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1 Assurez-vous que votre ordinateur et son moniteur sont allumés. 2
Microsoft Works 2000 ® Microsoft peut détenir des brevets, avoir déposé des demandes d’enregistrement de brevets ou être titulaire de marques, droits d’auteur ou autres droits de propriété intellectuelle portant sur tout ou partie des éléments qui font l’objet du présent document. Sauf stipulation expresse contraire d’un contrat de licence écrit de Microsoft, la fourniture de ce document n’a pas pour effet de vous concéder une licence sur ces brevets, marques, droits d’auteur ou autres droits de propriété intellectuelle. Microsoft Works © 1987-1999 Microsoft Corporation. Tous droits réservés. Microsoft, MS, MS-DOS, Expedia, IntelliMouse, Windows, Windows NT, MSN et AutoSum sont soit des marques de Microsoft Corporation, soit des marques déposées de Microsoft Corporation, aux États-Unis d’Amérique et/ou dans d’autres pays. Les noms de sociétés et produits cités dans ce document sont des marques de leurs propriétaires respectifs. Parties © 1990-1999 InstallShield Software Corporation. Tous droits réservés. Parties © 1998-1999 Kirk Stowell. Tous droits réservés. © 1996 Apple Computer, Inc., AT&T Corp., International Business Machines Corporation and Siemens Rolm Communications, Inc. Tous droits réservés. Ce logiciel est fourni “en l’état” et les concédants de licence n’ont aucune obligation concernant la maintenance, l’assistance, les mises à jour, la majoration ou autres modifications. Les concédants ne seront en aucun cas responsables, envers qui que ce soit, des dommages directs, indirects, spéciaux ou conséquents, des pertes de bénéfices, découlant de l’utilisation de ce logiciel, même s’ils ont été informés de la possibilité de tels dommages. Chaque concédant exclut explicitement toute garantie, expresse ou implicite, notamment toute garantie d’absence de contrefaçon ou toute garantie implicite de qualité et d’adéquation à un usage particulier. Le logiciel est fourni sous condition de droits restreints. Toute utilisation, reproduction ou communication effectuées par le gouvernement sont soumises aux limites applicables de DFARS 252.227-7013 ou 48 et de CFR 52.227-19. Dictionnaires et vérificateur orthographique © 1994-98 SYNAPSE Développement, Toulouse (France). Tous droits réservés. Dictionnaire de synonymes et application © 1994-98 SYNAPSE Développement, Toulouse (France). Tous droits réservés. Grammatik™ grammar-checker by Lernout & Hauspie Speech Products, N.V. 1993-1998 International CorrectSpell™ spelling correction system © 1991 INSO Corporation. All rights reserved. Important : vous devez accepter les termes du Contrat de Licence ci-inclus avant d’utiliser ce produit. Vous avez obtenu ce produit sous licence en tant que produit unique. Il n’est pas permis de dissocier ses composants pour les utiliser sur plus d’un ordinateur. Si vous n’acceptez pas les termes de ce Contrat de Licence, veuillez retourner rapidement le produit afin d’être remboursé. Ne faites pas de copies de ce produit. Pour plus d’informations, veuillez vous référer au Contrat dc License.
Le Lanceur de tâches sert également à créer un document vierge (onglet Programmes) et à trouver les fichiers les plus récemment utilisés (onglet Historique). Si vous voulez créer votre propre document, il suffit de choisir le programme qui correspond le mieux à votre tâche. Onglet Programmes
à lui, vous pouvez afficher les informations, les dépenses de personnel par exemple, sous forme de graphiques faciles à interpréter. • Pour collecter et organiser en détail des ensembles de données, faites appel à la Base de données. Elle vous permet d’imprimer des rapports concernant tout ou partie des éléments qui y sont enregistrés. • Pour créer une liste d’adresses, particulièrement pour la messagerie électronique et pour le publipostage, utilisez le Carnet d’adresses. • Pour gérer les rendez-vous et les événements particuliers, faites appel au Calendrier. Le présent document décrit les tâches de base disponibles dans chaque programme Works. Pour illustrer ces tâches, plusieurs exemples font référence à une soirée imaginaire que vous préparez pour vos amis et votre famille. Pour en savoir plus sur une tâche ou une fonctionnalité particulière de Works, consultez l’Aide. Pour plus d’informations, explorez le site Web de Works à l’adresse www.microsoft.com/france/Works.
Démarrage du Lanceur de tâches Works • Sur la barre des tâches, au bas de votre
écran, cliquez sur Programmes et cliquez sur Microsoft Works.
Certaines tâches commencent avec des Assistants — ensemble de questions qui aident à créer un document — et des Modèles — documents déjà préparés et comportant un texte standard. D’autres tâches vous amènent à un point particulier d’un programme ou à un site Internet. Par exemple, vous pouvez créer, à partir du Lanceur de tâches, l’annonce d’une soirée à l’aide de l’Assistant Invitations, puis aller noter la date de cette soirée directement dans le Calendrier.
4 Cliquez sur Démarrer, et suivez les instructions. Vous pouvez maintenant commencer à taper.
Il arrivera que vous souhaitiez concevoir un document vous-même. Utilisez l’onglet Programmes du Lanceur de tâches pour ouvrir un document vide dans le programme voulu. Par exemple, pour calculer le coût de votre soirée, ouvrez une feuille de calcul vierge. Démarrage avec un document vide 1 Cliquez sur l’onglet Programmes du Lanceur de tâches. 2 Cliquez sur le programme voulu dans la colonne de gauche. La liste des tâches associées à ce programme s’affiche. 3 Cliquez sur Démarrer un nouveau<type de document> <nom du programme>.
1 Cliquez sur l’onglet Tâches dans le Lanceur de tâches. 2 Cliquez sur une catégorie dans la colonne de gauche.
Pour ouvrir un document que vous avez précédemment créé, faites appel à l’onglet Historique. Tous les documents que vous avez créé sous Works y figurent, et vous pouvez les trier.
1 Cliquez sur l’onglet Historique, dans le Lanceur de tâches. 2 Dans la liste des fichiers, cliquez sur le nom de celui dont vous avez besoin.
CLIQUEZ SUR AU COIN SUPÉRIEUR DROIT DE LA BOÎTE, PUIS CLIQUEZ SUR L’OPTION.
Works, l’Aide affiche la liste des tâches disponibles pour ce programme. Recherche de la rubrique d’Aide pour la tâche concernée 1 Tapez une question complète dans la zone de l’aide intuitive et cliquez sur Rechercher. 2 Cliquez sur la rubrique qui vous intéresse et suivez les instructions.
Une autre façon d’accéder à une rubrique d’aide est de consulter l’index, qui n’est autre qu’une liste de mots clés. Utilisation de l’index pour trouver une rubrique d’aide 1 Cliquez sur Index
La liste des rubriques concernées par le mot s’affiche dans la zone Rubriques trouvées.
Aide intuitive Quoi de plus ? Voici quelques éléments de base pour démarrer avec n’importe quel document.
Bien que les programmes de Works créent toutes sortes de documents, leurs espaces de travail comportent de nombreux points communs.
3 Sur la barre des tâches Windows, au bas de l’écran, cliquez sur le programme dont vous allez vous servir. Déplacement dans une boîte de dialogue Quand vous créez ou modifiez un document, vous utilisez la plupart du temps des boîtes de dialogue. Pendant que vous entrerez les prix relatifs à votre soirée, jetez un coup d’œil à la boîte de dialogue Mise en page de la feuille de calcul, pour vous familiariser avec les différents éléments d’une boîte de dialogue.
Affectation d’un nom et premier enregistrement d’un document 1 Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer. 2 Dans la zone Enregistrer dans, sélectionnez le dossier dans lequel enregistrer le document. 3 Dans la zone Nom du fichier, tapez le nom du document. 4 Cliquez sur Enregistrer. Works enregistre automatiquement votre travail toutes les 10 minutes (les informations du Calendrier sont enregistrées au fur et à mesure du travail).
• Dans le menu Fichier, cliquez sur Fermer. Works demande si vous souhaitez enregistrer le document. Cliquez sur Oui pour conserver les dernières modifications, sur Non pour les abandonner.
à modifier l’aspect du document.
Quand vous sélectionnez une donnée, vous devez tenir Works au courant de ce que vous allez changer. Sélection de texte, de cellules, de champs ou de fiches 1 Placez le pointeur de la souris au début de l’élément concerné. 2 S’il s’agit d’un texte ou s’il y a plusieurs éléments, cliquez et maintenez enfoncé le bouton de la souris, faites glisser le pointeur sur l’ensemble des informations concernées, puis relâchez le bouton. –ou– S’il n’y a qu’un seul élément, cliquez sur la cellule, le champ ou la fiche. Voici un texte sélectionné. Sélection du seul texte d’une cellule ou d’un champ 1 Placez le pointeur de la souris dans la cellule ou le champ où se trouve le texte. 2 Cliquez deux fois. 3 Placez le point d’insertion au début du texte concerné. 4 Cliquez et, en maintenant enfoncé le bouton de la souris, faites glisser le pointeur sur l’ensemble du texte voulu, puis relâchez le bouton de la souris. Il existe deux façons de réorganiser les éléments. Le « couper-coller », qui permet de supprimer ou de copier un élément pour le placer ailleurs, et le
1 Sélectionnez le texte à déplacer ou à copier. 2 Pour déplacer le texte, cliquez sur Couper, dans le menu Edition. –ou– Pour copier le texte, cliquez sur Copier, dans le menu Edition. 3 Cliquez dans le document où placer le texte coupé ou copié. 4 Dans le menu Edition, cliquez sur Coller. Réarrangement à l’aide du « glisser-déplacer » 1 Si vous travaillez sur deux documents distincts, ouvrez-les tous les deux. 2 Sélectionnez le texte à déplacer ou à copier. 3 Pour déplacer, pointez sur le texte sélectionné, maintenez enfoncé le bouton de la souris, faites glisser le texte jusqu’à sa nouvelle place et relâchez le bouton de la souris. –ou– Pour copier, pointez le texte sélectionné, appuyez sur Ctrl tout en maintenant enfoncé le bouton de la souris, faites glisser le texte jusqu’à sa nouvelle place et relâchez le bouton de la souris.
Chaque programme Works intègre une commande Rechercher, qui vous aide à trouver texte ou nombres. Recherche d’une lettre, d’un mot ou d’un nombre 1 Dans le menu Edition, cliquez sur Rechercher. 2 Dans la zone Rechercher, tapez le texte ou les nombres à rechercher. 3 Appuyez sur ENTRÉE. Vous pouvez rechercher et remplacer un texte en une seule fois à l’aide d’une commande tout à fait similaire, Remplacer, du menu Edition.
1 Dans le menu Fichier, cliquez sur Aperçu avant impression. Pour continuer à travailler sur le document, cliquez sur Annuler (ou sur dans la barre d’outils du Traitement de texte). Impression d’un document 1 Dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer. 2 Choisissez les options d’impression voulues et cliquez sur OK. Remarque Quand vous faites appel pour la première fois à une feuille de calcul ou à une base de données, un message vous demande si vous souhaitez imprimer l’Aide.
Chacune de ces tâches implique de saisir les données, de les mettre à jour et de les analyser. Et chaque tâche conduit à la création d’une liste. Alors, quel est le meilleur programme pour chaque liste ? Le choix dépend pour partie du contenu de la liste, et pour le reste de la destination de la liste. Si vous n’avez que très peu de texte, vous pouvez rapidement créer une liste à puces d’une colonne (les courses à faire pour la réception) ou un tableau à plusieurs entrées
Les quelques pages qui suivent vous guideront pour l’écriture avec le Traitement de texte, le calcul et le dessin avec le Tableur, l’entrée de données et la production de rapports avec la Base de données.
Créez votre document à partir de rien ou laissez Works vous aider. Par exemple, faites appel à l’Assistant Invitations de Works pour créer vos invitations. Le document étant ouvert, contentez-vous de cliquer là où insérer le texte et de taper ce dernier. Vous pouvez vérifier l’orthographe au fur et à mesure ou tout à la fin.
ÊTRE VÉRIFIÉE EN MÊME TEMPS QUE L’ORTHOGRAPHE.
Quand apparaît sous un mot un trait rouge ondulé, c’est que le dictionnaire de Works ne le connaît pas. Soit vous avez tapé le mot de cette façon intentionnellement, soit vous avez fait une faute d’orthographe. Vous pouvez corriger les erreurs au fur et à mesure ou toutes en même temps. Un trait de soulignement rouge et ondulé indique la possibilité d’une faute d’orthographe.
–ou– Pour conserver votre orthographe dans tout le document, cliquez sur Ignorer tout. –ou– Pour ajouter votre orthographe au dictionnaire de Works pour tous les documents, cliquez sur Ajouter. Vérification orthographique dans tout le document 1 Cliquez au début du document. 2 Dans le menu Outils, cliquez sur Orthographe et grammaire. Works affiche la première phrase comportant une faute d’orthographe. 3 Pour la corriger, modifiez le mot dans la zone Absent du dictionnaire et cliquez sur Remplacer. –ou– Pour conserver votre orthographe pour ce mot, cliquez sur Ignorer. –ou– Pour ajouter votre orthographe au dictionnaire de Works pour tous les documents, cliquez sur Ajouter. 4 Répétez l’étape 3 pour chaque faute d’orthographe. 5 Cliquez sur OK quand Works vous informe que la vérification est terminée.
Un puce est une marque qui se répète à chaque début de paragraphe d’une série. Elle permet de distinguer les éléments d’une liste. 1 Tapez les éléments de la liste (les marchandises, par exemple) dans des paragraphes distincts. 2 Sélectionnez les paragraphes à lister. 3 Dans le menu Format, cliquez sur Puces et numéros et vérifiez que l’onglet Puces est sélectionné.
1 Dans le premier paragraphe, tapez le texte de la première colonne (un article à acheter, par exemple) et appuyez sur TAB. 2 Tapez le texte de la deuxième colonne (une quantité, par exemple) et appuyez sur ENTRÉE. 3 Répétez les étapes 1 et 2 pour chaque ligne. Liste dans un tableau Pour les listes multiples, y compris les plus simples, il est plus facile de les incorporer à un tableau. Dans un tableau, quand le texte doit passer à la ligne, il reste rigoureusement dans la colonne. 1 Cliquez là où créer le tableau. 2 Dans le menu Tableau, cliquez sur Insérer un tableau. 3 Sélectionnez le nombre de lignes et de colonnes voulues (rien n’est plus simple que d’en ajouter par la suite). 4 Sélectionnez le format du tableau et cliquez sur OK. Le tableau apparaît dans le document. 5 Tapez les éléments de la liste dans la première colonne et le texte ou les images correspondant dans la deuxième. 6 S’il vous faut plus de lignes, appuyez sur TAB à l’extrémité de la dernière ligne, pour créer une nouvelle ligne.
2 Dans le menu Tableau, cliquez sur Sélectionner le tableau. 3 Dans le menu Tableau, cliquez sur Format de tableau. 4 Sélectionnez un format et toutes les options voulues, et cliquez sur OK. Ajout d’une ligne ou d’une colonne à un tableau 1 Cliquez sur la ligne ou la colonne là où en ajouter une nouvelle. 2 Dans le menu Tableau, pointez sur Insérer une ligne ou sur Insérer une colonne, et cliquez sur la commande En cours qui convient.
Une fois le texte dans le Traitement de texte, il est facile de changer son apparence. Par exemple, changez la police Times Roman 10 points d’une lettre, d’un mot ou d’un groupe de mots pour une autre. Les éléments des pages sont tout aussi simples à modifier. Mise en forme des mots 1 Sélectionnez le texte à modifier. 2 Dans le menu Format, cliquez sur Police. 3 Sélectionnez la couleur, la police, le style et la taille voulus, et cliquez sur OK.
Mise en forme des éléments de toutes les pages 1 Pour insérer un en-tête, cliquez sur Entête et pied de page, dans le menu Affichage, et ajoutez et mettez en forme le texte voulu (pour supprimer l’en-tête de la première page, voir l’étape 4). 2 Pour insérer les numéros des pages dans l’en-tête, cliquez là où insérer les numéros puis sur Numéro de page, dans le menu Insertion (pour commencer avec un autre nombre que 1, voir l’étape 4.) 3 Pour modifier les marges du document, cliquez sur Mise en page, dans le menu Fichier, et choisissez les options voulues. 4 Pour modifier le numéro de départ de la numérotation des pages ou la page où s’affichera la première fois l’en-tête, cliquez sur Autres options, dans la boîte de dialogue Mise en page, choisissez les options voulues et cliquez sur OK.
Plusieurs options d’images sont disponibles grâce à la commande Image du Traitement de texte. Ci-dessous, vous verrez comment mettre en valeur vos invitations avec des images clipart, un certain type d’images.
2 Cliquez sur la catégorie voulue. 3 Cliquez sur l’image souhaitée puis sur Insérer, dans le menu qui apparaît. 4 Cliquez sur Fermer.
1 Depuis le document du Traitement de texte, passez à un graphique déjà créé dans une feuille de calcul. 2 Sélectionnez le graphique et cliquez sur Copier, dans le menu Edition. 3 Revenez au Traitement de texte, et cliquez dans le document où insérer le graphique. 4 Dans le menu Edition, cliquez sur Coller.
Envoyer les documents aux autres est la tâche finale de beaucoup de tâches. Voici deux façons d’envoyer un document à juste quelques personnes.
Un document enveloppe apparaît. 5 Dans la zone d’adresses, tapez le nom et l’adresse voulus. 6 Cliquez sur la zone d’adresse de retour, et tapez le nom et l’adresse. 7 Dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer, sélectionnez les options voulues et cliquez sur OK. Pour les procédures relatives aux grands volumes de courrier, reportez-vous au chapitre 11, « Création d’enveloppe de publipostage ». Envoi d’un document par messagerie électronique 1 Ouvrez le document à envoyer. 2 Dans le menu Fichier, cliquez sur Envoyer. Un nouveau courrier s’ouvre avec le document inséré comme pièce jointe. 3 Tapez l’adresse électronique du destinataire. 4 Tapez l’objet et toutes les options devant apparaître dans le message. 5 Cliquez sur Envoyer. Les adresses électroniques sont décrites au chapitre 8, « Travailler avec les adresses ».
Dans Works, c’est la fonction Somme automatique qui s’en charge.
1 Cliquez sur la cellule concernée. 2 Tapez les informations et appuyez sur Entrée. La cellule du dessous est sélectionnée.
1 Cliquez deux fois sur la cellule à modifier. 2 Changez le contenu et appuyez sur Entrée. Ajouter une formule avec les Formules rapides Quand vous devez calculer une nouvelle valeur à partir de données existantes, faites appel aux Formules rapides. Une Formule rapide fait gagner du temps et limite les erreurs — les résultats sont automatiquement recalculés à chaque fois que les valeurs changent. 1 Cliquez sur la cellule où insérer la formule.
Application automatique d’un format 1 Sélectionnez les cellules à mettre en forme. 2 Dans le menu Format, cliquez sur Format automatique. 3 Dans la zone Sélectionnez un format, cliquez sur le format voulu, puis cliquez sur OK. Mise en forme manuelle des cellules Vous pouvez aussi changer le format des nombres, le style de la police et d’autres éléments de votre propre chef.
1 Sélectionnez les informations à inclure dans le graphique. POUR REVENIR À LA FEUILLE DE CALCUL, CLIQUEZ SUR FEUILLE DE CALCUL, DANS LE MENU AFFICHAGE.
3 Cliquez sur le type de graphique souhaité, sélectionnez les options et cliquez sur OK. –ou– Si l’Aide s’affiche, cliquez sur l’option voulue. Copier un graphique dans un autre document 1 Dans le menu Affichage, cliquez sur Graphique. 2 Cliquez sur le graphique à copier, puis sur OK.
Non seulement vous pouvez imprimer l’intégralité d’une feuille de calcul grâce à la commande Imprimer, mais vous pouvez aussi n’en imprimer qu’une partie en définissant une zone d’impression. Impression d’une partie d’une feuille de calcul 1 Sélectionnez les cellules à imprimer. 2 Dans le menu Format, cliquez sur Définir la zone d’impression puis sur OK. 3 Dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer puis sur OK. Restauration d’une zone d’impression 1 Dans le menu Insertion, cliquez sur Gérer les noms de cellules. 2 Dans la zone Sélectionnez un nom, cliquez sur Zone d’impression. 3 Cliquez sur Supprimer puis sur OK.
4 Ouvrez ou passez au document dans lequel faire la copie. 5 Cliquez là où placer le graphique. 6 Dans le menu Edition, cliquez sur Coller.
1 Dans le Lanceur de tâches, cliquez sur l’onglet Programmes. 2 Cliquez sur Carnet d’adresses, puis sur Démarrer.
DIRECTEMENT ENTRE LE CARNET D’ADRESSES ET CETTE ADRESSE.
Modification d’une adresse 1 Dans le Carnet d’adresses, cliquez deux fois sur l’entrée à modifier. 2 Dans chaque onglet, procédez aux modifications, puis cliquez sur OK. Recherche de personnes sur Internet 1 Dans le menu Edition, cliquez sur Recherche de personne. 2 Dans la zone Regarder dans, sélectionnez une service d’annuaire Internet. 3 Tapez toutes les informations concernant la personne. 4 Cliquez sur Rechercher maintenant.
Regrouper des adresses électroniques en un seul groupe aide aussi à organiser le Carnet d’adresses. Vous pouvez écrire en une seule fois à toute votre famille ou à votre club de sport en créant des groupes d’adresses ou des listes de distribution. Quand vous envoyez un message à un groupe, il parvient à chaque individu qui le compose. Tri des adresses 1 Cliquez sur le titre du champ à trier — par exemple, pour trier par expéditeur, cliquez sur le titre Nom.
Création d’un groupe d’adresses 1 Dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau groupe. 2 Dans la zone Nom de groupe, tapez le nom du groupe. 3 Cliquez sur Sélectionner les membres, cliquez sur le nom du groupe, et cliquez sur Sélectionner. 4 Répétez l’étape 3 pour chaque nom à ajouter au groupe. 5 Cliquez deux fois sur OK.
CLIQUEZ DESSUS PUIS SUR SUPPRIMER UN RENDEZ-VOUS, DANS LE MENU EDITION.
Ajout d’un rendez-vous ou d’un événement 1 Dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau rendez-vous. 2 Dans la zone Titre, ajoutez un nom d’activité. 3 Si le rendez-vous est unique, tapez ou sélectionnez l’heure de début et l’heure de fin dans la zone Quand. –ou– Pour un rendez-vous permanent, sélectionnez l’heure de début et de fin, dans la zone Quand, puis cochez la case Renouveler ce rendez-vous. –ou– Pour un événement qui prendra toute la journée, sélectionnez le jour dans la zone Quand, puis cochez la case Journée entière. 4 Tapez ou sélectionnez toutes les autres informations que vous voulez inclure et cliquez sur OK.
2 Dans la zone Autres informations, sélectionnez une heure dans la zone Rappels et cliquez sur OK. Enregistrement d’un anniversaire ou de jours fériés 1 Pour ajouter des jours fériés, cliquez sur Ajouter les jours fériés, dans le menu Edition, puis cliquez sur le jour concerné. –ou– Pour ajouter tous les anniversaires de votre Carnet d’adresses, cliquez sur Anniversaires. Vous pouvez également cocher la case À chaque ouverture du Calendrier, procéder à sa mise à jour en fonction des nouvelles dates d'anniversaires et autres fêtes. 2 Cliquez sur OK.
Afficher le calendrier de différentes façons • Dans le menu Affichage, cliquez sur le type d’affichage voulu. Par exemple, pour voir le mois en cours, cliquez sur Mois, ou pour voir le jour, cliquez sur Jour. Afficher les mois précédents ou suivants • Dans affichage Mois, cliquez sur une des flèches à gauche ou à droite du nom du mois.
• Dans le menu Affichage, cliquez sur Liste.
On appelle cela le mode Formulaire.
1 Cliquez sur le champ à remplir. 2 Tapez les informations concernées. 3 Appuyez sur TAB pour passer aux autres champs et y entrer les informations requises. 4 Quand vous avez fini, appuyez sur ENTRÉE. Un champ en mode Liste PASSEZ AU MODÈLE DE FORMULAIRE POUR AJOUTER,
Formulaire 4 Cliquez sur Ajouter puis sur Terminé. Mise en forme d’un champ en mode Liste Si le bon type de données, texte, date et heure, nombre, est fournit, les informations s’affichent correctement. Vous pouvez modifier le type et le style de la police, la trame de fond et d’autres aspects du champ. 1 Cliquez sur le nom en haut du champ à mettre en forme. 2 Dans le menu Format, cliquez sur Champ. 3 Dans l’onglet Champ, tapez ou sélectionnez les options voulues. 4 Dans les autres onglets, sélectionnez les options voulues, puis cliquez sur OK.
Créateur d’états vous aide à créer et à imprimer des résumés de tout ou partie de la base de données.
1 Dans le menu Outils, cliquez sur Créateur d’états. 2 Tapez le nom de l’état et cliquez sur OK. La boîte de dialogue Créateur d’états s’affiche. 3 Dans chaque onglet, sélectionnez les options de définition du contenu et de l’organisation de l’état, et cliquez sur Terminé. 4 Cliquez sur Aperçu, dans le message du Créateur d’état qui s’affiche. Impression d’un état 1 Cliquez sur
Dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer. 2 Choisissez les options voulues et cliquez sur OK. Modification de l’organisation d’un état Le moyen le plus simple d’effectuer une recherche, de changer le tri ou le regroupement d’un état consiste à créer un nouvel état avec le Créateur d’états et à supprimer l’ancien. Si vous préférez modifier l’original, cliquez sur État, dans le menu Affichage, cliquez sur Modifier, et sélectionnez les options.
Format. 3 Cliquez sur les onglets et sélectionnez les options qui définissent le format de l’état.
Il pourra vous sembler utile de déplacer quelques données de la base de données vers le Tableur, en vue d’un calcul ultérieur, ou vers un document du Traitement de texte. Déplacement des cellules sélectionnées dans l’état 1 Pour copier des cellules sélectionnées, passez en mode Liste et sélectionnez les cellules voulues. 2 Dans le menu Edition, cliquez sur Copier. 3 Passez au document dans lequel insérer les sections de l’état. 4 Dans le menu Edition, cliquez sur Coller. Déplacement de l’intégralité de l’état 1 Pour copier un état complet ou des sections complètes, passez en mode État et sélectionnez les sections voulues. 2 Dans le menu Edition, cliquez sur Copier l’état. 3 Passez au document dans lequel insérer les sections de l’état. 4 Dans le menu Edition, cliquez sur Coller.
Remarque Avant de commencer, assurezvous d’avoir bien ajouté au Carnet d’adresses toutes les adresses dont vous avez besoin.
La création d’un ensemble fusionné d’enveloppes est un processus en trois étapes. Il faut d’abord créer le document enveloppe en précisant ses dimensions.
1 Dans le menu Outils, cliquez sur Enveloppes. 2 Dans la boîte de dialogue Enveloppes, cliquez sur Enveloppes de publipostage. La boîte de dialogue Paramètres d’enveloppe s’affiche. 3 Dans la liste Taille d’enveloppe, cliquez sur la dimension qui convient. 4 Cliquez sur Nouveau document. Un nouveau document enveloppe s’affiche et la boîte de dialogue Ouverture d’une source de données apparaît. 5 Cliquez sur Fusionner à partir du Carnet d’adresses. 6 Cliquez deux fois sur Bloc d’adresses, dans la boîte de dialogue Insertion de champs. Le code de champ <<Bloc d’adresses>> est placé dans la zone de texte du publipostage, et elle est convertie pour mettre correctement en forme les noms et les adresses au moment de l’impression des enveloppes. Zone de l’adresse de l’expéditeur
Enregistrer sous. 9 Nommez le document et cliquez sur Enregistrer.
1 Ouvrez ou passez au document enveloppe de publipostage. 2 Dans le menu Outils, pointez sur Fusion et publipostage et cliquez sur Sélectionner des noms. 3 Dans la zone Tapez un nom ou sélectionnez-le dans la liste, tapez un nom ou cliquez sur celui de votre choix. 4 Cliquez sur Sélectionner. Le nom apparaît dans la liste Fusionner les destinataires. 5 Répétez les étapes 3 and 4 pour ajouter autant de noms que vous le souhaitez, et cliquez sur OK.
À tout moment après avoir inséré les adresses sur les enveloppes à l’aide des codes de champs, vous pouvez les afficher individuellement. Vous affichez et imprimez les enveloppes finalisées comme un seul document de fusion contenant une copie individuelle de la lettre pour chaque nom et adresse de la source de données. • Le document de publipostage étant ouvert, pointez sur Fusion et publipostage, dans le menu Outils, et cliquez sur Affichage des résultats. Cliquez sur les flèches pour vous déplacer entre les entrées du document enveloppe. Impression d’enveloppes de publipostage 1 Ouvrez ou passez au document enveloppe de publipostage. 2 Dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer. Works sélectionne automatiquement la méthode qui convient à votre imprimante. 3 Dans la zone Paramètres d’impression de publipostage, sélectionnez les options voulues et cliquez sur OK. Une copie de l’enveloppe est imprimée pour chaque nom et adresse de la source de données. Pour créer des lettres ou des étiquettes, recherchez publipostage, dans l’index de l’Aide.
Départ de la numérotation des pages, 12 Déplacement à l’aide de la souris, 5 Déplacement à l’aide du clavier, 5 Déplacement copier-coller, 6 dans les boîtes de dialogue, 6 dans Works, 5 entre plusieurs programmes, 6 états, 19 Destinataires, publipostage, 21 Dictionnaire, orthographe, 10 Feuilles de calcul, 1, 14–15 Fonctionnalités, 1 Modification de documents, 3, 6–8, 10–13 Mois précédent, affichage, 17 Mois suivant, affichage, 17 Mots clés de l’Aide, 4 Mots ajout dans le dictionnaire, 10 mise en forme, 12 recherche, 8 Nommer des documents, 6 Nouveaux documents, 2 Onglet Historique du Lanceur de tâches, 3 Onglet Programmes du Lanceur de tâches, 2–3 Orthographe, vérification, 10 Outlook Express, 16 Pages boîte de dialogue Mise en page, 12 mise en forme, 12 numérotation, 12 Paragraphes, mise en forme, 12
Notice Facile