Retrouvez gratuitement la notice de l'appareil COMPTA EVOLUTION V14 CIEL au format PDF.
Téléchargez la notice de votre Logiciel de comptabilité au format PDF gratuitement ! Retrouvez votre notice COMPTA EVOLUTION V14 - CIEL et reprennez votre appareil électronique en main. Sur cette page sont publiés tous les documents nécessaires à l'utilisation de votre appareil COMPTA EVOLUTION V14 de la marque CIEL.
Guide de référence
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel.
Paramétrage des cahiers 59 Liste des tâches 62 Rappels 62 Formats d’import relevé 62 Autres listes 62 Les codes analytiques 85 Les journaux 87 Modes de paiement 89 Les chéquiers 90 Familles Top Saisie 92 Modèles/abonnements 93 Les devises 95 Infos perso 96 Les saisies rapides 137 Les saisies guidées 141 Relevé bancaire 145 Saisie des A-nouveaux 149 Saisie standard et saisie au kilomètre 150 La gestion des devises 155 Les modèles de saisie 157
Si ce fichier existe, il s'affiche automatiquement au démarrage de l'application. Par la suite, vous pouvez l'ouvrir depuis le menu AIDE, commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE.
Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour les consulter, le CD-Rom doit être obligatoirement inséré dans le lecteur prévu à cet effet. 1. A partir de la page d'accueil du CD-Rom, cliquez sur l'option Lancer la formation multimédia. La liste des séquences de formation est présentée. 2. Cliquez sur le titre de celle que vous voulez consulter.
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels:
Le manuel d'installation et de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel.
Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader© et suivez la procédure.
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu AIDE ou par la touche <F1>.
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles.
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter facilement l'information souhaitée.
Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé Sommaire.
Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant.
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé ci-après. 2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez dans les zones concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 99, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 3. Sélectionnez le modèle de votre choix puis cliquez sur le bouton [Créer]. Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur <Partir d’une base vide> puis sur le bouton [Créer].
Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode comptable (saisie Standard). Le mode cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode Comptable si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer un dossier en mode Cahier, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. Voir Création en mode Cahier , page 11.
1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. 3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises , cochez la case correspondante puis choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton liste
1. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier (zones Monnaie du dossier ou Monnaie de la devise), positionnez vous sur la zone correspondante puis cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. 2. Sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis validez en cliquant sur [Ok]. •
1. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : •
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 31. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : •
5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société.
4. Les 3 boutons situés dans la partie Plus de paramètres vous permettent de définir : •
La quatrième étape vous permet de paramétrer les journaux proposés par défaut.
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
La cinquième étape vous permet de paramétrer les modes de paiement proposés par défaut.
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, la septième étape vous permet de créer vos codes analytiques.
Modifier un code analytique
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • • • 4. Décochez la case Exécuter la démonstration rapide si vous ne voulez pas la visualiser. 5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 4 étapes.
1. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier (zones Monnaie du dossier ) : •
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société.
L'assistant de création de cahier s'affiche. Voir Créer un cahier, page 46.
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 31. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : •
Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant.
Pour convertir et ouvrir un dossier d'une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur le bouton [Ancienne version].
La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir : •
Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton [Nouveau]. Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier. La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu DOSSIER.
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Sélectionnez le dossier à ouvrir puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le logiciel effectue directement l'action définie dans les préférences d'ouverture d'un dossier Millésime (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - Ouverture d’un dossier).
Documentations de votre application.
1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus 3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur le bouton
Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminé, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement.
2. Précisez son Activité puis indiquez le nom du Responsable. 3. Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre Établissement (principal ou secondaire). 4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert comptable. 16
Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie.
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises . Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes concernés.
Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie guidée, la bonne utilisation des comptes.
Cliquez sur les boutons pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes et les codes analytiques (13 caractères maximum).
Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes.
Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire.
Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.
Cet onglet permet de paramétrer les informations nécessaires à la synchronisation.
Les journaux nécessaires à votre comptabilité : Ventes, Achats, Banques, Opérations diverses et Anouveaux sont sélectionnés par défaut.
Les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité sont ceux définis par défaut dans l'application. Si vos numéros de postes sont différents, sélectionnez-les.
Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, de report A-nouveau doivent être renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos données. Le poste de Report A-nouveau sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage de votre comptabilité.
Le bouton [Modifier les réglages compta] ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer : • L Pour
Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, cliquez sur l'onglet Taux de TVA.
Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé au profit du réel compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA).
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez : •
Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur le bouton
Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables.
pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le
1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage TéléTVA. 2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGI en cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGI. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGI, cochez la case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. 3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 4. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou Expert comptable.
5. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [Ok].
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. 2. Indiquez si vous souhaitez Utiliser la méthode étalement si nécessaire ou utiliser le Calcul du taux linéaire en jours. Exemple Pour une immobilisation dont la valeur initiale d’achat est 100 et qui s’amortit en linéaire sur une durée de 1 an et 6 mois, vous obtiendrez, en année de 365 jours : •
Vous retrouvez les boutons FILTRAGE.
[Ok]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays.
La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, et Continent.
1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables.
La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement.
3. Sélectionnez à l'aide de l'icone
Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement]. Plusieurs formats sont disponibles : •
La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer. Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique.
Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par l'application. 7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification.
1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression. 2. Cliquez sur le bouton [Oui].
1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter]. La fenêtre Ouvrir s'affiche. 2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans Ciel Compta pour Windows et validez l'importation des données en cliquant sur le bouton [Ok]. Une fois les données importées, Ciel Compta pour Windows vous informe du résultat du traitement.
Dans la zone Papier choisissez la Taille et la Source de celui-ci. Indiquez ensuite le Nombre de Copies que vous souhaitez. 3. La case à cocher Copies groupées vous permet lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un document de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'ayez pas à les trier manuellement une fois imprimé. Exemple Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents. 4. Définissez les Marges. Dans l'onglet Avancé vous pouvez cocher la case Générer une impression par document. Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages. Si cette option est cochée alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun. Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs. Le bouton ouvre la fenêtre de configuration de l'imprimante (cette fenêtre dépend du modèle et de la marque de l'imprimante). 5. Cliquez sur [Ok] pour enregistrer vos modifications.
Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées. Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition : 1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. La fenêtre Aperçu s'affiche. 3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.
Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
1. Pour créer un Mot de passe cliquez sur le bouton
3. Cliquez sur le bouton [Ok]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée.
Pour y accéder, cliquez sur le bouton
Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la première fois, seule la fonction CRÉER LE SITE est accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la création de votre site de sauvegarde.
Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par conséquent, si votre code est incorrect ou erroné, un message vous le signale. 2. Cliquez sur le lien Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde. 3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion. Cochez la case J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer à l'étape suivante de création de site. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
Ces informations sont obligatoires et essentielles pour réaliser la création du site e-Sauvegarde. Veillez par conséquent à leur exactitude.
Votre site e-Sauvegarde est à présent créé.
Si vous installez toutes ces applications à partir du même poste, l'opération de création de site ne doit être réalisée qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement. En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel sur des postes différents, vous devez, dans ce cas, créer votre site de sauvegarde pour chaque logiciel concerné. Activez la commande CRÉER le site comme nous venons de le voir. Si vous avez déjà créé un site de sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est alors composé que de deux étapes : •
A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de passe .
Une fois votre site créé, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et archiver ainsi en toute sécurité les données informatiques de votre entreprise. La première sauvegarde que vous effectuerez sera complète. Lors des sauvegardes suivantes, seuls les éléments nécessaires seront mis à jour. Ce système de sauvegarde incrémentale permet de réduire le temps du traitement. 1. Sélectionnez le menu D OSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION puis activez la commande E-SAUVEGARDE. Vous accédez à la fenêtre Option de sauvegarde dans laquelle vous pouvez saisir quelques lignes explicatives ou donner une description de la sauvegarde. Cela vous permettra ensuite de l'identifier facilement et rapidement sur votre site ou via le Gestionnaire de sauvegardes et d’archives. L'option Archiver la sauvegarde cochée vous permet de stocker la sauvegarde en archive. Une archive est une sauvegarde complète et définitive des données à un moment précis. 2. Cliquez sur le bouton [Démarrer] pour lancer le traitement. La sauvegarde du dossier est d'abord réalisée sur votre disque puis elle est transférée vers votre site e-Sauvegarde. A la fin du traitement, un message vous informe que la sauvegarde a été réalisée avec succès.
...réalisée avec e-Sauvegarde version 1 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE, puis activez la commande ACCÉDER AU SITE. 2. Cliquez sur le lien Archives de la barre de navigation horizontale de votre site. 3. Cliquez ensuite sur le dossier Archives e-Sauvegarde V.1 puis sélectionnez la sauvegarde à restaurer. 4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le répertoire dans lequel vous souhaitez copier la sauvegarde. 5. Une fois le téléchargement terminé, activez la commande RESTAURATION du menu DOSSIER - SAUVEGARDE/ RESTAURATION et sélectionnez le fichier téléchargé précédemment.
1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION - E -SAUVEGARDE, puis activez la commande RESTAURATION.
Une fois le téléchargement de la sauvegarde terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d’effectuer la restauration.
1. Pour transférer une sauvegarde en archive, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Archiver une sauvegarde] ou activez la commande ARCHIVER du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER.
1. Cliquez sur l’onglet Archives. 2. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez l’archive à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une archive] ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL. Une fois le téléchargement de l'archive terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d'effectuer la restauration.
1. Pour supprimer une archive, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer une archive], ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER.
La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramètres de votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur. 1. Dans la fenêtre Suppression de site, précisez votre identifiant administrateur, qui correspond à votre adresse e-mail. 2. Saisissez ensuite votre mot de passe administrateur, identique à celui que vous avez saisi lors de la création du site. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement.
Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe]. Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.
1. Insérez une disquette formatée dans votre lecteur. 2. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER, celle-ci est également disponible depuis la barre d'outils. 3. Un message vous demande de choisir l'emplacement où seront sauvegardées vos données, par défaut il sélectionne Disquette 3½ (A:). Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer la procédure de sauvegarde ; une fois celle-ci terminée le programme vous informe que la sauvegarde est réussie. Vous pouvez indiquer des préférences de sauvegarde en activant le menu DOSSIER commande OPTIONSPRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE.
Le principe est le même si vous souhaitez sauvegarder votre dossier sur un disque dur externe ou un autre support. Sélectionnez votre support et cliquez sur le bouton [Ok].
5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
: enregistrer les modifications apportées dans une fiche. : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification.
) Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT <Ctrl> <A> Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc.
Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus. •
Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir.
qui se trouve en bas de la plupart des fiches.
) Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR <F5> Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique.
) Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER <Alt> <E> - <O> Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale.
Paramétrage des cahiers Liste des tâches Rappels Formats d’import relevé Autres listes Faites un clic droit pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande TOUT RÉDUIRE ou TOUT DÉPLOYER.
Cliquez sur le signe «-» ou «+» du cahier.
Dans la liste des cahiers, cliquez sur le bouton et vous guide dans la création de votre cahier.
Si vous avez sélectionné la catégorie Tous dans la liste des cahiers, une étape vous demande de choisir le type de cahier à créer.
Vous allez sélectionner les comptes à utiliser dans le cahier. Par la suite, vous pourrez toujours en ajouter. 1. Dans la colonne Intitulé ou N°Compte, cliquez sur le bouton d’appel de liste
5. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [Ok] pour confirmer.
1. Dans l’assistant de création de cahier, saisissez le nom de votre cahier de Trésorerie. 2. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 3. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [Ok] pour confirmer.
1. Dans la liste des cahiers, sélectionnez le cahier à modifier puis faites un clic droit pour activer le menu CONTEXTUEL. 2. Choisissez la commande MODIFIER LE PARAMÉTRAGE. La fenêtre du paramétrage du cahier s'affiche.
1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir.
Pour les écritures d'Achats ou de Ventes, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Montant. Pour les écritures de Trésorerie, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Mt dépenses ou Mt recettes selon le type de l'opération : débit ou crédit. •
Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant. 2. Renseignez les autres colonnes qui correspondent aux comptes que vous avez ajoutés. 3. Lorsque vous cliquez dans une cellule, si le bouton Liste ner un élément.
5. Une fois que vous avez saisies toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 53
6. Un message s'affiche et vous donne le numéro de mouvement de la pièce créée. Cliquez sur le bouton [Ok].
1. Saisissez votre écriture en intégralité comme une écriture habituelle. 2. Cliquez sur le bouton déterminent l'abonnement.
4. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider puis sur le bouton [Enregistrer].
Pour voir les écritures d'abonnements enregistrés dans un cahier : 1. sélectionnez le cahier concerné puis faites un clic droit pour activer le menu CONTEXTUEL, 2. choisissez la commande LISTE DES ABONNEMENTS.
Si une écriture d'abonnement (périodique) est saisie dans un cahier, à l'ouverture de celui-ci via le bouton
A partir de cette liste, vous pouvez enregistrer l'écriture immédiatement ou repousser son enregistrement.
Pour enregistrer immédiatement une écriture périodique, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Maintenant]. •
1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé.
Les options de TVA apparaissent. Vous pouvez déterminer le Type de TVA (Collectée, Déductible, En attente collectée, En attente déductible, A décaisser, Crédit de TVA, Acompte de TVA) et le Taux à appliquer au compte. 1. Cliquez sur l'icone
RIB 1. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. 2. Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur l'icone
2. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées).
Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre immédiatement. En effet, la fenêtre Nouveau compte reste active.
1. Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
) Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX <Alt> <M> <J>
Vous pouvez créer, modifier, supprimer un modèle de cahier ou encore définir des écritures d'abonnement dans un cahier.
Pour définir un nouveau modèle de cahier, cliquez sur la flèche du bouton [Créer] puis sélectionnez la fonction Créer à partir d'un assistant. L'assistant de création d'un cahier s'affiche. La création d’un modèle de cahier est identique à celle d’un cahier. Voir Créer un cahier, page 50.
1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez le modèle de cahier dans la liste située à droite.
Selon les besoins de saisie du cahier, vous pouvez ajouter, supprimer un compte, définir les colonnes.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte]. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez le compte à ajouter. Si le compte n'existe pas, vous pouvez le créer directement via le bouton [Créer] situé en bas de la fenêtre. 2. Cliquez sur le bouton [Ok].
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer un compte]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].
Dans la partie Colonnes de saisie, un tableau affiche les colonnes de la grille de saisie du cahier. Vous retrouvez les colonnes définies par défaut (Jour, N° compte, etc.) ainsi que les comptes que vous avez ajoutés.
1. Vous pouvez choisir d'afficher ou non certaines colonnes de votre grille de saisie. Pour cela, cochez ou décochez la case correspondante. Une coche verte vous indique si l'affichage est activé. Exemple : l'affichage de la colonne N°pièce est désactivé par défaut. Si vous voulez la rendre visible afin de renseigner le numéro de pièce lors de vos saisies, il suffit de cocher la case correspondante.
écritures. Il est donc impossible de désactiver leur affichage.
1. Cliquez dans la cellule de l'intitulé à modifier (Intitulé colonne 1 ) et saisissez le nouveau nom de la colonne. Exemple : vous pouvez changer la colonne Montant par «Montant TTC».
2. Pour cela, dans Intitulé colonne ligne 2, cliquez dans la cellule correspondante et saisissez la suite du titre. 3. Pour valider votre paramétrage, cliquez sur le bouton [Ok].
Attention Il est impossible de supprimer un paramétrage utilisé dans la saisie d’un cahier. 1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez-le dans la liste située à droite. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].
Si une opération est périodique, par exemple : facture de téléphone, loyer, etc. vous pouvez saisir un abonnement et définir la fréquence de l'opération. Ainsi, vous n'aurez à saisir votre écriture qu'une seule fois. 1. Sélectionnez le cahier dans lequel une écriture d'abonnement est à enregistrer.
4. Cliquez sur le bouton [Périodicité] afin de définir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 5. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 6. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les. 7. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Vous revenez à la grille de saisie de l’écriture d’abonnement. 8. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, cochez Calcul automatique.
Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture saisie. Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant sur le bouton d'appel de liste ou en appuyant sur la touche <F4> de votre clavier. Dans notre exemple, il s’agit du journal de ventes : VT.
Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de l'écriture, mais vous pouvez le modifier.
Saisie de la première ligne 1. Dans la colonne N°de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411 puis cliquez sur le bouton
3. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Saisissez-le. 5. Dans la zone Code mode de paiement , indiquez le mode de paiement utilisé. Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton
Vous pouvez la modifier. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'entête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. La colonne Intitulé du compte est renseignée automatiquement. Vous pouvez modifier son affichage. Pour cela, positionnez votre curseur dans une cellule de cette colonne puis faites un clic droit, choisissez la commande AFFICHAGE 'INTITULÉ DU COMPTE'. La fenêtre Affichage de la colonne 'Intitulé du compte' s'ouvre.Voir Changer l’affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ , page 154.
1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur le bouton sélectionner le compte dans la liste proposée.
1. Renseignez la zone Compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : •
Opérations sur les lignes d’écritures Solder l'écriture Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde].
Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie.
Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie.
Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie.
Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie.
Ce bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie.
1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [Ok] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 4. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK].
1. Pour saisir une écriture, cliquez sur le bouton [Créer].
Saisir une écriture en mode cahier Cliquez sur le bouton
Pour supprimer une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
1. Cliquez sur le bouton
Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures. Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur. En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel, comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, pour interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte, décochez la zone Utilisable .
• Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code.
Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le curseur sur ces zones. •
Banque RIB 1. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur l’icone
Vous pouvez indiquer le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, l’Intuiciel vous en avertira dans la partie Alertes (onglet Mon Tableau de bord).
Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion Etebac.
Les renseignements saisis ici permettent notamment d'effectuer les relances clients et de gérer les échéances clients et fournisseurs.
Les icones vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du fournisseur. •
2. Précisez l'emplacement de la banque en sélectionnant l'option correspondante. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : •
La zone Echéance ne concerne que les modes de paiements nécessitant une précision supplémentaire sur l'échéance. Pour paramétrer l'échéance, cliquez sur le bouton
3. La zone Exemple vous permet de contrôler les paramètres choisis. Saisissez la date de facture puis appuyez sur la touche <Entrée>. La date d'échéance est alors présentée dans la zone suivante. 4. Validez le mode de calcul de la date d'échéance en cliquant sur [Ok].
La zone Encours autorisé n'est accessible que pour les comptes clients. Elle permet de définir l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos clients. Vous pourrez ainsi imprimer l'état des encours clients. Voir Encours clients, page 192. 79
Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement.
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client ou Fournisseur. Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné. Dans la zone inférieure de la fenêtre, toutes les relances effectuées s'affichent par ordre croissant.
La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
Les zones Débit /Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [Ok] situé au bas de la fenêtre.
Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
Vous pouvez préciser une période et le type d'écritures à prendre en compte (brouillard et/ou simulation).
Créer un code prévisionnel •
1. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 2. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque les zones de l'onglet Budgets d'un compte sont renseignées.
Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget.
1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton
2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [Ok].
1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton puis sélectionnez la commande une racine . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [Ok].
La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets. 3. Renseignez les différentes zones de l'onglet. •
Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires , ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante.
1. Cliquez sur le bouton
3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. (Répartition à plusieurs niveaux disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution) 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible.
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : •
Si ce code n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer. 3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition. 4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous souhaitez procéder à des modifications en cours de saisie. •
Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. •
Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. •
2. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses, A-nouveaux. Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un compte de racine client est impossible.
• Ils seront également repris en saisie.
Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce journal, vous pouvez saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au compte 512000. Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445714. En saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA. •
Vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.
2. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le bouton
1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
2. La zone Ouverture permet de préciser la date à partir de laquelle vous commencez à utiliser le chéquier. 3. Si vous souhaitez gérer les numéros de chèque (Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution), cochez la case Gestion des numéros de chèque . La fenêtre se modifie et affiche deux parties supplémentaires :
Renseignez les zones Premier, Dernier et Prochain numéro de chèque.
Dans la partie Détail du chéquier, vous constatez que la colonne Numéro de chèque est automatiquement renseignée par tous les numéros de chèques déclarés. De même, la colonne Statut indique que tous les numéros déclarés sont libres, car non utilisés.
Au fur et à mesure de la saisie des paiements et de l'imputation des chèques, le statut des numéros affectés sera automatiquement modifié. Les chèques «en cours» sont ceux utilisés dans des écritures en cours de modification ou en cours de saisie. •
Si un numéro de chèque ne doit pas être utilisé, vous pouvez l'extraire de la liste des numéros Libres afin qu'il ne soit pas proposé en saisie. Pour cela, sélectionnez le numéro de celui que vous devez annuler puis cliquez sur le bouton
5. Si vous avez créé plusieurs chéquiers pour un même compte banque, vous pouvez définir celui utilisé par défaut en cochant la case correspondante. 6. Validez la création du chéquier en cliquant sur [Ok].
1. Pour modifier un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
Elle permet de créer, modifier ou supprimer une famille Top Saisie.
Vous pouvez également programmer plusieurs écritures à dates fixes : il s’agit d’un abonnement.
Créer un modèle 1. Cliquez sur l’onglet Modèles de saisie puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser.
4. Pour pouvoir utiliser ce modèle depuis l’assistant de saisie, affectez-lui une famille . Le bouton ouvre la liste des familles Top Saisie existantes. 5. Saisissez l’écriture modèle puis validez l’enregistrement du modèle en cliquant sur [Ok]. Le modèle enregistré est visible dans la liste des modèles.
1. Cliquez sur l’onglet Abonnements puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser.
Validez vos choix en cliquant sur [Ok]. 5. Dans la fenêtre de saisie, saisissez l’écriture d’abonnement puis validez l’enregistrement de l’abonnement en cliquant sur [Ok]. L’abonnement enregistré est visible dans la liste des abonnements.
1. Pour modifier un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez
1. Pour saisir une écriture à partir d’un modèle, sélectionnez le modèle à utiliser (onglet Modèles de saisie)
Créer une devise •
La fenêtre Nouvelle devise s'affiche. 2. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier 3. Précisez le nombre de décimales autorisées. 4. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise. 5. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 6. Validez la création de la devise en cliquant sur [Ok].
1. Pour modifier une devise, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
Pour supprimer une devise, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 3. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [Ok].
Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta.
3. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé.
1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format QIF (Français) ou QIF (US). La différence entre ces deux formats QIF est le format de la date : •
4. Cliquez sur le bouton [Ok]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé.
1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format OFX puis cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 3. Cliquez sur le bouton [Ok]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé.
1. Pour modifier un format d’import relevé, sélectionnez-le dans la liste.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur le bouton [Oui].
Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours.
Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations.
Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations sélectionnées. S'il y a des immobilisations qui sont utilisées par le programme, un message vous avertira que vous ne pouvez pas supprimer l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de l'immobilisation.
Le bouton [Virement] permet d’effectuer les changements de postes comptables d’une immobilisation d’un exercice à l’autre. Le bouton [Réviser] permet de réviser une immobilisation sur sa valeur, sa durée ou permet la décomposition d’une immobilisation. Les petits icones placés sur le côté droit permettent successivement de définir les PROPRIÉTÉS DE LA LISTE, un APERÇU de la sélection avant impression de la liste, l'Impression de la sélection de la liste et d'autres fonctionnalités comme l'édition de GRAPHIQUES, l'EXPORT de la sélection, etc. Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL.
Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Code analytique, le Fournisseur, etc.
Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte.
Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement.
1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur <Tabulation> ou sur <Entrée>. Le curseur passe à la zone suivante. 3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante. 4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste situé en fin de zone.
Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons ici saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Reprise d’antériorité, page 106. Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculer les immobilisations, page 107.
1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant taxe pro. 2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.
L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide.
3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel).
La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : •
Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est
Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation.
Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début . Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.
Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, dans la liste des immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées puis cliquez sur [Calculer au]. La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche.
Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icone d'appel du calendrier . Vous noterez la présence de l'icone en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations , Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés.
Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut.
L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système).
Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît.
3. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 6. Cliquez sur [Ok]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble.
2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation : •
Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation.
Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [Ok].
Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession).
Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10. Attention ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : •
Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =100,00 Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20.
Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION
La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION
« Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composant(s) et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité «.
Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art.1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/02 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure, un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans et un composant B fixée à 5 ans. •
Sur les lignes suivantes saisissez le code des deux composants ainsi que leur libellé et leur valeur.
Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective.
N'hésitez pas à contacter votre expert comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents. Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée.
Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision.
Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en ce qui concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement, la durée , et la partie Valeur bloquée. De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : •
3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [Ok] situé au bas de la fenêtre, ou sur le bouton [Ok et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle famille et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle famille reste active.
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution.
1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement]. 2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes.
Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [Ok].
Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit sur le virement, puis commande Ecriture de virement.
1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu contextuel (clic droit). 2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT. 3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [Ok].
Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des cessions . 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez. Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case correspondante. 5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton
1. Cliquez sur le bouton
1. Cliquez sur le bouton
Vous pouvez consulter la liste de toutes vos écritures et les modèles de pièces comptables déjà paramétrées. Dans le cadre d'une comptabilité analytique, vous visualisez vos écritures analytiques via la liste des écritures.
Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modèles de saisie.
La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par défaut, définis en création de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux. Il existe quatre types de guides de saisie correspondant à des opérations courantes : •
La saisie en devise Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, le menu SAISIE EN DEVISES vous permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix.
Lorsque vous revenez sur une écriture déjà saisie, en travail sur un compte par exemple, le numéro du mouvement sur le nombre total de mouvements existants est présenté.
Pour masquer la palette d'informations Activez le menu contextuel (clic droit sur la palette) puis sélectionnez la commande Masquer la palette d'information.
[Enregistrer] : Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.
Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
Vous pouvez demander l’appel automatique de la grille de saisie analytique lorsque vous enregistrez des écritures de type analytique. Pour cela : 1. Activez le menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Comptabilité - Analytique. 2. Cochez la case Appel automatique de la grille de saisie analytique. Au moment de l’enregistrement d’une écriture analytique, un message vous propose de modifier la répartition analytique. Si vous optez pour [Oui], vous accédez alors à la fenêtre de Saisie analytique.
2. Enregistrez l'écriture en brouillard ou en simulation. A l'enregistrement un message vous informe que vous pouvez modifier les répartitions analytiques.
Le masque de saisie de votre écriture analytique s'ouvre. Cette fenêtre est composée de deux parties distinctes : •
La notion d'encours est exploitée dans les fiches tiers du plan de comptes en définissant un encours maximum autorisé à chacun des clients concernés. En fonction des encours ainsi définis, vous pouvez faire ressortir les clients ayant dépassé cet encours autorisé via l'état ENCOURS CLIENTS. Votre logiciel vous permet, pendant la saisie de vos écritures, d'être averti automatiquement lorsque cet encours maximum autorisé est dépassé.
Avant d'effectuer une saisie d'écritures : 1. Cochez la case Afficher l’alerte encours client, menu DOSSIER, commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES COMPTABILITÉ, Options de saisie. 2. Cochez également la case Inclure les écritures en brouillard dans l'encours client si vous voulez inclure les écritures en brouillard dans le calcul de l'encours. Dans le cas contraire, seules les écritures validées seront prises en compte. 3. Dans le plan de comptes, vérifiez qu'un encours maximum autorisé est bien défini pour les clients concernés. 128
Définir et utiliser des comptes de contrepartie ) en saisie standard ou kilomètre Pour chaque journal que vous utilisez, vous pouvez définir : •
Lorsque vous cliquez sur le bouton [Contrepartie], le Compte de contrepartie défini pour le journal est automatiquement imputé à la ligne en cours de saisie. Le montant permettant de solder le mouvement est imputé au débit ou au crédit selon le cas.
) en saisie standard ou kilomètre Pour qu'une pièce soit enregistrée dans le brouillard, en simulation ou validée, elle doit être équilibrée, c'est-à-dire que le total des lignes débitrices doit être strictement identique au total des lignes créditrices. Lorsque vous enregistrez la dernière ligne d'écriture d'une pièce, cliquez sur le bouton [Solde] pour calculer le montant permettant de l'équilibrer. Il renseigne automatiquement la zone Débit ou Crédit selon le cas.
3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [Ok]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture.
Les factures Une facture d'achat Je reçois une facture d'achat
J'envoie une facture de vente
Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. J'enregistre une note d’essence Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant HT au débit du compte Carburant. Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. Je calcule les charges sociales Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). etc… pour chaque caisse. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je paye les charges sociales Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). etc… pour chaque caisse. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
J’obtiens un prêt Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye les mensualités de ce prêt Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).
Montant HT au débit du compte Achats. Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Montant TTC au débit du compte Fournisseur. Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé «Traite Dupont» et la date d'échéance.
Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. La traite est retirée de mon compte à l'échéance Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. Même somme au débit du compte Effets à payer. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures.
Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure.
TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. J'ai un crédit de TVA TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Pour repousser l'enregistrement d'une écriture périodique, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le
Vous disposez des grilles suivantes :Vous disposez des grilles suivantes : •
Néanmoins, elles sont automatiquement prises en compte dans l'écriture si vous les avez paramétrées pour les tiers concernés dans le plan comptable. Dans le cas contraire, ces zones ne seront pas renseignées
) Menu SAISIES - commande FACTURE CLIENT RAPIDE ou FACTURE FOURNISSEUR RAPIDE <Alt> <S> - <R> pour client ou <A> pour fournisseur Les saisies rapides d'une facture client et d'une facture fournisseur sont semblables. La seule différence réside dans le choix du destinataire de la facture : client ou fournisseur. Exemple Grille de saisie d'écritures Facture client rapide
3. Renseignez la zone Client ou Fournisseur en fonction de la grille sélectionnée. Vous obtenez la liste des comptes en cliquant sur l'icone d'appel de liste
1. Pour saisir le nouveau montant HT, utilisez la touche [Tabulation] pour placer le curseur dans la colonne Montant HT. 2. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur automatiquement.
Voir Créer un modèle, page 157.
Menu SAISIES - commande ENCAISSER UN MONTANT ou RÉGLER UN MONTANT <Alt> <S> - <T> pour ENCAISSER ou <L> pour RÉGLER Ces commandes permettent d'enregistrer rapidement : •
2. Si le montant seul ne suffit pas à réaliser la recherche, cochez la case Affiner la recherche. Vous pouvez préciser la date d'échéance dans la zone Non réglé au, le N° de pièce , ou encore la devise dans laquelle la facture a été saisie, dans la zone Devise. 3. Appuyez sur <Entrée> pour que s'affiche la (ou les) facture(s) correspondant aux critères demandés. 4. Sélectionnez dans la liste la facture à régler.
. Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (PARAMÈTRES TVA - TVA SUR VENTES), lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Encaisser un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée.
Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (PARAMÈTRES TVA - TVA SUR ACHATS), lorsque vous saisissez une facture fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé la facture. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Régler un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA déductible.
Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un compte fournisseur un régime de TVA différent de celui indiqué dans les paramètres TVA - TVA sur les achats. Exemple Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur). La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement de la facture.
L Reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
) Menu SAISIES - commande FACTURE CLIENT <Alt> <S> - <C> (selon le cas). Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l'icone d'appel de liste sélectionnez le journal adéquat dans la liste proposée.
5. Dans la zone Réf. pointage/let, le numéro de facture est proposé par défaut pour effectuer le lettrage de cette facture avec le règlement que vous enregistrerez. Vous pouvez le modifier.
1. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur automatiquement.
La palette d’informations
Les guides de saisie Paiement et Encaissement permettent d'enregistrer respectivement les règlements à vos fournisseurs et ceux de vos clients. Le principe est similaire à l'enregistrement des factures Clients ou Fournisseurs mais quelques particularités viennent s'y ajouter.
1. Cliquez sur la (ou les) facture(s) correspondant au règlement à enregistrer. Si le règlement concerne plusieurs factures, procédez à leur sélection en appuyant simultanément sur la touche <Ctrl> et en cliquant sur les lignes concernées. 2. Cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture pour lettrer automatiquement la facture et son règlement. 3. Cliquez sur le bouton [Régler]. Le logiciel bascule alors le mouvement sélectionné en saisie de paiement ou d'encaissement, hormis les renseignements suivants qu'il vous faut compléter : la Date du règlement, le Libellé, le N° de Pièce et le numéro de compte Banque. Si aucune des factures présentées dans la liste des écritures non lettrées ne correspond au règlement que vous voulez enregistrer : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler]. 2. Renseignez les différentes zones de la pièce.
Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur ventes), lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec le guide de saisie Encaissement, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée.
Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur achats), lorsque vous saisissez une facture fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé la facture. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec le guide de saisie Paiement , si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA déductible.
Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un compte fournisseur un régime de TVA différent de celui indiqué dans les paramètres TVA - TVA sur les achats. Exemple Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur). La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement de la facture.
1. Lors de la saisie de l'encaissement ou du paiement, indiquez le montant réellement réglé dans la zone Montant réglé. L'escompte se calcule automatiquement en fonction du montant TTC indiqué. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 3. Dans la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement, sélectionnez l'option de votre choix (Règlement partiel ou supérieur, Escompte accordé, Perte ou Profit) puis cliquez sur [Ok]. Après enregistrement de l'encaissement ou du paiement, en consultant la liste des écritures, vous pouvez constater la ventilation de l’écart de règlement en escompte ou en perte et profit.
Vous pouvez utiliser le mode de paiement par chèque lorsque vous enregistrez un encaissement ou un paiement en saisie guidée.
Pour utiliser ce mode de paiement vous devez répertorier les numéros de chèques de chacun des chéquiers utilisés. Voir Créer un chéquier , page 90.
1. Cliquez sur l'icone d'appel de liste
étant toujours le même en saisie relevé bancaire.
Si vous n’avez pas renseigné le format et le fichier d’import au préalable dans la fiche du compte, onglet Banque, deux étapes supplémentaires sont proposées. 1. Cliquez sur l’icone
5. Saisissez la Référence de votre relevé bancaire. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Saisie du relevé bancaire s’affiche. Voir Fenêtre de saisie du relevé bancaire, page 147.
5. Dans la colonne Code mode de paiement, sélectionnez à l’aide de l’icone Liste de l’opération.
7. Dans les colonnes suivantes, saisissez si nécessaire le Numéro de pièce et le Libellé de l’opération. 8. Une fois que vous avez saisi toutes les opérations, cliquez sur le bouton [Enregistrer].
1. Vérifiez les écritures qui sont dans la grille de saisie. 2. Vous pouvez modifiez des lignes si toutefois vous constatez une erreur. 3. Si des opérations sont déjà inscrites dans votre comptabilité, décochez la case A enregistrer pour ne pas les prendre en compte. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.
Ce bouton permet d’interrompre votre saisie afin de la continuer ultérieurement. Lorsque vous activerez de nouveau la commande RELEVÉ BANCAIRE du menu LISTES, un message vous demandera alors si vous voulez continuer la saisie en cours ou en créer une nouvelle. Vous validez votre relevé et toutes les opérations sont enregistrées en écriture. Vous pouvez visualiser les écritures de votre relevé dans la liste des écritures. Il ne vous restera plus qu’à les pointer.
3. Répétez pour tous les comptes faisant l'objet de report d'A-nouveaux. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer l’écriture] pour valider.
Les données de l'entête Devise Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Si vous effectuez une saisie en devises (menu SAISIES, commande SAISIES EN DEVISES), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser.
Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie standard. Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant sur l'icone d'appel de liste, présenté en fin de zone, ou en appuyant sur la touche <F4> de votre clavier. Dans notre exemple, il s’agit du journal de ventes : VT.
La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres comptables (onglet Paramètres). Voir Paramètres Comptabilité (en mode Standard), page 17. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de l'écriture, mais vous pouvez le modifier.
Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N°de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411, puis cliquez sur le bouton présenté en fin de zone. Vous obtenez ainsi la liste des comptes, à partir du premier compte client. Sélectionnez le compte adéquat puis cliquez sur le bouton [Ok]. Dans notre exemple, il s’agit du compte 411FOU de la société FOU d’INFO.
Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 3. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. Voir Changer l’affichage de la colonne ’Intitulé du compte’, page 154. 4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. Pour notre exemple, saisissez 500 au débit. 5. Dans la zone Code mode de paiement , vous pouvez indiquer le mode de paiement utilisé.
La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le compte et la date de l'écriture. Vous pouvez la modifier. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'entête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur numéro de pointage de
Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Code lettrage. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone.
Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.
Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut.
Renseignez la zone N° de compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : •
Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur le bouton
Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde].
Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie.
Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie.
Générer un modèle ou un abonnement Voir Créer un modèle, page 157.
Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [Ok] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante.
Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement.
Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie. 1. Positionnez-vous dans une cellule de la colonne Intitulé du compte. 2. Faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’. La fenêtre suivante s’affiche :
• Déclarer la gestion multidevise
<Alt> <S> - <D> Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES. 1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. L’icone devises existantes.
Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone.
Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme à l'accoutumée. Les montants sont exprimés dans la devise choisie. Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises.
Si vous souhaitez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, il se peut qu'un écart de conversion soit constaté au moment de l’enregistrer. Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture : 1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées. 2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture . 3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement. 4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer]. 5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage. Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer.
Vous recevez tous les deux mois une facture d'EDF. La date, le numéro de pièce et le montant varient d'une facture à l'autre. En revanche, le journal, le numéro de compte fournisseur, le mode de paiement ne changent pas. Dans ce cas, vous pouvez créer un modèle Facture EDF qui reprendra ces informations.
Créer un modèle 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis saisissez intégralement l'écriture qui doit servir de modèle. 2. Avant d'enregistrer l'écriture, sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME MODÈLE du menu contextuel (clic droit). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nom du modèle à créer puis cliquez sur le bouton [Ok]. Un message confirme l'enregistrement du modèle d'écriture. 4. Cliquez sur [Ok] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre écriture.
LISTES. Voir Créer un modèle , page 93.
1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis sélectionnez la commande SAISIR À PARTIR D'UN MODÈLE du menu contextuel (clic droit).
L'écriture se trouve alors transférée en saisie. 3. Vérifiez les données et modifiez-les si nécessaire, puis enregistrez votre écriture.
1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis saisissez intégralement l'écriture qui doit servir de modèle d'abonnement. 2. Avant d'enregistrer l'écriture, sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME ABONNEMENT du menu contextuel (clic droit). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nom du modèle à créer puis cliquez sur le bouton [Ok]. La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement.
Un message confirme l'enregistrement de l'abonnement. 5. Cliquez sur [Ok] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre écriture.
LISTES. Voir Créer un abonnement, page 93.
Vous pouvez ainsi : •
Exemple Vous voulez générer un règlement pour trois factures. 1. Après sélection des 3 écritures concernées (en cliquant dessus avec la touche <Ctrl> enfoncée), cliquez sur le bouton [Régler]. 2. Le logiciel demande de valider le Journal de Banque, le compte et la date du règlement. Il vous propose également de lettrer directement les lignes sélectionnées avec le règlement. 3. Choisissez le type d'enregistrement puis cliquez sur [Ok]. Dans la fenêtre Travail sur un compte, vous retrouvez les écritures initiales avec en contrepartie les mouvements générés pour chaque facture au journal de banque.
Voir Contrepassation, page 172.
2. Saisissez le journal ainsi que le compte sur lequel sera réimputée l'écriture. 3. Précisez le mode d'extourne.
Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde].
Un message vous demande de confirmer l'inversion.
Voir Lettrage manuel, page 165. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer].
Vous pouvez effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier d'import généré avec le protocole Etebac 3. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton
d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque.
1. Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Créer un rapprochement bancaire. 2. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le rapprochement puis cliquez sur [Ok]. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, renseignez les informations relatives au relevé bancaire (Référence, Période, Solde initial et Solde final) puis cliquez sur [Ok]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 5. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton
1. Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Editer un rapprochement bancaire. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez les valeurs à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [Ok].
Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Afficher les rapprochements bancaires. La liste des rapprochements bancaires s'ouvre. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, imprimer ou supprimer un rapprochement bancaire.
La première solution pour lettrer les écritures d'un compte consiste à sélectionner les différentes lignes à lettrer. Pour cela : 1. Double-cliquez sur la première ligne devant être lettrée. La ligne ainsi sélectionnée est alors affichée en italique, un code lettrage par défaut est affecté dans la colonne Lettre, et le montant débit ou crédit mouvemente la ligne Courants dans le tableau récapitulatif des soldes. 2. Procédez ainsi pour chacune des lignes à lettrer. 3. Lorsque le solde des écritures sélectionnées est à zéro, le logiciel vous propose alors de changer de code lettrage afin qu'une nouvelle lettre soit affectée aux prochaines écritures à lettrer. Si vous voulez utiliser un code lettrage différent pour chaque groupe d'écritures à lettrer, cliquez sur le bouton [Oui]. Dans le cas contraire, cliquez sur [Non]. 4. Si votre lettrage n’est pas équilibré, un message vous en informe et vous propose : •
Ces niveaux correspondent au nombre maximum de règlements que le logiciel doit faire correspondre à la facture. Ainsi, si vous choisissez le niveau 1, le logiciel recherchera pour une facture donnée un seul et unique règlement du même montant. 165
Pour le niveau 2, Ciel Compta cherchera 2 montants dont la somme donnera le montant de la facture, et ainsi de suite. Si le solde des écritures affichées dans la liste est à zéro, ce que vous vérifiez dans la colonne Solde des écritures Non lettrées, cliquez sur le bouton
Il se peut qu'un écart de règlement entre la facture et le paiement empêche le lettrage des écritures. Dans ce cas, vous avez la possibilité d'enregistrer (avec le bouton )une écriture de régularisation dont le montant sera calculé par le logiciel de telle sorte qu'il équilibre les différentes lignes à lettrer. Pour cela, vous devez avoir autorisé l'écart de règlement pour le lettrage dans les options du dossier (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - Règlement). Dans la fenêtre suivante :
Exemple La facture du client 411000, de 228.37 euros, doit être lettrée avec son règlement qui est de 228.67 euros. Le logiciel va créer une écriture de régularisation pour équilibrer les 30 centimes d'euros en sus. Dans notre exemple, le montant est imputé au débit du compte 411000 et au crédit du compte 770000 Produits exceptionnels. 1. Cochez l’option Voir l’écriture avant de l’enregistrer pour un contrôle préalable. 2. Par défaut, l’écriture générée est enregistrée en Brouillard . Vous pouvez modifier son statut en cochant les options Validation ou Simulation. 3. Cliquez sur le bouton [Ok].
A tout moment vous avez la possibilité d'annuler le lettrage d'un compte. 1. Activez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS. 2. Sélectionnez le compte à délettrer et la plage de dates. 3. Cochez l’option Les lettrées. 4. Pour délettrer une ligne, sélectionnez-la. Pour délettrer toutes les écritures présentées dans la liste, sélectionnez une ligne de vos écritures (n’importe laquelle). Faites un clic-droit à l’aide de votre souris, puis sélectionnez l’option Tout sélectionner (du menu CONTEXTUEL).
1. Cochez la case Mode délettrage située dans l'entête de la fenêtre. 2. Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez annuler le lettrage. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes. Vous pouvez également délettrer uniquement le dernier lettrage automatique effectué. 3. Validez le traitement en cliquant sur [Ok].
Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de vos relances. 2. Sélectionnez les Clients auxquels vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options proposées : •
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer l'impression de votre lettre de relance.
le dépassement en jour de la date d'échéance
4. Vous pouvez éditer les lettres de relances en utilisant :
Dans la zone la lettre type, cliquez sur l'icone pour choisir le niveau de relance souhaité. Quatre modèles de lettre de relance (ou lettres types) sont préparamétrés. Le 4ème modèle mentionne le taux d’intérêt applicable pour tout retard de paiement. Pour cela, vous devez avoir renseigné la zone taux d’intérêt des pénalités de retard dans les paramètres comptabilité (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ).
PLAN DE COMPTES, onglet Relance).
Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.
Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. La commande CONTREPASSATION présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées.
• • Par défaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais vous pouvez le modifier. Le libellé du mouvement est également proposé par défaut. Vous pouvez le modifier. 2. Choisissez le mode utilisé pour générer l'écriture en sélectionnant l'option correspondante : •
4. (Non disponible en mode Cahier) Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : •
6. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [Ok]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....
écritures destinées au 411DURAND ont été saisies sur le 411DURANT. Pour remédier rapidement à cette confusion, il suffit d'intervertir les numéros de compte pour la période concernée. 1. Saisissez le numéro de compte à réimputer. Le bouton
3. Indiquez la période de réimputation. 4. Lancez l'opération en cliquant sur
Vous vous apercevez, trop tard, que le matériel en question ne devait pas être affecté au service Développement mais orienté vers le service Maintenance. Vous procédez donc à la réimputation des codes.
La réimputation d'un journal s'effectue de la même façon que celle d'un compte, à la différence près que la réimputation porte sur les journaux.
Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. (Non disponible en mode cahier) Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton
6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [Ok].
Si vous ne souhaitez pas utiliser l'assistant Top Clôture, vous devez : 1. lancer la clôture, 2. puis lancer la réouverture.
) Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icones correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].
Clôture, lien Traitements.
établissement. Cette opération permet d'archiver les états et les lignes comptables ayant permis d'établir les documents légaux.
Pour certaines éditions (grand livre, balance, journaux) la liste des états disponibles s'affiche. Choisissez alors l'état à archiver et cliquez sur le bouton [Ok]. A la fin de l'opération, le bouton [Exécuter] est grisé et la case Archivé cochée. 4. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. Vous pourrez par la suite consulter l’historique des données archivées.Voir Historique archivages DGI , page 231.
7. La première étape de l’assistant de Réouverture s'affiche automatiquement. Vous pouvez alors procéder à l'ouverture d'un nouvel exercice. Voir Réouverture, page 177. ou Voir Réouverture en mode cahier, page 70.
L'étape Archivage DGI vous permet d’archiver directement tous les documents comptables légaux et obligatoires ainsi que d’exporter les lignes d’écritures. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 2. Cliquez sur chaque bouton correspondant aux documents comptables (Grand livre, Balance, Journaux, Export des lignes comptables, etc.) à archiver. Si vous tenez une comptabilité analytique, dans la partie États analytiques/Données analytiques de la fenêtre, cliquez sur chaque bouton [Exécuter]. 3. Dans certains cas, la liste des états disponibles s'affiche, choisissez alors l'édition à archiver puis cliquez sur le bouton [Ok]. Une fois le traitement terminé, l’option Archivé est cochée. 4. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. 5. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 6. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [Ok]. Vous devez maintenant lancez la réouverture de votre exercice.
) Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Cette commande n'est accessible que si vous avez auparavant effectué la clôture de l'exercice (menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE). 1. Lisez attentivement l'étape Réouverture - Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets puis précisez si vous souhaitez reprendre en détail les écritures non lettrées et non pointées. 3. Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante. Dans le cas contraire, cochez l'option Ne pas supprimer les déclarations. 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 5. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [Ok].
Pour les pertes latentes des comptes de tiers, le logiciel ne génère pas d'écriture de provision pour pertes de change. Dans le journal paramétré en tant que journal des A Nouveaux, le logiciel génère un mouvement de clôture pour chaque écriture en devise. Les écritures d'évaluation constatées automatiquement par le logiciel sont inscrites dans le mouvement de clôture de la devise locale.
Si vous gérez une comptabilité multidevises, la clôture comporte quelques étapes de vérification supplémentaires à une clôture d'exercice ordinaire :
Vous devez vérifier les racines de comptes clients/fournisseurs : le logiciel constate les différences de conversion actif/passif sur les écritures (non lettrées) des comptes clients et fournisseurs correspondant à ces racines.
Vérifiez l'exactitude des comptes de différence de conversion Actif et différence de conversion Passif utilisés pour l'enregistrement des écritures de différences de conversion des dettes et créances en devises.
Clôture Traitement des comptes de Tiers déclarés «lettrables» dans le Plan de comptes Les écritures de différences de conversion actif et passif sont exclusivement constatées sur les écritures en devise non lettrées au jour de la clôture. Il est donc TRES IMPORTANT de lettrer vos comptes clients et fournisseurs avant d'effectuer la clôture. Le logiciel enregistre les écritures sur les comptes de différence de conversion actif et passif compte tenu : •
Les écritures non lettrées et les écritures de différences de conversion actif et passif sont reprises en détail dans le mouvement de réouverture du journal des A Nouveaux. De plus, les écritures de différences de conversion actif et passif sont automatiquement extournées dans le journal des Opérations Diverses.
Les écritures de ces comptes sont reprises sous forme de solde pour chaque compte de tiers.
2. Précisez la date de début éventuelle. Vous pouvez pour cela utiliser les boutons [Aujourd’hui] ou [demain]. 3. Saisissez dans la zone Description l'intitulé de la tâche. 4. Indiquez dans la zone Famille le critère de votre choix (urgent , en attente, personnel, etc.). Vous pouvez définir vous même une famille. Pour cela, positionnez le curseur de la souris dans la zone Famille et cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel. Sélectionnez ensuite la commande CRÉER. 5. Indiquez le lieu de l’action de la tâche. •
7. Indiquez le Statut (A faire, En cours, Terminé) de la tâche. 8. Cochez la case Active pour signaler que l'alerte est activée. La date et l'heure de l'alerte sont alors rappelées au bas de la fenêtre. 9. Précisez le jour et l'heure à laquelle vous souhaitez être rappelé. 10.Saisissez si besoin un commentaire dans la zone inférieure de la fenêtre. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer la tâche.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément. Cliquez sur le bouton [Oui].
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
La fenêtre correspondant à la tâche sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
2. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément. Cliquez sur le bouton [Oui].
États fiscaux, Soldes Intermédiaires de Gestion Mailing, États chaînés, Autres états
à la création du dossier.
écritures comptables. Le menu ÉTATS regroupe : •
3. Dans l'onglet Sélection : •
Si vous travaillez en mode Cahier Les critères de sélection de l'édition sont simplifiés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie. 2. Précisez la période pour laquelle vous voulez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Vous pouvez imprimer un grand livre avec uniquement les écritures ayant une quantité ou bien avec uniquement les écritures ayant une date d'échéance. •
Si vous travaillez en mode Cahier, les critères de sélection sont simplifiés. 1. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 2. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].
2. Sélectionnez les comptes à inclure dans le grand livre : Tous, un compte en particulier ou une classe de comptes. 3. Si vous voulez éditer les écritures d'un seul journal, cochez l'option Le Journal et choisissez-le. 4. Pour prendre en compte les Écritures en brouillard et Écritures en simulation, cochez les options correspondantes. 5. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Précisez si vous voulez prendre en compte les écritures Pointées, Non pointées ou Les deux (pointées et non pointées) ou Lettrées, Non lettrées ou Les Deux. 7. Vous pouvez imprimer le grand-livre avec un saut de page par compte ou par classe, ou encore sans saut de page. Cochez l'option de votre choix. 8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer l'édition.
3. Dans l'onglet Sélection : •
Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.
Si vous travaillez en mode Cahier 1. Une fois que vous avez choisi l’état et un type de sortie, indiquez la période pour laquelle vous voulez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 2. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.
Seules les écritures validées sont prises en compte. 1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : •
4. Indiquez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état en cochant les cases correspondantes.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : •
4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante. 5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demandez l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
) Menu ÉTATS - commande ANALYTIQUE - ÉCHÉANCIER / BALANCE AGÉE <Alt> <T> <Y> - <E> ou <A> Ces deux éditions ne sont utiles que pour les entreprises qui affectent des codes analytiques aux écritures concernant leurs clients et fournisseurs. Cela peut être utile dans le cas d'une entreprise ayant plusieurs secteurs d'activité bien distincts et voulant connaître la part qui revient à chacun de ces secteurs dans les montants exigibles clients et fournisseurs.
) Menu ÉTATS - commande BUDGÉTAIRE - ÉTAT BUDGÉTAIRE Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. 1. Une fois que vous avez choisi un type de sortie (Fichier, Aperçu, etc.), précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le bilan ou compte de résultat en indiquant un intervalle de dates. 2. Indiquez les codes analytiques à inclure dans votre bilan ou compte de résultat synthétiques, dans les zones Du... au. 3. Vous pouvez prendre en compte un niveau de codes analytiques. Dans ce cas, sélectionnez-le en cliquant sur le bouton
5. Cliquez sur le bouton [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, choisissez le format de sortie (PDF, Word, etc.) puis cliquez sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : •
3. Choisissez les comptes concernés par l'échéancier. 4. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte (Débit et/ou Crédit). 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
5. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
3. Dans l'onglet Sélection : •
Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. 192
Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : •
3. Dans la zone banque, sélectionnez votre compte financier. 4. Dans la partie Options, indiquez le type de remise : Sur rayon/Hors rayon. Choisissez le critère d'extraction : Mode de paiement, numéros de pièce ou de pointage. 5. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 6. Pour imprimer l'entête de la société, cochez la case correspondante. 7. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Si vous souhaitez obtenir l'affichage des coordonnées de la société en cours, cochez la case Imprimer l'entête de la société. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
2. Choisissez la période à prendre en compte pour la déclaration. 3. Précisez si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation.
5. Validez votre paramétrage en cliquant sur [Ok]. L'état préparatoire Déclaration de TVA s'affiche. Il comprend l'ensemble des lignes de la déclaration papier. 6. Vérifiez et modifiez, si nécessaire, les informations qui figureront sur la déclaration de TVA.
9. Pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Aperçu]. Pour lancer directement l'impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Impression].
2. Sélectionnez la ligne correspondant à la déclaration à modifier puis cliquez sur [Ok]. Dans la fenêtre qui s'affiche, modifiez le paramétrage de la déclaration.
1. Cochez l'option Editer une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Sélectionnez la déclaration à imprimer puis cliquez sur [Ok]. 3. Pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l'impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Imprimante].
1. Cochez l'option Afficher les déclarations de TVA puis cliquez sur le bouton [Ok]. La liste des déclarations de TVA s'affiche.
2. Si vous n’avez pas encore établi de déclaration, suivez les étapes décrites précédemment au paragraphe “Effectuer une nouvelle déclaration de TVA”, page 195. 3. Sélectionnez la déclaration à transmettre. L'assistant de télédéclaration se lance ensuite automatiquement.
L Vous trouverez toutes les informations relatives à cette fonction dans le guide La télédéclaration de votre TVA avec Ciel directDéclaration TVA disponible en cliquant sur le bouton ci-dessous.
) Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - HISTORIQUE TÉLÉTVA Cette liste regroupe toutes les déclarations de TVA que vous avez générées. A partir de cette liste, vous pouvez : •
la transmettre à la DGI,
3. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes.
5. Cliquez sur le bouton [Ok].
3. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. Si ces deux options sont décochées, seules les écritures validées seront éditées.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
3. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
) Menu ÉTATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION <Alt> <T> <G> Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : •
3. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. 199
3. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : •
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
1. Choisissez l’état de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Exécuter]. 3. Les fenêtres de paramétrage des états s'ouvrent les unes après les autres. Renseignez chacune d’entre elles et cliquez sur le bouton [Ok]. 4. Le type de sortie de l’édition peut vous être demandé, cliquez alors sur le bouton [Ecran] ou [Imprimante].
1. Cliquez sur le bouton [Créer] situé en bas de la fenêtre. 2. Saisissez le nom de votre état chaîné puis cliquez sur le bouton [Ok]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton [Ajouter].
5. Ajoutez de la même manière les autres états. Vous disposez des boutons suivants :
Annexes, partie L'éditeur de scripts, disponible depuis l'onglet Documentations de la barre de navigation.
2. Cliquez sur la flèche du bouton
2. Cliquez sur la flèche du bouton
2. Définissez les critères à prendre en compte pour l’état. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Vous accédez directement aux principales opérations comptables, via l'onglet Mon Bureau de l'Intuiciel : •
Pour régler un montant, double-cliquez sur le lien Je dois à mes fournisseurs.
Vous pouvez l'évolution des charges et des produits ainsi que la répartition des charges sous forme de graphiques. •
Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix.
Cet onglet vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous retrouvez les numéros de l'assistance technique.
Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger, les numéros de l'assistance technique.
L’Intuiciel s’affiche automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour désactiver cet automatisme, cochez l’option Ne plus afficher au démarrage située au bas de la fenêtre.
Placez le curseur sur l’un des coins de la fenêtre. Lorsqu’il se transforme en double flèche, glissez-le jusqu’à la dimension souhaitée. La nouvelle taille de la fenêtre est mémorisée.
Pour imprimer ou envoyer par email le tableau de bord, cliquez sur l'icone Imprimantes haut à droite de la fenêtre, puis sélectionnez la commande IMPRIMER ou ENVOYER PAR EMAIL.
1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).
Toutes vos données sont conservées. Seule l'apparence de votre logiciel change (menus différents). Mis à part les cahiers, vous retrouvez dans le mode comptable tous les autres traitements.
Une fois le dossier converti, vous ne pourrez plus revenir en mode cahier. A l'activation de cette commande, un message vous avertit des effets de la conversion. 1. Cliquez sur le bouton [Oui] pour continuer. 2. Il est préférable de faire une copie de votre dossier, cliquez alors sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 3. Un message vous informe si la conversion s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [Ok] pour fermer la fenêtre.
3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Evolution. 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs.
7. Les options d'affichage vous permettent de trier les données à afficher. Uniquement en version Evolution. Vous pouvez afficher : •
Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. 213
Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. 3. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. 4. Pour ajouter, insérer ou supprimer une ligne du plan de trésorerie, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande correspondante. Uniquement en version Evolution.
Vous pouvez calculer les règlements clients et paiements fournisseurs en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients (ou Paiements fournisseurs) et sur la colonne correspondante. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients. Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. 3. Cliquez sur l’icone
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. 1. Pour modifier une trésorerie prévisionnelle, sélectionnez-la dans la liste des trésoreries prévisionnelles
. Vous pouvez également double-cliquer dans la liste des trésoreries sur celle que vous souhaitez modifier. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. 1. Pour supprimer une trésorerie prévisionnelle, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
2. Un message vous demande de confirmer la suppression de la trésorerie. Cliquez sur le bouton [Oui].
Ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier à importer est : XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères.
3. Validez le traitement d'importation en cliquant sur le bouton [Ok]. 4. Si vous avez demandé l’affichage du rapport (dans les PRÉFÉRENCES du DOSSIER) et si le traitement s'est correctement effectué, les écritures importées en comptabilité sont présentées sous la forme d'une liste d'écritures que vous pouvez imprimer.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Un dernier message vous informe si le traitement a été réalisé avec succès.
Vous allez sélectionner vos écritures. •
La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche.
1. Pour transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet, vous devez renseigner les informations suivantes : •
Liste des écritures à transférer Cette fenêtre affiche la liste des écritures à transférer à l'expert-comptable. •
Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. Le module de synchronisation intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique.
La date de la dernière synchronisation (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de synchronisation) sont automatiquement renseignées.
1. Sélectionnez le sens du transfert des données : • •
Expert Client : l'expert-comptable envoie des données à son client. Client
• 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs, à l'aide de l'icone d'appel de liste
L'E-mail du serveur de médiation Coala est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de synchronisation par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Coala qui les transfert ensuite à votre expert-comptable ou client. 7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage. 8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres de synchronisation, cliquez sur le bouton [Ok].
) Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA 2. L'expert récupère ces données et les traite. 3. L'expert renvoie les données après analyse et traitement. 4. Le client reçoit les données. Elles sont intégrées à son application. Il n'a aucune modification à effectuer.
Vous pouvez envoyer et récupérer les données comptables de votre expert ou client équipé d'un logiciel de comptabilité Ciel (Ciel Compta 2007 (version 13.00) ou Ciel Compta Evolution 2007 (version 6.00)), Sage (Start Compta, Ligne 30, Ligne 100) ou Sage Coala Comptabilité. Pour exécuter une synchronisation, un assistant vous aide dans ce traitement.
1. Choisissez l'option Émettre des données puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. 2. Sélectionnez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : Toutes les écritures ou les Nouvelles écritures. •
8. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante. 9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 10. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 11.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [Ok] pour le fermer.
Pour cela, utilisez la technique du «Copier/Coller».
5. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 6. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [Ok] pour le fermer.
) Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - HISTORIQUE Cliquez sur le bouton [Consulter]. Cette commande vous permet de visualiser le compte-rendu de la synchronisation sélectionnée. Le rapport de synchronisation au format Txt affiche le détail de l'opération.
Cliquez sur le bouton [Purger]. Cette commande vous permet de purger l'historique de synchronisation et ainsi d'effacer tous les comptes-rendus existants.
4. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas.
Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs.
) Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - EXPORTS BALANCE pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.
4. Dans l'onglet Sélection : (Non disponible en mode cahier) •
Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Dans un second temps, ces données seront récupérées dans Ciel Tableaux de bord. Avant de procéder à l'exportation des pièces comptables à partir de Ciel Compta, il est préférable : •
Trois fichiers sont générés lors de l’export vers Ciel Tableaux de bord : •
Les fichiers de données sont de type DBF et le fichier d’initialisation est de type INI. Ces fichiers permettent de récupérer vos données. Ils doivent donc être exportés dans Ciel Tableaux de bord.
3. Cliquez sur le bouton [Fichier]. Vous pouvez éventuellement envoyer les données par e-mail. Le fichier Lign.dbf est généré. Ce fichier ainsi que les fichiers Comptes.dbf et COMPTA.INI doivent impérativement être enregistrés dans le répertoire Import. Ce répertoire est situé dans le dossier de la société créé pour récupérer les données. Le dossier de la société se trouve dans le dossier d'installation de Ciel Tableaux de bord. Exemple : C:\Program Files\CIEL\WTB\1\Import.
A chaque création de dossier, ce numéro s'incrémente. Le répertoire 1 correspond au dossier Exemples .
Visualiser les données exportées dans Ciel Tableaux de bord Lorsque vous avez terminé d’exporter les trois fichiers, ouvrez l’application Ciel Tableaux de bord. 1. Dans le groupe Données de la barre de navigation située à gauche de l’écran, cliquez sur l’icone Ecritures. Vous pouvez alors visualiser la liste des écritures provenant de Ciel Compta. 2. Dans le groupe Financier, cliquez sur l’icone Analyse financière si vous souhaitez consulter certaines données comptables telle que la balance. Vous accédez à celle-ci par le menu COMPTA - commande BALANCE.
6. Cliquez sur le bouton [Ok]. 7. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. Tableau de correspondance entre les formats et fichiers d’exportation Format d’exportation
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l'adresse email du destinataire de votre courrier puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le programme lance votre logiciel de messagerie en préremplissant la zone adresse du destinataire (à... ). 3. Rédigez votre message puis envoyez-le. 231
) Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre suivant celle qui est affichée. Sous la commande MOSAÏQUE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan.
Notice Facile