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Téléchargez la notice de votre Logiciel de collaboration en ligne au format PDF gratuitement ! Retrouvez votre notice ACROBAT CONNECT - ADOBE et reprennez votre appareil électronique en main. Sur cette page sont publiés tous les documents nécessaires à l'utilisation de votre appareil ACROBAT CONNECT de la marque ADOBE.
GUIDE DE L’UTILISATEUR
Copyright écrite préalable d'Adobe Systems Incorporated. Veuillez noter que le contenu du présent guide est protégé par la loi sur les droits d'auteur, même s'il n’est pas distribué avec un logiciel régi par un contrat de licence utilisateur. Les informations contenues dans ce guide sont fournies à titre purement informatif ; elles sont susceptibles d'être modifiées sans préavis et ne doivent pas être interprétées comme étant un engagement de la part d'Adobe Systems Incorporated. Adobe Systems Incorporated rejette toute responsabilité quant aux erreurs ou inexactitudes pouvant être contenues dans le présent guide. Adobe, le logo Adobe, Acrobat, Adobe Connect, Flash Player, PDF et Reader sont des marques ou des marques déposées d'Adobe Systems Incorporated aux Etats-Unis et/ou dans d'autres pays. Mac OS et Macintosh sont des marques d'Apple Computer, Inc., déposées aux Etats-Unis et dans d'autres pays. Microsoft et Windows sont des marques ou des marques déposées de Microsoft Corporation aux Etats-Unis et/ou dans d'autres pays. Toutes les autres marques citées sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Des informations actualisées et des renseignements supplémentaires sur les codes de fabricants tiers sont disponibles à l'adresse http://www.adobe.com/go/thirdparty_fr. <AdobeIP#0000126> Certains composants incluent un logiciel conformément aux conditions suivantes : Composants protégés. Copyright © 1995-2002 Metrowerks Corporation. Tous droits réservés. Composants protégés. Copyright © 1994 Hewlett-Packard Company. Le présent document accorde le droit d'utiliser, de copier, de modifier, de distribuer et de vendre ce logiciel et la documentation qui s'y rapporte, sous réserve que les avis de copyright ci-dessus soient affichés dans toutes les copies du logiciel et que les avis de copyright et cet avis d'autorisation figurent dans la documentation associée. Hewlett-Packard Company ne fournit aucune garantie quant à l'adaptabilité de ce logiciel à un usage particulier. Il est proposé en l'état, sans aucune garantie expresse ou tacite. Composants protégés. Copyright © 1996, 1997 Silicon Graphics Computer Systems, Inc. Le présent document accorde le droit d'utiliser, de copier, de modifier, de distribuer et de vendre ce logiciel et la documentation qui s'y rapporte, sous réserve que les avis de copyright ci-dessus soient affichés dans toutes les copies du logiciel et que les avis de copyright et cet avis d'autorisation figurent dans la documentation associée. Silicon Graphics ne fournit aucune garantie quant à l'adaptabilité de ce logiciel à un usage particulier. Il est proposé en l'état, sans aucune garantie expresse ou tacite. Certains composants sont basés sur Microsoft Windows Media Technologies. Copyright © 1999-2002 Microsoft Corporation. Tous droits réservés. Ce produit comprend des composants logiciels développés par Apache Software Foundation (http://www.apache.org/). La redistribution et l'utilisation sous forme source et binaire, avec ou sans modifications, sont autorisées sous réserve que les conditions suivantes soient respectées :
2 Les redistributions sous forme binaire doivent inclure l'avis de copyright ci-dessus de même que cette liste de conditions et l'avis de nonresponsabilité énoncé ci-après dans la documentation et/ou d'autres supports fournis avec la distribution. 3 Le cas échéant, la documentation pour l'utilisateur final accompagnant la redistribution doit inclure l'avis suivant : « Ce produit comprend des composants logiciels développés par Apache Software Foundation (http://www.apache.org/) ». Le cas échéant, cet avis peut figurer dans le logiciel lui-même, à l'endroit ou les avis tiers de cette nature sont généralement affichés. 4 Les noms « The Jakarta Project », « Tomcat » et « Apache Software Foundation » ne sauraient être utilisés à des fins de validation ou de promotion de produits dérivés de ce logiciel sans accord écrit préalable. Pour obtenir un accord écrit, envoyez un message à apache@apache.org. 5 Les produits dérivés du logiciel ne peuvent pas s'appeler « Apache » et « Apache » ne saurait être compris dans leur nom, sans accord écrit préalable d'Apache Group. CE LOGICIEL EST FOURNI TEL QUEL ET TOUTES LES GARANTIES, EXPRESSES OU TACITES, Y COMPRIS MAIS NON EXCLUSIVEMENT, LES GARANTIES TACITES DE QUALITE MARCHANDE OU D'ADAPTABILITE A UN USAGE PARTICULIER, SONT REJETEES. L'ORGANISME THE APACHE SOFTWARE FOUNDATION OU SES COLLABORATEURS NE PEUVENT EN AUCUN CAS ETRE TENUS RESPONSABLES DE QUELQUE DOMMAGE OU PREJUDICE DIRECT, INDIRECT, SECONDAIRE OU ACCESSOIRE (Y COMPRIS LES PERTES FINANCIERES DUES AU MANQUE A GAGNER, A L'INTERRUPTION D'ACTIVITES OU LA PERTE D'INFORMATIONS ET AUTRES) DECOULANT DE L'UTILISATION DE CE LOGICIEL, OU DE L'IMPOSSIBILITE D'UTILISER CELUI-CI, ET DONT L'UTILISATEUR ACCEPTE L'ENTIERE RESPONSABILITE. Technologies de compression et de décompression vidéo Sorenson Spark ™ cédées sous licence par Sorenson Media, Inc. Real Duplex ™ Acoustic Echo Cancellation protégé par copyright © 1995-2004 SPIRIT. Adobe Systems Incorporated, 345 Park Avenue, San Jose, California 95110, USA. Avis aux utilisateurs du gouvernement des Etats-Unis : Le logiciel et la documentation sont des « articles commerciaux », conformément à la définition de l'expression « Commercial Items » dans l'article 48 C.F.R. §2.101 du Code de la réglementation fédérale (Code Of Federal Regulations), qui se composent du « logiciel informatique commercial » et de « documentation logicielle commerciale », conformément à la définition fournie dans les articles 48 C.F.R. §12.212 et 48 C.F.R. §227.7202. Conformément aux articles 48 C.F.R. §12.212 et 48 C.F.R. §§227.7202-1 à 227.7202-4, le logiciel commercial et la documentation logicielle commerciale sont fournis sous licence aux utilisateurs du gouvernement des Etats-Unis (a) uniquement à titre d'articles commerciaux (b) et leur confèrent seulement les droits octroyés à tous les autres utilisateurs selon les conditions mentionnées par les présentes. Droits non publiés réservés dans le cadre des lois sur les droits d'auteur en vigueur aux Etats-Unis. Adobe s'engage à respecter la législation relative à l'égalité des chances y compris, le cas échéant, les dispositions du décret 11246, tel qu'amendé, à la section 402 de la loi sur l'assistance aux vétérans du Vietnam (Vietnam Era Veterans Readjustment Assistance Act) de 1974 (38 USC 4212), et à la section 503 de la loi sur la réadaptation (Rehabilitation Act) de 1973, telle qu'amendée, et la réglementation des articles 41 CFR, alinéas 60-1 à 60-60, 60-250 et 60-741. La clause d'action positive et la réglementation décrites dans la phrase précédente sont incluses par référence.
Composants de l'aide Aide La documentation est disponible sous forme d'aide en ligne, accessible dans un navigateur Web par le biais du menu
Version PDF de l'aide Pour afficher l'ensemble des rubriques d'aide dans un seul document PDF, consultez le document
Mise en route - Film Ce film vous guide dans la présentation des fonctions-clés d'Acrobat Connect, décrivant le démarrage d'une réunion en ligne et la collaboration avec des collègues en salle de réunion. Dans la salle de réunion, choisissez Aide > Mise en route - Film. Centre de ressources Le Centre de ressources est régulièrement mis à jour avec des didacticiels, des simulations et des informations sur les pratiques recommandées concernant Acrobat Connect. Choisissez Aide > Centre de ressources dans la salle de réunion. Centre d'assistance Le Centre d'assistance d'Acrobat Connect contient des informations de soutien actuelles, notamment
Aide > Centre d'assistance d'Acrobat Connect dans la salle de réunion ou consultez la page www.adobe.com/go/acrobatconnect_support_fr. Acrobat Connect Professional Adobe Acrobat Connect Professional est une solution de conférence d'entreprise personnalisable permettant aux utilisateurs de diriger des réunions en ligne, des événements et des séminaires s'adressant à des groupes de toute taille. Acrobat Connect Professional fournit un environnement multimédia riche et comprend des fonctionnalités d'enregistrement d'événements, divers modèles de mise en page et des bibliothèques de partage de documents. Pour en savoir plus, choisissez Aide > Pour plus de détails sur Acrobat Connect Professional. Dépannage Pour afficher les conseils de dépannage d'Acrobat Connect et pour accéder aux outils de diagnostic comme
Vous trouverez les listes les plus détaillées de configuration requise par Adobe Acrobat Connect à l'adresse www.adobe.com/go/acrobat_connect_sysreqs_fr.
à jour tous les mois. Vous pourrez également accéder à Adobe Studio Exchange, où les utilisateurs téléchargent et partagent gratuitement des milliers de ressources, des modules externes et d'autres éléments de contenu. Adobe Design Center est disponible en anglais, français, allemand et japonais. Communautés Propose des forums, des blogs et d'autres points de rencontre où les utilisateurs peuvent partager technologies, outils et informations, poser des questions et découvrir d'autres moyens d'exploiter leurs logiciels au maximum. Les forums utilisateur sont disponibles en anglais, français, allemand et japonais ; les blogs sont rédigés dans un large éventail de langues.
Consultation des rubriques d'aide 1 Dans le volet de navigation, effectuez l'une des opérations suivantes :
• Pour naviguer par ordre alphabétique, cliquez Index, puis choisissez une lettre. 2 Cliquez sur les éléments proposés dans le volet de navigation jusqu'à ce que vous ayez atteint la rubrique voulue. 3 Dans le volet de navigation, cliquez sur un élément pour afficher le contenu correspondant dans le volet de visualisation.
1 Dans le volet de navigation, cliquez sur Rechercher. 2 Saisissez un ou plusieurs mots dans la zone de texte, puis cliquez sur le bouton Rechercher. Les rubriques correspondant aux termes recherchés s'affichent dans le volet de navigation, par ordre de pertinence. Conseils de recherche
• Si la recherche d'un terme ne renvoie pas de résultats, essayez d'utiliser un synonyme, comme « Web » au lieu d'« Internet ».
❖ Vous pouvez naviguer dans l'aide de l'une des manières suivantes :
• Cliquez sur Précédent ou Suivant dans le volet de visualisation. • Cliquez sur Précédent ou Suivant sur la barre d'outils. Vous pouvez également naviguer dans l'aide grâce aux raccourcis clavier. Pour plus de détails, voir « Accessibilité de l'aide Adobe » à la page 3.
Guide de l'utilisateur
L'aide Adobe est conçue pour être totalement accessible aux personnes atteintes d'un handicap (mobilité réduite, cécité ou déficience visuelle). L'aide Adobe prend en charge les fonctions d'accessibilité standard et les raccourcis clavier de navigation et des boutons de barre d'outils. Fonctions d'accessibilité prises en charge
• Les feuilles de style contrôlent le formatage (absence de polices incorporées). • Chaque cadre est doté d'un titre indiquant son utilité. • Les images sans légende présentent un texte de remplacement. • Si le texte d'un lien ne correspond pas au titre cible, ce dernier est indiqué dans l'attribut Titre de la balise d'ancrage. Par exemple, les liens Précédent et Suivant incluent le titre des rubriques précédente et suivante.
• La taille du texte est modifiable grâce à des commandes de menu contextuel standard ou, pour Mac OS, des commandes de menu standard. Raccourcis clavier des boutons de barres d'outils
Rubrique précédente Alt+touche Gauche Rubrique suivante Alt+touche Droite • Pour activer un lien sélectionné, appuyez sur Entrée.
(hôte compris) peuvent collaborer en temps réel via Internet. Dans votre salle de réunion, vous-même et les autres participants pouvez partager vos écrans d'ordinateur, utiliser le chat écrit, diffuser des vidéos en direct et consulter les notes de réunion. Lors de la création de votre compte Acrobat Connect, vous bénéficiez d'une seule adresse URL valable pour toutes vos réunions. En tant que propriétaire de la salle de réunion, vous pouvez y entrer à tout moment en tapant dans le champ de l'adresse d'un navigateur Web l'URL de réunion qui vous a été attribué ou en cliquant sur le bouton Démarrer la réunion d'Adobe Acrobat 8, Adobe Reader 8 ou d'une autre application. Partagez votre URL de réunion avec des tiers afin qu'ils puissent entrer dans la salle. Par exemple, vous pouvez envoyer l'URL dans une invitation par courrier électronique ou dans un message instantané, ou encore l'imprimer sur vos cartes de visite. Pour se joindre à une réunion, les personnes invitées cliquent sur le lien de l'URL ou tapent l'URL dans le champ de l'adresse d'un navigateur Web. Elles ne peuvent pas entrer dans la pièce à moins que l'hôte ne soit présent et ait accepté leur demande d'admission. En tant que participant, vos fonctions et droits dans une réunion dépendent du rôle qui vous a été attribué par l'hôte. Tous les participants peuvent visualiser un écran d'ordinateur partagé, consulter les notes de réunion et utiliser le module de conversation entre elles. Vous pouvez partager votre propre écran et vos notes de réunion si l'hôte vous octroie le rôle de présentateur. Pour prendre part à une réunion, vous devez disposer d'un navigateur, d'une copie du module externe Adobe Flash Player (version 8 ou ultérieure) et d'une connexion Internet. Lorsque vous partagez votre écran pour la première fois, vous êtes également invité à télécharger l'addin Adobe Acrobat Connect.
Vous pouvez démarrer votre première réunion en trois étapes simples : 1. Créez un compte.
2. Invitez des personnes.
êtes connecté à votre salle de réunion et qu'une personne utilise l'URL pour vous y rejoindre, vous en êtes informé immédiatement et devez accepter ou refuser la demande d'admission dans la salle. (Les personnes invitées ne peuvent pas accéder à la salle avant vous.)
Guide de l'utilisateur
« Partage de votre écran » à la page 21
Vos possibilités de partage d'écran et d'exécution d'autres tâches dans une salle de réunion dépendent du rôle qui vous a été octroyé. Les participants à une réunion peuvent endosser trois rôles différents : hôte, présentateur ou participant. Hôte L'hôte est le propriétaire de la salle de réunion. L'hôte a la possibilité de redimensionner et de réorganiser les modules
Présentateur Les présentateurs peuvent partager et annoter leur écran, prendre des notes, diffuser une vidéo en direct et
Participant Les participants visualisent l'écran partagé d'un hôte ou d'un présentateur, diffusent des vidéos en direct, utilisent la conversation écrite et consultent les notes de réunion. Un participant ne peut pas partager son écran ou fournir des notes de réunion à moins d'être promu présentateur par l'hôte.
Afin de faciliter l'accès à une réunion par téléphone pour les participants, l'hôte peut afficher les informations d'appel de la conférence (telles que le numéro de téléphone et le code du participant) à l'intention des participants à mesure qu'elles se joignent à la réunion. Les informations de conférence téléphonique sont également accessibles à tout moment pendant la réunion.
Connect. Un numéro de conférence téléphonique Acrobat Connect, accompagné d'un ID d'hôte, est fourni avec votre compte, de même qu'un ID de participant que les personnes invitées peuvent utiliser pour accéder par téléphone à votre réunion en ligne. (Les tarifs long distance standard s'appliquent.) Tout participant dont l'ordinateur est connecté à une caméra Web peut diffuser une vidéo en direct pendant la réunion. Les vidéos s'affichent dans le module Caméra et sont automatiquement redimensionnées à mesure que d'autres caméras sont partagées ou arrêtées. (Seul l'hôte de la réunion est en mesure de redimensionner le module Caméra lui-même.) Les participants peuvent partager, interrompre momentanément ou arrêter leur propre caméra quand ils le souhaitent ; de même, l'hôte et les présentateurs peuvent arrêter l'une des caméras à tout moment au cours de la réunion.
Guide de l'utilisateur
Optimisation de la bande passante de la salle L'hôte de la réunion peut définir le paramètre de bande passante selon lequel la réunion est diffusée. Les options disponibles sont Modem, ADSL/Câble et RLE. Assurez-vous que la bande passante de la salle concorde avec la vitesse de connexion dont disposent les participants. Par exemple, optez pour une connexion RLE seulement si les participants disposent d'un accès au réseau local de l'entreprise. Si ces personnes bénéficient de vitesses de connexion variables, il est préférable de choisir la plus faible. Vitesse de connexion des participants Chaque participant peut choisir un paramètre pour la commande Ma vitesse de
Pour tester votre vitesse de connexion, choisissez Aide > Dépannage dans la salle de réunion. L'extension Connection Speed Test lance automatiquement le test de la vitesse de connexion. Il est recommandé de suivre les instructions générales suivantes concernant les paramètres de bande passante de la salle. Les vitesses réelles peuvent varier selon l'environnement réseau spécifique :
29 Kbits/s pour une bonne connexion. Il est déconseillé d'utiliser le paramètre Modem en présence de plusieurs présentateurs. Le partage d'écran est également déconseillé avec le paramètre Modem.
128 Kbits/s pour une bonne connexion. Si vous utilisez le partage d'écran, les participants doivent disposer de 200 Kbits/s.
255 Kbits/seconde. Si vous utilisez le partage d'écran, les participants doivent disposer de 400 Kbits/s.
« Contrôle de l'état de la connexion » à la page 15 « Optimisation de la bande passante de la salle » à la page 16 « Choix d'une vitesse de connexion » à la page 29
Présentation de la salle de réunion Votre compte Acrobat Connect vous propose une salle de réunion personnelle à laquelle vous pouvez vous connecter à tout moment en vue de collaborer en ligne avec un tiers. La salle de réunion est mise à la disposition des autres participants seulement si vous (le propriétaire ou l'hôte) êtes déjà connecté à la salle de réunion et si vous acceptez leur demande d'admission.
Guide de l'utilisateur
Module Note Affiche les textes rédigés par les hôtes ou les présentateurs à l'intention de toutes les participants.
Remarque : Il est impossible de supprimer des modules.
En tant qu'hôte ou présentateur, vous pouvez utiliser le module Partage pour partager des fenêtres spécifiques, des applications particulières ou l'ensemble de votre bureau. Les zones partagées de votre écran s'affichent dans les modules Partage des participants et celles-ci peuvent suivre la progression de votre pointeur lorsque vous le déplacez à l'écran. Vous avez également la possibilité d'interrompre momentanément le partage d'une zone et d'annoter celle-ci en employant l'un des outils d'annotation.
Guide de l'utilisateur
Partager mon écran, de même que l'URL de la réunion.
à l'échelle en fonction de la taille de leur module de partage.
Options du module afin de modifier les paramètres d'affichage.
à partager et Arrêt du contrôle. Lors du premier partage de votre écran, vous êtes invité à installer l'addin Adobe Acrobat Connect. Il s'agit d'une version du lecteur Flash Player comportant des fonctions supplémentaires permettant aux hôtes et aux présentateurs de partager leurs écrans.
« A propos du partage d'écran » à la page 21 « Annotation ou dessin sur un écran partagé » à la page 24
Le module Caméra permet aux participants à la réunion de diffuser des vidéos en direct à partir de leur caméra Web. Les participants peuvent partager, mettre en pause ou arrêter leur caméra à tout moment lors d'une réunion. Le cas échéant, l'hôte ou un présentateur peuvent également arrêter la caméra de n'importe quel participant. La taille et l'organisation des différentes vidéos affichées dans le module Caméra changent automatiquement à mesure que d'autres personnes partagent leur caméras ou cessent de le faire. Seul l'hôte est habilité à modifier la taille du module Caméra lui-même.
• Problème de connexion grave
Lorsque l'hôte arrête la réunion, le contenu du module Conversation est effacé. Pour conserver l'historique des conversations, un hôte ou un présentateur peut envoyer le contenu du module Conversation dans un courrier électronique. Un participant peut copier et coller le contenu du module Conversation dans une application tierce.
En tant qu'hôte ou présentateur, vous pouvez utiliser le module Note pour afficher des informations destinées à tous les participants à la réunion.
Lorsque l'hôte arrête une réunion, le contenu du module Note est effacé. Pour conserver les notes de la réunion, l'hôte ou les présentateurs peuvent envoyer le contenu du module Note dans un courrier électronique. Un participant peut copier et coller le contenu du module Note dans une application tierce.
Affichage des informations sur le compte La page Mes informations affiche votre nom d'utilisateur, l'URL de la réunion et votre ID Adobe (permettant de vous connecter à votre salle de réunion), ainsi que votre forfait actuel. 1 Dans votre salle de réunion, choisissez Réunion > Mon compte. 2 Pour afficher la page Mes informations, cliquez sur Mes informations dans la partie gauche.
Guide de l'utilisateur
1 Dans votre salle de réunion, choisissez Réunion > Mon compte. 2 Cliquez sur Mes informations dans la partie gauche, puis sur Changer de mot de passe.
Lors de la configuration de votre compte Acrobat Connect, Adobe vous envoie un courrier électronique incluant votre URL de réunion de même que d'autres informations relatives à votre compte. Si vous êtes déjà connecté à votre salle de réunion et si le module Partage n'est pas en cours d'utilisation, votre URL de réunion figure sous le bouton Envoyer une invitation par courrier électronique. Vous pouvez également choisir Réunion > Mon compte, puis cliquer sur Mes informations.
Avant d'inviter des personnes à vous rejoindre, vous devrez peut-être redimensionner ou réorganiser les modules de la salle de réunion. Vous pouvez également définir les options de conférence téléphonique à l'avance de sorte que le numéro à appeler soit visible par tous les participants dès qu'ils se joignent à la réunion. Une fois qu'une ou plusieurs personnes vous ont rejoint, vous pouvez partager votre écran, diffuser à partir de votre caméra Web, envoyer des messages écrits ou optimiser la bande passante pour la réunion.
« Présentation de la salle de réunion » à la page 6 « Partage de votre écran » à la page 21
Le bouton Démarrer la réunion vous permet d'accéder à l'écran de connexion de votre salle de réunion ou de configurer un nouveau compte Acrobat Connect. Le bouton Démarrer la réunion est inclus dans les applications logicielles telles qu'Adobe Acrobat 8, Adobe Reader 8 et certaines applications Microsoft Office. 1 Cliquez sur le bouton Démarrer la réunion
Remarque : Dans Acrobat ou dans Adobe Reader, vos préférences de réunion déterminent les informations de connexion à fournir, voire même si la boîte de dialogue de connexion doit s'afficher, avant l'ouverture de la salle de réunion. Pour modifier les préférences d'Acrobat ou d'Adobe Reader, choisissez Edition > Préférences (Windows), Acrobat > Préférences (Mac OS) ou Adobe Reader > Préférences (Mac OS), puis sélectionnez Réunion dans le panneau de gauche. 3 Dans la boîte de dialogue Nom d'utilisateur pour le démarrage de la réunion, saisissez l'URL de la réunion, votre nom d'utilisateur et votre mot de passe (le cas échéant), puis cliquez sur Connexion. Vous trouverez vos informations de connexion dans le message de bienvenue qui vous a été envoyé par courrier électronique suite à la création de votre compte.
Pour accéder à l'écran de connexion de votre salle de réunion, ouvrez un navigateur Web. 1 Tapez l'URL de votre réunion sur la barre d'adresse d'un navigateur Web.
Guide de l'utilisateur
2 Sélectionnez Entrer avec votre nom de connexion et votre mot de passe. 3 Indiquez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Acrobat Connect, puis cliquez sur Entrez dans la salle.
Par défaut, le numéro de la conférence téléphonique Acrobat Connect de votre compte s'affiche à l'intention des participants lorsqu'ils se joignent à la réunion. Vous pouvez modifier ces informations avant le début de la réunion. Si vous modifiez les informations sur la conférence téléphonique pendant une réunion, elles s'affichent également à l'écran à l'intention des participants. 1 Choisissez Réunion > Définir les options de conférence téléphonique. 2 Dans la boîte de dialogue Options de conférence téléphonique, cliquez sur le triangle options suivantes :
Autres Choisissez Autres pour fournir les informations sur la conférence téléphonique personnalisée aux participants.
Aucun Choisissez Aucun si vous préférez ne pas divulguer les informations de conférence téléphonique aux participants.
« Conférence téléphonique et visioconférence » à la page 5 « Affichage des informations sur la conférence téléphonique » à la page 27
La méthode la plus simple pour inviter des personnes à se rendre à votre salle de réunion consiste à coller l'URL de la réunion dans un courrier électronique ou un message instantané et de l'envoyer aux destinataires voulus. Depuis la salle de réunion, vous pouvez générer automatiquement un message électronique contenant l'URL de la réunion. ❖ Effectuez l'une des opérations suivantes :
• Sur la barre des menus, choisissez Réunion > Inviter des participants, puis cliquez sur Rédiger un courrier électronique. • Dans le module Liste des participants, cliquez sur Options du module
Lorsque vous êtes connecté à votre salle de réunion et qu'une personne tente d'y entrer, une fenêtre de notification s'affiche dans le coin supérieur droit de la fenêtre de la réunion.
Guide de l'utilisateur
1 Pour permettre à une personne arrivant d'entrer dans la salle de réunion, cliquez sur Accepter dans la fenêtre de notification. La salle de réunion s'affiche immédiatement pour le participant, notamment l'état actuel de tous les modules. 2 Pour refuser l'accès à une personne arrivant, cliquez sur Refuser dans la fenêtre de notification. La personne reçoit alors le message suivant : « Votre demande d'accès a été rejetée ».
Affichage ou modification du rôle d'une personne En tant qu'hôte de la réunion, vous pouvez modifier le rôle d'une personne de participant en présentateur. Le rôle de présentateur permet à un participant de partager son écran et de produire des notes de réunion. De même, vous avez la possibilité de changer le rôle d'une personne de présentateur en participant.
« Rôles et droits de réunion » à la page 5 « Module Liste des participants » à la page 9 Affichage des informations sur les participants ❖ Dans le module Liste des participants, placez le pointeur sur un nom pour en afficher le nom, le rôle et l'état de la connexion (le cas échéant) de la personne. Modification du rôle d'un participant
2 Cliquez sur Définir le rôle de l'utilisateur
L'icône du rôle du participant change et la liste des personnes est à nouveau triée par rôle. Remarque : En tant qu'hôte de la réunion, vous ne pouvez pas modifier votre propre rôle. Conversion de tous les participants en présentateurs
1 Choisissez Réunion > Promouvoir automatiquement les participants en présentateurs. 2 Dans la fenêtre de notification, cliquez sur Oui pour confirmer votre choix. Une icône de présentateur s'affiche dans le coin supérieur droit de la barre des menus pour vous rappeler que les participants se joindront désormais à la réunion en tant que présentateurs. Remarque : Ce paramètre reste en vigueur pour chaque nouvelle réunion tant que vous ne le modifiez pas à nouveau. Choisissez à nouveau Réunion > Promouvoir automatiquement les participants en présentateurs pour enlever la coche placée en regard de la commande et désactiver ce paramètre.
Guide de l'utilisateur
Si un participant a choisi un état (tel que « J'ai une question » ou « Bravo »), une icône d'état s'affiche en regard de son nom dans le module Liste des participants. Les participants peuvent changer d'état ou effacer ce dernier à tout moment au cours d'une réunion. L'hôte peut également effacer l'état d'un participant lorsqu'il le souhaite, après avoir répondu à une question, par exemple. 1 Dans le module Liste des participants :
• Pour effacer l'état de tous les participants, cliquez sur Options du module
Contrôle de l'état de la connexion En tant qu'hôte, vous contrôlez l'état de la connexion des participants de manière à pouvoir optimiser la bande passante pour la salle. Vous pouvez activer ou désactiver les indicateurs d'état de la connexion au cours d'une réunion. (Les icônes d'état de la connexion sont uniquement visibles pour l'hôte.) Lorsque l'option Afficher l'état de la connexion est activée, un groupe de barres (semblables à celles indiquant la puissance du signal sur un téléphone portable) peut s'afficher en regard du nom d'une personne dans le module Liste des participants. Lorsque la connexion du participant tombe en dessous de la bande passante actuelle de la salle de réunion, une icône jaune ou rouge s'affiche. Lorsque les performances de bande passante répondent aux conditions requises, aucune icône ne s'affiche.
« Bande passante et performances » à la page 6 « Choix d'une vitesse de connexion » à la page 29 Affichage des icônes d'état de la connexion
Masquage des icônes d'état de la connexion
2 Sélectionnez Afficher l'état de la connexion dans le menu déroulant de manière à enlever une coche devant le nom de l'option. Interprétation et résolution des problèmes d'état de connexion
• La vitesse de connexion de la personne est définie sur modem et la bande passante de la salle sur ADSL/Câble. • La connexion de la personne dispose d'un délai de latence (temps de retour des données) de plus d'une demi-seconde. • La connexion de la personne perd 5 à 20 % des paquets de cet utilisateur. L'icône rouge
Guide de l'utilisateur
• La connexion de la personne perd plus de 20 % des paquets de cet utilisateur. Pour plus de détails sur les problèmes de connexion, placez le pointeur sur le nom de la personne afin d'afficher une infobulle.
L'hôte de la réunion peut définir le paramètre de bande passante selon lequel la réunion est diffusée. En tant qu'hôte, assurez-vous que la bande passante de la salle concorde avec la vitesse de connexion dont disposent les participants. Si ces personnes bénéficient de vitesses de connexion variables, il est préférable de choisir la plus faible. ❖ Dans la salle de réunion, choisissez Réunion > Optimiser la bande passante réservée pour la salle de réunion, puis
Ajout de texte au module Note Si vous êtes l'hôte ou un présentateur, vous avez la possibilité de saisir des informations telles que des notes de réunion dans le module Note. Les participants voient (sans pouvoir modifier) le contenu de ce module. ❖ Cliquez dans le module Note pour afficher le point d'insertion, puis commencez à taper votre texte.
« Module Note » à la page 10 « Enregistrement ou envoi par messagerie de l'historique des conversations ou des notes » à la page 19
Un hôte ou un présentateur peuvent se servir du bouton Options du module dans le coin inférieur droit du module Note pour modifier la taille ou l'alignement du texte. La modification aura un impact sur le contenu du module Note pour toutes les participants.
Envoi de messages écrits aux participants Le module Conversation vous permet d'envoyer un message à une personne spécifique, à tous les présentateurs ou à tous les participants. Assurez-vous de sélectionner le destinataire du message avant d'envoyer celui-ci. 1 Au bas du module Conversation, cliquez sur le bouton en forme de triangle
• Sélectionnez Présentateurs pour envoyer un message aux personnes dotées de l'état Présentateur. • Sélectionnez le nom d'une personne pour envoyer un message confidentiel adressé à un seul destinataire. 2 Cliquez dans la petite case placée au-dessus du destinataire et tapez votre message. 3 Pour envoyer le message, effectuez l'une des opérations suivantes :
« Enregistrement ou envoi par messagerie de l'historique des conversations ou des notes » à la page 19
Un hôte ou un présentateur peuvent modifier la taille du texte dans le module Conversation. Cette modification a un impact sur l'affichage de tous les messages du module Conversation et ce, pour tous les participants. 1 Cliquez sur Options du module
Lorsqu'un module de conversation vide est demandé lors d'une réunion, un hôte ou un présentateur peuvent effacer tous les messages des participants. 1 Cliquez sur Options du module
« Enregistrement ou envoi par messagerie de l'historique des conversations ou des notes » à la page 19
Si un participant vous envoie un message lorsque la salle de réunion n'est pas visible ou pendant que vous partagez votre écran, une notification s'affiche dans le coin inférieur droit de l'écran pour vous informer de l'arrivée d'un nouveau message. La fenêtre de notification affiche le nom de l'expéditeur et les premiers mots du message. (La fenêtre de notification disparaît après quelques secondes ; vous pouvez aussi la fermer.) Par défaut, les notifications de conversation sont activées. En tant qu'hôte ou présentateur, vous pouvez désactiver ces notifications si vous préférez qu'elles ne soient pas vues par les autres participants lorsque vous partagez votre bureau. 1 Cliquez sur Options du module
Guide de l'utilisateur
En tant qu'hôte ou présentateur, vous pouvez empêcher les participants d'échanger des messages privés. Lorsque vous désactivez l'option de conversation privée, les participants peuvent envoyer des messages écrits à tous les présentateurs ou à tous les participants , mais pas à une personne spécifique. L'hôte et les présentateurs sont toutefois encore en mesure d'envoyer des messages privés à n'importe qui. 1 Cliquez sur Options du module
La coche est enlevée, indiquant que la fonction de conversation privée est désactivée.
Partage d'une caméra Web Si vous disposez d'une caméra Web connectée à votre ordinateur, vous pouvez diffuser une vidéo en direct à tous les participants à la réunion. dans le module Caméra.
Arrêt de la caméra
❖ Cliquez sur le bouton d'arrêt
1 Pointez sur la barre de titre située immédiatement au-dessus de la vidéo. 2 Cliquez sur le bouton de pause
En tant qu'hôte ou présentateur, vous pouvez supprimer à tout moment la caméra d'une autre personne. (Cependant, vous ne pouvez pas mettre en pause ou relancer la caméra d'un tiers.) ❖ Cliquez sur le bouton d'arrêt
Guide de l'utilisateur
Si l'hôte met fin à la réunion en choisissant Réunion > Quitter Acrobat Connect ou en fermant simplement la fenêtre de la salle de réunion, la réunion reste ouverte pour les autres personnes, lesquelles peuvent continuer à collaborer pendant 10 minutes. Une fois ce délai écoulé, ils sont informés de la fermeture de la salle de réunion au bout d'une minute.
1 Choisissez Réunion > Arrêter la réunion. 2 Dans la boîte de dialogue Arrêter la réunion :
3 Pour enregistrer ces paramètres pour les prochaines réunions, cliquez sur Enregistrer le message. Vous revenez à la salle de réunion. Choisissez à nouveau Réunion > Arrêter la réunion. 4 Pour arrêter la réunion, cliquez sur OK. La salle de réunion se ferme pour tous les participants et le message de fermeture s'affiche. En tant qu'hôte, vous pouvez rouvrir cette réunion en cliquant sur le bouton Démarrer la réunion figurant dans votre écran de fermeture.
En tant qu'hôte, si vous êtes seul dans la salle de réunion pendant plus de 20 minutes, un avertissement s'affiche. Vous devez alors cliquer sur le bouton Je suis toujours connecté ! afin de maintenir la salle de réunion ouverte. Si vous ne cliquez pas sur ce bouton dans le délai imparti, la réunion est déconnectée et une fenêtre de notification s'affiche. Vous pourrez peut-être redémarrer la réunion de manière à pouvoir inviter de nouvelles personnes ou enregistrer l'historique des conversations et les notes. Une réunion ne peut pas durer plus de trois heures. Après trois heures d'utilisation continue, la salle de réunion se ferme et tous les participants voient s'afficher un message de fermeture standard. Si vous souhaitez poursuivre le partage d'informations après ce délai, vous pouvez redémarrer la réunion et réinviter les personnes à se joindre à vous.
Pour conserver les notes de réunion ou l'historique des conversations, les participants peuvent copier le contenu du module Conversation ou Note afin de coller le texte dans une autre application. En tant qu'hôte ou présentateur, vous pouvez également envoyer par courrier électronique le contenu du module Conversation ou Note au destinataire de votre choix. ❖ Cliquez sur Options du module l'historique des conversations.
également invité à installer ce complément la première fois que vous partagez votre écran.)
Guide de l'utilisateur
Affichage de l'activité dans la salle de réunion La page Activité de la salle de réunion fournit une liste de toutes les réunions tenues dans votre salle, notamment le nombre de participants et la durée des différentes sessions. 1 Dans votre salle de réunion, choisissez Réunion > Informations sur la réunion. 2 Cliquez sur Activité de la salle de réunion dans la partie gauche. 3 Pour trier la liste de réunions, effectuez l'une des opérations suivantes :
• Cliquez sur Personnes pour trier la liste par nombre de participants. • Cliquez sur Minutes pour trier la liste par la durée de réunion. 4 Pour afficher les participants lors de chaque réunion, cliquez sur le triangle situé en regard de chaque date de session.
La page Personnes présentes dans la salle de réunion dresse la liste des personnes s'étant rendu à votre salle de réunion, en indiquant le temps (exprimé en minutes) et les date et heure de leur visite. 1 Dans votre salle de réunion, choisissez Réunion > Informations sur la réunion. 2 Cliquez sur Réunion des participants dans la partie gauche. 3 Pour trier la liste des participants, effectuez l'une des opérations suivantes :
• Cliquez sur Minutes pour trier la liste par durée. 4 Pour afficher la liste des date et heure auxquelles des personnes se sont rendu à votre salle de réunion, cliquez sur le triangle situé en regard du nom de la personne.
Lorsque vous partagez votre écran d'ordinateur, les opérations que vous effectuez dans la zone partagée sont visibles par tous les participants à la réunion. Les participants suivent la progression de votre pointeur à mesure que vous le déplacez sur l'écran. Il existe trois modes de partage d'un écran : Tout le bureau Lorsque vous partagez la totalité de votre bureau, les participants voient tout ce qui se passe sur l'écran de votre ordinateur, notamment les fenêtres contextuelles de courrier électronique, les alertes et toutes les fenêtres et applications visibles. Cette option est idéale lorsque votre démonstration nécessite l'utilisation de plusieurs applications et fenêtres, ou lorsque les zones à partager se chevauchent. Vous pouvez mettre en pause un bureau partagé afin d'annoter les éléments visibles. Applications Si vous choisissez cette option, vous effectuez une sélection dans la liste d'applications exécutées sur votre ordinateur. Seules les applications que vous sélectionnez seront visibles pour les participants (en plus des fenêtres associées à ces applications). Cette option s'avère pratique lorsque vous souhaitez démontrer des fonctionnalités ou partager des documents pouvant s'utiliser dans une ou plusieurs applications. Fenêtres Si vous choisissez cette option, vous effectuez une sélection dans la liste de fenêtres ouvertes sur votre ordinateur.
Remarque : Si vous partagez le contrôle de votre écran en ayant activé l'option Tout le bureau, la personne contrôlant votre écran a également accès à tout le système de votre ordinateur. Le partage d'une seule application ou d'une seule fenêtre est un moyen plus sûr de partager des informations, car il limite le contenu accessible ou visible pour les participants.
Guide de l'utilisateur
« Module Partage » à la page 7 « Annotation d'un écran partagé » à la page 24 Si vous ne disposez pas d'une version compatible de l'addin Adobe Acrobat Connect, une boîte de dialogue vous invite à installer l'extension. Celle-ci prend en charge le partage d'écran. Cliquez sur Autoriser pour télécharger l'extension. 2 Dans la boîte de dialogue Démarrer le partage d'écran, effectuez l'une des opérations suivantes :
3 Cliquez sur le bouton Partager.
Guide de l'utilisateur
❖ Effectuez l'une des opérations suivantes :
• Au bas du module Partage, cliquez sur Arrêter le partage. Aperçu de l'écran partagé
❖ Dans la salle de réunion, effectuez l'une des opérations suivantes :
Un hôte ou un présentateur peuvent agrandir le module Partage à la taille réelle de la salle de réunion pour tous les participants. Cette action dissimule (sans pour autant fermer) les autres modules de la salle. 1 Pour agrandir un module de manière qu'il occupe la totalité de la fenêtre de la salle de réunion, cliquez sur Agrandir dans le coin supérieur droit du module. 2 Pour rétablir la taille initiale du module, cliquez sur Restaurer le module
Lors du partage d'un écran, vous pouvez céder le contrôle du bureau, de la fenêtre ou de l'application partagé(e) à l'hôte ou à un autre présentateur. Cette personne doit vous demander le contrôle par l'envoi d'un message qui s'affiche dans le coin inférieur droit de la fenêtre de la salle de réunion. Vous choisissez alors d'accepter ou de refuser la demande. Le propriétaire de l'écran partagé peut reprendre le contrôle à tout moment. Demande du contrôle d'un écran partagé ❖ Cliquez sur le bouton Demande de contrôle dans le coin inférieur gauche du module Partage.
Libération du contrôle d'un écran partagé ❖ Cliquez sur le bouton Libérer le contrôle situé dans le coin inférieur gauche du module Partage pour redonner le contrôle de l'écran partagé au présentateur initial. Reprise du contrôle d'un écran partagé
Guide de l'utilisateur
Les annotations et les outils correspondants disparaissent, et votre écran est à nouveau partagé comme précédemment.
L'hôte et les présentateurs peuvent se servir des outils suivants pour annoter la fenêtre, l'application ou le bureau partagé(e) : Sélectionne une annotation déjà tracée dans le module Partage. Cliquez sur une annotation afin de la sélectionner ou faites glisser le pointeur pour tracer un rectangle de sélection englobant toutes les annotations. Le rectangle de sélection dispose de huit points de contrôle permettant de redimensionner l'annotation sélectionnée. Faites glisser un point de contrôle d'angle en maintenant la touche Maj enfoncée pour conserver les proportions lors du redimensionnement. Sélectionnez une annotation et faites-la glisser pour la déplacer. Pour ajouter une annotation à la sélection, cliquez dessus en maintenant la touche Maj enfoncée.
Vous pouvez appliquer le paramètre Aucune couleur au contour ou au fond ; cependant, vous ne pouvez pas l'utiliser pour les deux couleurs en même temps. Pour agrandir la forme, faites glisser le pointeur. Pour rendre le rectangle carré, maintenez la touche Maj enfoncée pendant le tracé de la forme.
à l'aide des menus déroulants situés dans le coin inférieur droit du module Partage.
Entrée dans une réunion Pour entrer dans une salle de réunion en tant que simple participant, vous avez uniquement besoin de l'URL de réunion de l'hôte. L'hôte peut vous envoyer cet URL dans une invitation par courrier électronique ou dans un message instantané, ou vous pouvez l'avoir définie comme signet lors d'une précédente réunion. Dans l'écran de connexion, vous pouvez vous joindre à la réunion en tant qu'invité en saisissant le nom sous lequel vous souhaitez apparaître aux yeux des autres participants. Si vous possédez votre propre compte Acrobat Connect, une autre solution consiste à taper votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour entrer dans la réunion. L'hôte reçoit votre demande d'admission à la réunion et accepte ou refuse celle-ci. Remarque : Si l'hôte n'est pas encore présent dans la salle de réunion, vous êtes invité à patienter. Une fois que l'hôte a démarré la réunion et accepté votre demande, votre navigateur affiche la salle de réunion.
« Présentation de la salle de réunion » à la page 6
1 Effectuez l'une des opérations suivantes :
2 Dans l'écran de connexion à la réunion :
• Si vous possédez un compte Acrobat Connect, sélectionnez l'option de connexion avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis tapez vos informations de connexion. 3 Cliquez sur Entrez dans la salle. Si l'hôte est connecté à la réunion et accepte votre demande d'admission, la fenêtre de la salle de réunion s'ouvre dans votre écran.
« Présentation de la salle de réunion » à la page 6 Si l'hôte vous a fourni les informations de conférence téléphonique relatives à la réunion, ces numéros s'affichent au centre de l'écran lorsque vous entrez dans la salle. Les numéros de conférence téléphonique figurent également dans un cadre jaune situé dans le coin supérieur droit de l'écran, que vous pouvez fermer si nécessaire. ❖ Pour afficher les numéros de conférence téléphonique relatifs à votre réunion, cliquez sur le téléphone jaune
Votre nom disparaît alors de la liste Participants, vous ne voyez plus les éléments partagés par l'hôte ou un présentateur, et vous n'avez plus accès aux notes de réunion ni à l'historique des conversations.
« Enregistrement ou envoi par messagerie de l'historique des conversations ou des notes » à la page 19
Conversation avec d'autres participants Vous avez la possibilité d'envoyer un message écrit présenté à tous les participants ou aux seuls présentateurs. Vous pouvez également adresser un message écrit en privé à une personne spécifique. Assurez-vous de sélectionner le destinataire du message avant d'envoyer celui-ci. 1 Au bas du module Conversation, cliquez sur le bouton en forme de triangle
• Sélectionnez Présentateurs pour envoyer un message aux personnes dotées de l'état Présentateur (hôte inclus). • Sélectionnez le nom d'une personne pour envoyer un message confidentiel adressé à un seul destinataire. Remarque : Si les noms des différentes personnes ne figurent pas dans la liste de ce menu, cela signifie que la fonction de conversation privée a été désactivée pour cette réunion ; dans ce cas, vous pouvez seulement adresser des messages à tous les présentateurs ou à tout le monde. 2 Cliquez dans la petite case placée au-dessus du destinataire et tapez votre message. 3 Pour envoyer le message, effectuez l'une des opérations suivantes :
Les notes de réunion ou d'autres informations supplémentaires peuvent s'afficher dans le module Note. Le cas échéant, utilisez l'onglet de défilement situé du côté droit du module pour afficher l'ensemble des notes. En tant que participant, vous ne pouvez pas taper de texte dans ce module. Cependant, si vous êtes présentateur, vous pouvez modifier le contenu du module Note et modifier les paramètres de taille et d'alignement du texte.
« Module Note » à la page 10 « Modification des paramètres du module Note » à la page 16 « Enregistrement ou envoi par messagerie de l'historique des conversations ou des notes » à la page 19
Si vous disposez d'une caméra Web connectée à votre ordinateur, vous pouvez diffuser une vidéo en direct à l'intention de tous les participants à la réunion.
❖ Cliquez sur le bouton d'arrêt
1 Pointez sur la barre de titre située immédiatement au-dessus de la vidéo. 2 Cliquez sur le bouton de pause
Affichage ou effacement de votre état Vous pouvez communiquer des demandes ou des problèmes aux présentateurs ou à d'autres participants en affichant une icône d'état en regard de votre nom. Vous pouvez choisir une icône pour indiquer l'un des états suivants :
• Allez plus vite • Allez moins vite • Parler plus fort • Parlez moins fort
2 Sélectionnez l'état à afficher ou cliquez sur Effacer mon état.
« Module Liste des participants » à la page 9
Pour vous assurer que les données de la réunion sont acheminées à une vitesse adaptée à votre système, choisissez une vitesse de connexion en fonction du type de connexion Internet dont vous disposez. Si, par exemple, vous êtes connecté à Internet via une ligne ADSL, choisissez ADSL/Câble comme paramètre de vitesse de connexion à la réunion. ❖ Choisissez Réunion > Ma vitesse de connexion, puis sélectionnez Modem, ADSL/Câble ou RLE.
Test lance automatiquement le test de la vitesse de connexion.
« Bande passante et performances » à la page 6
Remarque : En tant que présentateur, vous êtes invité à télécharger et à installer l'addin Adobe Acrobat Connect la première fois que vous partagez votre écran.
« Rôles et droits de réunion » à la page 5 « Présentation de la salle de réunion » à la page 6 « Partage de votre écran » à la page 21 « Prise de notes » à la page 16
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