Online - Logiciel photo/vidéo Klarna - Gratis brugsanvisning og manual

BRUGSANVISNING Online Klarna

Vi elsker det vi gør! At gøre det nemmere for konsumenterne at handle i din butik. Vi skaber tillid mellem køber og sælger, og øger samtidigt dit salg.

Som du sikkert ved, er Klarna den ledende leverantør af betalingsløsninger for internethandel, i norden. Tjenester som tilbydes af tusindvis af e-butikker og har millioner af konsumenter. I takt med at tallene fra vores første tilknyttede butik steg fra 1 til 10 000, har vi lært en del om ikke mindst internethandel, men også om hvad der skal til for at få salgsprocenten til at stige i din butik. Det første skridt mod øget salg har du netop taget ved at tilbyde dine kunder markedets mest populære betalingsmetode.

Om manualen

Denne manual er et værktøj for dig som bruger Klarna online-systemet når du håndtere ordrer. Her får du tips om hvordan du nemmest kanhåndtere køb, ordrer og returneringer, men også hvordan du forenkler bogføringen ved at generere økonomiske opgørelser og rapporter. Af og til kan informationerne adskille sig lidt alt efter hvilket land du sælger i og til. Disse afsnit er markeret med landsspecifikke flag. Hvis du f.eks sælger både til Tyskland og Sverige, er det den information ved det tyske flag du skal benytte dig af når du sælger til Tyskland.

Hvis du skulle har nogle spørgsmål, eller være i tvivl om noget, så er du altid velkommen til at kontakte vores butikssupport. Du finder kontaktinformationerne på den sidste side.

Inhold

Velkomen til Klarna! 2

Om manualen

Inhold 3

1. Når der foretages et køb 4

1.1 Kreditvurdering

1.2 Hvorfor foretages der en kreditvurdering

1. 2 Hvordan påvirker dette kunden?

2. Passiv faktura eller reservation 5

1. 1 Forskellen mellem en passiv

faktura og en reservation

1. 2 Passiv faktura

2.3 Hvordan påvirker dette kunden?

1. 4 Fordele-og ulemper med

passive fakturaer

2.5 Reservation

2.6 Hvordan påvirker dette kunden?

3. Når et køb er blevet godkendt

1. 1 Hvordan finder jeg

mine fakturaer?

3.2 Hvordan finder jeg mine reservationer?

1. 3 Ændring af ordrer

2. 4 Hvordan ændrer jeg

en passiv faktura?

1. 5 Hvordan ændrer jeg

en reservation?

1. 6 Hvordan ændrer jeg

en reservation?

3.7 Hvordan påvirker dette kunden?

3.8 Afbestilling af ikke-sendte ordrer

1. 9 Hvordan fjerner jeg en

passiv faktura?

3.10 Aktivering

1. 13 Hvordan delaktivere

jeg en passiv faktura?

1. 14 Hvordan påvirker dette kunden?

4. Returnering, rabatter

og betalingsdato

4.1 Returnering

4.2 Hvordan laver jag en returnering?

1. 3 Hvordan påvirker dette kunden?

4.5 Hvordan laver jeg en delreturnering?

1. 6 Hvordan pävirker dette kunden?

4.7 Rabat

4.8 Hvordan tildeler jeg rabat?

1. 9 Hvordan påvirker

dette kunden?

1. 10 Hvordan påvirker dette dig?

2. 11 Forlæng kredittid

3. 12 Hvordan rykker jeg en betalingsdato?

4. 13 Hvordan påvirker dette kunden?

5. Udbetaling

5

5

5

-

5

5

5

5

6

6

6

6

-

6

6

6

6

7

-

7

7

7

7

-

7

8

-

9

9

9

-

9

-

10

10

-

10

10

10

10

10

11

5.1 Hvordan udbetaler Klarna penge? 11

1. 2 Hvordan kan jeg se hvad 2 jeg har fået betalt for? 11

6. Rapporter 12

1. 1 Hvilke rapporter er tilgængelige og hvordan bruges de? 4 12

6.4 Omkostninger 12

6.3 Afregningsnota 12

6.4 Faktura 13

6.5 Transaktionsnota (kun for svenske butikker) 13

6.6 Krav 14

6.7 Batch-rapport 14

7. Opret en manuel faktura

i Klarna Online 15

1. 1 Ny kunde 15

8. Faktura pr. efterkrav 16

1. 1 Hvordan opretter jeg en faktura pr. efterkrav? 16

8.2 Hvordan påvirker dette kunden? 16

9. Butiksinformation 17

9.1 Kontaktinformation til Klarna 17

1. 2 Hvordan ændre jeg information som står på fakturaen? 17

2. 3 Hvordan tilføjer jeg et logo på fakturaen? 17

10. Brugere 18

1. 1 Hvad indebære de forskellige brugertyper? 18

2. 2 Hvordan tilføjer jeg nye brugere? 18

11. Hvordan kontakter jeg Klarna? 19

11.1 Sverige 19

11.2 Finland 19

11.3 Norge 19

11.4 Danmark 19

11.5 Tyskland 19

11.6 Nederlandene 19

11.7 ∅strig 19

1. 8 Internationalt 19

9

9

1. Når der foretages et køb

Når en kunde vælger at handle med Klarna udføre vi af og til en kreditvurdering. Kreditvurderingen tager kun et par sekunder og kunden får direkte besked om købet er godkendt eller ikke.

1.1 Kreditvurdering

Ved en kreditvurdering udføres der et flertal kontroller af den person som anmoder om købet. Det er derfor vigtigt, at kunden indtaster alle de nødvendige oplysninger korrekt.

Ved en kreditvurdering bliver vi af og til nødt til at indhente oplysninger hos andre kreditinstitutter.

1.2 Hvorfor foretages der en kreditvurdering

At foretage en kreditvurdering indgår i god kreditog forretnings skik. Samtidig er det en måde for os, at få oplysninger om hvem vi udsteder kredit til. Kan vi se, at det er en person som med al sandsynlighed ikke vil have mulighed for tilbagebetale kreditten, vil vi heller ikke risikere at personen gældsættes.

1. 2 Hvordan påvirker dette kunden?

Vores kreditvurderinger deles aldrig med tredje parter, hvilket betyder at de aldrig vil blive synlige for andre firmaer som udlåner penge. På denne måde påvirker kreditvurdering aldrig en kundes kreditværdighed

Når kreditvurderingen er udført vil kunden, i henhold til loven, få tilsendt en kopi med oplysningerne.

2. Passiv faktura eller reservation

Når et køb er blevet godkendt oprettes der enten en passiv faktura eller en reservation. Hvilken type som bliver oprettet afhænger af hvordan din e-butik kommunikere med os. Herunder finder du information om forskellen mellem en passiv faktura og en reservation.

2.1 Forskellen mellem en passiv faktura og en reservation

Den største forskel mellem en passiv faktura og en reservation er, at den passive fakturas vareliste kan ændres i Klarna Online, mens en reservations vareliste ændres gennem et API-opkald. Hvis du bruger reservationer kan du også tilføje en anden faktueringsadresse.

2.2 Passiv faktura

En passiv faktura oprettes når du bruger en såkaldt standardintegration. Med denne integration genereres fakturaen automatisk i Klarna Online, og indeholder dermed en færdig vareliste.Fakturaen er derfor allerede klar til at blive aktiveret når bestillingen er klar til at blive levereret. En passiv faktura kan manuelt ændres i Klarna Online. Yderligere information om dette finder du under "Ændring af ordrer".

Læs mere om vores integrationstyper i integrationsguiden.

2. 3 Hvordan påvirker dette kunden?

Når en passiv faktura oprettes optager købsbeløbet kundens kredit. Dette sker indtil fakturaen aktiveres og til slut bliver betalt, eller indtil den passive faktura bliver fjernet/slettet. For at kundens kreditsum ikke skal blive brugt op er det vigtigt, at du fjerner den passive faktura hvis kunder afbestiller sit køb.

2. 4 Fordele-og ulemper med passive fakturaer

Fordele

Det eneste som kræves for at en ordre skal oprettes hos os er, at din butik anskaffer sig en funktion. Når den er installeret kan du enkelt håndtere dine ordrer direkte i Klarna Online.Det eneste som skal til for at en ordre oprettes hos er, at din butik anskaffer sig en funktion.

Ulemper

Alle ændringer i den passive faktura skal udføres i Klarna Online.

2.5 Reservation

En reservation oprettes när du benytter dig af såkaldt avanceret integration. Med denne type af integration reserveres kun købsbeløbet på kundens kredit, og eftersom vi kun reservee et beløb på varelisten, kan varelisten altid ændres gennem et API-opkald til os ved leverance. Det samme gælder for det reserverede beløb som også kan ændres via API-opkald f.eks hvis kunden vil tilføje flere produkter til sin oprindelige bestilling.

Læs mere om vores integrationstyper i integrationsguiden.

2. 6 Hvordan påvirker dette kunden?

Reservationer har altid en reservationstid på 7 dage. Det betyder, at kundens kredit reserveres i lige så mange dage. I løbet af de 7 dage skal bestillingen aktiveres og sendes til kunden. Når kunden betaler sin faktura inddrives kreditten.

Det er muligt at ændre indholdet i en ordre indtil tidspunktet for leverance gennem API-opkald. Desuden kan man angive faktura-og leverance adresser for en reservation.

Ulemper

For at fjerne eller aktivere reservationer i Klarna Online skal et API-opkald udføres.

3. Når et køb er blevet godkendt

Når et køb er blevet godkendt begynder faktura håndteringen. Hvordan dine ordrer skal håndteres afhænger af hvordan din butik kommunikere med os, med andre ord om du skal oprette en passiv faktura eller en reservation. I dette kapitel forklare vi hvad du skal gøre for at kunne håndtere en ordrer, uanset om det er den ene eller anden type.

3. 1 Hvordan finder jeg mine fakturaer?

Du kan finde fakturaerne på to måder:

A) Ved at anvende søgefeltet "Faktura-/Ordrernummer". Her skriver du det fakturanummer som er oprettet af os, eller ordrernummeret. Tryk herefter på "Enter". Du vil nu havne på enten fakturasiden eller fået en liste på alle fakturaer med samme ordrernummer.

B) Ved at vælge "Søg fakturaer". Her foretager du en mere avanceret søgning for at finde fakturaer. Maksimalt vil du få op til 1 000 resultater pr. søgning.

3. 2 Hvordan finder jeg mine reservationer?

Du kan finde fakturaerne på to måder:

A) Ved at anvende søgefeltet "Faktura-/Ordrennummer". Her skriver du reservationsnummeret og trykker på "Enter". Du vil nu havne på reservationssiden. B) Ved at vælge "Søg reservationer". Her foretager du en mere avanceret søgning for at finde reservationer.

3. 3 Ændring af ordrer

Hvis kunden fortryder sit køb eller vil have et andet produkt skal ordren ændres.

3. 4 Hvordan ændrer jeg en passiv faktura?

Du skal gøre følgende:

1. Vælg den passive faktura du vil ændre på
2. Tryk på "Rediger vareliste" i menuen
3. Tryk på "Gem"

I menuen "Rediger vareliste" kan du, udover at tilføje eller fjerne varer, tilføje afgifter såsom faktura – og forsendelsesgebyr. Her kan du også ændre varenummer, antal, produktbeskrivning, pris, rabat og moms.

3. 5 Hvordan ændrer jeg en reservation?

Du skal gøre følgende:

1. Gå til den reservation du vil ændre på
2. I feltet "Beløb" ændre du beløbet
3. Aktivér via API-opkald

OBS! I Klarna Online kan du kun ændre beløbet, ikke i selve varelisten.

3. 6 Hvordan ændrer jeg en reservation?

Du skal gøre følgende:

1. Gå til den reservation du vil ændre på
2. I feltet "Beløb" ændre du beløbet
3. Aktivér via API-opkald

OBS! I Klarna Online kan du kun ændre beløbet, ikke i selve varelisten.

3. 7 Hvordan påvirker dette kunden?

Når du foretager en ændring som øger fakturabeløbet vil en kreditkontrol blive gennemført. Dette er for at sikre at kunden kan handle for det nye beløb. Hvis kundes køb ikke godkendes vises fejlmeddelelse "Credit limit exceeded".

3. 8 Afbestilling af ikke-sendte ordrer

Af og til fortryder kunden sin bestilling. Når dette sker er det vigtigt at du fjerner ordren fra Klarna Online så den ikke optager kundens kredit med købsbeløbet.

3. 9 Hvordan fjerner jeg en passiv faktura?

Du skal gøre følgende:

1. Vælg den passive faktura du vil fjerne
2. Tryk på "Fjern i menuen
3. Tryk på "Ja" for bekræftelse

OBS! Det er ikke muligt at fortryde når den passive faktura først er blevet fjernet.

For at fjerne en reservation

For at fjerne en reservation skal et API-opkald udføres.

Læs mere om hvordan API fungere i integrationsguiden.

3.10 Aktivering

Når en aktivering udføres vil kundens kredittid begynde at tælle ned. Samtidig sendes en besked til os om, at varen vil blive leveret til kunden, og at du derfor skal have betalt af os. Det er derfortvigtigt, at aktiveringen altid vil ske den dato varen er beregnet til at leveres. For at kunden ikke skal misse sin faktura anbefaler vi, at fakturaen sendes sammen med bestillingen. Fakturaen kan også sendes som brev eller via e-mail.

OBS! Uanset om kunden har gjort et faktura-eller delbetalingskøb vil aktiveringen ske på samme måde.

Hvordan aktivere jeg en passiv faktura?

Du kan aktivere fakturaen på to måder: enten én ad gangen eller flere på én gang.

For at aktivere den passive faktura én ad gangen skal du gøre følgende:

1. Vælg den faktura som du vil aktivere
2. Tryk på "Aktivér" i menuen
3. Kontrollér varelisten og tryk herefter på "Aktivér".
4. Tryk på knappen "Udskriv aktiveret faktura" for at få fakturaen frem som PDF-fil. Vil du i stedet sende fakturaen som et brev eller via e-mail går du tilbage til fakturaen, og vælger et af alternativerne længst nede i vinduet.

For at aktivere flere fakturaer på samme tid, skal du gøre følgende:

1. Vælg "Passive fakturaer og forskudsfakturaer" i hovedmenuen
2. Markér alle de fakturaer du vil aktivere
3. Vælg herefter hvordan du ønsker at fakturaerne skal sendes ud. Her kan du vælge mellem at udskrive fakturaen med bestillingen, sende den som et brev eller via e-mail.

Hvordan aktivere jeg en reservation?

For at aktivere en reservation skal du udføre et API-opkald.

Læs mere om hvordan API fungere i integrationsguiden.

Når en passiv faktura eller en reservation aktiveres begynder kundens kredittid at tælle ned. Hvis kundens betaling udebliver sendes en påmindelse og hvis påmindelsen ikke bliver betalt vil ærindet overgå til vores datterselskab- Segoria. Herfra sendes et inkassobrev. Eftersom alt sker automatisk er det eneste du skal gøre som butik at aktivere og afsende den første faktura til kunden. Hvis kunden mod al forventning ikke betaler er du garanteret betaling fra os. Hvis kunden returnere varene er det vigtigt at du laver en returnering.

Yderligere oplysninger om dette finder du under afsnittet "Returnering".

3.12 Delaktivering

Hvis de varer som kunden har bestilt ikke er på lager, skal du lave en delaktivering. Det betyder, at du kun aktivere de varer som er i lager.

3. 13 Hvordan delaktivere jeg en passiv faktura?

Du skal gøre følgende:

1. Vælg den faktura du vil delaktivere på
2. Tryk på "Aktiver" i menuen
3. Byt antal eller ændre de produkter som du vil restnotere ved at bestemme antallet af varer som du kan levere.
4. Når du er færdig, tryk på "Aktiver"

Nu har du delaktiveret fakturaen med de produkter som du kan levere. Der er samtidigt blevet oprettet en ny passiv faktura som indeholder varer som ikke er blevet aktiveret. Aktivering af den ny faktura gør du på samme måde.

For at sende den delaktiverede faktura, tryk på fakturanummeret som er tilhørende den aktive faktura, og tryk herefter på en af de følgende knapper: udskriv, send via brev eller via e-mail.

Hvordan delaktivere jeg en reservation?

Den eneste måde at delaktivere en reservation er ved at lave et API-opkald.

Læs mere om hvordan API fungere i integrationsguiden.

3. 14 Hvordan påvirker dette kunden?

Eftersom du aktivere den del af fakturaen som kan leveres vil kunden derfor skulle betale for disse varer. Kredittiden for betalingen er den som der tidligere er lavet aftale om. Hvis kunden skulle fortryde sin resterende delordre er det vigtigt at den passive faktura slettes. Hvis dette ikke bliver gjort vil den unødvendigt optage kundens kredit.

4. Returnering, rabatter og betalingsdato

I dette kapitel finder du information om hvordan du laver en returnering og hvorfor det er så vigtigt at returnering registreres i Klarna Online. Her finder du også enkle trin-for-trin vejledninger for hvordan du giver rabatter og forlænger betalingsdatoen.

4.1 Returnering

Når en kunde returnere sine varer skal du registrere dette som en retur på fakturaen. Hvis du ikke gør dette vil kunden få tilsendt en påmindelse hvilket kan resulterere i en dårlig købsoplevelse, og på længere sigt at kunden vælger at handle i en anden butik.

4. 2 Hvordan laver jag en returnering?

Du skal gøre følgende:

1. Vælg den faktura du vil lave returnering på
2. Vælg "Retur/Rabat" i menuen
3. Tryk på "Returnér hele fakturaen
4. Tryk på "Næste"
5. Tryk "Ja"

4. 3 Hvordan påvirker dette kunden?

Hvis kunden ikke har betalt

Kan kunden se bort fra fakturaen.

Hvis kunden har betalt

Klarna vil tilbagebetale kunden.

4.4 Delreturnering

Hvis det kun er en del af ordren som skal returneres skal du lave en delreturnering. Det er vigtigt at du får lavet returneringen ellers vil kunden modtage en påmindelse fra os for de resterende varer.

4. 5 Hvordan laver jeg en delreturnering?

Du skal gøre følgende:

1. Vælg den faktura som du vil lave delretuneringen på
2. Vælg "Retur/Rabat" i menuen.
3. Vælg "Returnér/Tildel rabat på enkelte varer"
4. Rediger antallet af varer som du vil lave returnering på
5. Hvis du også vil se bort fra faktura og-forsendelsafgift trykker du på "Fjern"
6. Tryk på "Gem"

4. 6 Hvordan påvirker dette kunden?

Hvis kunden ikke har betalt

Skal du give kunden besked om hvor meget der skal indbetales på originalfakturaen. Her er det vigtigt at du rykker betalingsdatoen, så der ikke bliver sendt en påmindelse. Du kan læse yderligere om dette unnder "Forlæng Kredittid".

Hvis kunden har betalt originalbeløbet

Klarna vil tilbagebetale kunden.

Hvis kunden har betalt for de varer som bliver tilbage

Skal du lave en returnering for de varer som er returneret. Hvis returneringen ikke udføres efter kunden har betalt for de varer som er blevet tilbage, vil systemet tro at kunden vil delbetale sit køb. En delbetalingskonto vil så automatisk oprettes samtidigt som informationen om dette vil blive sendt til kunden.

4.7 Rabat

Rabat kan bruges när du f.eks vil give kunden en lidt lavere pris mod at produktet ikke returneres.

4. 8 Hvordan tildeler jeg rabat?

Du skal gøre følgende:

1. Vælg den faktura som du vil tildele rabat på
2. Vælg "Retur/Rabat" i menuen
3. Vælg "Tildel rabat på beløbet" og vælg "Næste"
4. Indtast den sum som du vil give i rabat, tryk på "Gem"

4. 9 Hvordan påvirker dette kunden?

Hvis kunden ikke har betalt

Skal du informere kunde om hvor meget som skal indbetales på originalfakturaen. Her er det vigtigt at du også rykker betalingsdatoen så der ikke bliver sendt en påmindelse til kunden. Yderligere information om dette finder du under "Forlæng kredittid".

Hvis kunden har betalt hele beløbet

Skal du udbetale den indbetalte beløb for den vare som kunden har returneret.

4. 10 Hvordan påvirker dette dig?

Hvis du endnu ikke har fået betalt fra os Vil der være både en positiv og negativ post på din afregningsnota; en for salg og en for returnering. Pengene er aldrig blevet sat ind på din bankkonto.

Hvis du har fået betalt af os

Vil det tildelte beløb for rabat blive modregnet på din næste udbetaling fra os.

4. 11 Forlæng kredittid

Engang imellem skal du rykke betalingsdatoen. Dette kan gøres på alle original-og påmindelsesfakturaer.

4. 12 Hvordan rykker jeg en betalingsdato?

Du skal gøre følgende:

1. Vælg den faktura som du vil forlænge betalingsdatoen på
2. Vælg "Betalingsdato" i menuen
3. Vælg den dato du vil flytte betalingsdatoen til og tryk på "Næste"

OBS! Når en betalingsdato flyttes kan der forekomme et gebyr. Du vælger selv om det er dig eller kunden som skal betale for den. Hvis du vælger, at det er kunden der skal betale gebyret, skal kunden godkende dette først.

4. 13 Hvordan påvirker dette kunden?

Den oprindelige kredittid er 14 dage. Når du rykker betalingsdatoen får kunden dermed flere dage på sig til at betale sit køb. Hvis du vælger at, det er kunden som skal betale for det eventuelle gebyr, skal kunden godkende dette først.

5. Udbetaling

I dette kapitel fortæller vi mere om forløbet for udbetaling for hvert godkendte køb.

5. 1 Hvordan udbetaler Klarna penge?

Som Klarna tilknyttet butik er du altid garanteret betling när du har aktiveret en faktura og leveret ordren. Udbetalingen sker altid periodevis. I din kontrakt ser du hvornår du skal få dine udbetalinger fra os. Her har vi specificeret de afgifter som automatisk fratrækkes det beløb som du skal have af os. Afdragene sker altid i forbindelse med udbetalingen.

5. 2 Hvordan kan jeg se hvad jeg har fået betalt for?

I menuen "Rapporter" finder du mere information om vores udbetalinger til dig. Her fortæller vi også om hvilke typer af rapporter som findes og hvordan du får dem frem.

Eksempel:

Køb gennem Klarna 1.000 DKK

Klarnas afgifter 45,1 DKK

Udbetalingssum 954,9 DKK

6. Rapporter

Her fortæller vi om alle de rapporter som du kan oprette i Klarna Online.

6. 1 Hvilke rapporter er tilgængelige og hvordan bruges de?

Der findes totalt otte rapporter; omkostninger, afregningsnota, faktura, transaktionsnota, afstemning, mislykkede køb, krav og batch-rapport.

6.2 Omkostninger

Rapporten omkostninger viser alle de afgifter som har været pålagt din butik i en bestemt periode. Raporten viser også det totale salg-og eventuelle returneringer for samme periode. Udover at være en oversigt over salg og omkostninger kan rapporten også bruges til at lave en preliminær beregning for den kommende uge. OBS! En omkostningsrapport kan maks. vise 31 dage.

1. Tryk på "Rapporter" i hovedmenuen
2. Vælg "Omkostninger"
3. Udfyld det ønskede datointerval
4. Vælg land for salg i rullemenuen "Land og valuta"
5. Tryk på "Vis PDF"

En specifikation over al salg og omkostninger er nu oprettet.

Beregn den kommende uges udbetaling

Er du nysgerrig over hvad den næste uges udbetaling mon bliver på? Her hjælper vi dig med at beregne udbetalingen for den kommende uge. OSB! Du kan kun få en preliminær udbetalingsum frem eftersom eventuelle returneringer kan påvirke den endelige udbetaling.

Du skal gøre følgende:

1. Start med at fastsætte hvilken salgsperiode som vil blive afregnet ved næste udbetaling. Tips! Søg hjælp i afregningsnotaerne for at se hvilken salgsperiode som blev afregnet ved sidste udbetaling. Perioden angives i øvre venstre hjørne på afregningsnotaen. Lad os sige at sidste udbetaling var 21-06 2010 til 27-06-2010 (uge 26) som salgsperiode. Den næste afregning vil således være den som fandt sted fra 28-06-2010 til 04-07-2010 (uge 26).

2. Tryk videre til rapporten "Omkostninger"

3. Angiv kommende afregningsperiode
4. Tryk derefter på "Vis PDF" for at se din preliminære udbetaling. Se summen som angives ved "Udbetalingssum"

6.3 Afregningsnota

Hvad er en afregningsnota? En afregningsnota er den rapport som ligger til grund for de udbetalinger som vi løbende udbetaler til dig. I menuen "Afregningsnoter" finder du alle de afregningsnoter som er oprettet for din butik. Hvis du vil se en afregningsnota som er mere end 31 dage gammel forlænger du bare det angivne datointerval. Hvis du sælger til flere lande vælger du "Land og valuta" i rullemenuen, og vælger det ønskede land.

Hvad viser afregningsnotaen og hvordan tolker jeg den?

Afregningsnotaen registrere alle fakturaer som er blevet aktiveret i den salgsperioden som udbetalingen omhandler. Her kan du også se eventuelle returneringer som har fundet sted frem til søndagen inden udbetalingsdatoen. Når du ser på en specifik afregningsnota kan du vælge "Vis afregningsnota som PDF" for at oprette en overskuelig specifikation som viser periodens total for salg, eventuelle returneringer og omkostninger.

Summen som angives ved "Udbetalingssum" er modsvarende den udbetaling som du skal få af os.

Skræddersy dine afreningsnoter

Hvis du vil kan du få afregningsnoterne som skræddersyede filer for at kunne importere disse direkte til dit ordre-eller butikssystem. Det vi skal vide er hvordan filen skal se ud og hvilket filformat filen skal have. Eksempel på filer kan være xml, txt eller csv-filer. Disse filer kan vi sende via FTP til dig, tilføj en FTP-konto hos os eller du kan hente dem manuelt ved hver udbetaling

Vil du vide mere om dette eller få en fil som passer til dit system, kontakt vores butikssupport. Du finder kontaktinformationerne på den sidste side.

6.4 Faktura

Fakturaen er den rapport som viser de udgifter som vi har afkrævet f.eks fakturering og fakturagebyr. Hver afgift er specificeret pr. faktura. Hvis du vil have alle fakturerede afgifter på en faktura for sig skal du have en speciel aftale. Kontakt vores salgsafdeling hvis du vil vide mere om dette.

6.5 Transaktionsnota (kun for svenske butikker)

Hvad er en transaktionsnota?

Transkationsnota er den rapport som viser de transaktioner som har fundet sted mellem din butik og os i en bestemt periode. Eftersom transaktionsnotaen indeholder alle transaktioner ser du du ikke kun information om salg og omkostninger men også udbetalinger til din butik. Det er vigtigt at have in mente, at udbetalinger for den angivne periode ikke afspegler salget for samme periode. Dette er på grund af at udbetaling er lidt forsinket.

Når en transaktionsnota oprettes genereres også en kontering, det vil sige at det påføres et bogføringsstempel. Fordelen med denne kontering er, at du enten manuelt eller automatisk kan indlæse den som bogføringsbilag i dit regnskab.

Transaktionsnoter kan åbnes i forskellige formater; PDF-fil, tekstfil og SIE fil. Hvis du åbner bilaget som en PDF får du en specificeret oversigt over det totale salg, alle omkostninger og udbetalinger. Bilaget viser endda detaljeret information om hver enkelte faktura i den valgte tids- og udbetalingsperiode.

Kan jeg oprette en transaktionsnota manuelt?

Ja, det kan du sagtens. Vi anbefaler, at oprette en transaktionsnota manuelt når du vil se hvordan transaktionsnoterne ser ud uden at aktivere dem, eller når du vil kontrollere at dine kontoinstillinger er sat korrekt. Ligeledes er det at foretrække hvis du vil genoprette en transaktionsnota fra en tidligere periode.

OBS! Transaktionsnoter som oprettes manuelt kan ikke gemmes i Klarna Online. De får heller ikke et verifikationsnummer. Det betyder, at de ikke vil påvirke nuværende eller kommende transaktionsnoter.

Du skal gøre følgende for at oprette en transaktionsnota:

1. Vælg "Rapporter" i hovedmenuen
2. Vælg "Transaktionsnota"
3. Nederst på siden står der "Tryk her for at oprette en transaktionsnota for et vilkårligt tidsinterval."

4. Indtast den ønskede dato, maks. tidsinterval er 31 dage. Tryk herefter på "Opret"

5. Når siden er opdateret trykker du på "Vis transaktionsnota som PDF". Her kan du også afprøve at åbne transaktionsnotaen som en tekstfil eller SIE-fil

Indstillinger og aktivering

Inden du aktivere en transaktionsnota skal du gå nøje igennem følgende indstillinger så dine transaktionsnotaer passer til din virksomhed bedst muligt.

Du skal gøre følgende:

1. Tryk på "Transaktionsnota", "Indstillinger" og vælg derefter den ønskede periode hyppighed. Med hyppighed menes hvor ofte du ønsker at transaktionsnotaerne skal oprettes. I dag har vi fire forskellige alternativ, disse står beskrevet ved indstillingen.
2. Længst nede på siden finder du "Skrivelse", her vælger du en valgfri brydningsdato. Med brydningsdato menes den dato dit regnskabsår begynder og verifikationsserien begynder på ny. Hvis regnskabsåret løber fra den første januar til den sidste dag i december, er din brydningsmåned 1, det vil sige d. 1 Januar.
3. 1. Vælg herefter det verifikationsnummer som du ønsker den første transaktionsnota skal have. Tryk på "Gem".
4. Gå ind under "Kontoindstillinger". Her kan du ændre indstillingerne så det passer med den kontoplan som din butik bruger. Tryk på "Gem". Det er vigtigt, at du også ændre kontoen for returnering/rabat hvis du f.eks. vil ændre din bogføringskonto for salg.

OBS! Inden du går videre og aktivere transaktionsnoterne anbefaler vi at du opretter enmanuel transaktionsnota. Således kan du enkelt kontrollere at dine kontoindstillinger er korrekte. For instruktioner om hvordan du opretter en manuel transaktionsnota, se ovenstående rubrik "Kan jeg oprette en manuel transaktionsnota?"

1. Når alle indstillinger er udførte er du nu klar til at aktivere transaktionsnotaerne. Dette gør du ved at trykke på "Aktivér" i menuen til venstre.

Hvad sker der efter aktiveringen?

Transaktionsnoterne vil nu blive genereret i henhold

til den ønskede hyppighed og med tidsintervallet som navn. Transaktionsnotaerne finder du under "Transaktionsnota"

Her kan du vælge, at åbne transaktionsnotaen som en PDF-fil, tekstfil eller SIE-fil.

Pdf-fil

Fordelen med en PDF fil er, at den gør transaktionsnotaen nem at overskue og udskrive.

Tekstfil

Ved at åbne transaktionsnotaen som en tekstfil får du frem transaktionerne i kommaseparerede kolonner. Fordelen med dette format er, at oplysninger meget enkelt kan kopieres og indsættes i et andet program for aflæsning og bearbejdning.

SIE-fil

Med en SIE-fil kan du indlæse informationen i et bogføring-og butikssystem som støtter filformatet.

Har din butik en FTP-server?

Så kan du få transaktionsnotaen sendt direkte til din FTP-adresse. Fordelen med at bruge en FTP er at du ikke behøver logge ind på Klarna Online for at få tilgang til dine transaktionsnoter.

OBS! Filer som sendes til en FTP-Server er altid i tekstformat.

Du skal gøre følgende for at få dine transaktionsnotaer sendt til din FTP-adresse:

1. Gå til "Transaktionsnotaer"
2. Tryk på "Indstillinger"
3. Udfyld informationen i afsnittet "FTP"
4. Tryk på "Gem"

6.6 Krav

Hvad viser kravet og hvordan tolker jeg bilaget?

Krav-rapporten viser hvor stor dit krav eller gæld er mod Klarna i en angiven periode. I rapporten finders også en opsummering af det totale krav samt de fakturaer som kravet afser, det vil sige alle aktiverede fakturaer som ikke er blevet udbetalt til din butik. Rapporten viser også eventuelle returneringer som endnu ikke er rettet.

6.7 Batch-rapport

Batch-rapport kan kun bruges hvis du bruger netop batch som er en måde at sende information til os. I rapporten ser du alle batch-filer som er blevet sendt til os og om de er kommet frem. De rapporter som tildeles en fejlkode er bland andet rapporter som ikke er kommet frem.

Hvis du vil have hjælp med batch-rapporterne, kontakt vores butikssupport. Du finder kontaktinformationerne på den sidste side.

7. Opret en manuel faktura i Klarna Online

Engang imellem vil du blive nødt til at oprette en faktura manuelt til en kunde. Her fortæller vi dig hvad du skal gøre.

For at kunne oprette en faktura skal du først oprette et kundenummer til kunden. Hvordan du gør dette ser du i afsnittet "Ny kunde".

Du skal gøre følgende:

1. Tryk på "Ny faktura" i hovedmenuen til venstre
2. I feltet"Kundenummer" angiver du du kunde-, CPR- eller CVR-nummer. Skriv også ordrenummer, telefonnummer samt e-mail adresse
3. Hvis kunden har valgt at dele op sin betaling vælger du kampagne
4. Tryk på "Opret"
5. Vælg "Rediger vareliste" og tilføj de vare som skal tilføjes
6. Afslut med "Gem"
7. Aktivér herefter fakturaen og send den til kunden i forbindelse med leverancen.

OBS! En kreditvurdering foretages i forbindelse med at du gemmer varelisten. Overskrider fakturaens totale beløb kundens kreditgrænse vises advarselsteksten "Credit limit exceeded".

7.1 Ny kunde

Når du skal oprette en manuel faktura skal du oprette et fiktivt kundenummer. Hver gang kunden gennemføre et køb, eller forsøger handle med Klarna vil der blive oprettet et nyt kundenummer. Disse finder du under kundens KundelD.

For at oprette et nyt kundenummer:

1. Tryk på "Ny kunde" i hovedmenuen til venstre
2. Vælg alternativ B
3. Udfyld herefter alle felter som er markeret med en stjerne. Det er vigtigt at disse oplysninger er
4. Tryk på "Gem"

Faktura pr. efterkrav bruges for at efterfakturere en kunde som ikke har hentet sin forsendelse eller fakturaordre. For at du skal kunne bruge denne funktion skal kunden have godkendt denne. Godkendelsen får du i forbindelse med købet hvis du har specificeret i dine købsvilkår, at kunden debiteres en afgift ved ikke-afhentede pakker.

8. 1 Hvordan opretter jeg en faktura pr. efterkrav?

Du skal gøre følgende:

1. Tryk på fanen "Faktura pr.efterkrav" i Klarna Online.
2. Udfyld kundens navn og adresse samt fakturaens totalbeløb, dog ikke mere end det som står aftalt i vilkårene på din hjemmeside. Her behøver du ikke udfylde kundens CPR-nummer da et fiktivt nummer vil blive oprettet i stedet for. Det fiktive CPR numme begynder med FF.
3. Når alle oplysninger er udfyldte trykker du på "Opret, aktiver og afsend". Fakturaen sendes ud allerede næstkommende dag.

OBS! Vi debitere på nuværende tidspunkt 19,00 SEK/faktura ekskl. moms. Når kunden har betalt fakturaen laver vi en udbetaling til dig.

8. 2 Hvordan påvirker dette kunden?

Hvis kunden ikke betaler vil en påmindelse blive sendt ud. Hvis påmindelse ikke betales overgår ærindet til vores datterselskab - Segoria- som herefter afsender en inkassofaktura.

9. Butiksinformation

Når du udfylder butiksinformation er det vigtigt at du udfylder felterne korrekt. Dels for at vi skal kunne kontakte dig, men også til dels fordi informationerne vil stå på de fakturaer som sendes ud til kunden. På den måde kan de se at fakturaen kommer fra lige netop din butik.

9. 1 Kontaktinformation til Klarna

For at udfylde dine kontaktoplysninger skal du gøre følgende:

1. Tryk på "Vis butik" i menuen
2. Vælg afsnittet "Butikkens adresse og kontaktinformation (anvendes af Klarna)"
3. Udfyld al information som efterspørges og tryk herefter på "Gem"

9. 2 Hvordan ændre jeg information som står på fakturaen?

Du skal gøre følgende:

1. Tryk på "Vis butik" i menuen
2. Vælg afsnittet "Fakturainformation"
3. Udfyld alle de oplysninger som du vil vise på fakturaen og tryk på "Gem"

9. 3 Hvordan tilføjer jeg et logo på fakturaen?

Du skal gøre følgende:

1. Tryk på "Vis butik" i menuen
2. Vælg afsnittet "Fakturaudforming"
3. For at oploade dit logo tryk på "Browse"
4. Søg efter det rette logo
5. Tryk på "Gem"
6. Vælg "Vis test-faktura" hvis du vil se hvordan fakturaen ser ud

Hvis du ikke er tilfreds med hvordan dit logo ser ud kan du ændre størrelse og position. Det gør du ved at ændre værdierne hvor du oploadede dit logo.

OBS! Anvend ikke transparante billeder da de bliver inverterede, det vil sige at hvid bliver sort.

Vil du fjerne logoet skal du erstatte det med et hvidt billede. Et sådant billeder oploader du på samme måde som logoet.

10. Brugere

I Klarna Online kan du vælge mellem fem brugertyper. Disse kontoer er til for at du skal kunne bestemme hvem og hvor mange som skal have tilgang til systemet, og din butiks fakturaer. Som standard oprettes altid en administratør udfra de oplysninger i kontrakten mellem din butik og Klarna. Som administratør har du fuld adgang til Klarna Online og alle dets funktioner.

10. 1 Hvad indebære de forskellige brugertyper?

Du kan vælge mellem fem forskellige brugere hvor hver brugertype adskiller sig fra hinanden når det gælder rettigheder/adgang.

Administratøren - er den eneste med fuld adgang til Klarna Online. Administratøren kan derfor se de økonomiske rapporter, håndtere fakturaer samt tilføje nye brugerkontoer.

Brugeren - har samme rettigheder som herover men kan ikke tilføje nye brugerkontoer.

Godkenderen - kan kun håndtere fakturaadministration.

Læserettigheder - kan kun gå ind og se fakturaer.

Rapporter - Kan kun se rapporterne, butiks siden og bedrageri politikken

10. 2 Hvordan tilføjer jeg nye brugere?

Du skal gøre følgende:

1. Tryk på "Brugere" i hovedmenuen
2. Vælg "Tilføj ny bruger" og udfyld din kollegas e-mail adresse samt hvilken hvilken rolle hun eller han skal have
3. En aktiveringsmail kan nu sendes til den angivne e-mail adresse, følg instruktionerne

11. Hvordan kontakter jeg Klarna?

11.1 Sverige

Butikksupport