permet d’effectuer une recherche exacte sur un numéro d’article. Tapez un numéro d’article, 10•2
Rechercher une expression La seconde rubrique permet de rechercher une expression contenue dans le titre des formulaires proposés par Me Payette. Tapez une expression et appuyez sur la touche Tab de votre clavier, et le contenu de la liste sera réduit aux seuls formulaires contenant l’expression recherchée.
Une première fenêtre affiche le nom du formulaire choisi et la note de Me Payette que vous retrouveriez en consultant son manuel. Le programme exigera que vous inscriviez le numéro du dossier concerné. Comme ailleurs dans le logiciel, vous pouvez appuyer sur la touche Tab de votre clavier pour obtenir la liste des dossiers et effectuer votre sélection. Le statut de votre client, tel qu’inscrit au dossier, peut être mis à jour ou corrigé à partir de cette fenêtre. NOTE : Lors de la fusion des formulaires, le logiciel gère adéquatement les informations relatives au demandeur et 10•4
Les informations affichées proviennent d’une lecture de vos données. Vous pouvez compléter ou corriger ces informations à partir de cette fenêtre, et celles-ci seront mises à jour dans votre base de données. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder aux informations relatives à la partie défenderesse. Le programme affichera une fenêtre similaire pour chacune des parties inscrites au dossier de votre client.
Formulaire de procédure civile
La dernière fenêtre présente la liste des formulaires requis en vertu de l’article sélectionné, tel que suggéré par Me Payette.
Par contre, dans le but de vous aider à développer vos propres modèles et à y concilier un contenu représentatif de l’expertise qui vous distingue dans votre champ d’activités, le module FPCE offre une fonction vous permettant de développer vos formulaires à partir des modèles et des contenus proposés par Me Payette. Vos formulaires seront alors conservés dans une section indépendante de ceux du FPCE, et vous pourrez y accéder en sélectionnant simplement l’option Mes formulaires et procédures - NOM DE MON BUREAU.
Il s’agit ici de repérer un formulaire proposé par Me Payette et d’en demander le transfert dans votre propre banque de documents.
Formulaire de procédure civile
La position des rubriques de saisie La position des rubriques de saisie dans la fenêtre s’apparente à la position des textes d’un formulaire de procédure et comprend une rubrique pour : • • • Le nom que vous donnez au formulaire est inscrit au haut de la fenêtre. Notez que ceci ne vous limite absolument pas dans la présentation de vos documents.
Vous pouvez insérer dans vos textes tous les champs de fusion offerts par le logiciel. Lorsque vous générerez votre formulaire, le programme remplacera les champs de fusions tels que @ 01 par l’information relative à votre dossier. Il existe une centaine de champs de fusion disponibles. Pour en obtenir la liste, vous devez générer et faire imprimer le document intitulé Toutes les rubriques disponibles se trouvant à même les formulaires de Me Payette.
MicrosoftWord ou avec la gestion documentaire de Juris 10•9 Formulaire de procédure civile
Vous trouverez occasionnellement des chaînes de caractères qui commencent et se terminent par le signe ~. Ces symboles sont utilisés dans les textes de Me Payette pour appliquer un certain format de caractère ( gras, souligné ou italique ) au résultat qui vous est proposé. Consultez cette option pour plus d’information à ce sujet.
Le modèle Word utilisé pour générer un formulaire détermine la forme et la présentation du document final qui vous est proposé et qui résulte de la fusion des données avec le modèle Word. Le menu contextuel vous offre la possibilité de modifier votre modèle Word. En fait, le programme ne fera qu’ouvrir un document Word. Considérons l’exemple suivant.
Toutes les rubriques disponibles pour connaître la signification de chaque rubrique. Word vous donne également accès à une liste à partir d’une des options disponibles dans la barre d’outils de Word. 10•10
Word, sélectionnez la rubrique correspondant au numéro approprié et cliquez sur le bouton Insérer. Sauvegardez le modèle Word après avoir effectué vos changements, puis fermez le document Word. Notez que la fusion du document sera refusée si votre modèle Word est demeuré ouvert. Juris Concept, au 1- 888 - 692 -1050, pour toute information additionnelle.
Formulaire de procédure civile